我谈应收账款管理.doc

关于应收款管理的一些观点和建议 应收款管理是很多公司都存在的一个问题，我们公司也不例外。随着时间的积累，粗放式的管理让我们的应收款越来越多，变成了一个不得不重视的问题。下面，我想谈谈我对应收款管理的一些看法，供各位领导参考。一、 形成原因信用销售造成了应收款的必然增加。在市场竞争激烈的时期，除了依靠产品质量、价格、售后服务、广告等外，信用销售（指先货后款的一种销售方式）也是扩大销售的手段之一。在我们产品变成一种常规物资采购时，现款现货的交易方式会制约市场的扩张。宽松的应收账款管理政策在增加销售收入和扩大市场份额的同时也增加了机会成本和财务风险；严格的应收账款管理政策在控制机会成本和减少财务风险的同时也影响销售收入，甚至造成客户流失。企业的剩余产能较大，产品中的可变成本低，那么因信用销售不足而放弃的潜在收益就很大，这时可以适当增加信用销售额度。反之，企业的剩余产能较小，产品中的可变成本稳定，那么因信用销售不足而放弃的潜在收益就很小，这时可以适当收缩信用销售额度。从政策上讲，我认为我们往年宽松的应收账款管理政策是取得了一些效果的，为2001-2008年回款额年均30%的增长提供了帮助。为我们争取了很大一部分中小客户。过于宽松的应收账款管理政策和不完善的制度造成部分应收款与客户无法核对，给催收带来困难。也形成了一些呆坏账。我们为扩大销售付出的代价也是巨大的，逾千万的应收账款无异于头上顶着雷。而据各业务员上报的情况和我粗略统计，3年以上没有业务往来的单位欠款约为207万。剩下的800万欠款相当于我们所有的客户都是采用4个月结的付款方式了。我们现在有些大客户是1个月结，有些是2个月结，有些是3个月结。也就是说有相当部分信誉不良的客户占用了我们资金，甚至形成了新的呆账。为了深入了解应收款情况和杜绝新的呆坏账形成，公司举全力进行往来账务核对工作及其配套的管理制度。通过这次往来账务核对工作，我们发现了很多账务不清楚的情况。形成原因有以下一些方面：1. 退货没有及时清理（包括退货没有清点，清点没有办手续，办完手续销售或财务没有及时登帐等诸多情况）2. 开票通知单没有及时开票或取消（包括未处理退货问题，客户订货取消没有及时变更开票通知单，漏开等情况）3. 客户因质量问题扣款4. 退货未退发票5. 货物丢失或少收货未及时处理6. 发票丢失或过期未及时处理7. 作废的发票没有及时重开8. 借条未清理9. 对方发票未入账10. 我方错登帐或漏登帐11. 财务部门开错发票12. 其它如电汇费扣款、工具维修费用未开发票等情况。二、 解决方法提高思想认识、分清责任。我们公司的应收账款管理工作是考核在销售部，财务部门进行监察，而财务部不了解客户情况和交易背景，往往是想管管不了，长期以来效果不理想。在我们公司，销售和财务部门相互抱怨、踢皮球的情况是很常见的，我想解决问题根本办法是分清责任：1. 业务员首要责任制。一旦出现账务核对有差错的情况，业务员负首要责任。业务员有义务核实具体原因，在无法证实的情况下不能将责任推给内勤、财务、仓库、包装班等其它部门和个人。其它部门和个人有义务积极配合业务员调阅各种资料。2. 业务员终身负责制。对经手形成的应收货款终身负责。在进行工作交接要有交接清单，必须包含三项资料：主要欠款客户欠款说明.DOC（哪些是主要客户，后有详细说明）；未处理借条清单；未处理开票通知单清单。必须协助现接手业务员催收货款，处理借条、开票通知单等。清理完未处理的借条和开票通知单才认同交接完成。因为要处理之前的业务，可以考虑给予前经手业务员适当经济补偿。 事前管理-逐步建立客户信用档案，完善信用管理。完全不让客户不欠款，不现实。怎样让合适的客户在合适的时间内欠合适额度的货款？我在网上查阅了一些资料，很多公司都是结合自身企业特征，采用5C评估法（即是指客户的品行、能力、资本、抵押品、条件等五项内容）对客户进行信用评估。我也根据我们企业自身情况做了一个客户风险管理评估表.XLS。首先要解决的是对哪些客户进行评估。所有企业都进行，无疑要耗费巨大精力，经济成本过高。我的意见是根据80/20法则对主要欠款客户（后面会经常提到）进行评估、重点监控。根据部分客户截止某一时段的欠款（数据来源于财务的思路软件欠款数，因整理时部分客户未进行核对，固只有部分数据），我整理了一个应收货款控制点分析.XLS。按金额分析，欠款9800元为关键点（有客户124户），按客户数量分析，欠款7520元为关键点（有客户156户）。我建议将所有欠款超过1万元的客户确定为主要欠款客户，进行严格的评估和监控。事中管理-逐步建立应收账款账龄分析和追踪制度，完善其它如退货管理制度、账务管理制度、发票管理制度等。对于公司的主要欠款客户，我们进行严格的监控。每个客户都要签订包含付款约定的长期合同。业务员根据每个主要欠款客户的付款约定进行严格的监控。如发现客户出现违约，应主动上报公司，提供情况说明和解决方案。我建议将公司办公室蒋朝辉纳入对销售部门的监管体系中。在可能的情况下，建立应收账款账龄分析制度。这种制度在一些公司已经开始应用，说的是根据主要欠款客户的账龄情况编制成表进行分析。对不同的账龄采取不同的催收措施。如果不方便每个月进行分析统计，那么每个季度或半年进行一次是可以的，这样可以具体了解到公司详细的应收款状况和风险。详见应收账款账龄表应用举例.DOC完善退货管理制度，以前我们虽然有完整的退货作业流程，但大家似乎都只关心自己的工作是不是做好，不会理会下一道工序。例如：有业务员只知道客户退货了，有没有提回来不知道；质检部判定好了，包装了没有不知道；仓管入库单开了，财务有没有销账不知道。我建议还是采用业务经办人员主要负责制，谁填写的退货申请单，谁就负责跟踪退货至入库。中间环节出了问题，如果没有找到责任人，就是经办人员的责任。账务管理方面关于借条和发货通知单的逾期未处理的情况，我们刚刚更新了销售内勤工作职责。我想对新政做一点改进上的建议。1.检查借条和发货通知单有没有开票和作废是一项不很复杂的工作，只要看上面有没有填写发票号和“作废”的标记就行。我建议由公司办公室和财务部门共同来检查，这样可以避免由于因工作繁忙而疏于检查的问题。2. 检查借条和发货通知单有没有开票和作废是一项重要的工作，不能只进行抽检，要变成一项每月进行的例行检查。而且检查不能抽查某一个业务员的某一个开票本和借条本，最好每一个本子都进行检查。对于账本的管理，我们没有详细的管理制度，这个管理上的疏忽不可小视。很多情况下我们都会对帐页进行删减：1.随着业务的发展，个别要货频率高的客户帐页增长很快，给查阅带来了不便；2.每年总有一些新的客户加入进来，又有一些老的客户丢失，客户数量的增加不可避免的让账本越来越厚；3.每当进行区域调整的时候，新接手的业务员总会根据自己的习惯和喜好对账本进行删减和更换。虽然呆账资料难找，老客户丢失漠不关心的问题不全是账本疏于管理的原因，但也纵容了这种现象的发生。我们现在有专人来管理账本了，情况有了改善。对于登帐的要求、怎样更换账页、怎样进行账本的移交可以考虑不光是停留在口头的要求上，形成一个详细的指导意见或规定。关于发票管理，在退票重开的环节要改善。我们出现了几张发票作废没有重开的现象。时间过去太久，给我们现在的核对带来困难，有造成呆账的风险。公司新的销售内勤工作职责虽然规定了处罚，但毕竟还是一种事后已经造成损失的处罚。我想能不能补充一些关于发票丢失、作废和重开的操作规定，比如发现发票丢失一个月后，不能确定能否找回的要及时到税务局开缴税证明，避免出现时间长了与客户核对出现困难；客户退货但发票丢失或没有抵扣造成作废的要及时开红字发票；客户当月退票，但货物当月不能及时退回或发票不能当月开具的，我们是先发票作废，等退货验收后补手续还是等货物验收后与发票一起退票？事后管理-完善对账制度，加强对于已形成呆坏账的管理。今年的对账工作已渐入尾声，具体情况还要12月过完以后才方便统计，总体来说效果不理想。在这我先说说我对于明年对账的具体想法。1. 我们现在和客户核对的是总额，总额固然是最重要的数字。但由于各种原因，我们与客户的数据有一部分都对不上。这说明了我们销售部门的账务管理还做得不好。对于有些已经形成的我们内部账务对不上的情况，我们明年是否可以考虑核将某一时段的发生额与总额一起核对？或者单独核对某一时段（如一年）的发生额。2. 我们明年能否考虑一种新的考核方式？比如销售考核.XLS 对于预防呆坏账的形成，我们以惩处为主，对于已经形成的呆坏账（三年以上？），我建议是否可以考虑以奖励为主。最好采用灵活点的办法，如收回5个以上单位呆坏账，补发全年扣款，算是将功抵过。如采用了账龄分析表制度，那么可以利用这个表来严厉处罚超长滞期货款未回收的问题来防止正常应收款变成呆坏账。例如：单个单位形成超过2万以上，逾期半年以上的呆滞款，扣除经办人员和现任销售人员当年年终奖和承包奖。我负责催收了近两年的呆坏账货款，07年催款的不顺利甚至差点摧毁我做业务的信心。我对公司的呆坏账是负有不可推卸的责任的，最大的责任在于没有准确估计到风险。和高风险企业打了两年交道，我也获得了些经验，结合网上找的一些资料，我都整理在客户风险信号.XLS中。对于我们现在的一些高风险客户，也可以用这个表格来判定下风险到底有多