文书档案管理制度0920.doc

文书档案管理制度 为加强文书档案管理工作，保证文书档案资料的安全和有效利用，特制定本制度。第一条 文书档案管理机构和主要任务公司人事行政部档案室具体负责公司的档案管理工作。各部门所形成的正式文件材料，以公司为法律主体的，统一由公司进行收集、立卷、归档、组织与管理。以公司为行为主体或法律主体所形成的文书档案材料，在公司行政人事部档案室进行保管，之前分布在各部门或散存的文书档案材料，与公司关联度较大的，由公司人事行政部统一收集、分类、登记、立卷、归档、保存。第二条 文书档案的立卷与归档文书档案的立卷要保持相互之间的有机联系，根据文书档案的重要程度，合理确定保存期限，分类立卷，便于保管和利用。1、各部门文件管理人员要随时将文书档案进行归类存档，并于每年的6月下旬和12月下旬进行集中收集整理、分类组卷后送档案室归档，档案室已有存档的，可退回各部门作为备查件。2、对收集的文书档案，档案室应根据“年度日期、序号、组织机构、主办单位、 标题 、 经办人”等内容为分类标准，进行整理立卷。3、文书档案应按时间顺序排列，填写卷首的卷内目录，卷内文件标题要清晰。没有标题的要补写；文题不符的，要重新拟写。卷尾要附卷宗备注说明表，对卷内文件资料做出说明，并签署立卷人姓名及立卷时间。4、案卷的卷面要按规定填写清楚，卷面内容摘要字句精炼、准确，字迹工整、清晰。并分别编制卷号，据此填写案卷目录。第三条 文书档案的保管与存储文书档案形成以后，需妥善保管，并要及时存储。1、选择面积合适的档案库房，设置必需的档案专用橱及检索用柜架。2、档案用房的设置要安全，门窗坚固，配备灭火器等防护用具。3、档案室要求保持通风、干燥、防虫、防潮、防霉、防高温、防阳光直射。4、电子档案的存储管理必须有备份，同时备份资料要和档案室分开存放。第四条 文书档案的利用1、文书档案管理人员要熟悉文书档案的总体构成情况，以便高质量、高效率地提供服务。2、要及时编制、填写案卷目录及档案卡片，提供方便的检索工具。3、档案室向公司内部利用者提供档案前，必须严格执行档案查阅手续。查阅本部门的档案资料须经部门负责人批准，查阅其他部门的档案，档案内容可以公开的，并且对本公司没有利益损害的，须经人事行政部负责人批准。查阅重要的档案资料须经公司总经理批准。外部人员一般不允许查阅公司核心的文书档案资料，确需要查阅时，必须经公司总经理批准。查阅档案过程中，要细心保护档案，防止原件散落、折裂污损。4、借阅档案时，要保持文书档案的整洁，严禁涂改，注意保密，严禁擅自翻印、抄录、转借，如确属工作需要进行摘录和复制，凡属密级档案，必须经公司总经理书面批准方可摘录和复制，一般内部档案由公司人事行政部负责人批准摘录和复制。5、对可以公开的企业基本资料，有电子版的，可通过微机实现共享。第五条 文书档案的保密1、档案室保管的所有文书档案，不允许携带外出，只限在档案室附设的查阅处查阅，并且只准查阅与本身业务有关的资料，其他文件资料不得翻阅。2、档案管理人员不得泄露所管理的档案内容，提供查阅的档案时，要做好保密防范工作。3、对不宜公开的内部资料，通过微机利用时，要采取加密措施。4、档案室开门要有人值守，离岗随手锁门。文书档案资料用完要及时锁进档案橱，注意关好门窗，采取防火措施，确保文书档案资料的安全。第六条 文书档案的销毁1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司文书档案保管材料。2、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经公司总经理书面批准后方可销毁，一般内部档案，须经分管业务的公司领导书面批准后方可销毁。3、经批准销毁的公司档案，档案人员要认真登记，编制销毁清单，由专人监督销毁。4、经过本部门负责人、高管人员、公司总经理三级书面鉴定为失去保存价值的文书档案，经登记造册、公司分管领导批准后销毁。销毁时应有两人监销，待被销毁资料完全销毁后，方可离开。第七条 文书档案归档范围1、公司的发展规划、年度计划、年度总结、统计资料、年度会计预决算及财务会计报表。2、项目方案、协议、合同、人事档案、委任书、劳动工资、会议纪要、决议、决定、通告、通知、公司下发的各项管理制度、公司简介等具有参考价值的文献资料，工作条例、经营管理方案、法规性文件。3、重要政府领导或知名人士视察工作时的重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的录音、录像等文件材料，重大活动的主要文件，公司大事记、年鉴资料，企业文化活动的剪报、声像材料、荣誉证书、奖励证书、展览照片，外出参观、学习所形成的总结、汇报材料。4、机构建立、撤并、启用印章、人员编制及其变动情况等文件材料，员工的职务任免、调配、培训、专业技术职务评定聘任以及员工录用、转正、定级、薪酬变动、奖惩和员工名册等文件材料及介绍信存根。5、对外签定的各种合同、协议书、意向书等文件材料，征用土地、购房、基建设计施工、竣工、购置大中型设备的材料，财产、物资，档案等