分公司财务部仓库管理职责.doc

分公司财务部仓库管理职责(试行)为加强财务对分公司仓库的管理力度，强化对分公司存货的管理，降低存货风险，提高存货周转率减少资本占用，最大限度地降低物流费用，增强企业竞争力，特制订本规定。一：入库（退库）的管理：1：公司内部调拨：2：公司直发客户：3：商业退货：4：残损机退库原则：所有进入公司仓库的货物，除按公司现有的程序执行外，还必须经分公司财务经理审核后方可办理调拨、直发手续或退库手续，分公司财务经理对调货的全过程进行跟踪，确保资产的安全。分公司财务经理必须熟悉公司各类单据的流程和公司的存货管理的相关制度。对于入库（出库）单据审核的内容包括：各类单据是否按公司规定的流程进行逐级审批，签字的完整性检查；内部调拨是否符合分公司实际情况，有无囤货现象；直发客户是否真实，有无风险；退货是否有总部相关部门的批准等。二：出库的管理：1：商业发货2：内转出库3：维修领用原则：所有出库的单据必须经过公司现有的审批制度办理各类出库单，凭单出库，分公司财务经理须强化本部门员工工作的原则性、责任性，加强对各类出库单据的审核，杜绝不合法单据的产生。三：出入库单据的管理、检查和核对1、 仓管员对仓库出入库单据的合法性、有效性、真实性负责，财务经理必须不定期地对仓库的出入库单据的进行检查、核对，但每月不能少于一次；重点检查入、出库各类单据是否真实、单据记录数是否账面记录一致、签字是否完整、大小写是否规范一致、是否符合公司政策、单据的时效性检查、单据管理是否规范、单据档案管理是否完整、安全等。以防止可能发生的风险。2、 分公司财务经理应对分公司开具并留存的各种进出库单据的完整性负责，确保分公司留存的各种进出库单据完整、准确、有效、安全。四：存货帐务处理的形式和帐务核对1、 按目前公司仓库的单据流程，分公司财务使用用友财务软件核算存货的收发，仓库使用条形码（仓库管理系统）记录收发，分公司财务经理必须对仓管员的系统操作负管理责任。2、 财务会计与仓管员可实行每周盘点一次货物并核对本周的收、发、存，确保帐务记录完整、账实相符。财务会计必须及时将盘点和核对的结果报告分公司财务经理，如有差异必须及时查明原因，及时处理。保存完整的核对资料。五：存货月末处理和盘点：1、 分公司财务经理至少每月实地对仓库实物盘点一次，并留下盘点记录；2、 仓管员每月底必须在财务人员监盘下，对仓库的全部存货进行盘点，并编制盘点表，盘存双方盖章并签字确认。3、 分公司财务经理必须对仓库的各种差异和月度存货分析报告中有问题的事项进行跟踪并处理，直至问题的解决。六：仓库各产品存量的合理确定和存货货龄控制1、 分公司财务经理必须会同分公司经理、计划员根据分公司的历史同期销售情况和最近三个月的分品种型号的销售情况合理安排库存，制定仓库安全库存，努力提高存货周转率，不得囤积货物。2、 同类型号的产品必须严格按照“先进先出”法发货，仓管员必须每月分正品、残损品编报分公司存货的货龄情况报表，并报送总公司销售业务部、仓储物流部、分公司财务管理部等。对于囤积货物或违反“先进先出”法发货将对相关责任人进行必要的处罚，给公司造成损失将全部由相关责任人承担。七：仓库库位、库容的规划和管理1、 分公司财务经理应督促仓管员严格按分公司仓库规划的库位码放产品，做到规范、整洁、有序；建立库位卡，确保库位卡的及时准确填写；2、 分公司财务经理负责监督仓库的库容管理，会同仓管员、分公司经理科学准确地计算分公司的实际需要的库容，根据需要经济合理地使用仓库，使仓库的实际使用面积不能低于仓库面积的70%，严格控制超面积使用仓库，杜绝浪费。3、 对于分公司要货可能会导致仓库超面积运作的，分公司财务经理必须事先通知区域仓储经理；如仓储经理认为确需增加面积的，分公司必须以书面的形式向总部成品库反馈，在得到总部的同意后方可增加临时使用面积。八：费用的预算和管理1、 本着节约的原则，分公司财务经理负责制定并审核本分公司仓库的年度费用预算；预算结果必须上报区域仓储经理，分公司仓库本年度的费用应控制的预算范围内，对于超预算支出，必须经过公司总部的批准方可支出。分公司财务经理负责解释超支原因。2、 超预算费用支出将与仓管员和分公司财务经理的当月考核奖金挂钩。九：仓库日常管理的监督1、 仓管员应具备高度的责任感，忠实的履行公司的各项制度和要求；树立团队意识和服务意识，做好仓库的各项工作。分公司财务经理必须定期或不定期去仓库检查、监督仓管员执行、贯彻公司各项政策的落实情况（每月不少于二次），发现问题须及时解决。协调仓库同销售、运输等各部门关系。解决现实中存在的问题，确保分公司各项制度得以贯彻执行。保证分公司平稳发展2、 分公司财务经理对分公司仓库日常检查中发现仓库员有违规现象的有权做出处罚，并将处理意见和结果上报区域仓储经理。十：仓库收货时存在突发情况的处理：1、 仓管员应严格按照公司下发的异地库产品验收标准进行收货。2、 产品收货时，仓库与运输司机对于产品验收标准有争议的，财务经理应及时协调；对于需要实地界定的，分公司财务经理应自己或委派他人在最短的时间内到达仓库做出判断，并将处理意见上报区域仓储经理，在得到区域经理的授权后方可进行处理。十一：设备发生故障时产品进出库操作：当分公司或仓库电脑、打印机、扫码设备发生故障或临时停电一时无法解决，而客户又急需发货的，分公司财务经理应书面说明原因（含不能制单原因、客户名称、收发货型号、颜色、数量）并会同分公司经理签字后上报区域财务经理及仓储经理，在得到区域财务经理及仓储经理签字确认后，方可以手工单出库，分公司财务经理应在设备恢复正常后3天内在系统中制单确认，并补齐相关的一切手续。分公司财务经理对分公司开具的所有手工进出库单负责。十二：仓库管理系统的使用：仓管员对系统数据的真实性负责；分公司财务经理负责监督和管理仓管员对仓库管理系统的操作，确保仓库管理系统的数据及时、准确。为公司决策提高分析数据。十三：报表编制：根据公司管理的要求，仓管员必须及时向公司提供各项报表，在仓库的日常管理中，仓管员必须及时提供仓库日报、月度存货分析报告、月货龄分析和月末盘点表等报表，分公司财务