企业组织的三种信息流-董杰.doc

企业组织中的三种信息流 作者按：这里（指本篇）把业务流归入信息流是为了整体理解和分析上的方便，作为基础发生的现象，对其做这种划分实际上不是很恰当。因此，在理解和分析时可以把它视为独立于观察主体之外的被考察对象面貌的一个方面的特性，只不过这个特性是其他特性的基础而已。这样，在变换了考察的坐标系后，不恰当就变成恰当的了，在论理上就具有了合理性。信息是现代企业组织进行商业活动的一个基础理念，它广泛地存在于企业组织的不同层次和各个方面，随着通讯、网络、交易技术越发快捷化、全面化、多样化、集中化、纵深化的发展，日益呈现出多姿多彩、变幻无穷，甚而令人应接不暇的姿态。在复杂系统中，面对巨量的信息，其使用主体不是被海洋包围的孤岛，而是被枷锁拷牢的奴隶，难以驾驭、老虎吃天而无从下手成为一般情况下遇到的主要问题。怎样分辨和提取出有效的信息，加以合理分析和运用，满足使用主体需要是一个在具体环境里基本但十分重要、又必须解决的问题。什么是信息？从日常认识的角度来说，信息指的是具有新内容、新知识的消息、新闻、情报、资料、数据、图像、密码，以及语言、文字等等所揭示或反映着的内容-一句话，是指定对象的客观属性的标识。信息有很多种。 从静态存在形式来看-诚如上面的概念包含的那样-主要有口头的、文字的、图像的，以及存在于人与人之间交流过程中的暗含性（如动作、表情）意思表示等。从动态来看，在这里，大致可以区分为上游和下游。上游和下游是相对的概念，上游指的是下游的溯源地，下游指的是上游的汇聚地。由于信息具有传递性和流逝性，在实际工作中表现为不断的流转和循环，因此又可称为上游信息流和下游信息流。我们这里要讨论的内容是按动态流转来划分的。在企业组织中，对信息流按上下游的进程分解，可以划分为三个层次：业务流、单据流、数据流。所谓业务流，是指与某一单元部门或岗位对应的工作内容、环节、运行过程及结果及以上各种情形的实际联系状态。一般性事例如下（为了说明情况，这里只作最简单的划分和假设，剔除复杂和其他更具体的划分）：在采购方面，是指采购需求的发出或招标，供应商、产品、价格和付款方式等的确定，采购合同的确立或签定，采购运达、货物验收、入库、最终货款的完全结清；在生产方面，是指生产计划的确立和下达，工艺过程的确立和配料的完成，领料到生产线、进行半成品或成品的加工，生产过程中的品质监督和检查，成品的形成、验收，再从生产线转到仓库；在销售方面，是指客户的确定、销售模式（方式）和货款结算方式等关联事项的初步确认，销售合同的确立和签定，客户下定单、发货给客户、客户验收交割完毕，货款结算的完成，后期服务和关系维护；在财务会计方面（这里主要指会计），是指原始单据信息及数据的传递、审核和处理，会计凭证的制作、审核和处理，会计数据和信息的归纳、分类、处理和审核，会计报表的制作、处理、分析和审核，会计指标的分析和审核，会计管理意见的披露、建议和规范；在人力资源方面，是指人力需求的确定，招聘信息的发出、搜集、分析、应聘人员的审核、分析和筛选，人员的确定、入职、培训和上岗，考核和评审等；在管理方面，是指企业整体架构的确立和调整，战略和政策的确立和调整，营运策略的选择和确立，基本制度的确立，日常公司事务的监督、管理和检查，企业目标和文化的结构建设，经营计划的确立和调整等。所谓单据流，很简单，就是对以上事项进行记录的载体，它的基本流向一般应该和前者一一对应。比较简单，不作过多说明，简单举例说明即可：在采购阶段假设发出采购意向是以招标书或采购需求单的形式发出的，这时招标书和需求单就是单据；货物入库时是以入库单形式记录的，这时入库单就是单据；等等；这些单据有机串联起来就形成了单据流。所谓数据流，是对单据流上的数字信息（根据需要也可包括文本的及其他形式的辅助信息）的汇总记录和进一步分类与深化，和单据流在一般情形下保持一一对应。但是数据流是信息流的高级阶段，它的要求比较高。首先它要反映出单据传递的全貌（范围、过程、层次），从而也间接反映了业务运动的全貌；其次，要符合一定的逻辑钩稽关系；再次，要能监督和检查到单据流从而业务流的全貌（范围、过程、层次）。三种流相互区别又彼此关联。从区别来看，三种信息流有着各自不同的形式和具体内容；从关联来看，上游信息流是下游信息流产生的基础，下游能动的反映着上游，业务流是整个流转系统的存在基础，单据流是中间过渡环节，数据流是终点，三者呈梯形依次对应的衔接型态。为使其具有形象化，用简单数学表达式表示如下(为清晰和便于说明起见，表达式与数学上规范的形式不完全一致)：令业务流的任一事项为X,经常性确定因素有两个，为a,b；令业务流的任一事项为Y,经常性确定因素有两个，为c,d；令业务流的任一事项为Z,经常性确定因素有两个，为e,f.那么当某一共同相关事项发生时，则存在下面的关系： 先从上游到下游,Y=f(X,a,b), Z=f(Y,c,d)或Z=ff(X,a,b),c,d； 反过来，从下游追溯上游，则呈反函数关系:Y= f(Zi,c,d),X=f(Yi,a,b)或X=ff(Z,e,f),c,d.可以看出，一一对应、一一影射，是三者的基本关系。这里所说的“基本“，是指通常化、理论化和完全系统化情况下的状况。在实际中，”一一“关系往往不是严格发生的。大多数情形下是根据实际的信息需要，抓住重要和主要的事项，建立关键的”一一“关系；在某些特殊事项中不是由XiYiZi，可能直接由YiZi或回环连接，如在物流营运中的直运业务就是由YiZi。当然个别终究是个别，特殊并不影响普遍的规定性。一般情况下，多数事项要正常体现还是应遵循以上的基本关系式的，而特殊事项各层次的流转关系也是完全可以通过对一般情形下的调整实现的。上面只基本说明了认识的问题。对实际而言，更重要是怎样更准确、更合理、更全面、更有效地满足主体的需要。基于此，就不能不说一说三种流的一个大致的规范。先来看业务流。这是整个体系存在的基础和起点，从一定意义上讲，只要这个层次能得到较好的解决，那么整个体系就有了基地。就像盖房子，基地牢靠，房子倒了，找好材料，立马重新盖起来；基地不牢靠，材料再好，再怎么盖多少遍，也起不来的。基础不夯实，则必然“本不固，行不远”。那么怎样打好这个基地呢？第一，基于客观实际原则对各项相关事项进行系统归纳，力争有关联的全部事项得到系统的区分和归集，不遗漏，不偏颇。第二，基于制度化流程化管理原则对相关事项进行分解和组合，力争相关事项得到统一化和标准化的归集，减少管理耗费。第三，基于整体优化率原则，对相关事项进行整体观察分析饿操作，强化有效和主要及重要价值部分，弱化无效和次要价值部分，突出重点，实现现实条件下价值链整合的最优化。第四，基于层次性和发展阶段性原则，分层次、分阶段不断改进旧的结构和程序，随着时间和空间的推移进行基准化操作。以上四点如果存在互相冲突时，应以整体优化率原则为原则进行矛盾处理。 再来看单据流。这是个中间环节，因此只要能保证忠实全面地记录上游业务信息并满足下游信息的采集就可以了，不予详细讨论。这里唯一要说明的是单据流并不一定是实际触手可触及的东西，随着ERP和网络协同的发展，更多的表现为虚拟形式。 最后看看数据流。这是流转体系的终点，是企业运动在数字（也包括部分非数字形式的文本信息）方面的集中体现，往往是使用者观察、考核、分析企业运动情况的重要依据。这个层次的信息流从内容和反映的结构来看，有个别人员的或其负责反映的数据信息，有部门的或其负责反映的数据信息，有部门间联合作业事项反映的数据信息，有单个公司或区域集团及其负责事项反映的信息，有专题的信息，也有综合的信息，等等。从满足的对象来看，有基层使用的信息，其要求往往是精确、具体、详细；有中层使用的信息，其要求往往是准确、全面、专业化、能反映专项业务的整体过程；有高层使用的信息，其要求往往是全面、基本准确（满足管理和决策需要即可，对精确度要求不高）、宏观性强、逻辑性强、能反映企业运动的全貌。此外还有内部数据信息和外部数据信息，由于现代商业环境外部条件的限制和固有缺陷，企业内外部的数据信息往往无法完全保持一致，典型的例子就是会计信息中的外部财务报告和内部报告信息体系。从具体形式看，主要有一般的统计数据信息，较高阶段的会计数据信息，更高阶段的分析数据信息；在三者之中还存在着横向结构数据信息和纵向结构数据信息。形式服从内容，两者的合理统一要最大限度地满足使用对象的有效需要，才是这个阶段的信息的价值所在。怎样体现出价值呢？概而言之，以达到两个标准为导向服务型数据平台、共享型数据平台。现代企业从管理权责角度考察，存在两个特点：信托责任管理和精英管理。服务型数据平台即是要依据以上的数据信息标准为导向满足不同层次使用主体的需要，从而有助于迅捷（可以通俗理解为直观，拿来就能用，就能在此对应层次做判断而不要做分析或很多的分析）、准确、全面、系统、灵活的起到辅助管理和决策的作用。从企业架构来看，为保持系统的稳定性和力量集中，组织是呈金字塔型状的，这是竞争环境下组织存在的必要结构。但是随着社会化的发展，分工不但日益精细到社会的商业组织之间，也精细到商业组织的主要形式企业的内部。分工不是独立性的，是以合作为基础的作业分解。分工的目的是为了通过合作共同完成一项或诸项任务。而组织架构在横向上则呈扁平化发展的趋势。当单元企业组织或企业集团强大到一定程度时，关联的上游企业和下游企业也将会逐步依附、被吸收和纳入到这个扁平化结构内，无法逃逸。共享数据信息平台即基于此来运行，而现代的协同网络系统、 ERP管理系统就是这种模式技术上的一般表现。现在联系到我们的起点。当以上三种信息流得到规范和符合逻辑的解决后，呈现在眼前的应该是这样一幅景象：一项业务事项被当作程序代码在源头输入流转体系中以后，业务程序对其进行析及合理归集后转到单据流程，单据流程根据制度和实际规范进行有效信息的记录、筛选，完成后再转到数据程序，数据程序进行处理以达到使用者的需要。反过来，当需要控制、追踪单据和业务事项时，则由数据程序按一定流转方式一直追踪到基础业务事项，需要调整则及时调整，需要改进则及时改进。可以看出，整个流转体系不是一个单向的运动过程，而是一个循环双向甚至多向的运动过程。它不是封闭的体系循环，而是随着情况的变化，不断剔除旧的东西和纳入新的东西