做好公路工程文件材料归档与管理工作.doc

做好公路工程文件材料归档与管理工作近年来，为规范公路工程项目文件材料立卷归档工作，保证公路工程专业档案质量，根据中华人民共和国公路法、中华人民共和国档案法及其档案法实施办法，交通部制定了公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法。本办法所称公路工程项目文件材料是指新建和改建公路工程自建设项目立项开始直至竣工验收全过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。公路工程档案的内在质量，直接关系公路工程的质量。作为以路桥建设为主的公路部门来说，最主要的是在公路工程项目的综合管理过程中，认真做好公路工程项目文件材料的收集、整理、归档工作，是公路工程项目管理工作中的一个重要方面。首先，在于它能为单位创造效益，为生产和各项工作及时提供完整、准确的档案材料，作为工作的依据；第二，公路工程的原始记录，记载着工程的每个施工环节和施工方法，是评定工程质量的必备条件之一；第三，完整、准确、系统的竣工文件材料，是工程验收的重要内容之一；第四，工程建成后，档案材料是工程项目投入使用，维修过程中可靠的技术依据。因此，公路工程项目文件材料的归档，无论对施工单位和建设单位都起着至关重要的作用，同时对单位也有可观的经济效益和社会效益。竣工文件材料的形成来源于工程的全过程，施工文件材料的积累，必须按照施工中档案形成的规律，维护其在的历史上固有的来源、时间、内容和形式等方面的有机联系，施工文件材料的原始性、准确性、系统性、完整性就成了保证竣工文件材料质量的前提。所以，作为档案工作者，必须把公路工程项目文件材料的收集、整理、归档工作置于工程施工的全过程之中，自始至终注意施工文件材料的积累，力争施工文件材料的积累与工程同步进行，以保证竣工文件材料的真实性。要做好公路工程项目文件材料的归档管理工作，必须从以下几个阶段入手。一、 落实组织与职责范围做好公路工程项目文件材料的归档管理工作，首先，可从强化经济责任制考核入手，公路工程建设、勘察设计、施工、监理等单位，应按照国家对项目档案工作的有关要求，明确各自职责，把公路工程项目文件材料立卷归档工作作为项目建设的重要组成部分，纳入公路工程建设项目的管理工作中，成立公路工程档案工作领导小组，实行领导人责任制，配备专人负责公路工程项目文件材料的收集、整理和立卷归档工作，确定责任指标，严格考核。确保公路工程建设项目文件材料的完整、准确与系统。无论哪个单位和个人出了问题，一追到底，决不迁就，保证项目建设与项目档案工作同步进行。 其次，公路工程建设单位在建设项目发包给承包方时，应当在有关合同中明确公路工程竣工文件材料的形成、积累、整理移交及归档要求。公路工程项目参建单位，要根据该项目档案工作要求，在其职责范围内完成项目文件材料的立卷归档工作。项目档案工作领导小组，要及时组织设计、施工、监理、使用等单位的项目负责人和工程技术人员，对参建单位自检后形成的档案资料进行逐一检查、验收。验收合格后，由建设单位负责拟写该项目档案验收报告，并上报交通主管部门，申请档案专项预验收。公路工程项目文件材料归档工作要与项目建设同步进行。在项目立项时，同时提出文件材料归档的具体要求；对公路工程项目进行部署检查时，同时部署检查档案资料归档情况。对工程项目要分阶段进行档案预验收。在工程竣工验收前，由该项目行政主管部门按项目管理权限组织对工程项目档案资料进行专项验收。公路工程交工、竣工验收时，交通主管部门和建设单位的档案机构应派人参加，并提出验收意见。竣工验收后，建设单位要根据竣工验收时提出的意见进行整改，并在竣工验收后两个月内向使用单位及其他有关单位办理移交手续。 二、公路工程文件材料的收集、整理与组卷凡是反映与公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程成套档案。公路工程项目竣工文件材料的收集、整理与组卷按下列分工：（一）项目准备阶段工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料，由交通主管部门和建设单位各承办机构负责收集组卷。项目建议书、可行性研究及批复、总体规划设计、审批的各阶段设计及有关文件、竣工验收鉴定书、验收委员会名册、征地拆迁文件、招标投标与评标文件、承包合同、合同协议，以及交、竣工验收文件、竣工决算及审计、环保、档案验收等报告，应分别根据文件材料形成的阶段和内容分类收集、整理、组卷。（二）公路工程设计文件由建设单位负责收集。地质勘察材料、总体规划设计、初步设计、方案设计、技术设计、施工图设计、工程概算等文件材料，按项目、阶段、专业结构分别整理、组卷。变更设计文件和变更图纸，按文件在前，图纸在后顺序组卷。（三）公路工程施工阶段形成的文件材料，由施工单位负责收集、整理、组卷。凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责，各分包单位应各自完成分包的施工文件，向总包移交，由总包汇总整理后向建设单位移交。凡由建设单位对档案进行汇总并负总责的，各承包单位负责各自文件材料的收集和整理，及时向建设单位移交。其中，开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序组卷。单位、分部、分项工程质量检验报告单、施工检查、检测表及该分项工程质量评定，按检验顺序组成专卷。原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录等，按单位工程分别单独组卷，并将自检、抽检、送检试验记录按顺序排列，若一个单位工程试验文件较多时，可按若干分部（项）工程组卷。重大质量事故处理和施工中遇到的非正常情况记录，分别单独组卷。会议纪要和监理文件，按单位（项）工程组卷。（四）公路工程监理工作形成的监理文件材料由监理单位负责收集、整理、组卷。监理工程师与建设单位、施工单位等单位之间的有关质量、进度和费用，以及合同管理的往来函件和报告等，均应分类编号归档保存。管理性文件如监理工作指令、开工令、停工令、复工令、备忘录、会议纪要、监理日志以及与有关单位的来往文件等，监理单位按阶段、问题分类整理组卷。其中，监理日志按时间先后顺序单独组卷。依据性文件如监理规划、监理实施细则等，在文件形成后组卷。工作性文件如工程质量控制、计量管理、进度控制、技术管理、工程变更、计量支付、合同管理，要分别单独组卷。监理月报按年度组卷。组卷时过程文件一并归档。没有结论的请示和报告可单独存放，待竣工验收后处理。监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验，按分项分部工程排序单独组卷。（五）科研课题文件材料由承办单位负责收集和整理。（六）交通安全设施和机电系统项目文件材料由承办单位负责收集和整理。（七）声像（照片）档案由形成单位按时间整理组卷。三、 公路工程档案的排列、移交和保管1、公路工程管理性文件按问题或重要程度排列。2、项目技术文件材料按来往文件、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列。3、设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装和运行维修等顺序排列。4、科研项目文件材料按课题准备立项、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。5、竣工图按里程、专业、图号排列。公路工程建设单位各承包机构和公路工程的承包单位在项目完成时，应按要求收集管理。在工程项目竣工验收后两个月内，向建设单位移交经系统整理和通过验收的全部档案，并由公路建设单位向使用单位及其他有关单位办理档案移交手续。工程档案要有专人档案库房和专人管理，并定期检查和记录，达到档案管理的防盗、防强光、防磁、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫的“九防”要求。声像档案要防磁、防有害气体。档案库房的温度基本上控制在1424；相对温度基本上控制在4560%。综上所述可以看出，公路工程的一个显著特点就是从立项到竣工是一个周期长、面广的庞大工程，专业性强，其档案工作也有自身的形成规律和特点，要做到对其实现有效控制，从一个工程开始投标起，就要注重文件材料的收集、积累工作。公路工程施工阶段是整个工程最关健一个环节，工程质量的好坏以及工程技术文件材料的形成和积累都是在此过程中形成的。施工过程中各种文件材料的管理工作是最容易被忽视，被丢弃的。所以必须在公路工程项目一开始就抓好各项文件材料的收集、整理工作，使公路工