文件控制程序.doc

文件控制程序编号ZJZQ4.2.32003版本/修改状态A/01、目的本程序旨在对质量管理体系有关的文件（包括外来文件）进行控制，确保各相关部门使用的文件版本有效。2、职责2.1 办公室负责文件控制的归口管理。2.2 总经理负责批准发布质量手册、程序文件和管理文件。2.3 管理者代表负责审核质量手册、程序文件和管理文件。2.4 办公室负责组织相关部门编制、修订质量手册、程序文件和管理文件，并负责文件的发放和回收。2.5 办公室负责外来文件的收集、保管和控制。2.6 各相关部门执行本程序有关条款。3、控制程序3.1 文件的分类和编号3.1.1 文件的分类a）质量手册b）程序文件c）其他质量文件 d）记录e）外来文件：国家标准、行业标准及规范等。文件控制程序编号ZJZQ4.2.32003版本/修改状态A/03.1.2 文件的编号a）质量手册： ZJZQ ZS x x 公司名称代号 质量手册代号 年份b）程序文件： ZJZQ x.x.x x x 公司名称代号 要求号 年份c) 其他质量文件： ZJZQ 公司名称代号 类别号编号 年份 类别号：G管理文件 J检验文件 B标准 S设备d）记录： ZJZQ x.x.x 公司名称代号 要求号 序号e）外来文件按流水号或原编号3.2 文件的编制、审批3.2.1 质量手册、程序文件、管理文件由办公室负责组织编制，管理者代表审核，总经理批准。3.2.3外来文件由办公室识别、确认、控制。3.2.5 上述文件（除外来文件外）必须经批准后方可发布。3.3 文件的发放3.3.1 办公室按文件清单确定相应的发放范围，由管理者代表审批。3.3.2 办公室负责质量文件发放，填写相应的“文件发放记录”，由领用人签收，并保证与质量管理体系相关的部门或岗位得到有效版本的文件。文件控制程序编号ZJZQ4.2.32003版本/修改状态A/03.3.3 凡经批准的质量手册、程序文件、管理文件、其他质量文件，应由办公室或技术部门加盖“受控”红印章作为有效受控文件，并编制分发号。3.4 文件的评审由办公室组织有关部门对质量管理体系文件，至少每年一次进行评审。各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，按3.5规定执行。3.5 文件的更改3.5.1 质量手册需要更改时，由办公室填写“文件更改申请单”，经管理者代表审核，上报总经理批准后，对文件中的相应条款实施更改。3.5.2 程序文件和管理文件需要更改时，由提出更改要求的相关部门填写“文件更改申请单”，经原审批部门审批，并交办公室。3.5.3 办公室负责打印更改后文件页，并做好文件使用部门或岗位相应版本的换页及“文件回收记录”和“文件更改状态一览表”的填写，原文件页由办公室负责收回并按3.7执行。3.5.4 各类文件更改换页时，修改状态以阿拉伯数字0、1、2、3顺序表示。各类文件经多项更改或大幅度更改，须更换版本重新印发，版本一般按A、B、C、Y、Z排序。3.6 文件的使用3.6.1 所有使用文件的部门或岗位应将文件定点存放，以便于使用。3.6.2 所有使用文件部门或岗位不得使用和出现无效版本文件。文件控制程序编号ZJZQ4.2.32003版本/修改状态A/03.6.3 不得在文件（受控）上涂改，应确保文件清晰，易于识别。3.6.4 当文件严重破损影响使用时，可进行更换。由办公室负责收回破损文件，补发新文件，新文件沿用原文件分发号，销毁破损文件。3.6.5 当文件丢失时，领用人应写出文件丢失报告，经部门负责人审批后，由办公室办理补发手续。3.7 文件的作废、销毁3.7.1 质量管理文件经多次修改或大修改后应进行换版，办公室负责收回作废文件。 3.7.2 作废的质量管理文件需销毁时，由办公室填写“文件回收及销毁记录”，报管理者代表批准后统一销毁。3.7.3 需作资料保留的作废文件，由办公室有关人员加盖“留用”红印章，为备查使用。3.8 外来文件的控制外来文件由办公室在“外来文件控制表”上登记，并进行识别、确认后，方可使用。3.9 文件和资料的归档3.9.1 质量手册、程序文件和管理文件的原件由办公室负责收集、整理、编目、归档。3.9.2 办公室保存相应的发放、更改等记录。3.10 作为记录的文件应执行记录控制程序文件控制程序编号ZJZQ4.2.32003版本/修改状态A/04、相关文件4.1 记录控制程序5、记录5.1 文件发放记录5.2 文件更改申请单5.3 文件回收及销毁记录5.4 文件更改状态一览表5.5外来文件控制表6、附件6.1质量管理体系文件清单及发放范围文件发放记录*4.2.3-01 ： 文件名称文件发放号收文部门收文人签名收文日期备 注文件更改申请单*4.2.3-02 ：修改文件名称文件编号申请部门申请人申请修改原因：（可另附页）修改前内容：（可另附页）修改后内容：（可另附页）会签部门：审批意见：备注：1、申请人填写“修改原因”和“修改前内容”2、相关部门填写“会签意见”栏3、审批部门填写“审批意见”栏文件回收及销毁记录*-4.2.3-03 ：序号日 期回 收 文 件回收文件处理备 注名 称编 号页次销毁保留附注：请在文件处理栏中打“” 文件销毁审批人： 文件回收及销毁实施人： 文件更改状态一览表*4.2.3-04 ：序号日期文件名称文件编号页次更改后版本/修改状态外来文件控制表*4.2.3-05 ：序号文件名称编号确认人日期14附件： 质量管理体系文件清单及发放范围 表1序号文 件 名 称文 件 编 号发 放 范 围1质量手册ZJZQ4.2.32003总经理、副总经理、部门经理以上干部、内审员2文件控制程序ZJZQ4.2.32003总经理、副总经理、部门经理以上干部、内审员3记录控制程序ZJZQ4.2.42003总经理、副总经理、部门经理以上干部、内审员4质量目标控制程序ZJZQ5.4.12003总经理、副总经理、部门经理以上干部、内审员5管理评审控制程序ZJZQ5.62003总经理、副总经理、部以上干部、内审员6人力资源控制程序ZJZQ6.22003总经理、副总经理、部门经理以上干部、内审员7基础设施控制程序ZJZQ6.32003总经理、副总经理、部门经理以上干部、内审员8采购控制程序ZJZQ7.42003总经理、副总经理、部门经理以上干部、内审员9整车销售控制程序ZJZQ7.2/7.5.12003总经理、副总经理、部门经理以上干部、内审员10产品的标识和产品防护控制程序ZJZQ7.5.3/7.5.52003总经理、副总经理、部门经理以上干部、内审员、质检员、仓库保管员11售后服务和顾客满意度测量控制程序ZJZQ8.2.12003总经理、副总经理、部门经理以上干部、内审员12内部审核控制程序ZJZQ8.2.22003总经理、副总经理、部门经理以上干部、内审员 质量管理体系文件清单及发放范围 表2序号文 件 名 称文 件 编 号发 放 范 围13不合格品控制程序ZJZQ8.2.4/8.32003总经理、副总