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中 Xxxx 股份有限公司 质量文件管理暂行规定 编号: xxxx-20xx 共 5 页 第 4 页受控 00155 文件报批原稿由总工办保管。56 文件的发放561 文件起草部门确定文件的发放范围、份数进行复印，并将复印件送至总工办。562 总工办质量管理员在每份文件右上角加盖红色“受控”印章，并用蓝色或黑色钢笔在“受控”字样下标出此份文件的受控顺序号。如图“ ” （受控顺序号用阿拉伯数字表示，自001开始）。563 编号后的受控文件由起草部门按照发放范围进行发放。564 接收部门收到文件后应先查看是否为最新版本以及是否有落页，然后在发放部门的收发记录（见附录B）上签字以示接收。565 文件发放完毕后，发放部门将收发记录送至总工办归档。57 文件的更改571 文件的更改由文件原起草单位负责，并按上述要求对文件的更改进行评审、批准。572 文件的更改以换版的方式进行。更改后的文件，由总工办质量管理员给出新的版本号。58 文件的收回及作废581 当文件不能适应公司管理要求时，由文件原起草单位提出书面申请，阐述文件收回的原因，由总工办送上级主管领导批准后方可收回。582 更改后的新版本文件下发时，旧版本文件应立即收回。总工办保留一份旧版本文件，以作为资料参考。583 由总工办质量管理员负责按原文件发放记录收回旧版本文件，并在收回的旧版本文件上加盖红色“作废”章。 584 对于已收回的无效文件进行汇总，经总工办主任批准后进行销毁。 585 对于已作废但仍具有保留价值的资料，总工办质量管理员应在其上加盖红色“作废”章后，单独保管。 59 文件的保管 591 总工办质量管理员对发放的文件建立帐目。 中Xxxx股份有限公司 质量文件管理暂行规定 编号: xxxx-20xx 共 5 页 第 5 页592 各收文单位收文人收到文件后，认真保管，不得丢失。并做相应的收文登记，以便对文件进行系统管理。593 文件的保密要求按照公司商业秘密保密制度的规定执行。594 当各单位由于长期使用造成文件严重磨损时，应向总工办提出申请，经总工办主任批准后，可用磨损文本换取新文本。新文本仍延用原有受控顺序号。595 当收文单位或收文人的文件丢失时，应立即向总工办说明情况。经总工办主任批准后方能补发，并在收发记录上登记。补发文本不能使用原有受控顺序号。596 质量文件，各单位不得复制。若各单位确实需要时，应向总工办申请，经总工办主任批准后，由总工办按5.6条款规定发放。597 严禁公司内各单位及个人对外借阅本公司文件，特殊情况需经执行总经理批准。6 质量记录61 文件评审表62 收发记录 Xxxx有限公司文件 质量文件管理暂
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