IT文档在项目管理中的作用--王朋展(论文2).doc

共享完美信息服务IT文档在项目管理中的作用郑州蓝讯网络科技有限公司王朋展（证书编号：201071767）IT文档在项目管理中的作用摘要:本文从项目文档的特点入手，对文档所涉及的相关知识，从业人员要求，采用的工具、方法及工作流程等进行了综合论述。指出：文档管理是实现科学管理的资源基础，在项目管理中处于十分重要的地位，起着至关重要的作用。关键词：项目管理文档管理特点方法作用项目管理组织在进行时一些想法的沟通时，由于个人知识结构的不同、所处的地位立场不同等原因也会导致对一个想法的最终实现方案的认知上存在差异，最终落实到方案上也会有所不同。因此，通过一个书面的文档可以将每个人的认知形成一个统一的认知，减少不必要的沟通障碍。同时明确的文档也可以给参与者更多思考的空间。 为了达到一个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，在现实的项目管理过程中也确实存在了大量的文档，每个人都认为文档是重要的，但是当真正文档到来的时候又开始困扰了，会不自觉的有些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的，更是麻烦的，原来几句话的事情在有了文档以后变得异常麻烦，需要对应好格式，需要不同人员的审核和认可，难免就会觉得麻烦；而在真正做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高，真正想要的文档不知道到哪里去找，不同的文档说法不统一，等等诸如此类的问题让使用者有点无从下手。或许是印证了一句话，叫做事情做的没有头绪的时候就想到了管理，对于那些各式各样的文档同样不会例外。作为管理完善的项目文档，管理者完全可以依顺它的轨迹看清整个项目进展的脉络，同时通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到很好的掌控。第一、在项目文档管理方式的过程中，需要把握住一些重要的原则和方法，这样可以让我们的文档真正达到我们预期的目的。首先，要建立项目文档管理服务器以保存所有的项目文档。其次，项目保存的文档要涵盖项目管理、项目调研、项目开发、项目应用、系统管理、系统技术手册、系统测试验收、项目培训、版本控制、数据质量管理、用户手册、系统上线等整个项目周期。然而从项目管理者的亲身体会来讲，这些文档的保存往往是混乱无序，无法快捷地获得所需信息。究其原因，项目组在系统开发过程中虽然重视了文档的保存，但却忽视了文档的管理。文档归档没有正式的管理要求，缺少文档提交的依据和规则。由于项目文档管理员按照规定对文档进行管理，因此项目经理及小组成员都能快速得到自己所需的各类文档。同时，项目经理还可以很清晰地透过项目文档把握项目进展情况。第二、项目中文档管理需要统一的模板来控制。面对各类纷繁复杂的文档，如果各式各样，每个人一个风格，不论从美观性和可读性上都会有影响，所以在文档管理中的过程中需要建议一套文档的模板。 在建立文档模板时，需要对一些格式进行要求，需要将一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档需要的内容能够在文档中体现，例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。 在建立文档时，要注意做好文档的分类，各种分类有一个清晰的定义，使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。如果是使用共享目录方式管理文档，需要在一个相对容易找到的文件夹目录中存放模板，如果是使用信息系统方式进行模板管理，最好能够在首页进行一个连接，或者是让使用者可以快速的搜索到。在建立分类时，需要含有一个共同类，或者叫做公用类，因为在实际的使用过程中总是会有一些新的类别出现，也会有一些无法进行分类的文档，这个时候就可以通过共同类进行管理。 对于文档模板的变更需要能够做到及时告知使用者，并做好版本管理。第三、为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档，需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录体系，主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。 在进行文档管理前，需要对不同的文档建立一个分类，建议不同的分类可以便于文档的查找，也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。如果是文件夹方式管理，还需要分别不同的文件夹内容的安排以及权限的控制，因为文件夹管理的特殊性，需要注意其权限管理的简洁化；如果是采用信息系统管理，需要注意类型的编码体系的建立。一个好的文档分类体系可以让使用者方便地进行文档的归类和查找，文档的分类在一些管理过程中还需要注意归档管理的需求。 对于文档，需要建立一套索引机制，这里之所以特别提出索引机制，是因为在日常的文档使用中，会发现一些很多类似的文档，或者类似的内容说明，由于不同的撰写者会对一些基本的概念或者原则的说明会存在一些差异，这个时候就需要能够有一个索引来明确什么是最准确的，这一点在项目管理过程中特别重要，因为一个项目组往往会不时的发生一些变动，后来人面对多个说法时很难知道什么是对的，同时一些实际情况也会发生变动，一些说法也需要进行修正，而之前的一些文档也无法进行更正，所以这个时候也需要有一个索引来明确正确的说法，这一点问题也可以通过文档版本的管理加以改善。另外对于那些纷繁复杂的文档，有些只是事务性的，通过一个索引的方式，可以将一些重点的内容放在一个突出的位置，便于进行检索和阅览。 不论是文件夹方式还是信息系统方式，都需要注意对文档的权限管理，特别是对一些归档的文档，避免归档的文档被不正确的修改或者删除。 第四、项目文档的命名规范。各种文档，如果项目中名称多样，或者名称含义模糊将会造成使用和交流上的不便，需要建立一套有效的命名规范体系。对于文档的名称，首先需要名称能够容易识别，有些使用者不是很注意文档的名称，经常直接用文件的默认名称，或者就是一个自己的姓名、项目的名称等，其他的使用者很难识别是什么类型的文档。 在文档的使用过程中，可以规定在文档的某些部位必须放置文档的类型或者某些其他关键字，例如将要求将文档的类别放在文件名的头部，对于月度性的文档，规定头部必须放某年某月，等等。对于一些分不同版本的文档，可以要求分不同的版本进行管理，文件名称中注明版本号，对于终稿等一些标志性的内容可以加一些特殊的标识，这样可以明确其重要性和权威性。 这些方式将有助于文档的文件名的整洁和清晰，使用者在查找时也较为方便。在进行文档的交互调整过程中，也可以增加一些日期或者修改者的标识来进行传递，主要的目的在于能够唯一识别一个文档，减少互相沟通的障碍。 第五、项目中文档变更管理。文档在使用过程中发生变更是很常见的现象，对于发生变更的文档，需要通过手段加以约束，最常用的方法就是版本的管理，对于形成的文档及时进行归档保存。文档发生变更时，需要能够做到两点：首先，文档有清晰的变更记录，主要是针对变化的部分，不能让每个使用者在文档发生变化后都需要把文件通篇读一遍；其次，文档的最终版本要能方便的阅览，如果出现只能看变更历史才知道最终版本的话将大大提高使用成本。 在文档发生变更时，需要能够通过必要的途径通知相关人，例如通过邮件通知或者公告通知的方式，避免新的文档产生后还有大量的使用者使用旧的文档，在实际操作环境中，ISO9000管理使用的签字回收重要文档的方式很值得借鉴，当然对一些电子文档需要采用一些其他变通的方式来处理。 第六、文档的审核制度。很多文档作为一种指导性文件，需要有一定的严肃性和权威性，因而对文档进行必要的审核是必须的。文档的审核时机一般为文档建立时和文档发生变更时，对于文档的适用范围的变更也应该进行必要的审核。通过文档的审核，可以检查是否存在错误的事项或者一些不合理的事项，撰写者和审核者所处的岗位不同、知识结构不同，对于一个文档如何撰写的角度和看法也会不同，在后续的审核过程中能够很好的进行文档的校正。同时，文档的审核机制也可以明确各自岗位的责任。 总之，信息系统项目的实施是一个负责的管理过程，需要方方面面的管理工作配合到位，文档作为一种日常交流的重要依据和工作成果的总结显得尤为重要，在文档管理的过程中既要注意严肃性，又要能兼顾灵活性，要本着在达到正常的规范性的基础上尽可能地方便使用者的使用和交流，使项目管理者通过这些文档了解项目安排、进度、资源使用和成果，把握项目进展情况，提高项目整体效率。-参考文献：戚安邦（著名项目管理专家、南开大学项目管理教授）著项目管理学，对现代项目管理在原理和方法都与传统工程建设项目管理和现有日常运营管理完全不同，它是关于如何管理在知识经济和信息社会中大量存在的各种一次性和独特性任务（即项目）的管理学问。周小桥著（北京大学经济学院项目管理首席培训师）项目管理实务运作对项目管理所应涉及的问题项目管理过程、确定项目范围、安排项目进度、配置项目人员、获取项目资源、编制项目预算、保证项目质量、应对项目风险、沟通项目信息等，依次做了讨论。作者简介：王朋展，1997年毕业于解放军电子技术学院，之后报考郑州大学信息管理专业本科自学考试毕业，2000年至今就职于郑州蓝讯网络科技有限公司，先后任技术员、销售员、产品经理