展场活动预算与成本控制管理.doc

台灣觀光學院觀光餐旅系 任課教師 李俊華展場規劃及管理 學分數2學分五、展場活動預算與成本控制管理一、 展場活動預算編列原則編列預算八項原則1、考慮運用時間2、專案專款專用方式3、盡量清晰明確4、保留相當彈性與寬鬆度5、保留相關資料以被查證6、了解各種報帳程序與流向7、運用在正確需求上8、考慮回饋計畫二、 預算規劃表專案說明金額場地佈置會議是主標板、報到接待台位置、指示海報、花藝設計、展覽攤位搭設、同步翻譯設備等，文 宣 品邀請卡、會議手冊、會議光碟、胸牌等設計製作，行政及人力事務性費用（郵資、電話傳真）同步翻譯人員及現場工作人員費用，行政管理委託執行規劃費用，合 計，三、展覽活動預算項目收入、 會務費（註冊費）由與會代表繳納。、 展位租金由參展商繳納。、 廣告收入由相關刊登廣告的廠商支付，廣告收入可能來自於大會刊物，地方或全國報章雜誌，世界性的專業刊物，國際網路，大會特殊印刷品及現場宣傳看板等。、 贊助收入對本次會展活動有意願提供支援，並提出金錢、物力、人力等資源作為贊助的政府單位、公司或個人等。、 雜項收入各項特殊義賣活動、捐贈，特殊專案（大會出版品、住房、餐飲等），主辦單位代製作代處理專案（如特殊接電、接待人員聘用，特別印刷等）及特殊優惠等。支出、 旅行交通費用為支付出席會展活動的重要貴賓、特邀講師、名人嘉賓等的邀請及旅行費用，這包括住宿的車船機票集相關費用。這筆費用佔全部預算的20%55%，比重相當大。、 場地租金費用是任何會展活動都有場地租用的費用支出，這包括場大租金、相關會議室、秘書室、準備室、特殊水電、周邊服務等費用，佔全部預算的10%25%。、 餐飲費用支出大會辦理的宴會、午餐、茶歇、各類參食飲料，工作用餐及相關行程提供的餐飲費用都包括在這筆費用中，大約佔全部預算的20%45%。、 印刷費用各項大會活動所需要的印刷製品，如旗幟、看板、手冊、論文集、名牌、海報等，都屬於這筆費用，通常包括設計費用及版權取得費用。、 宣傳費用包含各類宣傳所需的廣告、文字宣傳、網路、新聞發佈活動、寄發宣傳等費用。、 節目費用是無論在會前、會中及會後所安排的表演節目，還是特殊規劃安排的節目、議程及參觀等登歸納在這專案中。、 行政事務費用所有相關會展活動的聯繫、翻譯、規劃、專業諮詢、分析及行政安排的費用均可歸納在這專案中。、 雜項支出包含服務費用、小費、電池、相關視聽、文書紙張、臨時需要、列印服務、錄影、特殊租用器材及保險等都在這個費用內，佔全部會展活動預算的5%18%不等。四、展覽活動預算編列作法 費用預算編列做法：、 直接費用、 間接費用、 固定費用、 變動費用現金流量表專 案收 入支 出餘 額國內報名收入，國外報名收入，政府補助，廠商贊助，場地租金，視聽設備，會場佈置，印刷文宣，餐飲節目，交 通，禮 品，人 力，行政文書，公關宣傳，展 覽，講員機票住宿，合 計，五、爭取展覽活動募款爭取贊助之考量 、為新產品或新服務打知名度、提昇或改變大眾對該公司既有產品或服務的形象、建立公司關懷社會的形象與商譽、若是菸酒廠商，可規避不得於報章或電視媒體作廣告的禁令、吸引媒體注意力，讓員工引以為傲，便於招募新員工、展現公司的創意與彈性尋求贊助資源的做法、 擬定目標、 區分等級I 鑽石級名II 白金級名III 黃金級名IV 紅寶級名V 藍玉級名（）贊助計畫將分五級及單項贊助執行一、鑽石級，（獨家贊助）回饋計畫： 公司影片簡介於時間撥放分鐘 提供免費名額參加年會（或位免費名額個免費攤位展示） 大會手冊封底彩色廣告 提供位免費名額參加高爾夫球友誼賽 公司名稱置於大會主標板 公司名稱列於大會手冊贊助單位 年會網站之公司網站連結二、白金級，（個名額）回饋計畫：、 公司影片簡介於時間撥放分鐘、提供位免費名額參加年會（或2位免費名額個免費攤位展示）、大會手冊封底彩色廣告、提供位免費名額參加高爾夫球友誼賽、公司名稱置於大會主標板、公司名稱列於大會手冊贊助單位、年會網站之公司網站連結三、黃金級，（不限名額）回饋計畫：、提供1位免費名額參加年會、大會手冊封底裹彩色廣告1 頁、提供位免費名額參加高爾夫球友誼賽、公司名稱置於大會主標板、公司名稱列於大會手冊贊助單位、年會網站之公司網站連結四、紅寶級，（不限名額）回饋計畫：、大會手冊內頁彩色廣告1 頁、 提供1位免費名額參加年會、 公司名稱置於大會主標板、公司名稱列於大會手冊贊助單位、年會網站之公司網站連結五、藍玉級，（不限名額）回饋計畫：、公司名稱置於大會主標板、公司名稱列於大會手冊贊助單位、年會網站之公司網站連結六、展覽活動成本控制支出面：（一） 硬體、 展場租金。、 水、電、空調費用。、 設備使用租金。、 辦公室、倉儲、會議室使用費用。（二） 軟體、 展覽標誌及主視覺、 宣傳費用、 人事費用、 開幕典禮、酒會、造勢活動、 印刷費用、 郵電費用、 交通接駁費用、 清潔費用（三） 裝潢費用（四） 其他、 差旅費、 貨物運輸費用、 禮品費