办事处管理规章.doc

办事处管理规章XXX有限公司目 录一、 办事处管理制度 - 1二、 办事处财务制度 - 2一、办事处管理制度为加强公司驻外办事处正常开展各项工作，达到“有序、规范、高效”的管理目标，特制定本管理制度。1、 遵守公司各项规章制度，尊重与服从办事处经理的工作安排。2、 准时上班，不迟到、不早退，尽心尽责完成公司下达办事处的各项任务。上班时间为： 9：00-12：00（上午），13：00-18：00（下午）。每月休假2天。3、 全员应自觉遵守行政纪律制度，每天自觉登记考勤表。需请假或休息时要自觉填写请假单，必须提前申请，经由办事处经理批准后方可请假或休息。超出休假天数，应事先填写请假单传真回公司审批。不允许同时有两个人在同一天内请假或休息。4、 办事处各项表单必须按规定的时间传真（或邮寄）回公司，以便公司及时了解办事处的工作情况。5、 同事之间应友好相处，互相帮助、互相促进、扬长避短，全面提高办事处管理，提升工作效率。6、 外出洽谈、开发新业务，应及时填写客户洽谈记录表。7、 所有客户除正常业务沟通外，每星期保持三个问候电话、一次登门拜访，了解销售情况，避免客源流失。8、 虚心接听每个客户的良好意见，结合我司及自己外出实际工作情况，每月最少一次如实编写业务工作报告与良策建议书提供经理审核。经理综合整理该办事外人员的工作报告心得，将整体反馈情况带回公司述职与汇报工作进程。9、 对公司现有客户，无论业务量大与小，其员工职位高与低，都应一视同仁，热情接待，长期保持御象品牌特有的阳光政策来笑迎客户。做到客户满意，才是我们真正的服务。10、办事处全体员工都应维护、配合好每个客户，并与之保持良好关系，做到“客户至上，服务第一”。对于每一个售后维修服务，应迅速及时地配合与完成，让客人真正感觉“御象服务、与时进步”。11、办事处全体员工都应维护办事处的商业秘密，同事之间不得有说长道短现象，注意个人卫生，维持办公室干净、整洁，下班后应关闭门、窗、水、电等，做好防盗安全工作，不得随便携带无关人员在办事处内逗留与留宿。12、保持办事处展厅陈列产品干净、整洁、让人永远感觉洁净如新。库存产品应堆放整齐，做到月清日盘，确保产品供应市场之所需。二、办事处财务制度为加强公司驻外办事处资产、费用及销售管理，保证财产安全，减少经营风险，确保办事处能“有序、规范、高效”运作，特制定本财务制度。1、 结算时间1-1 统一费用开支、预算、销售、回款、欠款、及存货盘点的时间口径，将每月时间段界定为当月1日到当月31日。2、 存货管理2-1 各办事处设仓管文员，负责本办事处存货管理。仓管由公司财务部和办事处双重管理。2-2 发货流程：办事处（传真定单）市场部（审核转交定单）仓管。2-3 公司给办事处发货时，由仓库开具送货单随货发运；办事处收货验收后，在送货单上签收并传真回公司财务部备查。2-4 各办事处对外发货时，须有仓管员开具送货单：2-4-1 送货单一式四联，仓库联、客户联、回单联、会计联。2-4-2 送货单上须仔细填写客户名称、地址、联系电话及产品的名称、规格、型号等，并由业务员及客户签名或盖公章。2-5 发生销售退货时，须填写退货单，并详细注明客户名称、地址、电话、规格、品种及退货原因，并由办事处仓管、业务员及客户签名或盖公章。2-6 办事处仓管应设立存货帐，根据收货时公司开具的送货单，发货时业务员开具的送货单或退货单登记存货帐。2-7 每月31号，各办事处仓管文员、办事处经理应对存货进行盘点。仓管文员编制盘点表，经办事处经理审批后，三天内传真到公司。2-8 各办事处的存货，由财务部设存货帐进行统一监管。财务部负责核对：2-8-1 办事处盘存表、本期入库数与公司发货数是否相符。2-8-2 盘点表出库数与办事处送货单、退货单、实际盘存数是否相符。3、销售、货款管理3-1 各办事处实行收支两条线。严禁坐支现金，收到货款应及时、足额存入指定银行帐户，不能挪作他用。3-2 办事处各业务人员收到货款必须全部交给仓管文员，由文员及时汇回公司。3-2-1 文员从业务人员手里收钱后，应在收据的财务联、存根联上签名注明货款已收。3-2-2 文员汇款前，应列出每笔汇款的明细，连同汇款单交办事处经理签名。3-3 各办事处应于每周日前，将本周的应收货款周报表传真回公司。3-4 公司财务部必须每周与办事处进行来往帐核对。3-5 付款方式：现金付款和银行存款两种方式。3-6 办事处须凭收据或发票收款。3-6-1 对客户需要发票的，须由办事处将开发票的内容传真到公司财务部，由财务部开具后邮寄到办事处。3-6-2 对需开增值税专用发票的，需要客户的国税登记证。3-6-3 各办事处将发票给客户时不能重复给收据。3-7 各办事处须将当天的销售日报表传真到公司。销售日报表由办事处仓管填写，并由办事处经理签名确认后方可进行传真。3-8 特殊客户免费上样机的，必须书面向总经理申请后方可实施，具体细节必须与客户签定免费上样协议书，并复印一份交公司存档。对未按协议书执行且造成公司损失的，将以损失金额的80%对办事处进行罚款。3-9 各办事处须指定经理或业务人员登记销售台帐，各办事处应于规定时间内将当月销售月报表传真回公司财务部。销售月报表由办事处经理或指定业务人员填报：3-9-1 销售月报表须与办事处销售台帐相符。3-9-2 根据销售台帐，按客户分类填报销售月报表。3-9-3 销售月报表须注明各个客户销售的产品数量。3-10 财务部应及时跟踪客户的销售、回款情况，并根据合同结算方式等规定，及时督促各办事处催收欠款：3-10-1 办事处必须设立客户档案，列明客户详细资料。同时复制一份交公司存档，并每月向公司提供客户变更情况。3-10-2 货到付款的客户，应收货款累计不得超过1万元，超出的必须向公司做书面申请，批准后方可执行。3-10-3 根据各办事处的销售及客户等实际情况，各办事处设定最高应收货款的最高额度，其中广办 万、深办 万、成都办 万。如有超出，必须事先向公司市场总监申请；3-10-4 单笔应收货款最长期限不得超过2个月。超过期限收回，不得计算提成；超出3个月以上收回的，以每月递增2%累计罚款；若收不回的，按下款（3-13）要求执行。3-11 财务部应将各办事处的销售月报表的销售、回款、欠款额与业务部统计的销售、回款、欠款进行核对，若核对发现不一致时，应与办事处及时沟通，查明原因。3-12 公司财务部必须定期（或不定期）与客户核对往来帐。若发现不一致时，应及时查明原因。3-13 经济责任3-13-1 各办事处应对欠款和存货加强管理。3-13-2对欠款被骗和其他主观原因造成收不回欠款的，办事处经理承担20%的赔偿，相关业务员承担50%的赔偿。3-13-3 存货盘亏后，仓管承担40%的赔偿，办事处经理承担20%的赔偿。3-13-4 如果有欺诈公司行为，送交司法机关处理。4、费用管理4-1 备用金管理4-1-1 办事处备用金由办事处经理或公司指定人员保管，并设统一费用帐户。4-1-2 办事处发生的费用，统一到办事处经理处报销。 报销时，经手人须将单据贴整齐并详细注明费用发生的事由； 办事处经理按相关规定，对费用支出的合理性、真实性、合法性、完整性进行审核。 审核通过后，方可报销。 办事处经理将每月资料汇总，到公司财务部核销。4-1-3 各办事处费用帐户保持日常性备用金2000元，帐户余额不多时，须填写资金调拨申请表及时报批，不准坐支货款。4-1-4 对金额较大的异常开支，须先书面报总经理审批。4-2 办事处单据传递4-2-1 办事处送货单及收据或退货单的财务联，由办事处仓管保管，费用报销单由办事处经理保管。每月10日、25日将以上单据寄回公司，对费用报销单还应列出汇总清单并签名。4-2-2 办事处