物资管理制度.doc

物资管理制度第一章 总 则一、为了强化生产经营过程中的物资管理，发挥物资管理在物资供应全过程中的计划、组织、经营、核算、监督和调节作用，使其程序化、标准化和系统化，结合公司实际制定本制度。二、本管理制度适用于公司属各基层单位、各项目部、机关各部室。第二章 机构设置与职责一、公司物资采购委员会组织机构与职责1、物资采购委员会组织机构：组 长：总经理副组长：生产副总经理、经营副总经理组 员：物资站、工程部、经营计划部、财务部、基层公司、项目部、监察部门（纪委）等单位和部室负责人2、物资采购委员会职责：（1）负责每年年初对公司物资供应合格供方进行审议、评定、确定；（2）负责对物资管理各项规定进行审议、修改、重订；（3）负责对合同标的为100万元以上的物资采购合同进行审议、评定，确定合格供应商；（4）负责对公司物资采购业务中的重大情况进行决策。二、物资站机构设置与职责（一）物资站机构设置：物资站经理、计划统计员、采购员、仓库保管员。（二）物资站工作职责1、物资站是公司物资管理的职能部门，在公司采购委员会的领导下，对公司的物资采购、保管、发放、使用统一管理；2、物资站负责编制公司各项物资管理规定，并有最终解释权；3、物资站在公司的授权下对外签订物资采购合同，并承担责任、义务和权利；4、物资站负责公司的物资调剂、工程剩余物料的报废、处理，并对公司负责；5、物资站负责代表公司对集团公司所做的物资管理要求和规定进行协调、执行；6、物资站对公司在生产、经营活动中的物资采购成本，单项工程核算的准确性、真实性、及时性负责；7、物资站对公司的材料成本数据统计负责，其它部门材料成本的核算数据应以物资站为准；8、凡本公司生产建设所需物资，统一由物资站负责采购，其它部门和个人未经物资部门同意，不得经办物资采购业务。三、基层公司、项目部物资管理的机构设置（一）基层公司应设置物资管理员及现场现存物资保管员（兼职）。1、基层公司物资管理的职责：（1）负责本公司日常物资管理工作；（2）负责本公司生产维修、基建项目的物资采购计划的编制与上报；（3）负责本公司物资验收、入库、出库工作；（4）负责监督公司物资站进货价格、产品质量、售后服务，并统计本公司物资消耗量，有权对物资站统计消耗量进行核对；（5）负责对本公司现场剩余物资提出处理意见，并与物资站共同按有关规定解决。2、现场现存物资保管员的职责（1）负责现场现存物资的建帐、验收、保管，做到帐、卡、物相符；（2）负责建立现场现存物资使用的流水帐，做到现场物资领取有制度、有管理，物资库存合理，去向明确；（3）负责现场现存物资保管合理，码放规范整齐。（二）项目部物资管理的机构设置1、项目部应设物资管理员与现场物资保管员（均为兼职）；2、职责与基层公司物资管理员与现场物资保管员相同；3、项目结束后，负责组织剩余材料、废旧物资、包装容器的回收利用、清退与转场工作。第三章 物资采购管理物资采购管理是指企业从外部购买所需物资的有组织活动，物资采购包括国外进口、产品生产厂家直接采购和市场采购。一、物资采购管理体制1、公司的物资采购管理工作是在公司总经理的领导下，实行物资采购委员会制度；2、公司物资采购部门为物资站；3、物资站代表公司对外签订物资采购合同，并对外付物资采购款。二、物资采购计划1、物资采购计划的原则：物资采购计划在物资采购过程中，起着重要的指导作用，提高物资采购计划的准确性、及时性和可靠性，有利于采购过程经济合理，有利于充分了解市场动态，合理利用库存，降低采购次数，正确确定供应商，减少中间环节，降低采购成本；2、物资采购计划申报的原则：（1）物资采购计划由基层公司和项目部物资管理员汇总、编制，上报物资站；（2）物资采购计划中生产维修计划、基本建设计划（甲供）、临时计划、月度计划均由基层公司物资管理员汇总、编制，上报物资站；（3）物资计划应明确标明项目负责人、物资管理员、工程名称、材料规格、数量、质量要求、需求时间，由基层公司经理签字后方可生效；（4）在实际工作中杜绝无计划采购，先采后报，只采不报。三、物资采购质量标准1、物资采购的质量要符合设计文件、标准、规范及合同的要求；2、执行公司下发重要工程材料技术质量标准的文件，如该文件中未含的工程材料技术质量标准，由工程部确定并提供应执行的技术质量标准及工程设计的技术要求； 3、对工程材料采购过程的质量控制，应严格执行公司工程施工质量控制管理办法中有关材料控制的规定。四、物资采购原则1、物资采购严格执行ISO9001：2000国际标准和公司质量管理体系文件，严格执行集团公司制定的各项规定，严格执行公司物资管理各项规章制度和要求；2、物资部门要以采购管理为重点，用“同等市场条件，掌握信息最多；同等外部经济环境，取得最优惠的待遇；同等质量标准，所给的价格最低；可比的采购内容，所付的代价最少”做为衡量标准；3、物资采购严格按照合格供方名单执行；4、物资采购必须依据采购计划，按照公司采购委员会、物资站确定的供应商实施采购任务；5、对大宗批量物资采取：100万元以上，由主管采购员与基层公司项目部、物资管理员共同充分调查市场，比质比价，货比三家，按照价格、质量、供货能力、资金状况四方面内容形成文字材料上报采购委员会进行评审，确定供应商。100万元以下，按上述方式，提出所选供应商建议，经物资站经理同意，上报主管领导审批后方可执行。采购员有建议权，没有确定权，物资站经理有决定权；6、对于实行招标方式采购的批量物资，由物资站组织招标采购工作，采购委员会负责监督；7、零星物资由采购员在市场调查的基础上，填报“比质比价调查表”，提出确定供应商的建议，报物资站经理审批后实施采购；8、在实施采购过程中如发现问题，可按此程序及时调整，重新确定供应商；9、采购员、物资站经理在采购管理过程中不按规定程序，所发生的物资采购费用自付，并追究责任。五、采购合同管理1、采购合同的签订原则：物资站必须按照中华人民共和国合同法及有关规定签订购销合同、外加工合同；2、采购合同执行的标准：按照集团公司合同管理制度及本公司合同管理办法执行；3、合同的审批程序按照供应商选择程序确定供应商。（1）外加工合同审批程序：主管外加工采购员按规定起草合同，经物资站经理审核同意签字后，由工程部、财务部、经营计划部、基层公司、项目部等职能部门和单位会签后，上报公司主管生产副总经理审核签字后，由总经理审批签字后执行；重大外加工合同还应经公司法律顾问审核同意。（2）采购合同审批程序 按业务分工主管采购员依据采购合同管理规定起草合同，经物资站经理审核同意签字后，由工程部、财务部、经营计划部、基层公司、项目部等有关部门和单位会签后，由总经理审批签字后执行；重大采购合同还应经公司法律顾问审核同意。4、采购合同的执行与管理 由起草合同的采购员和物资使用的基层单位或项目部负责合同的执行。物资采购合同、外加工合同由物资站计划统计员统一管理。5、采购合同的请款程序（1）相关责任人：请款人：物资采购员；审核人：物资站经理、财务部部长；审批人：公司总经理。（2）工作流程：采购员办理请款手续物资站经理审核签字总经理审批财务部部长审核签字采购员请款、付款。6、采购合同文本管理采购合同文本由物资站计划统计员统一管理，并建立完善的采购合同档案。7、采购合同物资的验收（1）采购合同涉及的物资品种（外加工合同除外），应按照物资出入库办法管理。请款单使用材料采购请款单，填写入库票、出库票、仓库记帐。采购合同物资验收分为： 正常入库：采购员做帐入库仓库保管员验收记帐基层公司、项目部验用。 现场交接物资：由物资站、使用单位共同验收，并在现场物资交接单上签字后，按正常入库程序办理。（2）外加工合同物资的请款程序 外加工涉及的物资请款，由负责外加工采购的采购员在合同按程序审批执行后，预付款由物资站采购员办理，进度款、尾款、保修款由所需基层公司、项目部物资管理员申请办理。程序为：基层公司、项目部物资管理员依据外加工合同填写请款单，由基层公司、项目部经理审核签字后，由公司总经理、财务部部长签字后执行，并将请款单据复印一份交物资站主管采购员备案。（3）外加工合同的物资验收：外加工合同涉及的物资验收，由基层公司、项目部物资管理员负责，验收的内容包括：数量、质量、价格、供货时间、服务等方面是否符合验收标准和合同约定。外加工合同涉及的物资验收时要登记上帐。第四章 物资供应管理1、公司生产维修和基本建设所需物资由物资站按需要计划组织供应；2、生产维修和工程用料实行领料制；3、物资的发放，应由基层公司负责人、项目部负责人以及指定的物资管理员签字、盖章后，由指定的领料员领料；4、工具按规定标准配备，由技术部门签批；5、劳保护具按规定由安全部签批；6、物资供应过程中所使用的单据、帐页、表格执行物资系统单据报表使用范围；7、外加工合同所涉及的物资，按竣工项目逐项核销。列入核销的物资必须项目全、去向明、内容清、数据准，并有台帐记录。第五章 物资仓库管理一、物资库场管理1、库场管理的责任人为仓库长；2、场地的设置应立足于方便生产，保证安全，交通便利的环境；3、场地要根据现存物资的化学性质、物理性质等方面的要求设置；4、要具备干燥、通风良好和采光较好的条件，符合文明生产的要求；5、要求具有物资验收区、发放区。必要时，设置工具板、备钉、开启物资包装的的工具；6、严禁烟火，入库人员不得携带易燃易爆物品，消防器材不准随意移动或挪作它用，库内须动明火时，必须经消防部门批准，并采取安全措施。二、验收入库管理1、保管员接到到货通知后，根据到货的性质、特点及数量，安排货位；2、管员根据物资入库凭证、产品合格证、材质单、技术证明等按规定进行物资质量、数量验收，采购合同涉及的物资可按照采购合同验收；3、数量验收，按照集团公司物资计量管理标准执行，质量验收按照物资采购质量标准执行；4、过程中如发现数量短少、规格质量不符，应及时通知物资采购员查询，未查明原因前通知物资站经理，拒收货物，拒付货款；5、技术性能要求较强的物资，应通知业务主管人员、技术部门共同验收；6、物资要按规定经验关和商检后，凭有效凭证与业务人员共同进行验收。如发现货损货差，主管业务人员应及时做好事故或商务记录，经承运部门鉴证后，办理索赔；7、物资经验收无误或问题处理完毕，仓库保管员根据物资名称、规格、型号、填写物资编号和价格，并据此上帐和建立料卡。三、物资保管1、物资经验收入库后，要按物资的类别和性质特点，分区分类，四号定位，五五摆放，物资的堆码、苫垫要符合集团公司物资技术保管标准的要求；2、库存物资要达到：名称不错，编号不乱，材质不混，规格不串，数量不差，帐、卡、物、资金四相符；3、贵重物资要设专库或专柜加锁保管，剧毒品、危险品由两人（仓库保管员和仓库长）保管发放，要登记入出库时间、领料人，并按有关规定办理手续；4、仓库保管员每月核算入、出库及库存物资数量，做到日清月结，并有权监督库存储备是否合理，对不合理库存有权向物资站经理反映并提出建议；5、仓库对有动态的物资要随时盘点，无动态的物资要循环抽查。年终要进行物资库存全面盘点，根据盘点的结果，填写“活动资金清查盈亏报告表”，并写出文字报告，由财务部门处理帐务后，物质站留份备案；6、报废物资按照集团公司物资报废管理标准执行；7、库存物资的自然损耗，由仓库保管员填写“损溢报告单”，由仓库长审核，报物资站经理批准后，由财务处理帐务；8、物资保管中损坏的物资，一律填写“事故报告单”，一次损坏多种，按一次计算，价值在500元以下的，由物资站经理审批，财务处理，超过500元损失的，由物资站经理审核报总经理审批酌情处理。如属责任事故应按规定对责任者进行经济处罚；四、物资发放出库管理1、物资发放的程序是：核对库存、核实领料单据、填写出库凭证、上机、取料，仓库保管员与领料员当面交清；2、物资出库要贯彻“先进后出”的原则，对有保管期限的物资，应在保管期内出库使用，以防变质、霉烂、锈蚀。不合格物资不出库；3、物资出库单据要填写完整，各基层公司、项目部要有指定领料人，领料人、领料审批人须在物资站备案，没有正式单据，物资不能出库；4、物资退库，按其清单严格核对物资名称、型号、质量、数量，按规定办理退库手续；5、办理仓库业务的各种单据、报表、帐卡的使用，按集团公司物资系统单据报表使用范围执行，帐面要清洁，进出库单据要严格审阅、整理后装订成册。第六章 现场现存物资管理一、现场现存物资的定义： 是指为保证公司生产经营正常进行所需物资，已进入生产环节，但在财务上进行了成本核销并等待消耗的有指定的存放地点、有专兼职人员进行核算和管理的物资。二、现场现存物资分类：现场现存物资分为：随机配件、专项费用开支物资、已领待耗物资、旧件和旧料。1、随机配件：是指在购入机械设备时，随机所带的易损配件，及进入购置费用的该机械设备的配件。2、专项费用开支剩余物资：是指大修、更新改造、安技、环保等专项费用开支购买的物资，已冲销该项费用，但没有完全投入使用和处理，尚有剩余的物资。3、已领待耗物资：是指基层公司、项目部经物资站按计划领回的物资，没有马上投入使用的物资或投入使用后剩余的，但仍有使用价值的旧料。4、旧料与旧件：是指从机械设备拆下来可以修复使用的旧件，生产维修过程中及工程施工时拆除的能够重复使用或仍有使用价值的旧料。三、现场现存物资管理原则1、现场现存物资应是基层公司、项目部在生产建设中所必须的常用周转性物资，凡与本单位生产无关的物资不得做为现场现存物资管理；2、凡是随机配件，在维修及保养时，应优先使用，而后根据需要订购，避免长期积压；3、专项费用开支剩余的物资，应按易耗易损和不至产生积压报废来确定；4、凡规定设现场现存管理点的基层公司、项目部，应具备相应的物资保管条件，并设专兼职的保管员；5、现场现存物资定额管理的范围：已领待耗物资。四、现场现存物资管理的内容1、由物资站和财务部核定现场现存物资定额，严禁超储超备；2、物资站有责任对现场现存物资管理人员进行业务指导；3、基层公司、项目部应根据现场现存物资管理要求，制定相应的制度和管理细则，并认真贯彻执行；4、基层公司、项目部在使用现场现存物资时，应使用规范的业务单据，执行规定的审批制度及有关规定；5、随机配件要根据到货明细建帐；6、基层公司、项目部应根据交付或领用单位的签字来建立旧件、旧料记录。第七章 物资报废管理一、物资报废管理程序1、基层公司、项目部物资管理员负责物资报废的申报；2、物资站负责物资报废工作的组织和实施；3、财务部负责报废物资的审查核实；4、技术部门负责报废物资的技术鉴定；5、公司总经理负责对物资报废进行审批。二、物资报废范畴确定原则1、凡属机型已淘汰的配件；2、国家已公布淘汰并在本港确定无使用价值的机器产品；3、在保管过程中因霉烂、变质、锈蚀而无法使用的物资。三、物资报废流程1、基层公司、项目部物资管理员组织提出物资报废的具体品种数量；2、仓库保管员按规定的要求填写报废鉴定书；3、物资报废鉴定书由物资站经理审核后，交技术部门进行技术鉴定；4、技术部门鉴定后由财务部签署意见，公司总经理审批签字；5、仓库保管员根据手续完备的报废物资鉴定书进帐；6、财务部签收后，由物资部门组织进行处理。 第八章 供应商档案管理一、供应商管理原则：1、供应商的选择与管理实行动态管理的原则：价格真实，符合市场变化规律；质量可靠，符合技术标准要求；供应及时，满足现场工作要求；服务诚信，符合互惠互利的原则；2、物资站每月以供方调查表的形式对供应商的价格、质量、服务、供应及时性四方面进行考核，每项内容3分，累计全年分数做为下一年度选择与评定供应商的重要依据；3、本年度要发现供应商在价格、质量、供应能力、服务四方面出现累计二次不满足要求的情况，此供应商则列入不合格供应商档案中，若发现第三次，则此供应商被清除出供应商档案管理。二、供应商选择的原则：价格最优的原则、质量可靠的原则、供应能力保障的原则、售后服务及时诚信的原则。三、供应商选择的程序：1、全年综合评定：在上年度供应商管理中符合企业要求，没有违规的供应商，年初由采购委员会进行综合评定，确定本年度供应商名单；2、采购委员会审议评定：按照质量贯标要求，需要