清华紫光电子档案管理软件.doc

项项 目目 建建 议议 书书 项目名称 清华紫光电子档案信息管理系统清华紫光电子档案信息管理系统 编制单位 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 编 写 人 邓 杨 生效日期 20XX 年 10 月 30 日 目目 录录 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 公司情况介绍 公司情况介绍 1 11 1 概述概述 随着计算机和网络的大量应用 大量电子文件的产生和管理已经是各单位急需解 决的问题 而知识资源管理是未来企 事业单位信息管理的重要组成部分 也是单位信息 管理的基础 是未来的发展趋势和发展方向 档案是一个单位知识资源的核心部分 也是 知识资源管理的最基础部分 因此 要实现本单位的知识资源的管理 首先要做好电子档 案的管理 才能以档案管理为核心和基础 逐步扩大和延伸管理范围 最终实现知识资源 的管理 档案管理无论从人才储备 信息分类和组织 管理制度和方式 检索利用手段和 信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的 的每年归档的文件数量巨大 如果没有一套安全可靠 功能完善 可以处理大数据量 的档案管理系统做为管理手段 将会给今后的工作带来极大麻烦 内部已使用 OA 系统 基本实现了无纸化办公 而文件的整理还是手工方式 为很好的解 决上述种种问题 建设一套安全 方便的档案管理系统已成为档案工作的重中之重 现代 化档案管理系统的建设不仅实现了铜陵有色金属 集团 公司各类归档文件的自动归档 整 理 做到档案信息的安全存储和网上方便的信息服务 同时也为集中管理单位内部各类知 识资源打下良好基础 公司多年从事档案管理系统的工作 在省内拥有大量的成功用户 业绩卓著 客户遍及各个行业 具备了完成档案信息管理系统的能力 希望能够承担本 项目 1 21 2 公司情况介绍公司情况介绍 合肥紫软计算机科技有限公司由具有多年电子档案管理软件开发和销售经验的专业人 员组成的 专注于电子档案管理软件领域 致力于为使用者提供先进的软件系统 公司注 册成立于 20XX 年 是清华紫光股份有限公司电子档案事业部安徽唯一代理商 公司的经 营宗旨是要成为在电子文档管理领域及数字档案馆领域的领导厂商 我们的经营任务是为 客户提供最优秀的软件 最好的服务 为员工提供最好的发展机会 给股东带来最大的投 资回报 我们的服务宗旨是 客户至上 真诚合作 尊重个人 并形成了从单机产品到局 域网络产品 直至远程网络产品 从 C S 结构产品到全 B S 结构产品的完整系列产品线 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 公司代理的清华紫光电子档案管理软件在全省已拥有江淮汽车 安徽省电力全系统 合肥卷烟厂及合肥市人事局等 60 余家单位 2 方案简介方案简介 2 1 为什么档案应采用信息化网络化管理为什么档案应采用信息化网络化管理 1 现行档案管理存在如下不足现行档案管理存在如下不足 1 占用极大的存储空间 基本上每个企 事业单位都有自己单独的档案室 各种档案信息浩如烟海 甚至于有 的大型单位还要专门出资存放自己的档案实体 投资巨大 2 手工管理费时费力 档案人员手工进行收集 整编 管理 提供单位利用等等方面用的是手工管理 档案 人员的工作量相当大 同时效率也很低 费时费力 3 检索查询不方便 传统的检索方式是这样的 档案人员从一本一本的目录中 找出所需的档案来 然 后根据上面的记录到库房里去找出来 相当费时 费力 4 二次利用不方便 利用率低 一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕 但事实上本年的档案在二次利用的 要求上是最多的 这在一定程度上影响了档案的利用效率 同时既已形成的档案利用起来 也是相当麻烦 首先要登记 然后要在浩如烟海的档案中查找 这个过程中不可避免的要 造成损坏 而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅 别人只能在他借阅完毕后才能 再续借 5 档案损坏 丢失现象时有发生 完全依靠手工方式来收集档案 借阅实体档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失 和损坏 6 不能形成信息网络 纸质的实体不能形成信息网络 对于档案管理 统计 对外交流会产生很大的不便 大大降低了企业的工作效率 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 7 办公自动化系统里的档案管理功能很少或没有 从文 档一体化方案来看 专业的档 案管理系统是对整体办公系统的必需补充 2 电子档案管理能够给我们带来很好的利用效果电子档案管理能够给我们带来很好的利用效果 1 从大的环境上来说 计算机技术及网络技术的发展使得电子化办公成为趋势 这种趋 势客观存在 以后的工作方式必然是电子化的 电子档案管理可以加快我们与国际接轨的 步伐 同时形成单位的电子信息资源中心 2 单位档案管理的水平及相关办公环节的效率将提高上来 分散收集 分散收集 用户可以以部门为单位收集需要归档的文件 通过网络在不同的终端上将数据 录入到服务器里 可实现多点实时归档 集中管理 集中管理 档案数据库和相对应的电子档案文件集中在服务器端由专人管理 用户权限 数系统维护等全局性的工作集中在服务器端 统计自动化 统计自动化 档案管理所需的各种报表均可由系统自动打印出来 完全代表手工 网络查询 网络查询 网络上的赋权用户可以直接通过微软公司的 IE 浏览器登录服务器访问自已有权 限观看的文件目录和档案原文 有权限的用户还可以下载打印 大大节省了查档时间 对外交流 对外交流 可将各种档案制作成光盘 该光盘可以脱离开系统使用 并可查询检索 3 综合档案管理系统必然会促使相关工作人员提高自身的素质 以适应高效的办公 4 高管理水平 高效率工作 高素质员工带来的唯一结果就是提高企业的核心竞争力 2 22 2 电子化 网络化环境下档案的收集电子化 网络化环境下档案的收集 在使用清华紫光电子档案管理系统后 档案室和其它部门人员有了良好的接口 使数 据从各个处室直接流入档案系统 在档案管理系统加工整理后的数据再次提供给各部门利 用 提高了档案数据的利用率 如文 档一体化系统数据收集图所示 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 在电子档案管理模式下 文件 档案档案信息的收集均可从各司局开始 各司局通过相应 模块在权限的控制下自行收集 归档本司局的文件 库存的实体档案可以主要采取扫描数 字化的方式进行管理 办公自动化系统中需要归档的文件可以通过办公自动化系统和电子 档案管理系统的接口程序直接转入利用 2 3 电子化 网络化环境下档案室内部管理电子化 网络化环境下档案室内部管理 档案人员的工作职能随着档案管理方式的变化也发生了很大变化 档案人员可以借助 先进的档案管理系统对档案信息进行综合管理 为下一步提供局域网所有用户利用档案信 息资源打下良好的基础 包括 综合档案信息著录 扫描电子化 打印规范报表 进行档 案统计 档案保管以及辅助进行库房实体设备管理等 如下图 文档一体化系统档案管理 图例所示 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 2 4 电子化 网络化环境下档案的利用电子化 网络化环境下档案的利用 通过文 档一体化项目的实施 文 档信息资源已经有效的从实体手工管理逐步转入 到电子化网络化管理 在电子化 网络化管理下 档案系统维护员通过严密的权限控制对 电子档案提供网上查 借阅 档案实体网上查 借阅预约 形成编研专题 可脱离系统浏 览查询的光盘档案等利用手段 充分进行信息挖掘 从而提高了档案的利用率 以下为文 档一体化系统档案利用图例所示 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 3 系统功能模块的划分和各模块的设计系统功能模块的划分和各模块的设计 3 1 总体功能设计总体功能设计 如图所示 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 档案信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构 根据档案管理工作的分工 不同分为 信息采集 日常管理 信息服务 系统安全 系统设置 软件接口六个部分 其中信息采集 日常管理和信息服务三部分包括了用户档案信息管理的主要业务内容 实现了档案信息的收集整理 日常管理和利用服务的网络化和电子化 信息采集主要负责档案信息的整理 编目与电子文件的自动挂接 完成档案信息的收 集 录入和数字化工作 日常管理部分主要完成电子档案的鉴定 销毁 移交 编研 征集等工作 同时可以 辅助实体管理 形成档案的目录 进行借阅 利用 统计等管理工作 信息服务主要通过简单方便的方式 为用户提供快捷的档案信息服务 系统安全则充分保证了档案系统和数据的安全性 使对电子档案信息的安全管理能够 控制到每一具体功能操作和每一具体文件 软件接口部分实现了清华紫光电子档案管理系统和 OA 及案件管理系统的接口 从而很 好地完成了文档的一体化管理 系统设置部分为用户搭建符合自身档案信息管理需要的档案管理结构提供了定制工具 可以让用户自己量身定制本单位的档案管理结构 无论是从眼前 还是从长远考虑 都将 比其他任何系统更加能够适应用户自身不断变化和不断增长的功能需求 档案信息自动化管理系统主要以 TH AMS20XX 清华紫光电子档案管理系统 网络版 为基础进行开发 同时与已有的 OA 办公系统提供接口 清华紫光电子档案管理系统是一 个平台化的档案管理软件 完全满足上述系统基本设计原则中的各项要求 同时具有如下 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 优势特点 1 电子档案管理平台技术 档案类型可以自由定制 档案管理的层次可以自由定制 档案录入的信息 数据库结构 可以自由定制 用户的录入及检索界面可以自由定制 录入方式可以自由定制 档案的分类表可以自由定制 档案的统计报表可以自由定制 用户对档案的操作和使用权限可以自由定制 内置大量函数 提供用户功能强大的定制手段 通过上述定制功能平台可以建立任何企业和行业的电子档案管理系统 2 多文件浏览技术 支持多达 200 多种图形图像文件格式的管理和浏览 3 标准化程度高 符合国家 CAD 文件归档规范 和 档案管理软件功能要求 符合国家档案局归档和分类规范 通过国家档案局评测 结果为 优 通过国家档案局技术鉴定 通过国家 863 项目鉴定 是国家档案局首选推荐的档案管理软件 国家科技部全国重点推广计划和国家级新产品 4 功能丰富 六大部分十一个子系统 包含了基本档案管理工作业务 WEB 方式的检索查询 档案管理网站 5 网络功能强大 C S B S 混合架构 不受用户站点限制 模块化结构 适合网上应用 6 可与 OA 等系统接口形成文档 科档的一体化管理 OA 系统接口 其它业务系统接口 7 光盘制作和数据转换子系统 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 制作符合国家电子档案归档规范的光盘 用于数据交换 可自动转换老数据库中的档案目录信息 可将档案的目录转换成标准的 DBF 文本或其他标准格式 以便于数据交换 8 安全性高 多级安全管理机制 权限可针对某一个人或一个文件 文件安全利用技术 可防止网上对档案的非法使用 9 清华紫光电子档案管理系统为用户提供了未归档库 专门用于档案的收集 整理 工作 未归档库提供自动组卷 拆卷 案卷和文件调整功能 用户可对文件进行 方便的整理和组织 同时又不会影响到已归档库中的正式档案 可以随时将未归 档库中整理好的档案编目进入已归档库 形成正式档案 同时未归档也可以进行 检索查询和利用 可以完成文件的收集 整理 与 OA 系统的接口等工作 10 上述针对未归档库的收集整编功能可以提供各部门使用 使档案的收集整理工作 分散到部门 也可以由档案中心统一进行整理 同时可以接受 OA 中的公文 进行 整理归档工作 11 我们在档案的数据录入和收集整理功能中增加了批量挂接的功能 可以将整理好 的档案目录和原文 电子文件 自动对应 电子文件可以在网络的任何地方 但 自动对应后可自动上传到服务器统一管理 12 档案的信息服务通过紫光的档案管理网站实现 在很多用户单位都实现了档案网 站的信息服务 用户就象上网一样方便地访问和利用档案信息 档案编研成果 政策 法规 制度 通知等信息都可以通过网站随时发布 档案网站还解决了各 种格式档案的浏览问题 包括多媒体档案 同时受到各种权限的控制 能充分保 证档案的安全性 13 在检索查询和再利用手段上我们可以内嵌全文检索系统 大大提高档案的查询速 度和检索能力 同时可内嵌 OCR 系统 时图象文件随时可以识别 提供再利用 14 我们提供了条件组合检索 卡片检索 分类检索等多种检索手段 可以进行各种 模糊的检索查询对查全率 查准率能够提供可靠保证 对档案可以按项目 案卷 和文件进行方便地检索 15 网上借阅是很方便的借阅纸介质档案的手段 为用户利用档案的实体和档案人员 对借阅的管理提供了极大方便 16 统计报表功能可以对档案数据库中的所有内容进行自定义格式的打印和统计 17 光盘制作可以随时将需要的档案信息制作成标准格式 国标 的光盘档案 用于 数据交换等工作 而该档案无须依赖任何环境 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 18 自动 批处理功能 自动立卷 主题词自动标引 电子文件批量挂接 档号的自动生成 扫描图象的自动上载 注 为符合铜陵有色金属 集团 公司对档案信息管理的要求 我们将根据实际需求在现 有清华紫光电子档案管理系统基础上进行修改和开发 3 2 信息采集信息采集 信信息息采采集集 数据转换 电子档案库 待归档库 电子档案 原文库 收集整编 数据录入 其它 文件 老系统中 的数据 馆藏 档案 数字化工作管理 OA接口 信息采集部分功能示意图 如上图所示 信息采集部分包含三个子系统 数据录入 数据转换和收集整编 它们 分别完成不同来源的各类档案的信息采集录入工作 是检查档案信息自动化管理系统项目 档案电子化的入口 图示中 信息采集 与 数字化工作管理 和 OA 接口 相配合 可 以最终形成数字化的档案信息 其中信息采集部分 数据录入 数据转换和收集整编主要用来形成电子档案的目录信 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 息 并提供多种与原文对应挂接的手段 而 数字化工作管理 和 OA 接口则通过扫描和网 上归档的方式形成最终的电子档案原文 用户所需的各单位所形成的各种类型的档案都可 以通过信息采集部分 形成最终的数字档案 下面我们分别介绍信息采集部分的三个子系统 数据录入 数据转换和收集整编 数 字化工作管理和 OA 接口部分在本方案的后续部分再进行介绍 通过统计报表设计的各种目 录和表格都可以在上述系统中实现随时的打印输出 信息采集部分的设计特色主要有以下几个方面 电子文件的批量挂接 使得档案目录的录入 原文的扫描加工并行处理 自动对 应 形成自动的批处理 而不需采用工作量大和相对麻烦的条码 归档文件的存储分为未归档库和已归档库 未归档库存储未整理的文件 用于文 件的收集 整理 提供自动组卷 自动形成档号等自动化功能 整理好后再归入 已归档库 已归档库存储整理好的档案信息 对未归档库的任何调整操作都不会 影响已归档库中的档案信息 已归档和未归档库都可以提供检索查询和利用 对 信息的组织和操作安全提供了良好的保障 收集整理功能可以实现部门录入整理 解决诉讼档案的部门录入整理 档案整编 归档的问题 通过权限控制案件办理过程中相关人员的录入权限 待结案归档时 已经在待归档库中形成较完整的信息 由档案编目归档 通用的数据转换技术 不仅可以将过去系统中的档案信息转换进来 还可以将外 部标准数据有选择地转换入库 已归档 未归档 方便实用 通用性强 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 3 2 13 2 1 数据录入数据录入 数数据据录录入入 电子档案库 电子档案 原文 数据录入 馆藏 档案 扫描加工 修改后重归档 分类表管理文件传输设置 数据录入功能示意图 数据录入的功能和流程如上图所示 用户在进行项目 案卷和文件的录入工作时 系 统提供了添加 编辑 删除 检索 排序和插入操作 录入时能够按照用户需要自动生成 档案管理所需的流水号 案卷号 档案号等各种序号 支持自动校验 修改和重新排序功 能 并可任意指定某一记录进行复制 数据录入提供双人同时录入相同条目 系统自动判断录入的正确性 二人录入的信息 是否一致 给出错误提示 由第三人校对修正的校对功能 修改后重归档功能可以使被修改后的电子档案替换掉旧档案 使用户能够在检索查询 时直接浏览到修改后的新电子文件 同时 记录了修改信息和旧档案 以备用户对档案修 改情况的跟踪 电子文件的批量挂接功能可以将用户已录入的档案记录和电子档案原件根据某种规则 自动对应 以使查询用户能够在检索到档案条目的同时浏览电子原件 并减轻了档案人员 的录入工作量 分类表管理则可以让档案管理人员随时可以建立 编辑和修改档案的分类表 为数据 录入创造条件 系统支持分散整理的需要 可以满足不同部门分布式立卷要求 兼容新老立卷方式 文件传输设置可以控制电子文件的各种挂接方式 满足用户电子文件来源复杂的需求 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 另外 系统还提供批量修改等简单方便的数据操作功能 3 2 23 2 2 收集整编收集整编 收收集集整整编编 未归档库电子档案 原文库 整理编目 归档 文件 OA接口 文件传输设置 目录 电子文件 电子档案库 编目 收集整编功能示意图 收集整编子系完成了电子档案的网上归档流程 使档案的监控 接收 鉴定整理 工作通过网络在软件中实现 各部门的档案可以通过 OA 接口或直接使用本模块转 入或录入未归档库中汇总 档案管理人员可以随时监控未归档库中的待归档文件 的录入和整理情况 并利用系统提供的各种整理功能进行整理 鉴定 编目 归 档 归入正式电子档案库中 对于档案收集过程中用户需要掌握的档案类型 收集时间 来源 负责人 密级 保管期限 数量 载体等目录信息进行登记管理 并且可以随用户的需要对于目 录项进行增加或删减 收集整编子系统实现了未归档的参考资料和 OA 归档的文书档案的接收和整理功能 对于在 OA 公文流转过程中产生的文件 可以由 OA 接口转入到未归档库中 由档 案管理人员进行整理编目 编目后再由未归档库转入正式的档案库中 供检索利 用 收集整编时能够根据用户的需要自动生成各种排列序号并支持序号自动校验 可 以进行序号的修改和重新排序操作 档案 文书人员可以利用系统提供的已整理的卷内文件和待编目的案卷功能中的 添加 编辑 删除 加入当前卷 撤出当前卷 拆卷和编目等操作 对用户提交 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 的文件 资料进行存储和预归档 分类组卷 上述未归档文件的所有信息均放在 系统的未归档库中 并可以通过检索查询子系统对未归档库进行检索查询 档案管理员可以对未归档库中的文件信息进行审查 审查合格的文件和案卷可以 通过编目操作进行归档 归档后的档案存入已归档库中 另外可以进行案卷的合并 拆分和移动功能 自动组卷功能 文件的批量修改功能 密级 保管期限等 可提供文印室 机要室将打印文件和机要文件即使录入归档 3 3 33 3 3 数据转换数据转换 数数据据转转换换 定义初始值 电子档案库 定义字段间转换 关系 外部数据 定义特殊转换关 系 数据转换 数据转换功能示意图 数据转换主要用于外部单位 上级单位或下属单位 报送的电子数据或数据盘向本系 统的转换 如上图所示 数据转换子系统提供了定义数据库字段间的对应关系 定义字段 间特殊关系 定义目标字段缺省值和数据转换四个模块 定义数据库字段间的对应关系 用户通过该功能可以自动读出老数据库中的字段结构 让用户自己选择老字段对应新 库中的那一个字段 从而一一建立其字段间的对应关系 定义字段间特殊关系 某些特殊字段 如 转换过去须进行统一的修改 则可在此功能中实现 定义目标字段缺省值 数据转换 选择需转换的记录进行数据转换 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 3 3 日常管理日常管理 日日常常管管理理 统计报表 电子档案库电子档案 原文 鉴定和销毁 目录 报表 回收站 借阅管理用户 实体管理档案 档案 日常管理功能示意图 如上图所示 档案的日常工作通过 实体管理 借阅管理 鉴定销毁管理和统计报表 四个子系统来完成 实现了用计算机辅助手工管理纸介质档案的功能 日常管理部分设计特色 完善的实体管理功能 可实现档案的征集 接收 移交 借阅 鉴定 销毁等方 面的管理 实现了网上借阅的功能 通用的报表生成器 可以用来生成各类目录和统计报表 下面我们将分别介绍各子系统的功能 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 3 3 13 3 1 借阅管理借阅管理 借借阅阅管管理理 借阅统计 用户催还管理 检索统计 借阅管理归还管理 预约管理 借阅管理功能示意图 借阅管理子系统分为纸介质档案的借阅管理和电子档案的检索统计两部分 主要功能 如上图所示 包括 借阅管理 归还管理 催还管理 借阅统计和检索统计 借阅管理 主要完成纸介质档案的借阅登记 以便于对用户的借阅进行管理 档案管理员记录用户要借阅的档案类型 是否已归档 借阅案卷还是文件 借阅 日期 借阅者 借阅期限和同意借阅的领导等信息 检索到用户所需的档案进行借阅 登记 并打印借阅单 另外 系统可以设定缺省的借阅时间和缺省的个人借阅份数 借阅登记后的档案 系统会自动记录下所剩得份数 为以后的借阅 归还 催还和统 计提供参考 归还管理 归还管理可对用户归还的档案进行登记 同时更改系统中所记录的档案所剩份数 并提供了续借功能 催还管理 由于用户借阅和归还都进行了登记和管理 所以系统可以通过催还管理对过期未 还的档案或已借出若干天的档案进行统计和打印催还单 可以按借阅人来催还 按借阅组来催还 按日期催还和按被借阅的某一档案来催 还 借阅统计 系统对纸介质档案的借阅提供了大量的统计方式 并可随时打印统计结果 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 按借阅人查询按借阅人查询 统计并打印借阅人 档案用户 在某一时间段内借阅档案的次数及 档案详细信息 按时间查询按时间查询 统计并打印在某一时间段内被借阅的所有档案及其详细信息 按档案查询按档案查询 统计并打印某一时间段内某个档案被借阅的情况 包括借阅次数 借 阅人 借阅时间 归还日期 档案类型等 借阅频率查询借阅频率查询 统计并打印某一时间段内被借阅的所有档案各自的累计次数 这样 可以评测档案利用价值的高低 按操作者查询按操作者查询 统计并打印某一时间段内借阅管理员的操作次数及其操作对象 该功能可用于统计档案管理人员的工作量 检索统计 用于统计和监控用户通过网络对电子档案的访问和利用情况 可以将档号 提名 浏览 拷贝次数和时间列表统计 并可对网上用户对电子档案的浏览情况和拷贝情况分 别进行统计 统计方式如下 按检索人统计按检索人统计 可以统计并打印某一用户在某一时间段内对档案文件浏览或拷贝 的次数及其详细信息 按时间统计按时间统计 可以统计并打印某一时间段内所有档案用户对档案文件浏览或拷贝 的情况 按文件统计按文件统计 统计并打印某一时间段内指定档案文件被浏览 拷贝下载的次数及 其详细信息 浏览浏览 拷贝频率统计拷贝频率统计 统计并打印某一时间段内被浏览或拷贝下载的所有档案文件 各自的累计次数 以此可以评测档案利用价值的高低 预约管理 用于处理用户在网上预约的档案 为用户办理借阅手续 所有用户在网上通过访 问档案网站和使用检索查询系统借阅预约的信息都能显示出来 由档案管理人员进行 办理 等待用户提取 档案的利用情况可以根据用户需求 形成标准的数据格式 TXT DBF 等 导出 为别 的系统提供利用 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 3 3 23 3 2 鉴定和销毁管理鉴定和销毁管理 鉴鉴定定和和销销毁毁管管理理 销毁日志 档案 管理员 回收站管理鉴定申请鉴定处理 鉴定和销毁管理功能示意图 如上图所示 用户可根据需要检索到过期的档案 提出鉴定申请 打印鉴定申请单后 由领导批示和签字 提出鉴定申请的档案仍然可以进行检索查询 鉴定处理 档案管理员根据收到的相关领导签字审批后的鉴定申请单 可以根据上面的批示 进行鉴定处理 更改密级 保管期限 销毁或还原 销毁的档案将放入回收站 回收站管理 销毁操作后的档案全部放在回收站内 回收站管理提供给用户对回收站内的档案 进行全部清空 删除 还原 打印和检索等功能 销毁日志库检索 销毁日志库记录了所有的销毁记录 用户可对其进行检索和查询 并打印结果 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 3 3 33 3 3 统计报表统计报表 统统计计报报表表 删除统计项 新建统计项 修改统计项 报表设计 修改属性 复制统计项 模板管理 统计报表功能示意图 统计报表子系统可以对电子档案库所有档案类型下的工程项目库 案卷库和文件库中 的所有字段进行自定义的统计和报表输出 可以打印所有档案管理所需的信息 例如 卷 内目录 案卷目录 背考表等 该子系统由新建统计项 修改统计项 删除统计项 复制 统计项 修改属性 报表设计和报表模板管理等功能模块组成 提供给用户充分的自定义空间 能够根据用户的需要进行各种形式的自定义统计并生 成相应的统计报表打印输出 新建统计项 可以建立电子档案库中所有字段的统计项目 即从库中选出那些字段需要统计和打 印 由以下步骤来实现 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 建建立立统统计计项项 选择统计字段选统计表定义关联关系 定义检索条件 确定排列顺序 统计项建立示意图 选选统统计计表表 使得用户可以从库中选择要统计和打印的子库 例如 党群关 系案卷库 文件库 定义关联关系 定义关联关系 由于可以选多个库 所以要定义库与库之间的关联关系 例如 案卷库中的档号字段应对应文件库中的所属卷号 选统计字段 选统计字段 在所选库中确定要统计和打印的字段 排列顺序 排列顺序 可确定统计报表中记录的排序 定义检索条件 定义检索条件 用于定义统计报表所打印的记录范围 修改统计项 删除统计项 复制统计项 修改属性 可以方便用户生成新的统计项 只要对已有统计项做较小的改动 无须从头开始 报表设计 使用户可以根据统计项建立和设计各种形式的报表 以满足用户的各种需求 该功 能模块结合了 WORD 的排版功能和 EXECL 的统计功能 可以输出图文并貌的统计报表 报表设计的主要特点有 1 可选多种表格类型 尽管可以自由设计 但系统仍然提供了多种常用的报表 格式 2 可选择是否需要页首 页尾 标题 总结等 3 可以在任何位置插入图象 4 可以进行任何字段的统计求和 并可插入算式计算 5 可以定义报表中任意位置的字体 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 统计报表实例 总之 通过报表设计功能可以实现任何复杂报表的打印和统计 满足各种用户对报 表的不同要求 报表模板管理 用户可通过系统提供的添加 删除和编辑操作将所设计的报表格式当作模板存起来 为用户以后的使用提供方便 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 3 4 信息服务信息服务 信信息息服服务务 档案管理网站 电子档案库电子档案 原文 检索查询 信息 服务 光盘制作 光盘 档案 OA系统 批量挂接 信息服务部分功能设计 信息服务是电子档案管理系统当中最主要的功能之一 能够为用户提供功能丰富且方 便快捷的检索手段和多样的查询方式 是数字档案管理系统能够成功应用的基本条件 我 们为用户提供了三种档案信息服务的方式 光盘制作 检索查询和档案管理网站 这三种 方式代表了当今最流行的档案信息服务模式和发展方向 信息服务部分的设计特色 光盘制作 可生成独立于系统的标准光盘档案 也可以是其它任何存储介质 用于数据交换和脱机存储 与全文检索系统完美集成 可实现索引的自动形成 内嵌快速 OCR 系统 受到 权限的严格控制 可支持 200 多种图形图象的浏览显示 可支持多媒体文件的管理和播放 内嵌在线 OCR 技术 使档案的利用十分方便 下面我们将对三种方式分别进行介绍 其中全文检索部分将在后面有关章节中介绍 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 3 4 13 4 1 光盘制作光盘制作 国家科技部 国家档案局 国家技术质量监督局等几家单位联合制定的 CAD 文件光盘 存储标准 清华紫光是制定该标准的起草单位 是图档数据存储的依据 清华紫光企业档 案管理系统全面支持该光盘标准 可以对标准格式的光盘进行数据读入 数据输出及检索 并可将档案数据按照上述标准的格式直接存储在光盘中 形成的光盘档案可以用于数据交 换和电子档案的脱机保管 制作的光盘档案可以用于档案的移交和其它数据交换 制作好的光盘使用界面 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 光光盘盘制制作作 设置存储介质数据导出 数据导入 光盘制作子系统功能结构图 如上图所示 光盘子系统包括设置存储介质 数据导出和数据导入三个功能模块 设置存储介质 用户可根据自己目前所用的光盘存储设备 选择光盘的类型 大小和相应的刻录 软件 数据导入 用户可将所选光盘上的档案数据存入当前的电子档案库 数据导出 用户可将所选的档案按照国家 CAD 文件光盘存储标准形成标准格式的光盘 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 使用制作好的光盘进行文件的浏览 光盘制作子系统可以用于对外数据交换 档案的脱机存储等工作 由于采用了国家标 准 即使用户没有清华 TH AMS 软件 也可以通过直接读取光盘 查到档案的目录 对其进 行检索查询 并浏览利用其原件 3 4 23 4 2 检索查询检索查询 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 TH AMS 档案查询浏览界面 在用户权限允许的条件下 直接浏览到所需信息的原文 甚至于下载到本地机供用户 利用 系统可以浏览 200 多种文件格式 象常见的文本 表格 各类图形图象和数据库文 件 并可外挂浏览器以适应不断出现的新文件格式 同时支持多媒体档案的在线播放 档档案案检检索索 分类检索 卡片检索 条件检索 用户 外挂浏览器 选择档案类型检索结果 浏览 下载 档案预约借阅 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 档案检索功能图 如上图所示 档案检索子系统由条件检索 卡片检索 分类检索 档案预约和文件浏 览器设置等功能模块组成 其中项目 案卷和文件检索都可采用条件组合检索和卡片式检 索两种方式 条件组合检索条件组合检索使用户能够根据项目 案卷和文件信息中的所有字段进行各种条件的组 合 形成条件表达式进行检索 卡片检索卡片检索方式将项目 案卷和文件的录入界面显示出来 用户可将所知信息填入相应 字段 即可查出满足条件的档案 数据检索使用户根据输入的项目 案卷或文件信息检索到满足条件的档案 显示出他 们的详细信息和浏览电子文件 并可以在检索结果范围内进行再次检索 保证用户的查全 率 查准率 在权限允许的范围内将检索文件下载到本机 分类检索分类检索使用户根据要查档案的分类表检索到满足分类的案卷 从中可列出案卷下的 所有文件 并可显示出他们的详细信息和浏览电子文件 在权限允许的范围内将其下载本 机 能够方便地对查询结果进行显示 排序 转存 打印或选择输出等技术处理 文件浏览器设置 外挂浏览器 为本系统内置浏览器所不能浏览的文件提供了可外接 浏览器的功能 使得用户可以浏览到所有特殊格式的文件 档案预约可以对查到的档案进行借阅的预约 网上通知档案管理员办理借阅手续 直 接去档案馆提取即可 上述网上的检索查询均受到权限设置子系统中用户和档案权限的限制 3 4 33 4 3 档案网站档案网站 随着 INTERNET 的迅速普及和应用 大量用户需要以上网的方式对档案数据库进行访问 同时企事业单位为适应电子政务 电子商务和数字企业建设的需要 也急需将企业形象 组织机构 取得成就和发展状况等信息对外发布 对特权用户可允许访问更多的重要信息 而这些信息的来源和组织形成工作都主要依赖于档案 清华紫光在原有 WEB 检索子系统的基础上开发出了 电子档案网站 可以作为本单位档 案信息的发布 查询和下载利用的平台 既可独立使用 也可嵌入用户单位主页或其它应 用系统 OA ERP 为用户的检索查询提供了极大方便 档案馆所有信息通过信息网站发布 公司员工可以通过网站了解公司各项规章制 度 公司通知 查看公司的大事记 查询档案 浏览档案原文等 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 档案网站首页 网站首页主要组成 网站首页主要组成 档档案案网网站站首首页页 编研成果规章 制度公司信息 网站首页 档案查询登录 网站首页示意图 规章制度 规章制度 发布公司各项规章制度 并及时更新 供全体员工浏览 公司通知 公司通知 随时发布公司的各项通知 用简便快捷的方式让全体员工得到公司的通知 档案编研 档案编研 大事记 档案专题介绍 全宗指南 组织机构改革 查询登陆 查询登陆 通过用户名和密码的认证 登陆到查询档案主界面 清华紫光电子档案管理网站主要具有如下特点 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 B S 结构 客户端无须安装任何软件 便于维护和升级 可根据用户要求定制主页及其内容 适合不同单位个性化要求 可将档案的编研成果 公用信息随时在网页上发布 例如 组织沿革 大事记 专题内容 史料汇编 政策法规 规章制度 工作流程等 可与电子档案数据库连接 进行档案信息的查询和利用 对档案检索查询的权限完全受档案管理软件中权限设置的控制 充分保证档案的 安全性 模糊检索功能 可支持 200 多种图形图象等电子文件的浏览和显示 并支持多媒体文件的播放 完全解决了 IE 浏览器显示文件格式有限的问题 可外挂浏览器和汉字库 用户通过网站 可以采用最简单的浏览器方式方便安全地访问本单位的档案信息 也 可使档案以大众所喜闻乐见的方式提供广泛的信息服务 查询主页主要组成 查询主页主要组成 档档案案网网站站查查询询 高级查询模糊查询 个人借阅情况查 询 档案查询首页 分类查询 网上借阅预约档案查询 网站查询示意图 档案检索 公司员工可以对公司的档案进行检索查询和浏览 查询方式有模糊查 询 高级查询 分类查询三种 模糊查询让用户不需要知道详细的信息就可以检索到 相关的档案数据 利用高级查询用户可以组合查询条件 得到精确的查询结果 分类 查询提供给用户按照档案的分类进行分门别类的查询方式 个人借阅情况查询 公司员工可以浏览自己的借阅情况 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 高级利用 对查询到的档案 图书支持网上借阅 网上浏览或者下载 如果员工的权 限不够还可以进行赋权申请 由管理员赋权 3 5 系统设置系统设置 该部分为档案用户提供了一个功能丰富的自我设计平台 用户可以根据本单位档案管 理的规范和需求 对档案系统进行自由的定义 其中包括各种档案类型 数据库的结构 用户录入的界面 分类方法等 使档案系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制 的数字档案管理系统 如下图所示 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 系系统统设设置置 案卷 项目 年代 新建档案类型 文件 电子原件 代码表分类表建库结构定义界面 系统设置示意图 所以 当用户刚开始使用本软件时 应该首先进入该子系统 进行档案管理系统的定 制 然后再进入其他模块 按照定制好的方式进行档案管理工作 系统设置部分设计特色 强大的定制功能 充分满足档案管理的发展和变化 界面生成器 分类表管理和代码表管理提供用户定制功能完善方便的录入界面 3 5 13 5 1 建立符合用户要求的档案管理结构建立符合用户要求的档案管理结构 用户一般需建立以下档案管理的结构 档案类型 项目分类表 案卷 文件 电子原件 上述工作可以通过系统设置子系统中 自定义档案类型 选择档案类型 自定义 数据库结构 查看库结构和分类表管理五个功能模块实现 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 自定义档案类型 用户可根据本单位档案管理的要求 建立所需的档案类型 例如 党群关系 行政管理 基本建设等 并可以随着工作的发展任意添加新的档案类型 例如 图书资料 声像档案等 提供用户自定义档案类型的主要功能如下 添加添加 添加档案类型并定义其属性 包括 档案名称以及该当案类型是否包 含项目 案卷和分类表等属性 删除删除 删除已建立的档案类型 复制复制 可以复制已有档案类型的属性 库结构及数据 形成新的档案类型 恢复恢复 恢复已删除的档案类型 属性属性 可以更改任一档案类型的现有属性 即 是否包含项目 案卷和分类 表 选择档案类型 选择档案类型就是指定以后要操作的档案类型 如果您的系统中有两种或两 种以上的档案类型 在进行各种功能操作之前 必须指定档案类型 以确定后续 的操作是针对哪一个档案类型进行的 自定义数据库结构 根据用户选定的档案类型及其属性建立相应的项目库 案卷库和文件库 提 供用户的主要功能如下 插入 添加和删除插入 添加和删除 用户可对系统默认的项目库 案卷库和文件库字段进行 任意的编辑 以满足用户档案管理的需求 建库建库 对已定义好的上述数据库结构进行确认和正式建立 定义录入界面定义录入界面 用户可分别对已建立好的项目库 案卷库和文件库结构定义 其录入和查询界面 系统提供给用户的自定义功能十分的丰富 用户不仅可以自 定义字段的排列位置和显示大小 而且可以定义字段的输入方式 下拉选择框 初始值 字段组合 字体等等一系列功能 使得用户可以充分发挥自己的天赋 设计出任意美观和实用方便的用户界面来 查看库结构 用来察看建立好的项目库 案卷库和文件库的数据库结构 分类表管理 用户可根据本行业的档案分类规范建立相应的树型分类结构 分类表 任意 添加 添加子项 删除 删除子项分类字及其内容 含义 并可任意选择分类字 的连接符 还可以从参数表中挂接分类项 使用起来十分的灵活 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 3 5 23 5 2 对现有档案管理系统的其他设置对现有档案管理系统的其他设置 代码表设置 代码表就是系统中公用的表 如密级 专业 部门等 这些表的内容在系统中多次使用 而内容的范围有限 特别是在进行数据录入时 需要多次重复性输入 为此把它们设置为 代码表 使其内容变为可选项而不必手工录入 系统提供用户对代码表设置的主要功能有 新建 修改 录入 删除和属性设置 用户根据使用情况可建立越来越多的代码表供用户 选用 可以为用户使用档案管理系统提供极大的方便 3 6 系统安全系统安全 档案系统的安全主要包括三部分 与档案系统访问安全设计 系统数据安全设计 和日志管理 其中 与档案系统访问安全设计包括档案管理软件中的权限管理 数据库访问密 钥 防扩散措施 IP 和 MAC 地址绑定 系统数据安全设计包括档案数据的安全存储和备份 电子文件的安全利用 日志管理包括系统日志 借阅日志和鉴定销毁日志三部分 提供了完整的日志管 理 如下图所示 在电子档案数据存储 安全方面我们由权限管理和存储及数据安全 两部分共五个功能模块组成 其中权限管理主要完成清华紫光电子档案管理系统对用 户和档案权限的控制功能 包括了权限管理和临时赋权两个功能模块 存储及数据安 全部分主要保证电子档案数据的长期 安全的存储以及灾难的预防和恢复 包括 数 据维护 数据压缩和数据加 解 密三个功能模块 下面就分别介绍上述内容的各部 分设计 权限和数据安全部分的设计特色如下 软件中对档案的权限可以控制到每一份文件是否可以浏览 下载和借阅 针对越权查询的情况 提供方便的临时赋权功能 与中办机要局的加密系统完美集成 充分保证了数据的存储 权限 传输过程中 的安全问题 并已经有成功案例 可采用流技术对电子文件原文进行浏览和下载 不会形成临时文件 最大限度地 保障了数据传输的安全性 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 权权限限和和数数据据安安全全 数据维护 电子档案库电子档案 原文 临时赋权 权限管理用户数据加 解 密 数据压缩 扫描文件 备份存储 设备 权限和数据安全示意图 下面就分别介绍上述内容的各部分设计 3 6 13 6 1 数据库访问密钥数据库访问密钥 传统的数据库访问方式是直接在数据库建立访问的用户和密码 整个档案系统的全部 用户都利用建立好的数据库访问用户来调用数据库里的数据 这就带来了安全隐患 档案 数据有可能在数据库里被直接拷贝 紫光档案软件采用了数据库访问密钥技术 对数据库访问生成访问的密钥 档案系统 的用户通过密钥访问数据库 保证了数据库的访问安全 有效地杜绝了数据库层的泄密 3 6 23 6 2 权限管理权限管理 电子档案管理的主要目的之一 就是能够使计算机网络上的用户可以根据需要随时在 本机上就可以检索 查询 浏览和下载所需的档案资料 但是众所周知 档案是带有保密 合肥紫软计算机科技有限公司合肥紫软计算机科技有限公司 项项 目目 建建 议议 书书 性质的 权限设置子系统使档案管理人员在网上既可保证有权用户对档案的有效利用 又 可限制用户对档案的使用权限 更可以保障档案的安全与可靠 档案管理人员可通过该模 块对网上的每一个用户及其权限 以及本单位各部门或专业对档案的权限等进行一系列灵 活的设置 并可细化到某一案卷和文件的权限 如 该文件是否可浏览 下载和借阅等 也可以为某一用户临时赋权 权限设置好后 除临时赋权外 不需要再进行日常繁琐的检索 借阅 归还等工作 而只需要定时的对档案利用情况进行统计即可 对档案的查询和浏览可由用户自己在网络 上通过我们提供的信息服务方式完成 权权限限管管理理流流程程 常规审批 临时赋权 权限管理 权限管理流程示意图 上图为用户进行档案利用时的权限管理流程 如果一个部门的用户要查询档案 需先 经主管领导进行常规审批 通过后再根据自身的权限 在允许的范围内享受档案的信息服 务 如果因工作需要而需越权查询档案 则需进行临时赋权 确定审批流程 由相关领导 网上赋权后进行利用 赋权流程设计为用户直接提交主管领导 主管领导根据所要查询档 案的性质 确定由哪个领导审批 就这样完成审