档案管理制度(蓝本文字版).doc

存档：以公司名义下发的文件原件及正式件（2份）由档案室存档。档案管理工作：负责日常办公档案和工程技术档案的收集、整理、保管、统计、使用工作。档案员岗位职责所属部门：办公室直接上级：办公室主任一、岗位要求：1、 大连市内四区户口（父母也应是本市户口）；2、 女性，年龄45周岁以下，身体健康；3、 学力大专以上，其中档案负责人须具有档案员以上资格证书；4、 严谨认真，一丝不苟，保密意识强。二、岗位职责：1、 负责定期收集档案工作。包括公司内部各种文件、领导讲话材料、会议纪要、外部收发文件、企业有关的图表、各种协议、合同、工程技术档案、有关各种活动或各种检查工作的相片、录音、录像等音像资料，其他各种具有保存价值的文件材料、重要工作经验材料等。2、 负责档案整理和保管工作。对收集起来的档案分门别类加以整理并编号，使之系统化，便于查找。同事运用科学手段对各种档案，才去保护措施，进行系统管理。3、 档案鉴定工作。按档案分类保管年限，对失去保存价值的档案进行审查鉴别，根据公司领导批示，按档案管理规定进行处理。4、 档案借阅工作。为领导、各部门查阅档案提供服务。5、 档案保密工作。对各种档案严守秘密，不外露、不随意借阅。档案管理制度第1章 总则第一条 为加强公司档案管理工作，有效的保护和利用档案，维护公司合法权益，他制定本规定；第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司个基本门及员工从事业务、经营、管理工作、公关宣传等活动中所直接行程的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录；第三条 公司及各部门、员工有保存档案的义务；第四条 档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。 第2章 档案机构及其职责第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即档案员）；第六条 档案工作由公司办公室统一领导，档案室负责接收、收集、整理、立卷、保管的档案和提供其利用工作，办公室要监督各部门、各下属工业企业、各公司的档案工作。第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。第3章 档案的管理第八条 整理办法：1、方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷；2、步骤：A、收集 文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷； 企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册 B、整理 根据分类和成立时间整理。 C、分类 根据具体内容分类。D、立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。第九条 过程管理：1、属于公司保管的档案：公司几个下属公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交档案室保管，任何人不得据为己有。2、属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分组保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录，预立卷材料的目录进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应由两人以上负责监销，并在清单上签字。第十二条 公司档案的分类及编号：指定档案员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按合同管理规定处理。第十四条 借阅：具体见档案借阅制度。第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。第4章 档案备份制度第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必需备份。第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。第十八条 备份盘于源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。第5章 处理条例第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪依法追求刑事责任：1、 毁损、丢失或擅自销毁企业档案2、 擅自向外界提供、抄摘企业档案3、 涂改、伪造档案4、 未及时上报归档或管理不善的档案管理着5、 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）第6章 责任第二十条 本制度适用于鹏生企业各员工各部门。第二十一条 本制度监督负责部门为公司办公室。档案借阅制度1、 借阅档案必须在“档案借阅登记薄”登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经相关主管批准方能借阅。2、 案卷原则上不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。3、 借阅期限不得超过一个星期，到期必须归还，如许再借，应办理续借手续。4、 借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密：1、 不得擅自涂改、勾画、剪裁、拆散、转借或损坏，否则，违反保密法有关法规追究当事人责任2、 如有必要必须摘抄、翻印、复印以备使用时，一般性文件、材料、图表等必须由办公室主任签字批准后，将批准单交予档案管理人员备案方可实施。3、 秘密级以上文件、材料、图表等必须经总监理签字批准方能借阅、复印、摘抄、翻印5、 借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告相关主管。6、 外单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准方能查阅，但不能将档案带离档案室。7、 外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料档案管理人员要随时跟踪，进行审查、签章。8、 档案管理人员违反上述规定，一经发现视情况给予100-300元罚款，情节严重的给予开除，并追究法律责任。借阅档案经档案主管批准借阅部门登记归还档案借阅流程工程档案管理流程档案员组织预制定项目工程档案管理档案员搜集学习政府工程档案管理文件和公司档案管理文件监督档案编制、收集交市档案管、公司档案室（按具体要求进行交档）竣工档