如何收发邮件你知道多少.doc

昨天跟老师一起，参加了跟比亚迪公司代表罗小姐的圆桌会议。罗小姐问我，你觉得你在微软技术俱乐部学到的最有用的是什么？我说是做事，比如发邮件。她说是这样的，相同的事情，交给不同的人，肯定会有很大的差距的。一个多小时的交流中我给那位姐姐留下了深刻的印象，姐姐说她很欣赏我，很喜欢我的性格，而我非常感谢在微软技术俱乐部里学到的所有的东西。我就要退了，可是经常有很多让我哭笑不得的事情，于是我非常想把一些心得写下来跟大家分享。今天就说说邮件吧。微软中国的汪璐姐姐说过：大家回信，要考虑是否需要回复全部，使得信息是平衡的。可能你们不习惯，但是要养成，让一封邮件的作用大些，哪些人是，那些人，那些人是，TO:发送到CC:抄送到TCC:秘密抄送到CC 英文全称是 Carbon Copy(抄送);BCC英文全称是 Blind CarbonCopy(暗抄送)。 有的信要用回复，有的信要新建，有的信要转发或是作为附件，都是有不同作用的。一定要记得保存常用联系人，合理分组方便使用。一般如果要和MS之类的大公司的职员进行交流时，邮件最好控制在3行以内，以便对方能够最准确地在第一时间里把握信息； 还有就是通常发在附件里打包的内容是没有人看的，可以把内容复制出来，附件命名为“邮件正文内容”。/u/20080226/19/7dce0e90-a7d5-42e2-a60a-cb4cb4a7a1ac.html？如果你特别想要别人看一个链接，里面包含了你最想展示的成绩，不如把网页复制到邮件正文； 发送和回复给最需要的人，抄送给需要了解的人，转发给看不到的人； 有时候邮件列表不是全能和一概而论的，要根据事情性质，让邮件发挥最大作用。有时候，可以放弃给一些人抄送，如果他不常阅读也不认真看邮件，而你还有其他更多重要邮件发给他。还有就是，标题和邮件正文避免错别字，标题不一定很花哨要好好想要表现出你最想表达的主题，最好有得体的签名。平时写文档和邮件，我经常用的就是宋体五号了。千万别忘记添加附件。其实有的邮件往往就是那么几句话，写的很长的也不会有人细看。只要这段对话里有请求对方同意、考评、咨询等重要信息，就必须发邮件，除非你说的话没有价值，你就聊天吧。貌似这个问题是写不写邮件的问题，不是怎么写的问题。格式规范有多重要，要看邮件发给谁，在格式和标记中寻求一个平衡。大家千万不要认为发邮件是一件很简单的事情。下面有几个最近经历的和邮件有关的例子：例14月23日，技术部某副部长开展了一次技术兴趣小组活动。在活动前我给他了一个活动模板，文件夹里有一个word文档和命名为“read me”的记事本，记事本里只有一句话：Word文档请命名为：西电MSTC*组活动记录（*年*月*日），而且我提前告诉了他要发送和抄送的人。4月24日，这位骨干在QQ上给我发即时文件，因为他说word里面的签到部分没有写自己，我让他把自己加上，没有接收。其实还有一个原因，就是希望他能够通过邮件发给我，这样的话，即使我以后电脑有问题丢失了数据，我还能从邮箱里找回这份文档。4月25日，这位骨干说他用QQ邮箱发吧，我说用俱乐部邮箱。于是他告诉我，他不知道邮箱账号是什么样的。我被震撼了。然后他说，word文档应该命名为“技术兴趣小组系统原理组活动记录（2010年4月23日）”吧？我问他有没有看到记事本，他说可能是手滑了。接着，告诉我自己找不到搜索项，我截图给他。然后，他说搜不到白昱阳，给我的截图里搜的是昱杨。接着邮件题目把“记录”打成了“纪律”。最后有一个小问题，截图里题目是4月23，我说你写成4月23日吧。嗯，这样一封邮件终于发好了。我想着应该没什么问题了吧，刷新邮箱后我又郁闷了，附件是有，邮件正文白白的，什么都没有。然后我看了看文档，大概看了一下感觉还好，基本按照模板写的，但是没有看模板示例，不该加粗的地方加粗了。例2西安交大MSTC申阳学长和我们俱乐部合办活动。4月23日下午5点给了封邮件。邮件正文写的很好：大家好，我是交大这边牵线的同学之一，抄送列表中的是本次活动交大方面负责的同学，烦请大家惠存联系方式。大家保持联系。我们这边选了一个同学做策划组组长。下面是我让他给学长回邮件所产生的聊天记录：策划组长：申阳的邮件要回复么？我：回。说你是策划组长，邮件需要抄送。你觉得你应该抄送给谁呢？策划组长：抄送和群发有什么区别么？我：有。你这个邮件时要回给谁的，一定要清楚。然后抄送是想让另外一个人也知道。策划组长：哦 那就抄送给A和B（A和B都是策划组副组长）么？我：还有我和赖贵雄（常务副主席）。策划组长：为什么要发给你，你不是已经知道了吗？我：那我总会忘的啊。你发给我一份，我以后回顾工作时就能记起这个环节了，而且我也可以对你的邮件进行操作，把信息传递给其他人。策划组长：不是三个抄送人么？他在邮件里不是说抄送列表里的是那边的负责同学么 怎么没有名字 我：他给你的邮件里抄送的是他们俱乐部的三个人，你不用管。这个就是一封邮件的作用最大化嘛，他要在给你发邮件的同时，让交大的同学也看到。申阳是牵头的，所以你只需要和他联系啊。策划组长：那我会时也要告诉他这边的策划同学都有谁么？我：额，他认识你一个人就行了。你是接口，懂不？策划组长：嗯，这就回。“你好，本次活动西电方面由我担任策划组长，有事请与我联系。”这样行不？我：太硬了，你果然是技术部的。可以这样写：“学长你好，我是这次活动西电站的策划组长*。期待我们能够合作愉快。”低姿态。人家学长都读研了，还让你“惠存”联系方式呢。（4月24日晚11点半开始的上面的对话持续了一个小时，4月25日凌晨1点半的时候我问他发了没，他说没有，还在研究签名，我说你复制我的改改不就行了，一刻钟以后，邮件终于发了。就为了这一句话的邮件折腾了这么长时间啊。我要哭了。）例3本周二，某同学提交新闻稿。新闻稿我已经提前改好给他。邮件标题：IT职场大学第五期和第六期的新闻稿（哪个学校的俱乐部发的？职场达人写成了职场大学。还有一个小问题，第五期和第六期的写法有点不好）(没有添加附件)邮件正文：这是IT职场达人第五期和第六期的新闻稿. （邮件中这一行的字体大小和后面的不一样，后面的标点是英文的）IT职场达人第5期：和数模有关的故事形式 IT职场达人第六期：飞跃港科大，成功你我他 （5和六，故事后面有“形式”两个字，这两行和前面的字颜色不一样，前面的是黑的，这两行是黑的） 祝工作愉快哦O(_)O （出现火星文） （没有签名就算了，署名也没有） 文：西安电子科技大学微软技术俱乐部 Xiaobo锁定合适的收件人意味着要少用“回复所有人”、“抄送”、“群发”。“回复所有人”是最容易引人抱怨的。当发件人使用这一工具时，他们总是一厢情愿地以为，收件人名单上的所有人都愿意加入一个虚拟的圈子来讨论某件事。但事实是，很多收到“回复所有人”邮件的人根本没工夫继续参与讨论，但是，他们又觉得有“义务”加入讨论。所以一封发给20个人的邮件很快就能膨胀成100封莫名其妙、前言不搭后语的邮件，因为只要一个人按了“回复所有人”，就有4个人觉得必须加入进来。比如：助理要向部门员工通知，3月8号妇女节，女员工可以下午2点下班。她发邮件就是：群发给部门所有女员工抄送给部门经理和男员工意思就是，这件事女员工都是邮件的主要对象，部门经理和男员工只需要知道就好了。这么理解啊： 抄送：比如邮件要发给技术部，同时想发给保卫部、财务部，你就在抄送地址里填上保卫部、财务部他们就会一起收到。叫抄送 暗送：比如邮件要发给技术部，但你同时想给总经理也发一封，但不想让技术部知道总经理的信息，你就在暗送地址填上总经