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学生档案管理论文 学生档案管理论文【1】 摘要本文先论述学生档案的重要性、特点及作用进而指出目前学生档案管理工作中存在的诸多问题再而指出为加强学生档案管理工作的相关对策 关键词：学生档案;管理;生源 学生档案是学生在校学习、实践活动及相关活动中形成的具有保存价值的个人人事文件材料它包括了学生简历、成绩单、教师鉴定评语、奖惩材料、健康材料及团、党组织材料等因此学生档案是学生在校期间思想道德文化素养、学习能力、学生工作能力和身体状况等综合素质的综合反映对于每一位学生来说学生档案有着极其重要的意义 一、学生档案的重要性 学生档案是学校档案群中的一个分支是学生成长过程人事档案的重要组成部分它的记载了一个学生从初入校园到毕业期间的德智体美劳相关方面的情况客观、的反映了每一位学生思想道德文化素养、学习能力、学生工作能力和身体状况等 学生档案既方便又实用不论在质方面还是量方面都有较强的可比性为学生入团入党、就业方面都提供了较为科学和准确的依据避免凭印象、靠反映、赖关系等弊端学生档案的建立对充分调动学生的积极性、培养学生的竞争意识、鼓励学生奋发进取以丰硕的成果为自己书写历史起到了积极促进作用 二、学生档案的特点 1、丰富性 学生档案的内容相当丰富它包含学生在校期间的各种表现及相关情况如：登记表、升学、休学、入团入党、奖惩情况等材料 2、过渡性 学生档案反映的是学生在校学习的过程以及伴随该过程所产生的品德表现和身体健康状况等方面如有学生从休学到复学;有学生受奖惩等这些情况变化都要及时做好记录因为这是今后形成完整档案的基础因此其具有过渡性 3、周期性 学生档案随学生毕业而去在学校保管、管理的时间仅3年学生档案与学生学制时间成正比因此其具有周期性 4、秘密性 每份档案均记载学生很多个人情况如家庭父母情况、学习成绩、道德品行、奖惩等情况而这些都属于个人隐私在一定范围内需要保密所以学生档案定要按相关规定妥善管理避免出现泄密的麻烦 三、学生档案管理工作存在的问题 1、新生档案收集不齐全 近几年由于网上招生和新生自带档案等原因导致新生档案收集困难出现严重缺档的现象甚至出现学生在毕业离校时档案还未有眉目的奇怪现象目前让学生自己带档案的学校比较多由于未成年人档案意识比较薄弱许多学生进校后仍自行保存档案不予上交再加上收档渠道不畅给学生档案的收集工作带来极大困难 2、招生品种多样、生源广泛导致分类管理出现混乱 由于教育从精英教育向大众教育的转变进一步扩大招生规模与招生途径招生品种从传统专业扩展到了如艺术生等多个品种和门类由于各种生源招生、入学时间不同所以一旦出现有新生延误上交个人档案的情形就无法再规定时间内收齐会在分类管理上出现一定的混乱现象 3、归档材料缺失 有些学校送交材料不及时造成材料归档延误和不完整;除此之外个别学生对自己档案不予珍惜填写时不仔细、字迹潦草、不按要求填写等错误做法造成了档案材料质量不高、不规范 4、毕业生档案意识薄弱学校管理难度加大 当今社会人们就业观念和就业方式发生诸多变化外资、合资、私营企业比比皆是许多学生毕业后直接就职于这些企业而从企业管理角度来探讨一是不具有保管档案的人事权二是对企业而言只管招聘用人并不需要个人档案因此出现众多学生毕业后不要档案的现象造成人档分离、档案无人问津的局面久而久之“死档”档案有增无减毕业生弃档行为恰恰给学校带来了重大负担一方面需要投入人力去保管“死档”另一方面还应当投入硬件如设备、仓库等去存放这些档案 四、加强学生档案管理工作的对策 随着社会经济的不断发展社会各界对人才要求越来越高加强学生档案的管理确保学生档案信息资料的、准确和完整是各学校学生管理工作中的一项重任 1、要及时移交归档材料 学校各处、科室对学生入团、党、评选“三好”等表扬或处分;学生升学、休学、退学等有关材料须在结束本项工作两周内及时、完整移交给校学生档案室档案管理员须在接待材料后在规定时间内分类整理准确装入学生个人档案袋 2、加强档案填写者的档案意识 首先学生档案内容多数是由学生本人填写因此学生档案的填写者主要是学生本人其次学校各科室领导、具体任课老师、班主任、教务人员也会填写学生档案他们也是学生档案的填写者以上众多主体对学生档案的认识及重视程度就形成了档案意识的深度档案填写者档案意识的深浅决定档案内在及外在质量因此对学生要加强档案教育对其他档案填写者要提请他们注意使他们对学生档案工作有较深的认识和理解提高他们的档案意识 3、引导毕业生选择适当、稳妥的方式保管档案 针对毕业生档案意识薄弱等情况学校除了要加强毕业生档案重要性的宣传力度还须引导毕业生选择适当、稳妥的方式保管自己的人事档案 或是引导学生选择人才交流市场的档案管理方式人才交流服务机构可以为毕业生办理档案挂靠等手续、负责管理委托方(毕业生或无人事档案保管权用人单位)的个人人事、员工行政关系和档案材料 或是引导学生选择学校代理保管方式少数毕业生因多种原因毕业时没有立即找到合适的就业单位依据国家相关政策毕业院校可为其毕业生保管二年后档案仍在学校的作为失业人员学校自动将其档案转往毕业时户口所在地的区职业介绍机构予以保管 4、简化手续系统排列 学生档案是分年级、分专业、分班的而且每个学生都有自己的学号因此学生档案平时应当依照学号进行排放这样既节省工作人员时间、又便于及时归档 5、充分利用先进技术、加速学生档案管理的现代化进度 加快学生档案管理现代化建设的进度要分成两步走首先建立学生电子档案在电子信息化环境中文件形式、内容特征均发生变化档案电子化能通过计算机系统进行迅速、高效、多方位的整序其次实现校内计算机联网使各部门学生档案信息资源共享服务器各不同用户可以依据其自身需要利用办公自动化对电子文件进行自由组合及分类 6、制定学生档案管理规章制度实行规范化管理 由于学生档案产