监管员标准操作手册.doc

监管员标准操作手册金 融 物 流 部目录一、监管场地管理（A）标牌管理 1（B）标签管理 2（C）场/库区安全管理 3二、监管办公室管理（A）日常办公基本要求 3（B）上墙文件要求 4三、办公设备管理（A）管理原则 6（B）管理要求 6四、账务单据和凭证管理（A）管理原则 7（B）单据类管理 7（C）账务管理 8（D）电子日报及管理要求 9五、巡盘库管理（一）盘点原则 10（二）巡库要求 10（三）盘点要求 11六、日常工作流程七、出入库操作流程（A）入库流程 14（B）出库流程管控 15一、监管场地管理（A）标牌管理为对外明示质押监管状态，防止重复质押，规避法律风险，要求监管场地必须设立监管标牌。具体要求如下：1. 标牌版式2.悬挂要求 监管业务启动当日，监管员与企业沟通协商选取合适醒目位置，悬挂场地监管标牌，对于拒绝悬挂监管标牌的，监管员应立即向金融物流部和办事处主管汇报。3.标牌维护监管员需时刻保持对标牌的维护、检查，保持标牌悬挂位置正常、标牌无损坏、无遮盖、无涂改，对于标牌异常随时做出必要修正，对于反复多次出现的标牌异常及时向金融物流部和办事处汇报。（B）标签管理为对外明示质押监管状态，防止重复质押，规避法律风险，要求质押物必须粘贴监管标签。具体要求如下：1.标签样式： 2.粘贴要求 对于纳入监管的质物全部粘贴质物标签（液态质物、散货类除外），原则上要求粘贴于质物明显位置，具体粘贴位置根据质物特点选取。 3.填制要求 出质人填制时要具体，不得使用简化称谓；出质人填制时须具体到分行。用签字笔填制时书写清晰易识别，避免因书写错误出现的任何改动。4. 标签维护监管员需时刻保持对标签的维护、检查，保持标签粘贴位置正常、标签无损坏、无遮盖、无涂改，对于损坏标签及时加贴，场/库区若频繁出现标签丢失现场则以A4纸打印制作标签。（C）场 / 库区安全管理1.质押物存储安全管理监管员必须熟知质押物的性质，有针对性的做好质押物安全工作，熟悉场 / 库周边地形及设施，加强仓库安全隐患的排查巡检，发现问题及时与出质方沟通解决，必要时向金融物流部主管汇报，做好质押物的防火防盗等安全管理工作。2.质押物控货安全管理监管员必须按照规定流程办理出入库，坚持做好盘库工作，当库存达到警戒线时，监管员要及时通知企业补货，并阐明到达最低监管库存后我公司将采取的措施，使企业明晓利害；对“恶意强行出库”的情况，及时启动应急预案进行处理。3.监管员人身安全管理入驻场 / 库工作之前，监管员要认真了解场 / 库工作环境的主要环节。对出入库的叉车、机动设备等做好安全防范，及时规避；对可能带来不安全因素的野蛮堆垛等入库操作及时排查，坚决杜绝，并做好自我防范工作。二、监管办公室管理（A）日常办公基本要求1.办公室入口处须有“中海监管办公地点”标识字样；2.办公现场整洁、有序，办公用品摆放整齐；3.办公室内单据、凭证分门别类放置；4.监管员上班穿戴整洁，服务态度认真、热情。(B)上墙文件基本要求粘贴位置须醒目显眼、排列整齐规范，确定文件的单页之间必须一字排列；对更新变动文件要及时进行撤换或添加删减处理。对上墙文件要做到定期浏览，熟知文件内容要求以及文件效用，若遇到项目异常第一时间联络人必须记在手机中，相关文件亦上墙。2.上墙文件效用：仓库租赁协议：是保证我方对监管场/库区完整的合法使用权。厂区平面图：说明我方的监管区域，同时提醒现场工作人员我方质押物必须严格按照指定区域内存放；特别指出的是该平面图在绘制过程中，要对我方监管的场 / 库作出重点标识，并详细标注场 / 库的周边环境。工作职责：对监管员工作职责作出了划分和界定，有助于监管员了解本质工作内容，提高有效工作的针对性。安全管理制度：规范了监管员日常工作的安全操作流程，加强该制度的学习有助于监管员在工作中降低安全隐患，杜绝安全事故。工作纪律：对监管员工作职责作出了规范和要求，有利于加强监管员队伍的管理，同时它是合理及时准确完成工作的保证。质物品种、价格、最低价值通知书：确保监管人员第一时间按照要求更改现有质押货物的价格，品种，核算单价。预留印鉴样式：是我方与企业签订能够签发各项协议和单据的一个法律授权人，及签章样式，通过这个授权签发的单据才有法律意义。监管点日常工作流程：是保证监管员按部就班处理日常繁复工作的依据和指导，通过监管员自己编制完善后，绘制或者打印然后张贴上墙。出质通知书：由质权人（银行）出具，标明监管货物明细，最低控货值，并有质权人（银行）及出质人（企业）的签字和盖章，以此作为银行正式委托我司进行监管的依据。巡检记录：定期有巡检到监管点检查，每次都会做相应记录并留于监管点，以备我司其他人员检查。异常紧急联系人：所在监管点若出现异常，对应好区域第一时间联系相应人员，在无法联系时可选择联系其他区域人员，联系人的方式同时要存在监管点手机中。监管员交接记录：在监管员离职、调遣等离开监管点的行为要发生时，除了发邮件告知金融物流部和办事处巡检外，必须等交接人员到达并写好交接记录方可离开。三、办公用品管理（A）管理原则现有办公用品个人妥善保管，本着节省、爱护的原则进行办公用品管理。（B）管理要求1.公司未配置的办公用品的采买必须向金融物流部申请；原则上由企业提供。2.办公必需品的损坏、缺失必须及时上报提请报销或添置，并出具书面说明及时提交给金融物流部；工作交接时须在交接单中详细记录办公用品的可使用状态。（C）监管点定位手机管理1.必须保持开启状态，若遇到雷电等天气向所在区域巡检请示后方可关机。2.只用于监管工作中，不得用于私人通话包括拨打国际长途、购买网络虚拟产品、额外为其他产品充值等服务。3.定位手机监管员必须随身携带，为了达到风险管控和及时沟通的目的，不得以任何理由将手机放在离监管员5米以外的任何地方。4.定位手机若出现故障，要第一时间报告所在区域巡检员，超过12个小时视为工作脱岗。四、帐务单据和凭证管理为严格监管员对监管货物库存的控制，现统一帐务管理办法如下：（A）管理原则单单相符、单账相符、单物相符。（B）单据类管理（1）质物入库单是用来证明普通货物转为质物的单据。完成验收之后，我方只能行使保管人的责任和义务，但填写了此单据，我方就可行使监管人的责任和义务。即完成一个普通货物到质物，并由保管人到监管人的转变过程（2）质物出库单 在质押监管业务中，质物的解押放行后我方是不需作详细记录的。但对于总量控制来讲，质物是不固定的，总是有一个质物不断增加和不断减少的过程。所以在一段时期内，监管仓内的质物为何变化，我司方要有一个完整的情况说明，为有利举证打下基础。（3）质押物库存及可出货通知单库存记录企业当日或者近期的库存明细汇总表，是跟企业提供的原始单据相呼应的，如果企业的库存变动则此表也跟着变动，它是以实际质押物一一对应，由企业签字确认，可认为是企业提供的库存明细汇总表。 可出货通知单主要目的是为了排除企业的善意违约。如果我方未提前通知企业的最多提货量，一旦出现企业提货过多造成库存质物低于质押量时，企业可以推托自己是善意行为，而我方无法举证其是在恶意违约。如果我方事先告知了他可提货量的情况，他又没有采取补充保证金或增加质物的措施从而造成库存量低于质押量，我方完全可以举证认定其为恶意违约。（4）盘点表 记录每天对质物的盘点情况，对企业质物库存的情况做到更深入的了解，核对企业提供原始单据的真实性。（C）账务管理 出入库明细台帐：监管员必须选用带有“金额”栏的账本（不同类别的监管货物须分别建立账页）。所载信息依据监管员于出入库现场记录的出入库明细台账，并做到日清月结。监管货物出入库时，监管员须现场手工跟踪记录出入库货物的详细信息为规范账务管理，使监管员在建账、记账时有统一的标准，特对记账要求做以下规定：1.建立新账本时，监管员应据实填写账簿启用表内的相关内容并根据监管货物的实际情况（监管货物种类、出入库频繁程度等）编制账本目录表；2.监管员须根据监管货物实际出入库情况，如实登记账本，记账时必须采用钢笔或黑色中性笔，严禁用圆珠笔或铅笔登记手工账本；3.监管员登记手工账本时，出入库凭证号要与系统的出入库编号相一致，必须按账户页次逐页逐行登记，不得跳页、隔行； 4.手工账本不允许涂改、缺页、撕毁，监管员必须保持账目清晰、账本整洁；5.做错账时，监管员应当手工做账调平，并于摘要栏备注；6.监管员必须每天做到帐务日清。（出入库明细台帐账页样式及范例如下） （D）电子报表设置及管理要求序号报表名称用途提交时间提交方式提交对象1日库存报表通过监管员对库存状态的汇报，了解库存量及出入库具体情况。每天上午10点前（特殊情况请须示报批）电子邮件2货位图对监管区域有更直观的了解，有利于库存盘点的直观性每天上午10点前电子邮件3监管工作日志记录当日巡库、盘点、质物进出、价格变化，有无异常等情况每天下班前根据实际情况写监管日志电子邮件4企业经营情况周报记录为期一周的企业出入库总计和总货值每周五上午10点前电子邮件五、巡盘库管理（A）巡库盘点原则1.对质押物实行24小时不间断监管；2.每日对监管区进行巡查并抽盘，并填写盘点表，每天确保至少全盘一次；3.不定期抽查，包括巡查仓库、跟随企业工作人员对质押物进行检验、核查企业的质物质检单据等；4.当出现可能影响银行利益的情况时，增加巡查次数和力度。（B）巡库要求1.巡查质物存放区周围是否存在安全漏洞（如防护栏被破坏、保安失职、消防隐患等）影响到质权人利益；2.监督企业现场操作人员是否按照流程操作，是否存在违规操作；3.发现问题及时通知相应联系人，并根据金融物流部要求通知企业整改，并跟进整改；4.详细记录货品仓储储存状况，质物入库时间，登记入监管日志；5.原则上以最低控货值120%的库存量作为警戒线， 具体以项目操作手册要求为准，当实际库存量接近或低于警戒线，及库存量出现大幅波动时，须立即知会企业补货，并通知金融物流部和办事处，并按照金融物流部指示操作。6.在质押物出现任何不利于银行授信安全的情况时2小时内通知相应的异常紧急联系人。7. 中海监管人员要积极配合银行的随机检查与监管货物随机抽查盘点工作，根据要求制作盘点表，保证帐实相符。（C）质押物盘点要求一切以实盘为准则，核对盘点结果是否与库存报表相符，如有差异，查找原因。若确实存在差异，要求出质人提出合理解释。如果由出质人原因造成的（如在中海物流不知情的情况下出库），应提出警告，并及时汇报到金融物流部。六、监管点日常工作流程监管点每天都要安排好工作计划，并按照工作计划以及实际工作情况，制定好工作流程，以保证监管点各项工作顺利开展。根据各监管点的共性特制定以下日常工作流程：第一步 收拾内务、整理办公室并报到上班驻场监管员每天8点之前，按照公司办公室管理要求将个人内务以及所属办区域卫生收拾干净，并于8：008：30区间登录公司指定网络通讯工具及QQ群(31037101)报到，报到内容为本日工作安排。在工作时间内，午休除外不得已任何理由离开监管区域，包括到监管员住处。第二步 监管场地巡视及盘库监管员检查监管厂区监管标牌是否完好、监管标签是否缺失、上墙文件是否齐全、厂区是否存在安全隐患、质押物是否存在异常变动等。监管员对监管厂区质押物全面盘点，并将盘点结果记录到盘点表上。第三步 收集并整理企业相关单据监管员要求出质企业提交足以证明质物所有权和品质的证明文件复印件，质物证明文件包括但不限于相关质物的货权及品质证明、生产入库单、购销合同、增值税发票、报关单、货运单、质量合格证书、商检证明等，证明文件需由出质企业提供复印件并加盖公章，以证明其真实有效，监管员负责审核留存，每个月汇总快递回公司金融物流部单证巡检员。第四步 制作单据、报表及账务1.监管员根据收集的材料以及现场跟踪出入库的数据；2.根据前一天的出入库数据填报到库存日报表，并制作电子版货位图及监管工作日志发送到公司相关人员，出入库数据企业提供只为参考，并与监管员实际监测到的出入库进行比对，出入较大时对库存进行实盘进行确认。3.根据出入库单及时更新出入库明细账；4.根据现有库存情况制作质物库存及可出货值通知单，找企业相关负责人人签字盖章留存；5.每周五根据本周的出入库及企业生产经营情况汇总填制企业经营状况周报，并发送到公司邮箱。第五步 巡盘库每天不定时不定期的对监管场地、库区、质押物等经行巡查，对质物进行抽查并填写盘点表第六步 现场跟踪出入库监管员根据监管企业的出入库申请，收集货权材料并现场跟踪监管企业的质押物的出入库，制作出|入库单，监管员现场签字，由出质人企业现场签字确认；第七步 汇报本日工作 报到下班监管员在下午5：00-5：30将本日工作整理并在公司指定的网络通讯工具及QQ群(31037101)上汇报，并附带监管点本日库存情况。七、出入库操作流程 质押监管业务由于其自身存在较大风险，如何控制库存，确保库存维持在银行规定的最低控货值以上，需要监管员在出入库方面做好工作，入库注重货品，出库控制数量。 （A） 入 库 流 程 第一步 质权人向我司交付监管的拟质押货物，并提供相应的拟质押物的权属（包括但不限于购销合同、过磅单、增值税发票、随车通行单）、品质（包括但不限于商品合格证书、商检证明）等材料；第二步 监管员对现场检验拟质押货物是否为银行指定质押物；不符合货物拒收；第三步