金蝶K3ERP期末调汇流程.pdf

期末调汇流程及常见问题分析期末调汇流程及常见问题分析 k3 产品事业部产品事业部 李婷媛李婷媛 对于有外币业务的企业 在会计期末发生汇率变化时 通常要进行期末调汇的业务处理 根据 是否选择系统选项 启用对账与调汇 有不同的判断逻辑和操作流程 一 一 启用对启用对账账与调汇与调汇 选择系统选项 启用对账与调汇 目的是控制往来科目的业务只在应收应付进行 且对凭证 会有比较严格的检查控制 如凭证生成时控制往来科目不能修改 检查单据金额是否与凭证金额相 符等 保证调汇前后 应收应付与总账系统保证 单证相符 并对期间的判断 以及应收应付和 总账调汇的先后顺序都会有严格的控制 期末调汇的前提条件和控制逻辑期末调汇的前提条件和控制逻辑 1 1 系统设置的系统参数中 需要钩选 启用对账与调汇 1 参数 启用对账与调汇 新建账套默认是钩上的 如果去掉的时候会提示 去掉以后是不允 许再启用 2 升级账套没有钩上且灰显 不能启用 如需要启用 应做结转新账套工作 不建议在后台进 行操作 2 2 启用对账与调汇的相关影响 1 系统设置的 科目设置 必须录入受控于应收应付的科目 受控应收应付以后 其他系统 应 收应付和供应链系统以外的系统 不能使用该科目 2 应收应付单据上都有往来科目字段 且取数规则是先取核算项目的基础资料中的往来科目 然 后取系统设置中的往来科目 在启用对账与调汇的时候 单据审核的时候判断单据上必须有往 来科目 否则审核不成功 3 应收应付系统的凭证模版科目来源必须有 单据上的往来科目 字样 供应链系统的发票 出 入库单据的凭证模版科目来源上必须有 单据上的往来科目 字样 否则将作凭证不成功 4 凭证保存时判断 凭证是否存在单据上的往来科目 单据与凭证的期间 金额 往来科目 核 算项目是否相符 如不符时 系统给出提示 5 期末可以按照往来科目进行总账与应收应付系统的对账 6 必须先在应收应付调汇 才能在总账进行期末调汇 应收应付对受控科目进行调汇 总账对其 他科目进行调汇 3 3 受控的往来科目必须下挂 客户 供应商 部门 业务员 其中的才能期末调汇成功 而且还 要保证应收应付所有的凭证的 往来科目 必须能够取到下挂的核算项目 否则期末调汇也不 能进行下去 4 4 注意 注意 为保证总账往来科目的余额与应收应付单据余额一致 请为保证总账往来科目的余额与应收应付单据余额一致 请在系统设置中在系统设置中钩选 预付冲应钩选 预付冲应 付需要生成转账凭证 预收冲应收需要生成转账凭证 选付需要生成转账凭证 预收冲应收需要生成转账凭证 选项 项 5 5 期末调汇前 使用 期末科目对账 期末总额对账 核对应收应付与总账的账务 只有原币 和本位币都相等了 才可以进行期末调汇 否则需要调整以后方可进行 期末调汇后也需要核 对账务 6 6 为了保证期末对账的准确性 建议对于出入库 只限暂估和已出库未开票 单据上的 往来科 目 最好不要和一般的发票业务的 往来科目 混用 否则 期末对账将不平 因为总账将这 些单据的凭证取出来了 但应收应付取数没有取出这些单据 所以会不平 7 7 对于供应链系统 零售 类型的单据在应收应付作为 赊销 类型的单据来处理的 所以他也 参与调汇 这个是 10 2 版遗留下来的问题 一直没有处理 涉及到历史数据的问题 10 4 版本 零售视为现销处理 不参与期末调汇 8 8 调汇前的检查 a 总账期间 应收系统账套期间 应付系统账套期间 b 只检查当期的数据 以前期间的以及以后期间的不做检查 c 检查的项目 所有的单据以及核销必须生成凭证 且凭证已经过账 所有的单据和对应的凭证必须往来科目一致 所有的有受控应收应付的往来科目的凭证必须有对应的单据 所有的单据 和操作 与对应凭证期间一致 期末调汇的操作期末调汇的操作 1 1 单据上的往来科目在 科目 属性中打上 期末调汇 标记 2 2 最好选择 按其科目方向调汇 这个与生成的调汇记录在总账与应收应付的方向保持一致 3 3 汇兑损益科目 没有进行期末调汇 4 4 只是对 截止到当前期间期末最后一天的单据余额 进行调汇 非记账本位币的单据 在调汇 期间的最后一天止仍存在单据余额 包括原币为 0 本位币不为 0 的单据以及原币不为零的单 据 5 5 调汇会生成一个调汇记录表 可以在 账表 调汇记录表 进行查看每张单的调汇前金 额 调汇金额 调汇后金额 6 6 调汇是对每张单的单据体每个分录的余额进行调汇 生成一个单据体调汇表 数据库表的表名 叫 T rp adjustRateEntry 以及往来科目的调汇表 k3 里没有 是数据库表 表名叫 T rp adjustAccount 然后将单据体每条分录的调汇金额合计 写到单据头调汇表 数据库 表 T rp adjustRate 的上 累计调汇金额 字段 7 7 往来科目下挂核算项目对调汇记录表的影响 比如 应收账款 下挂了 客户 业务员 两 个核算项目 那么调汇生成的调汇记录表将所有 客户 以及 业务员 相同的单据放在一 起 并有一个汇总行在调汇记录表进行显示 8 8 如果在应收应付进行了多次调汇 那么 就会有多个调汇记录在调汇记录表的反应 他们有不 同的调汇序号 可以看出来 总账调汇的时候 以最后一次调汇的汇率 以及调汇的原币金 额进行判断总账是否已经可以调汇 9 9 总账调汇条件的判断 应收应付调汇以后 会将应收应付每个往来科目 且分不同的核算项目 的进行调汇的原 币传递到总账 然后总账将接受到的该值与 科目余额表 相同的核算项目 相同的过滤条 件下进行比较 如果不相等 它就会对不相等的部分进行调汇 举例 举例 a 调汇前 应收应付系统的 应收账款 下挂客户 业务员 b 应收系统 应收账款 客户一 职员二的截止到当前期间最后一天的所有单据的余额 是原币 1000 美元 本位币 8103 c 在应收应付调汇后 就会将 1000 这个值传递给总账 表明应收应付对 应收账款 且 是客户一 职员二 的 1000 进行了调汇 d 此时 如果总账的 应收账款 且是客户一 职员二 截止到当期的科目余额是 1000 那么总账调汇的时候 就不会对 应收账款 且是客户一 职员二 进行调汇 如果此时总账的 应收账款 且是客户一 职员二 截止到当期的科目余额是 1001 余额是 8185 那么总账调汇的时候 就会对 1 进行调汇 且调汇进额是等于 1001 调汇 汇率 8103 1010 注意 注意 调汇的时候 会将那些单据余额原币为 0 本位币不为 0 的单据 全部自动调成原 币为 0 本位币也为 0 调汇金额就等于负的调汇前单据余额本位币 因此 不建议在应 收应付系统做单据类型为 期末调汇 的其他应收 付单 收 付款单 这类单据保存时单据 的原币为 0 在期末调汇的时候会将单据的本位币也调整为 0 期末调汇后的处理期末调汇后的处理 1 1 应收应付调汇后 必须在总账里进行调汇 才算一个完整的调汇操作 只有在总账里进行 了调汇 基础资料的汇率才会改变成调汇后的汇率 2 2 应收应付调汇只针对受控应收应付的往来科目进行调汇 那么 在总账进行调汇生成的凭 证肯定没有这些往来科目 否则 调汇就有问题 可参考启用对账与调汇 总账调汇凭证 出现往来科目的解决方案 3 3 调汇以后 所有的关联核销都是以调汇的金额汇率进行后续处理的 比如 调汇前一发票 的汇率 8 单据余额 10 余额本位币 80 调汇汇率 8 1 调汇金额 1 调汇后余额本位币 81 那么收款单关联它的时候 返回到单据体的汇率就是 81 而不是 80 核销界面看到 该单据的 汇率 是 8 1 未核销金额 是 81 4 4 反调汇的控制 月末结账之前 进行反调汇 需依次进行 将总账的调汇凭证与应收应付的调汇凭证进行 反过账 删除总账的调汇凭证 在调汇记录表反调汇 调汇调汇记录记录在在报表的反应报表的反应 1 1 明细表 将调汇记录表的合计那一行显示在对应的期间以及对应的核算项目下面 2 2 往来对账单 1 如 当前期间是第 3 期 一张 2 月份的单据原币 1000 本位币 8100 总共核销了两次 3 月份核销了原币 300 本位币 2400 4 月份核销了原币 250 本位币 2020 2 3 月份调汇 调汇汇率 8 2 3 月份的时候 该单据的单据余额原币 700 本位币 5700 此 时调汇的原币 700 调汇金额为 700 8 2 5700 40 调汇后金额 5740 3 往来对账单查询截止到 3 31 日的时候就显示 单据余额 原币 700 本位币 5740 4 往来对账单查询截止到 4 31 日的时候就显示 单据余额 原币 450 本位币 3720 3 3 账龄分析表 和往来对账单类似 注意 取查询截止日期的单据余额 的影响 4 4 月结单 将调汇前的单据余额原币 本位币 以及该单的调汇金额都显示在月结单里 比如上面的 例子 单据余额 450 3680 显示一行 然后将调汇金额 40 本位币 再显示一行 有多次调汇 就显示多行 二 二 不启用对账与调汇不启用对账与调汇 1 1 不启用对账与调汇时 1 单据上的往来科目不是必录项 2 凭证模板的不校验往来科目 凭证保存时也不用校验往来科目 只是在凭证保存时检查单据 与凭证的金额 核算项目是否相符 3 没有期间的控制 4 不能在应收应付进行期末调汇 只能在总账进行期末调汇 2 2 总账期末调汇的总体原则是 总账对需要调汇的科目 包括往来科目 科目余额进行调汇 同时应收应付系统对每一张单据的单据余额进行调汇 所以调汇后 应收应付的调汇金额会 和总账的调汇金额存在尾差 三 三 启用对账与调汇 总账调汇凭证出现往来科目的解决方案启用对账与调汇 总账调汇凭证出现往来科目的解决方案 客户遇到的问题 启用对账与调汇 在应收应付调汇前期末科目对账是没有差异的 在应收应 付调汇后 总账再调汇 但在总账调汇生成的调汇凭证上却出现了受控应收应付的科目 原因分析 出现这个问题的原因 是该核算项目在应收应付的单据余额与总账的科目余额存在 差异造成 应收应付系统的期末调汇操作是以每张单据的单据余额及其本位币余额进行逐张进行 的 所以如果单据余额合计数与总账数据不符 将会导致期末调汇在总账继续进行 因此 应收应 付的 单 与总账的 证 相符是保证调汇正确的前提条件 提供一种查找差异的思路 提供一种查找差异的思路 1 首先在期末科目对账中 按原币 本位币查询 保证应收应付系统和总账系统中往来科目 的余额相等 2 在应收应付系统能体现单据余额的报表 有往来对账单 账龄分析 以往来对账单为例 需要在往来对账单中 按照原币金额和本位币金额 将该核算项目未核销或部分核销的单 据按照往来科目的不同 汇总出各个往来科目的余额 系统暂不支持按科目汇总 需要手 工进行 3 应收应付的明细表与总账的核算项目明细账一样 反映的是一个序时的信息 不能反映出 单据的余额情况 需要在应收明细表 总账的核算项目明细账中按往来科目 核算项目查 询出科目余额 4 调整差异 针对每一个往来科目的差异在应收应付系统增加单据或在总账增加凭证调整 举例说明 举例说明 1 账套中存在两张其它应付单 单据情况如下 单据号码单据号码 往来科目往来科目 币别 汇率币别 汇率 8 6 金额金额 Qtyf001 应付账款 美元 100 Qtyf002 预付账款 美元 100 2 单据生成凭证 3 在应付系统作付款结算 单据完全核销后 期末科目对账能对平 按美元查询如下表 科目科目 本期借方发生额本期借方发生额 本期贷方发生额本期贷方发生额 期末余额期末余额 总账总账 应付应付 差异差异 总账总账 应付应付 差异差异 总账总账 应付应付 差异差异 应付账款应付账款 100 100 0 100 100 0 预付账款预付账款 100 100 0 100 100 0 4 虽然期末科目对账能对平 但并没有将总账科目余额与单据余额的差异体现出来 差 异比较如下 总结客户遇到的数据问题 出现以下操作会造总结客户遇到的数据问题 出现以下操作会造成总账对往来科目继续调汇的情况 成总账对往来科目继续调汇的情况 1 不钩选 预付冲应付需要生成转账凭证 预收冲应收需要生成转账凭证 选项 也就是 说 应收应付系统发生了预付冲应付 预收冲应收核销 在金额相等的情况下 应收应付 系统单据的金额为 0 但因未生成核销凭证 在总账系统往来科目下仍然有余额 总账将 对往来科目继续调汇 2 对于同种类型的单据 分别使用了 应付账款 和 预付账款 并进行了核销 实际也 是发生了预付冲应付业务 对于这种业务不能在应收应付系统生成核销的转账凭证 如果 不在总账系统对 应付账款 和 预付账款 科目手工冲销的话 会造成总账对这两个科 目继续调汇 具体可参见启用对账与调汇 总账调汇凭证出现往来科目的解决方案中的举 例说明 3 应收应付的单据生成凭证时 在凭证上手工录入往来科目 出现单据上只有一个往来科目 但凭证上有两个往来科目的情况 4 手工在总账增加有往来科目的凭证 造成凭证上的往来科目没有对应的业务单据 科目科目 总账总账 明细表明细表 汇总表汇总表 往来对账单往来对账单 单据号单据号 原币原币 本位币本位币 单据号单据号 原币原币 本位币本位币 应付账款应付账款 Qtyf001 100 860 Qtyf001 0 0 预付账款预付账款 Qtyf002 100 860 Qtyf002 0 0 合计合计 0 0 0 0 5 此时在应付系统的单据余额为 0 因此应付系统期末调汇时不需要对这两张单调汇 但在总账调汇时 判断往来科目的余额与单据余额存在差异 总账对差异部分进行调 汇 6 针对这种情况 需要先进行反核销操作 然后按照以下操作进行 1 新增预付单 单据金额 100 汇率 8 6 往来科目 预付账款 生成凭证 2 预付单与 Qtyf001 进行预付冲应付核销 核销生成凭证 3 新增退款单 单据金额 100 汇率 8 6 往来科目 应付账款 生成凭证 4 退款单与 Qtyf002 进行预付冲应付核销 核销生成凭证 5 此时 再查询往来对账单 应付明细表 总账账务 单据余额 科目余额都为 0 以下是客户账套中科目余额与单据余额差异的实际情况分析 以下是客户账套中科目余额与单据余额差异的实际情况分析 针对某一供应商 币别 美金 分科目查询 科目 总账总账 明细表明细表 汇总表汇总表 往来对账单往来对账单 期末余额期末余额 原币原币 本位币本位币 单据号单据号 期末余额期末余额 原币原币 本位币本位币 预付账款预付账款 794 193 04 6 369 474 80 合计 975 558 96 7 609 359 89 预付单 CYFD000136 376 760 63 2 938 732 91 预付单 CYFD000136 598 798 33 4 670 626 98 应付账款应付账款 2 645 274 73 20 807 911 98 合计 875542 73 6 829 077 29 付款单 CFKD000447 492 352 73 3 840 195 29 付款单 CFKD000459 383 190 00 2 988 882 00 合计合计 1 851 081 69 14 438 437 18 1 851 081 69 14 438 437 18 解决方案 单据与账簿的数据总额相符 只需要调整科目间的余额即可 根据往来对账单的余 额调整明细表数据 1 新增其他应付单 美金金额 794 193 04 975 558 96 1769752 本位币金额 636 974 80 7 609 359 89 13978834 69 注意 单据上的本位币金额是根据原币 汇率计算 而不是手工录入的 借 调整账户 13978834 69 贷 应付账款 1769752 美金 13978834 69 2 新增其他应付单 负数 美金金额 2 645