闽达采购管理办法.doc

泉州市闽达机械制造有限公司文件编号：MD-QW-01-17版本/修改: A/0标题： 采购管理办法页码：第1页 共6页1.0 目的为采购物料时所用的文件提供控制和指引，确保采购文件中的资料准确和充足，并确保采购业务能适时、适价、适质、适量供应生产所需之原物料。2.0 范 围适用于国内采购之外协件、生产性物料、生产性辅料、生产设备、检验设备的订购和采购作业。3.0 职 责3.1 公司所有原物料的采购最终由总经理负责批准。3.2 副总经理负责核准的所有生产所需物料的采购。3.3 采购部经理负责审核国内采购的所有物料之采购单据。3.4 采购人员负责拟制、核对和保管采购单据并负责下单采购及跟催。4.0 内容 4.1采购作业流程图(附件) 4.2采购人员根据采购物资对产品质量的影响程度将物料分为A、B、C三类，并列出“采购物资清单”。A、B类：直接影响产品质量的：A类是进口材料，B类是国内采购的外协件、生产性物料。C类：对产品质量影响不大的生产辅助物资。D类：生产设备、检验设备泉州市闽达机械制造有限公司文件编号：MD-QW-01-17版本/修改: A/0标题： 采购管理办法页码：第2页 共6页4.3进口材料的采购4.3.1 进口材料供应商由总经理评估指定。4.3.2采购部经理按要求拟制进口材料需求单交总经理审批后向指定供应商进行采购，此单据包括订购数量、型号、规格、货期等。4.3.3 将采购回来的进口材料送交仓库验收进仓。 4.4外协件、生产性物料的采购作业流程4.4.1生产部依业务部之客户订单，排定生产计划后，由物控部进行物料需求清点结算。4.4.2生产部依据库存结果编制物料需求表后转给予采购部。4.4.3采购人员依生产部的物料需求表上的原物料进行采购。4.4.3.1旧品或常规格品的采购4.4.3.1.1采购员从“认可供应商名单”上选定适当的供应商，以电话询问相关采购事项（品名、规格、数量、单价、交期等）。4.4.3.1.2确认无误后，拟制“外协件订购单”（须在该单上编制订单号码以便查询）交部门经理审核，总经理批准。然后以传真或函寄方式向厂商下单，再以电话确认下单结果。 4.4.3.2 新规部品采购4.4.3.2.1 采购人员对新品进行采购时，依“采购控制程序”选定二家以上适合厂商。4.4.3.2.2 检查原物料是否涉及管制的、有毒性的及危险性物料，如是则依政府相关法规规定执行。泉州市闽达机械制造有限公司文件编号：MD-QW-01-17版本/修改: A/0 标题： 采购管理办法页码：第3页 共6页4.4.3.2.3 检查原物料是否为客户指定之供应商的材料，如是则直接向其发出获得核准之“外协件订购单”。4.4.3.2.4 如合格供应商，并无相同或无力承制之原物料，则依“采购控制程序”进行开发和评核。4.4.3.2.5 向评核通过之供应商以电话询价或实地拜访，并请厂商检送报价单。 4.4.3.2.6 收集分析报价，并进行比价与逐家议价作业，将供应商之报价与议价结果，填报于“询/议价单”经市场、财务、技术等部门会签，副总经理批示后，呈总经理最终核准（数额小的由副总经理核准即可）。4.4.3.2.7对选定出来的合格供应商，将图纸技术规范送交并要求签收确认。4.4.3.2.8 开立“外协件订购单”经核准后，以传真或函寄方式向厂商下单，再以电话确认下单结果。4.4.4当需要修订采购单据内容时,由采购员就所修订的内容与供应商协商认可后,将修订的内容传真知会供应商做出修改，原采购单据将被注销。4.5生产性辅助物料（低值易耗品）的采购作业流程4.5.1 对于每月计划内生产性辅助物料的采购，是由车间拟制需求交生产部汇总，并经其部门总监审核后，送交物控部、采购部。 4.5.2 采购部根据库存情况制订月采购计划跟进表，经采购经理审核后上交总经 理批准后，再交由采购部自行选择供应商进行采购。 4.5.3 对于每月计划外生产性辅助物料的采购，由使用部门开具“物料请购单”， 经部门总监审核总经理批准后交采购部，采购员根据该单据的资料自行选择供应商实施采购。泉州市闽达机械制造有限公司文件编号：MD-QW-01-17版本/修改: A/0标题： 采购管理办法页码：第4页 共6页 4.6生产设备和检测设备的采购4.6.1 生产设备采购的依据a、 车间生产需要添置设备，而其他车间没有该闲置设备的，由车间提供报告，经生产部总监和技术总监签署意见后，送总经理认可。五万元以下的设备须经公司副总经理批准认可；五万元以上的设备须经公司总经理批准认可。b、 由于公司开发新产品需要，需有完整的生产工艺，由项目负责人出方案，总经理审批认可。五万元以下的设备须经公司副总经理批准认可；五万元以上的设备须经公司总经理批准认可。c、 由于公司更改产品工艺需要，需有完整的生产工艺更改计划，由工艺更改项目负责人出方案，总经理审批认可。五万元以下的设备须经公司副总经理批准认可；五万元以上的设备须经公司总经理批准认可。 4.6.2生产设备的采购 当有上述ac由总经理批准认可的文件，由设备部联络设备厂家，采购部与厂家询议价并得到总经理认可后，由副总经理级以上人员和厂家签署合同后由采购部实施采购。4.6.3 检测设备的采购 需要购置检测设备时，由使用部门提出申请，部门总监审核、副总经理审批，总经理批准，然后交由采购部实施购置。 4.7交期管理订购后之物料，采购人员依订购单之要求，进行跟催作业，以确保供应商100%如期交货，并提出适当的采购承诺，以确保供应商有能力达到这项期望。泉州市闽达机械制造有限公司文件编号：MD-QW-01-17版本/修改: A/0 标题： 采购管理办法页码：第5页 共6页4.7.1 当供应商无法准时交货及因品质问题,延误交货或遭退货时,采购人员应依“采购控制程序”执行问题通报与解决方法，以监测供应商交货绩效及采取相对应纠正措施。4.7.2 执行4.7.1项时，无论公司或供应商所付之额外费用，采购人员应加以记录，以利运费等成本确认。 4.8采购产品之验证4.8.1A、B类物资按“质量检查管理规定”进行验证，检查合格后方可进仓。C类物资由仓管核对数量准确后就可以办理进仓手续。4.8.2生产设备的验收由设备部组织使用部门进行。4.8.3检测设备验收由品管部组织进行，并按“监视和测量装置控制程序”管理。4.8.4检验出来的不合格品则判退货或扣款或交换不良品。4.8.5采购人员及品管部依“采购控制程序”对供应商交期和品质进行 定期评核作业。4.8.6 当公司拟在供应商处验证采购之物料时，采购人员应会同品管部于采购文件中界定验证之安排与放行之方法。 4.8.7 公司之客户或客户代表，具有可依合约规定在本公司或供应商处查验产品是否符合规定之要求的权利，但客户验证结果不能免除提供允收产品之责任，亦不能排除日后客户之拒收情况。 4.9采购资料4.9.1采购计划跟进表由采购部门制定，按相关权限审批。泉州市闽达机械制造有限公司文件编号：MD-QW-01-17版本/修改: A/0标题： 采购管理办法页码：第6页 共6页4.9.2采购订单须明确质量要求、价格、交期、数量、规格、品种等并按要求审批。4.9.3供应商资料：供应商调查表、供应商评估资料、供应商业绩考核资料及异常反馈记录及所有采购文件，由采购部按“记录控制程序”予以收集、保存和管理。5.0 相关文件5.1 质量检查管理规定5.2 监视和测量装置控制程序5.3 采购控制程序5.4 记录控制程序6.0 附 录6.1“物料请购单” 6.2“外协件订货单” 6.3询/议价单 6.4采购作业流程图编制: 杨钟意 审核： 审批： 核准：附件6.3 外协件订货单 表单： 闽达机械制造有限公司 外协件订购单 编号:排产单号:合同号:订货日期:交货日期:交货地点:交货方法:备注:序号品 名规格型号单位订货数量单价交货日期供货单位电话交货数量/日期备注123456789101112正唛:侧唛:备注:拟制: 核对： 审核: 审批: 日期： 附件 闽达机械制造有限公司询/议价表新规部品 表单：询价资料供应