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计算机与档案管理现代化论文 【摘要】在这个计算机网络快速发展的时代，档案管理工作也同样跟随着在发展，逐渐实现现代化。而这一进程中，用计算机来管理档案，是档案工作现代化的重要方面。本文通过介绍计算机的自身特点，及其在档案管理中所发挥的作用，以说明计算机是管理档案标准化、规范化和现代化的重要工具。 【关键词】计算机;档案管理;现代化 档案的管理工作无论对于国家还是企业来说，都是一项重要事务。这些年来，伴随着我国目前现代化建设的高速发展，对于档案管理的工作也有了很大变化，半封闭式或封闭式的管理档案方式已开始转变为开放式。为适应新形势和新要求，档案管理现代化的实现具有重要作用。档案管理现代化，即采用现代的科学技术对档案进行管理。档案管理现代化的其中一个重要方式就是以电子计算机为中心开发档案管理的自动化系统。 1、计算机在档案管理工作中的应用 1.1自动整理编目作为档案管理工作的基础，编目的整理是档案从凌乱到系统的必经步骤。计算机以其功能强大的软件，整理相关的档案信息，并在此基础上适应档案使用与管理的具体要求编制出目录。 运用计算机管理档案之前，先要做好标引和著录工作。处理输入系统内的信息是计算机的分内事，但输入的内容、输入的内容是否正确，计算机是无法进行判断的，因此，标引与著录工作十分重要。其完成的质量优劣将对计算机档案管理工作有着直接的影响。不过，标引与著录非常复杂、琐碎，对技术要求很高，但标引著录的时候一定要达到准确、全面的要求，如此方能保证计算机档案管理工作受到良好的效果。 处理数据是计算机强大功能最集中的体现。而处理数据的基础是将要处理的信息输入系统，把信息转化成计算机能识别的形式，方便日后的查找。 1.2自动统计 作为档案管理工作中重要的一环，档案统计是指在对数据进行统计分析的基础上，用数字将档案管理的规律表达出来的活动。计算机以其处理数据的强大功能，在档案统计自动化中发挥着重要作用。 计算机在档案数据自动统计中的作用具体表现在两个方面。首先，统计档案的数量，比如对某一类别、某一作者进行统计。其次，统计档案的利用情况，比如对某一年、某一个月份甚至某一日档案的查询利用次数的统计，并据此得出具体的年报、月报与日报，让档案管理工作者对档案利用的构成与频率有量化的了解，从而得出规律，对档案日后需要的预测提供了有力的数据支持。 1.3自动检索 和手工检索档案相比，计算机自动检索质量更高，速度更快，检索途径更多，且检索结果的显示方式更多。用计算机进行检索，目标能具体到文件，还能根据不同的检索途径的随意组合，准确检索出用户所需文件。 要计算机准确查找到用户所需文件，用户必须要注意提问方式。 提问应用计算机能识别的词语和句型，提问用词应准确具体，不宜含混不清，另外，提问方式应合理简洁，以利于计算机的高速检索。因此，在用计算机查找档案时，建议用户用检索语言，具体包括检索逻辑问句、检索条件和检索词。 计算机会按照用户要求，将检索结果按照一定的方式输出，并把输出的结果具体分发给用户。系统输出的方式的多少，形式灵活与否，直接说明该系统功能的强弱。 2、档案管理自动化工作中要注意的问题 2.1做好档案信息数据库的建设这些年，随着大容量光盘贮存技术与图片处理技术的进步，计算机在档案管理自动化中的应用从最初的信息检索发展到原文图形的管理，全文信息的检索系统日渐成熟。现在，电子存贮技术与信息处理数字化技术的进一步发展，为档案自动化管理提供了有效的技术支持。 2.2做好资源数据库的研究 建设好资源数据库，能有效实现档案信息的共享与互补，大大地提高资源利用率，缓解档案管理资金、人员与存贮空间有限的问题。其对各类各级的图书、档案与情报部门朝系统化与专业化方向的发展提供了有力的支持。档案数字资源库具有五大功能：电子化信息内容的生成与读取;存贮与管理;电子信息的分发技术;权益管理;信息安全。 2.3加强档案管理队伍的建设，优化专业结构档案管理的自动化，对档案管理工作者队伍提出了更高的要求。 在队伍结构方面，信息处理人员、信息分析人员与数据库建设和维护人员的需求大规模地增多了。 3、未来档案管理自动化的发展趋势计算机技术 在我国档案管理工作中的应用已有二三十年，从我国档案管理自动化工作的现状不难看出，其在我国有了一个很好的开始。不过，因为原始的准备欠充分，计算机在档案管理的编目与自动检索等环节未能顺利进行，为了这些问题的解决，未来计算机技术在档案的管理中会出现一些新趋势： 3.1更加重视计算机档案管理软件的开发，以使档案自动化管理系统更为协调，更为完善。 3.2计算机储存容量将进一步加大，机读档案的管理与开发力度将进一步加大，使计算机充分发挥其贮存与统计档案数据的功能。 3.3档案标引著录人员的专业化。由专业对口，即具有档案学背景的人员专门负责档案的标引著录工作，以保证档案输入的准确性，保证接下来的档案管理自动化工作的有序进行。 3.4档案馆管理人员的整体素质的提高。现代科技的发展日新月异，档案自动化管理工作必将跟随着科技发展的脚步进一步发展. 4、结语 科技的发展日新月异，尤其是计算机技术的飞快发展，为档案的管理提供了崭新的思路。计算机以其高效处理信息的能力，快速地输入信息、储存信息、输出信息，高效地对信息进行判断与逻辑推理，日渐成为档案管理工作的重要工具。 【参考文献】 1孙淑扬.档案自动化管理的现状与发展J.档案学通讯,2006(4). 2梁娜，张红兵.机读档案:档案管理的新课题J.黑龙江档案,2008(3). 3刘琪.浅谈计算机技术在现行档案管理中的应用J.科技信息，2010(5). 4陈敏莉.档案管理的现代计算机技术的应用J.信息传媒，2010(26). 5尚世梅.浅谈人事档案