委外加工业务管理制度.doc

厦门三骏工贸有限公司 秘密等级 签发：行政部核稿：会签部门：主办部门负责人：主办部门和拟稿人：事由：关于下发委外加工业务管理制度的通知 附件： 主送：公司领导 抄报： 抄送：公司各部门 本单位发送： 主题词： 委外 加工 业务 管理 打字：核对： 保存年限： 发文日期：2008年04月23日 发文字号： 三骏生 字2008第 003 号 委外加工业务管理制度三骏生字2008003号，2008年4月25日起实施第一章 总 则一、目的为规范本公司的委外加工业务，特制订本程序。二、范围委外加工业务是指由我司提供加工委外件的材料，由委外供应商领料后负责完成委外件的生产，之后结算委外加工费的一种加工运作模式。依加工性质的不同分为：(一)整个产品全部委外加工，如安装螺母；(二)工序委外：委外加工的只是其中的一道工序，该道工序完成后，产品的结构组成并不发生变化，只是表面发生改变，如电镀；(三)一种或多种材料委外加工，回收后该产品为新产品；(四)委外加工外发的材料，与加工厂商的其他配件组装成一个新的产品（委外及外购并存）。对于由我司提供模具，协作厂提供材料并加工制造成产品后销售给我司的业务属于采购业务（不属于委外加工业务），但操作流程可以参照本程序执行。三、具体流程图第二章 委外加工厂开发一、委外加工需求立项生产部根据业务需要，提出委外加工申请，填写委外加工申请表经领导审批后责成供应链进行开发。委外加工申请表应注明委外加工产品或工序名称、委外加工需求说明等信息。供应链出于降低成本需要，也可独立进行委外开发立项。委外加工的前提包括： （一）生产超负荷，委外加工以缓解生产压力，保障订单交期；（二）我司无此设备，或无生产能力的产品，按照工艺流程需要委外加工；（三）能有效降低成本；（四）特殊利益考虑。二、选择合作对象供应链根据审批后的委外加工申请表，尽快开展调研工作。对目标进行筛选后组织生产部、品管部人员对重点对象进行调查，收集调查对象的有关资料，汇总生产部、品管部人员的调查意见后，向总经办提交委外厂商调查报告。相关部门的调查职责分工如下：（一）供应链1、委外加工厂经营合法性调查：收集委外加工厂的营业执照、税务登记证及其他特殊行业的特殊证件的复印，如电镀厂的环保许可证书等，无法收集的应亲自过目并审阅以上证书。2、基本情况介绍：委外加工厂注册资本、法人信息、经营范围、经营年限、经营场地、管理职员及生产人数量、专业水平、客户群体、管理水平、供应周期、供应稳定性、合作意愿、发展前景等信息；3、财务指标信息：比如近期的的业务量、营业收入等；4、委外加工合同内容的前期沟通；（二）生产部1、生产能力调查：比如设备的规格、数量、保养状况、加工人员的数量及操作熟练程度等方面信息；2、生产管理水平调查：比如生产计划安排的有序性、作业标准及生产工艺流程的规范性、生产管理人员的经验等。3、委外加工产品信息（含包装）沟通。（三）品管部1、品质管理体系的建立情况、品质管理人员的数量及经验水平、品质管理能力等。2、委外加工产品品质标准信息沟通。三、确定合作对象总经办审核委外厂商调查报告，确定委外加工对象，供应链告知相关部门。第三章 委外加工产品试产打样一、供应链专员根据确定的对象填写领料单，经部门主管审批后向仓库领取原辅材料，有必要时由供应链送料给委外加工厂。二、生产部按照模具管理程序向委外加工厂发放模具（若有需要）。三、 品管部提供委外加工产品的图纸、检验标准等资料（要以我司的名义发出），若最终无法达成协议的，应收回提供的资料。四、供应链跟踪委外加工厂试产情况（第一次送样时间不超过4个工作日），同时要求委外厂随附样品工艺流程，作业标准，产品信息（模重，单重，成型周期等）。供应链转交样品及相关资料。五、品管部在收到样品后一个工作日内须完成样品检测并将检测结果以报告形式反馈供应链，由供应链进行协调；样品确认不合格的，要求厂家必须在规定时间内（样品订单规定，按注塑，机加等不同加工性质而定）重新送样，直至合格。样品确认合格后，供应链须将合格报告转发给生产部、委外厂。六、生产部对送样确认合格后提交的工艺流程、作业标准进行确认评诂，对产品信息进行核实后存档并提交供应链。七、应链按报价管理流程，结合核实后的产品信息对产品进行议价、定价，形成委外加工产品价格确认书，并传真委外厂商。八、供应链建立委外加工打样台帐，详细记录领料日期、品种、数量；收回样品的日期、合格品（不合格、报废、遗失）数量、入库数量、加工厂商等信息。九、在委外厂试产打样合格并报价后，供应链与确定的合作对象签订委外加工合同。合同内容至少应包含委外加工产品（工序）、品质基准、单位加工费、约定的损耗率（及超出损耗率的赔偿约定办法）、包装运输方式和地点、结算方式、品质异常的责任的追究及追溯方式、纠纷解决办法、违约责任及赔偿等条款。第四章 委外加工产品量产一、生产部物控员根据生产计划，制订委外生产任务单，提交生产部主管审批（若能自行制造却需通过委托外加工的产品需报总经理审批）。二、委外生产任务单经批准后发送委外加工厂。三、仓库部根据委外生产任务单及领料申请单，打印委外加工出库单，向委外厂商派发原辅材料，并在系统中做好登记。四、委外加工量产产品实行跟单管理，即物控员在生产任务单上形成源单号，委外加工订单、委外加工物料的发出及入库、对帐等流程均要对应单号。第五章 委外加工产品交货一、生产部物控人员制作不同厂家的委外加工产品月跟踪表，对委外加工进度进行跟综。生产部必要时到厂家调查或安排人员提供技术指导，以保证交期。二、委外加工厂交货的产品由IQC品检人员按IQC检验作业指导书进行检验、检验合格后由仓管人员按仓储管理制度办理入库、来料不合格按不良品处理流程的规定执行。三、委外产品品质、数量、包装、交期异常的，由供应链负责与委外加工厂进行协调解决。四、委外加工厂商必须在规定期限内按照任务单号交货；仓管部严格按照任务单号办理入库手续，供应商无任务单号的，向生产部物控人员查询。五、供应链负责每月统计委外加工厂交期达成率、合格率，退货率等指标，制作委外加工厂商月统计表。第六章 委外加工核算及结算一、财务部于每月5日前收集完整委外加工业务核算的相关信息（单据），各部门给予配合。（一）新产品试产打样合格后，由供应链提供委外加工打样台帐、委外加工产品价格确认书、委外加工合同；生产部提供委外产品信息表（包含产品的原料、单重、包材使用量等信息）、委外加工产品月跟踪表；（二）委托加工物料的进出单据，仓管部负责提供。二、利用金蝶K3系统，建立委外加工的核算信息，实现跟单操作。委外加工打样时的领料及回收数量通过“其他入库”、“其他出库”进行系统登记，量产时的领料及回收数通过“委托加工发出”、“委外加工入库” 进行系统登记。三、委外加工对帐、结算（一）财务部核对委外加工材料的使用、剩余情况，确定加工费用，生成对帐单，供委外加工厂核对。在对帐单中注意要扣除破坏性实验、赔偿、超标损耗等费用；（二）在对帐出现异义时，财务部可根据异议点向相关部门了解情况，如数量不符可通知仓管部与委外加工厂核对，价格不符通知供应链与委外加工厂进行核对；对帐无误后，按约定的时间付款；（三）打样的委外加工金额通过“营业费用制作样品”科目核算，量产的委外加金额通过“委托加工物资”科目核算。第七章 委外加工厂管理及考核一、委外加工厂管理（一）供应链归档整理委外加工厂商信息，包括委外开发申请表、委外厂商调查报告、委外加工产品价格确认书、委外加工合同、委外产品信息表、委外厂商品质评估表、营业执照、报表等资料，必要时应及时录入ERP系统以便于信息共享。（二）供应链每季度至少拜访所有委外加工厂一次；（二）品管部每季度查核委外加工厂品质体系一次，填写委外厂商品质评估表。二、供应链、生产部、品管部原则上每年对委外加工厂综合考评一次。三、考评的内容包括：品质体系、品质异常数量及改善情况、协议执行、交期达成率、配合情况等指标；四、供应链汇总编写委外加工厂商考评报告报送总经办，并另行存档；五、估报告作为供应商、订单量、价格、综合评级等变更的依据。附件：1、委外加工申请表 2、委外厂商调查报告3、委外加工合同 4、委外加工产品价格确认书5、委外产品信息表 6、委外加工打样台帐7、委外加工产品月跟踪表 8、委外加工厂商月统计表9、委外厂商品质评估表附件一委外加工申请表申请部门： 申请人： 申请时间：申请内容委外产品委外工序所需材料其他申请理由申请审批部门主管公司领导附件二委外厂商调查报告厂商名称企业类型厂商地址生产类型厂商性质销售 委外加工产品类型产品引用标准法人代表营业执照经营期限注册资本公司设备状况供应联系电话厂商联系人厂商传真公司EMALL开户行账号户名厂商评估项目及内容记录配 分厂商的资源管理部门组织配备(总分5分)（1）部门配备是否完整？（2）部门职责分工是否明确？（3）每个部门是否明确各自的职责？（4）部门接口工作是如何实现的？公司设备配备(总分5分)（1）公司设备状况：（2）公司设备产能状况：公司人力资源配备(总分5分)（1）大中专生数量： 占人数比例：（2）技术人员数量： 与生产性员工之比例：（3）质量工作人员数量： 与生产性员工之比例：（4）人力资源招生状况和培训状况： 总人数:公司内部沟通(总分5分)（1）部门沟通方式有：（2）公司对外沟通方式有：（3）公司沟通效果如何？简要评估：生产计划控制和生产组织现场管理是否明确订单接收，生产指令的下达，传递与变更处理流程？实际执行情况如何？（4分）是否有明确的生产计划，计划达成如何，计划部门如何评估订单？如何进行计划下达与进度控制？如有生产异常是如何反馈的？具体操作情况？（4分）现场是如何接受生产指令的？领料如何进行的？生产状况是如何反馈的？现场作业是否有明确的作业指导书？其执行情况如何？（4分）员工对产品工艺要求，质量要求的理解和执行情况如何？（4分）现场是否进行区域规划？5S效果如何？现场是否对不合格品进行标识和隔离？是否有对产品进行防护管理？（4分）现场是否有设备保养计划和台账？其执行状况如何？现场是否有对设备进行每日保养？其现场使用状况或维修状况有进行明确的标示？（4分）现场是否有对其工装治具进行台账管理，是否有其相关的领用归还记录？（4分）是否设立仓库，仓库是如何进行物料接受，存储，配备，配送的？仓库料帐是否统一？产品防护如何进行的？具体执行状况如何？先进先出如何管控的？简要评估：供应链管理供方是否有进行评估？其执行状况如何？（4分）是否有对要求供方生产的原材料进行质量求标准？其标准是否有进行有效传递或沟通？（4分）是否有对其供方进行质量改善和交期管控，其具体的操作如何进行的？（4分）进料是否有进行品质管控？如有品质异常是如何进行处理的？（4分）简要评估（委外加工厂商不必填写）：产品质量管理和质量改善根据产品的实现过程，是否有明确质量控制环节和要求？（4分）是否有确定的产品和零部件检验标准，方式并有效执行？（4分）谁负责产品的检验工作？其检验是否有明确的记录？检验中发现的异常是如何处理的？检验人员是否有接受过正规的培训？（4分）产品质量管理和质量改善是否有明确的规定谁负责不合格的处置决定？让步接受谁负责决定并进行追踪？(4分)发现不合格是如何进行处理的？返工是如何进行沟通的？其返工产品的重新检验是如何规定的？（4分）检测工具的配备情况如何？其检测工具是否有定期进行校正？是否有相关的工具台账？（4分）是否定期对质量管理业绩进行统计分析并采取措施？其措施执行情况如何？（4分）客诉是如何进行处理的？每次客诉是否有相应的措，其措施执行情况如何？（2分）客户样品是否有进行管控？其执行情况如何？（2分）是否有建立对供方的质量改善体系简要评估：评估结果评价得分公司资源管理(总分20分)生产计划与组织（总分32分）产品质量控制（总分32分）供应链管理（总分16分）评价小组评估（1）符合公司要求可以纳入合格厂商（厂商级别为A B C )（2）不符合公司要求不能纳入合格厂商（3）可在改善后进行重新评估以便下次进行评价改善建议：评价人签名职务最后结论：批准：备注:附件三：厦门三骏工贸有限公司XIAMEN SANJUN INDUSTRY&TRADE CO.,LTD委托加工合同甲方：厦门三骏工贸有限公司合同编号：乙方：签订时间：签订地点：甲乙双方本着互惠互利，共同发展的基本原则，在平等自愿的基础上，就甲方委托乙方加工产品的相关事宜，订立以下协议。第一条 订单的下达、确认、变更及取消1. 订单由甲方以书面方式发出（包括传真、电邮、递送等方式），并载明所需加工的产品名称、物料代码、数量、规格、单价等订单要素。乙方接到甲方订单后应在24小时内确认或反馈意见，超期未确认及反馈的视同认可。2. 甲方在特殊情况下需要变更或者取消订单的，应先向乙方发出订单变更征询函，乙方在12小时内确认（超过时间未反馈的视同确认）。乙方确认后，甲方进行订单的变更或者取消。第二条 产品加工费用1. 加工费用由甲乙双方协商，包括乙方报价、双方谈判、甲方确认价格三个环节，产品的加工费用最终以甲方的价格确认书中载明的价格为准。2. 当双方任何一方根据市场行情，认为有必要对商品价格作调整时，应书面通知另外一方，并在取得对方同意后，由甲方重新出具价格确认书进行核定。核定前的产品按照原价格结算，核定后的产品按新价格结算。第三条 产品加工质量要求及异常处理办法：1. 甲方应提供完整质量标准资料，包括产品图纸；外观、功能的检验标准；标准样及限度样。2. 甲方提供的加工毛坯件及乙方送交的加工成品件均按GB2828.1-2003抽样方案级抽样标准、AQL=1.0的抽验检验要求执行。3. 质量标准依双方确认的样品，需要封存样品的，应当由双方业务代表当面封签，并妥为保存，作为验收的依据。乙方接收来料件后如发现来料件不良，应在12小时之内向甲方以书面方式提出，否则视同来料件合格；甲方接收加工产品后应在24小时内验收，如发现不良应及时以书面形式通知乙方，超过3天未提出视为合格。4甲方因检验品质需要，对乙方供货的产品进行破坏性实验，对该部分产品乙方同意不结算加工费用或从加工费中扣除。5若乙方供货存在质量问题而被退货时，乙方不能免除或减轻因此可能引起的交期延误的赔偿责任。甲方对乙方的不合格品规定每月25日前取回，未按期限取回的不合格品甲方不负保管责任，乙方同意甲方按废品自行处理或收取保管费用。6乙方供货达不到质量要求，甲方因生产急需而降低标准接收采用时，必须以书面形式通知乙方，乙方同意承担甲方根据实际情况对相应的加工费进行一定的折扣。7乙方供货达不到质量要求时，应无条件接受退货；甲方应生产急需而进行全检特采使用时，乙方应承担所有全检费用并接受检出的不良品退货。8甲乙双方对加工的货物质量在检验判定中发生争议时，可委托法定质量监督检验机构检验。第四条 货物的运输及交（提）货事宜：1. 乙方负责来料件及加工后产品的收发运输，并负责支付运费。2. 交（提）货地点均在甲方仓库，乙方在进行交（提）货过程中应负责装货卸货，甲方给予配合。3. 任何一方要求提前或延期交（提）货物，应当在事先与对方达成协议，并按协议执行。4. 乙方应对甲方提供的来料进行妥善保管，若产生不良，乙方应按照甲方来料成本进行赔偿。5. 乙方应授权随货人员收取货物并签发收货单据，未另行通知的视同送货人员具有与甲方交接货物及签收单据的权利。6. 订单交货日期精确到“日”的，应以交货日期当天17：00作为依据确定是否延期，如甲方急需必须精确到“时”的，应在订单上标明具体的交货时点。7. 乙方交货时应随货附上甲方指定的“出厂检验合格单”（需向甲方购买），并需填写经甲方认可的送货单。否则甲方有权拒收，因此造成的损失由乙方负责赔偿。第五条 加工费用结算方式1. 加工费用按月结45天执行。（例如：6月份加工的货款应于7月5日至7月10日对帐，对账无误后乙方于7月25日前开具发票，甲方8月15日前付款。）2. 对帐中发现的来料丢失或者工废（因乙方加工环节中导致的来料报废率高于双方协商的比例部分），乙方应以甲方的来料成本进行赔偿，乙方同意甲方在相关的加工费用中直接扣除。第六条 保密条款1. 乙方对甲方提供的技术资料（产品检验标准、外观检验标准）、封样图纸、产品价格、数量及其他相关信息负有保密义务。乙方根据甲方提供的技术资料、图纸及其他有关信息开发研制的产品，其知识产权归甲方所有。2. 如发现泄密情况，一经查实，甲方可单方面中止协议并有权就乙方泄密造成的经济损失要求以方进行赔偿，若涉嫌侵犯产权，甲方将追究乙方法律责任。第七条 甲方的违约责任1在未得到乙方确认前提下，中途变更产品的数量、规格、质量等，应偿付乙方未履行加工费总额3的违约金。 2无故拒绝接收货物，应当赔偿乙方因此造成的损失。3在未得到乙方确认前提下，变更交付货物地点或接收单位（人），应承担因此而多支出的费用。4甲方若无法及时付款应与乙方沟通协商，若无取得乙方许可的逾期付款，按人民银行现行贷款利率计算利息赔付给乙方。第八条 乙方的违约责任1未按合同规定包装货物，需返修或重新包装的，应当负责返修或重新包装，并承担因此而支付的费用；甲方因急需使用而特采使用的，乙方应偿付甲方因此造成的全检费用。2因加工产品品质异常导致延期或者欠交，由乙方赔偿损失。具体赔偿包括但不限于：（1） 因乙方责任导致甲方延期交货蒙受的损失；（2） 因乙方责任导致甲方停机待工的误工费；3擅自更换甲方提供的原材料，甲方有权拒收，并且乙方应赔偿甲方因此造成的损失。如甲方要求重做，应当按甲方要求办理，并承担延期交付的责任。4对于重大赔偿事件的（赔偿金额高于人民币壹仟元整）由甲方通过赔偿商议函与乙方确认。甲方向乙方发出赔偿商议函24小时内，乙方未提出抗辩，视同认定赔偿商议函中提出的赔偿方案，甲方有权在相应货款中扣除赔偿金。第九条 不可抗力1 在合同规定的的履行期限内，由于不可抗力致使货物延期交货或原材料毁损、灭失的，乙方在取得合法证明后，可免予承担违约责任，但应当采取积极措施，尽量减少损失；2 在甲方延迟接收或无故拒收期间发生的，甲方应当承担责任，并赔偿甲方由此造成的损失。3 本条款所指的不可抗力为非乙方主观因素或者非乙方所能控制的因素导致的停电、停水、自然灾害、全市性联合罢工、政府行动及禁令等情况；合法证明为公众媒体发布的上述不可抗力通知、相关报道；负责供应乙方电力、水力的单位出具的停水停电证明，所有证明必须有详细的停电、停水时间说明。第十条 纠纷的处理：加工承揽合同发生纠纷时，当事人双方应协商解决；协商不成时由甲方所在地人民法院受理起诉。第十一条 协议的终止1双方在经营困难时，不能保证双方的正常业务往来，可协商终止或解除协议；2双方任何一方需要解除协议的，应提前1个月以书面方式通知对方，经协商同意后，进行清理工作；3清理工作包括账款清理，乙方归还甲方提供的所有资料及、模具、剩余原辅材料等。第十二条 其他条款1 本协议有效期 个月，自 年 月 日至 年 月 日。于本合同期限届满前至少1个月内，除非任何一方提出书面终止或修改合同通知，否则，本合同下一年度继续有效。2 本协议签订之前，双方已经签订的相关合同、协议书等合同文本与本协议书相抵触的均以本协议书为准。3 双方在业务往来中，与履行本协议书相关的协议