财务管理制度之费用控制制度.doc

一 目的保证员工差旅以高效、安全、经济的方式进行，规范各项差旅支出。二 适用范围本政策适用于中国境内所有雇员以及被派入中国境内短期工作的境外雇员。三 程序与政策1出差的定义此规定所指出差为经授权经理批准，因工作需要离开工作地点前往外地八小时以上。 2. 出差的申请员工出差须事先填写“差旅申请表”，国内出差须经部门主管经理批准，国外出差须经COO、CEO、VP及财务副总裁的批准。“差旅申请表”一式三联，第一联交到财务部申请借款用；第二联用于预定机票；第三联为借款人本人留存，并于差旅报销时附在差旅报销单后，一并交到财务部。 3. 出差前的准备3.1 机（车/船）票及住宿出差员工将已获部门授权经理批准的“差旅申请表”送至行政设施部。行政设施部将委托指定的旅行代理机构全权代理机（车/船）票及住宿。旅行代理机构将每月与网通公司结算一次。如因特殊原因不能固定住宿地，须提前申请。3.2 出差借款- 员工如需预支差旅费，,应在出差前三个工作日申请一次性出差借款，以便财务部准备资金，但上一次的出差借款必须已经还清，出差借款金额应根据出差天数及出差事由按需申请，国内、外出差借款标准遵照公司规定。宴请客户的支出在借款时一并提出； 4. 与出差有关各项费用开支办法及标准4.1交通市内交通费实报实销，员工应该尽量选用经济的交通工具。员工出差回程要乘坐机场大巴、面包车等费用较低的交通工具，如需乘坐出租车要经过总监/总经理批准。公司按以下标准为员工订购机（车/船）票；机场建设费由公司报销。 交通工具 标准 适 用 范 围飞机经济舱 出差行程超过400公里火车硬卧 出差行程在400以内并且具备“夕发朝至”条件的巴士实报实销 轮船二等舱员工出差乘坐轮船，可购买二等舱及以下舱位船票对于员工出差乘坐火车单程超过6个小时以上的，公司给予单程一次性补助100元；员工出差需要在公司指定的旅行代理机构购买打折机票，如因特殊原因不能购买打折机票或需要自行购买，需要书面说明原因，请部门经理及财务总监批准。如员工经批准后自行购买打折机票，公司将按照机票原价与打折后金额差价的10%作为奖励返还给员工。4.2 住宿费用 员工出差，应该选择公司指定或选用的旅店住宿,住宿费实报实销，无差旅津贴；若因特殊情况没有入住协议酒店并超出了协议酒店的价格标准，需书面说明原因，请部门经理及财务总监批准； 出差地点 费用标准 国内 公司选定的旅店实报实销国外 公司选定的旅店实报实销4.3 餐费 出差餐费补助实行实报实销的方法，即员工在申请差旅餐费补助的时候，需要向财务部提供用餐发票。国内出差每人每天餐费报销最高限额为100元，具体标准是早餐20元、午餐40元、晚餐40元。同行人共餐，应由共餐人在发票上签字。共餐人不应再另行申请餐费报销。如果员工出差当天往返但是出差时间未超过8小时的，不可以申请餐补；员工出差当天往返并且出差时间超过8小时的，可以按照加班餐费补助30元进行报销。 由于出发时间、返回时间的不同，出差当天和返回当天的具体餐补规定如下： 离港时间 补助标准上午9：00以前按全天标准补助（早、午、晚餐）上午9：00至下午2：00按午、晚餐标准补助下午2：00以后按晚餐标准补助到达时间 补助标准上午11：00以前 按早餐标准补助上午11：00至下午5：00 按早、午餐标准补助下午5：00以后 按全天标准补助（早、午、晚）4.4 宴请客户宴请客户须在出差申请时一并提出，并由上级批准，有关费用在借款时考虑预支。报销时请填写业务招待费明细表，注明宴请客户的原因、时间、内容及客人姓名，单位，并由上级批准。每宴请客户一次，将扣除相应餐费补助.4.4.1 邮电费 由于业务需要使用邮政通讯服务的，公司予以报销 。4.4.2 行李因行李超重而交纳的行李费，员工在报销时应写明原因，若因个人物品超重，有关费用员工自负。4.4.3 洗衣费及其他员工出差超过三天报销洗衣费，因公务需要而产生的其他各项支出，在写明原因后，经上级批准后可由公司报销。 5 . 出差费用的报销员工出差返回后必须于一周内填写差旅费报销单（ 见附件2）报销差旅费。住宿费用的报销应提供发票和酒店明细帐单。当不能取得发票时,员工须注明费用性质, 发生地点和没有发票的原因。无故拖延报销时间一个月以上的，预借款将在有关员工的当月工资中扣除，在还清借款前，将不予批准新的借款。6. 一些特殊情况的报销6.1 到外地或本市各区、县参加订货会、展览会、鉴定评比会、学术研讨会等各种会 议，住宿费 按会议包房实报实销；如会议有包餐，则实报实销，不再补助，若无包餐，则按4.3.1条标准予以补助；6.2 经业务部门批准陪同外宾或顾客出差时，出差人员可凭发票实报实销。6.3 公司不负担员工出差住宿酒店的MINI BAR，CABLE TV 及CLUB费用，除经批准 的客户招待活动外，出差期间的娱乐费用由员工自理。6.4 代表公司接受外界招待会或给客户提供劳务，出差费用由对方负担时不得重复报 销；出差期需要招待对方的，一般应先向主管总监/VP请示，获得批准后再招待； 6.5 出差期间办理个人事务或回家探亲者，其费用报销将从中扣除； 6.6 如遇特殊情况，上述规定不适用，需另行批准。 6.7 因行程改变没有按计划使用从公司预订的机票，员工应妥善保管，并在以后的工作中尽可能使用。如不需使用，应尽快办理