电子邮件使用说明.docx

电子邮件使用说明第一章 总则1.1为规范公司内部电子邮件的使用，鼓励员工采用电子邮件进行工作交流。第二章 邮箱申请2.1电子邮件系统分为个人邮箱和部门邮箱。 2.2 部门邮箱由部门指定专人负责。 2.3个人电子邮箱开户由邮件管理员统一开户。部门邮箱开户需部门经理申请，经总经办审批后，由邮件管理员开户。第三章 电子邮件具体使用说明3.1 需要发送邮件情况3.1.1正式工作报告3.1.2部门之间事务往来3.1.3通知3.1.4知识推荐和信息传递3.1.5没有见面交流条件的其他交流内容3.1.6难以简单用口头表达说明清楚的事项3.2 邮件文本格式参考1邮件主题邮件标题与文件标题撰写的方式基本相同。1) 请示类邮件标题如“关于XXXX的请示”；2）回复类邮件标题如“回复关于XXXX的请示”；3）沟通类邮件标题如“ 关于XXXX的沟通”。2 主送对象明确向谁报告情况、反映问题、请示工作。 3邮件内容1）直奔主题，开门见山，一般不超过1000字。2）对于较为复杂的问题，尽可能逻辑化表达。方法是分类或层次叙述，即分成1、2、3逐条表达，不要把多个问题混在一起，令收件人难以阅读。 4附件在邮件正文中应予说明，即告知收件人查看附件，同时告知发送邮件的目的。5用语1）发送个人的邮件，邮件起首写明收件人，一般称其在公司的职务，如“王总”、“李经理”，以示尊重。2）群发的公司内部邮件，邮件起首一般称“各位同事”。3）邮件结尾应有礼貌用语或敬语。6落款XXX新维集团 人力资源部地址：和平区 三好街 华强广场A座 27楼电话机:152XXXXXX电子邮件:XXXXX落款要写明本人姓名、部门、联系方式等，或统一设置公司固定格式签。如参考模板见下图：3.2邮件发送规范3.2.1原则上，禁止越级发送电子邮件，有关工作只需要发送给 直接上级主管；如有特殊事项发送间接上级的邮件，需抄送直接上级。3.2.2 邮件分类发送： 邮件类型发送对象工作计划类主送工作计划的下达对象抄送直接上级、间接上级、部门内部相关责任人项目通报类主送给项目小组成员抄送给项目小组成员的直接上级，项目主要领导跨部门支持类主送给寻求支持的人抄送给他的直接上级，同时抄送本部门的直接上级通知类主送通知涵盖的人员回复类回复对方的邮件，一般直接回复，不要创建一封新邮件。一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件工作内容分类：财务类邮件：主送财务对应责任人；抄送财务副总和直接上级。人事类邮件：主送人事对应责任人；抄送人事经理和直接上级。营销类邮件：主送对应责任人；抄送营销副总和直接上级。3.2.3 其他（1） 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要，将邮件抄送给直接领导。（2） 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员。（3） 不能随便向群体邮箱发送不必要消息。3.3邮件的其他用法3.3.1对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到邮件。3.3.2 凡公司重大事项请示、重要情况报告，必须使用企业电子邮箱发送电子邮件；紧急事项需要口头报告或答复的，事后需发送电子邮件作为记载。 3.4 处理邮件时间员工每天上班9点前和下午3点，打开个人邮箱，查看邮件，处理相关事宜。如果未及时查看邮件，错过公司相关通知，自己承担相应责任。3.5注意事项3.5.1发送敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 3.5.2任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发