采购管理案例.doc

适时采购管理实现适时存货管理的龙头一、存货管理的重要性大多数企业的年度财务报告中，资产负债表中数额最大的流动资产项目都是存货。虽然存货是作为一项资产列示在资产负债表上的，但是大量存货的存在不仅占用大量资金、耗费资金成本。而且仓库中的存货还存在过时、毁损、被盗等风险；另外，其仓储成本也是不容忽视的。一个企业的存货库存量过多，就会因为其相关成本而侵蚀公司的毛利。许多企业的失败都是由于在存货上的投资过多，存货周转太慢，使得过量的营运资本需求导致了现金短缺，企业陷入财务危机的境地。因此加强存货管理、降低库存成本十分重要。存货是采购、生产与销售的纽带，对存货的管理与企业的整个业务流程都有密切关系，一般来说企业的存货大部分集中在原材料上，产成品所占份额相对较少。从这个角度来看，加强原材料或零部件的采购环节的管理对控制存货的资金占用量有着决定性的意义。二、三种存货采购模式研究按照订购时点和订购数量的不同确定方法，可以将存货的采购分成三种类型：定量订货采购、定期订货采购和适时采购。定量订货采购和定期订货采购是传统生产方式下的两种采购模式，而适时采购则是适时生产（JIT）方式下的产物。（一）两种传统的订货模式定量定货采购模式和定期定货采购模式是目前有一定管理水平的企业所普遍采用的采购模式。两者的区别主要在于：定量订货模式是“事件驱动”，而定期订货模式是“时间驱动”。也就是说，定量订货模式指当库存量达到规定的再订货水平的事件发生后，就进行订货，这种事件有可能随时发生，主要取决于对该物资的需求情况。相对而言，定期订货模式只限于在预定时期期末进行订货，是由时间来驱动的。运用定量订货模式时（当库存量到达规定的再订货点R时，就进行订货），必须连续监控剩余库存量。因此，定量订货模式是一种永续盘存系统。它要求存货每次出库和入库时，都必须刷新存货明细记录以确认是否达到再订购点。而定期订货模式中，只需要定期对库存进行盘点，以确定盘点时的库存量是否达到再订购点。在手工收集与处理信息的环境下，部分企业可能由于永续盘存制所需工作量太大而只能采用定期订货模式，而计算机在企业业务管理中的运用使得企业能对存货现存量能进行及时准确的掌握，因此，定量订货模式在很大程度上取代了定期订货模式。当然在一些经营特殊业务的单位，如经营鲜活产品的商业企业，因为没法保证账实相符，所以可能还在使用定期订货模式。（二）适时采购订货模式随着经济的发展，市场需求也在不断的变化，企业的存亡、兴旺与其是否能满足市场需求有着非常密切的关系。就目前来说，人的观念由“同化欲望”逐渐转变为“差别化欲望”，也就是说市场需求日益呈现出“个性化”态势。适时生产系统（JIT）就是是应这种市场需求的变化而产生的。传统的生产方式是大批量生产以满足突发性常规订货的需求，而个性化的需求要求企业根据市场需要进行小批量的生产，这种生产方式使得生产计划短期化，工艺过程和产品构成也必须适时进行调整，相应这种生产方式对原材料和外购零部件的要求的变化也比较频繁，需要根据生产进行适时采购。适时采购实质上是一种生产控制拉动的采购形式，适时存货系统的核心哲学是仓库中的存货都不是必须持有的，应该消除或尽量减少，以接近近似的零库存。在这种思想指导下就必须根据生产需要来及时、快速、保质保量地进行适时采购，相应订购时点、订购数量以及供应商的选择相对前两种采购模式而言也必须有所改变。这种采购模式和定量订货采购模式一样属于“事件驱动”模式，只是触发事件较后者有所变化：安排生产事件发生后，就产生订货的需求，根据及时发出采购订单，进行货物的采购。三、适时采购模式的流程分析（一）流程图流程图附于本文最末页。（二）适时采购流程描述1生产部门根据市场需求编制生产计划；2采购计划部门根据生产计划和产品结构图，编制相关物料需求计划，根据特殊需要编制独立物料需求计划；3采购计划部门将相关物料需求计划和独立物料需求计划合并成物料需求计划；4采购计划部门根据物料需求计划和存货明细账中存货的现存量，编制采购计划；5采购部门根据供应商文件中对供应商所提供价格和产品质量的记录选择供应商，将一张采购计划细分几张采购订单或将几张采购计划合并为几张采购订单。6采购人员根据采购订单进行货物采购，货物入库，仓库部门开具采购入库单，财务部门（采购部门）获取来自供应商的采购发票；7根据采购入库单记存货明细账，根据采购发票记采购明细账。至此，有关适时采购的业务流程基本解决，随后，有关部门的人员可以根据各种单据进行账务处理。这种采购模式下，在某个生产周期开工时，库存量达到最大，随着生产的进行，库存逐渐减少，到生产周期结束时，库存量减至零。这也就意味着企业只有在某个生产周期内才有相关存货，企业存货的种类和占用资金的多少完全取决于产品所需原材料的种类、生产周期的长短和一个周期内的生产数量。仓库中不再有与生产周期无关的存货。显然，这种采购模式在满足生产需要的同时，将存货持有成本降到了最低，将企业库存控制到近似的零库存。在这种严格控制库存量的情况下，为了保证生产的顺利进行以及产成品的质量，对存货的质量提出了更高的要求，因为残次存货的存货会影响存货的使用率，使用率不确定情况下，无法正确掌握存货的需求量，势必会影响整个适时存货系统的运转。因此，适时存货系统对供应商也提出了更高的要求，适时采购要求选择少数几个可以信赖的供应商，这些供应商可以及时、零缺陷（近似）提供可靠的材料和零部件。四、适时采购系统依存的信息环境分析在手工条件下，适时采购的实时缺乏可操作性。首先，某次生产计划可能会涉及到多种产品的生产，而某种产品涉及到许多种物料的采购（结构复杂的产品可能会涉及上千种物料），手工条件下按照产品的设计方案计算、统计相关物料的需求量就已是一个工作量相当大而且无法保证准确性的棘手问题。其次，按生产计划进行采购的过程中，企业会和多家供应商发生不同物料的采购关系，而且单张采购计划会被分解成若干张采购订单，因此，手工条件下无法实时查询、控制采购计划的执行情况，生产的顺利进行受到威胁；另外也无法了解供应商的供货及时性与供货的质量，无法准确地对供应商进行评价，所采购物料的质量得不到保证，同样会影响到生产的顺利进行。在传统的会计电算化系统中，适时采购也无法顺利进行。适时采购控制存货的资金占用量、实现零库存的前提是保证生产的顺利进行。资金的占用量是从货币的角度来说的，也就是说适时采购要加强对资金流的控制，生产顺利进行是从物料的角度来说的，也就是说适时采购要加强对物流的管理。因此，适时采购需要一个同时对物流和资金流进行同步控制的系统。会计主要是从货币的角度出发收集、处理和提供信息，传统的会计电算化系统能在一定程度上加强对资金流的控制，但不能满足适时采购对实物信息的需求。因此，适时采购的顺利进行，适时存货系统的良性运转需要一个能同步提供物流、资金流管理的系统。而企业管理软件正是从这个角度设计的，它帮助企业实现业务、财务的协同，为企业实时提供一致的物流、资金流信息。下面将以特不同音响有限公司为例，分析并给出适时存货系统和管理软件相结合的解决方案。五、以特不同音响有限公司为例分析如何实现适时存货系统的解决方案（一）特不同音响有限公司基本情况特不同音响有限公司是一家日资生产型企业，其主要产品是扬声器，年销售额为1亿多元。该公司最初采用的是DOS版的财务软件，只有账务处理功能。后来公司用FOXBASE自行开发管理软件，没有达到预想效果。1999年公司希望将财务和业务协同起来，而用友软件正好可以实现财务与业务的一体化，帮助企业实现从会计电算化到企业财务、业务管理电算化。特不同音响有限公司沿用“零库存”的思想，试图实现企业库存的最小化。该公司独特的营销方式为这一思想的实现提供了前提条件。由于该公司是外资企业，其产品主要是外销，日本总公司为其提供合适的客户，然后由该分公司和客户进行商谈，签订销售合同（订单），该分公司再根据销售合同（订单）组织生产。简单的说，该企业的业务触发流程是以销定产、以产定购，杜绝了盲目、不合理采购的根源，为将库存降至最低奠定了基础。从采购的角度来说，这种营销方式所对应的订货模式也就是前面我们所讲到的适时采购模式。具体采购时点和采购数量的确定过程如下：销售部门获取销售订单后，生产部门根据销售订单编制生产计划；采购部门根据产品的结构和生产计划制定采购计划，发出采购订单，进行相应采购。这种处理方式下，原材料库中库存最大时候的存量是该批订货所对应的原材料数，随着生产的进行，库存逐渐降为零；产成品库中，随着生产的进行，库存量日渐增大，最大存量是该批订货数量。因此，可以说该公司在某种意义上实现了可操作的“零库存”。（二）特不同音响有限公司适时采购模式和管理软件相结合解决方案企业的管理信息系统是企业业务流程和管理思想的综合体现。这种销售订单驱动的营销方式和信息系统相结合表现为以销售订单触发的信息收集和处理过程。下面将对这种销售订单驱动的采购订货模式给出与计算机相结合的解决方案，其解决方案步骤如下：1产品结构图的定义，即产品的组成，以便用于配比出库、消耗定额、产品材料成本、采购计划、成本核算等引用。一种产品是由多种零部件组成的，在进行物料采购的时候，必须将待生产的产品进行细分。有些产品结构复杂的产品可能涉及几百种甚至上千种原材料和零部件的采购，如果我们盲目的进行采购，则很容易导致某些原材料、零部件严重积压，占用大量资金，耗费大量资金成本而侵蚀利润；而另外一些原材料、零部件库存不足，延误生产，影响销售，影响企业的信誉问题。因此，必须根据所需生产产品数量和产品结构配套进行采购。在系统启用初期，有必要对产品的结构进行定义。如：对产成品扬声器S11ES6A02-1A（产品编码为510002）进行结构定义的界面图如下所示：上级产品称为父项，父项的各组成部件称为子项。对于结构复杂的产品，其子项可能还能进行细分，如，该扬声器的子项01007051音圈VB7-18还能继续细分成下图所示：2销售部门接到销售订单后，通知生产部门按订单上的订购数量组织生产。相应在信息系统中，将生产计划录入采购计划系统。3采购计划员选择录入的生产计划，采购计划系统根据定义的产品结构图，自动生成相关物料需求计划。4在生产和采购过程中，可能由于特殊原因，某些物料的需求不能包括在相关物料需求内，这时需要录入独立需求计划，其录入界面如下图所示：5将相关需求和独立需求按照采购计划周期汇总，生成物料需求计划。6系统将根据该周期的物料需求计划，根据是否考虑现有库存、是否考虑安全库存、是否考虑经济批量等条件生成该周期的采购计划。（采购数量需求数量安全库存现有库存）7采购部门将采购计划细分为多个采购订单，采购人员根据采购订单进行采购。在录入采购订单的同时，录入其对应的计划周期。在采购订单中需要录入其对应的计划周期，便于以采购计划（生产计划）作为线索收集有关存货采购信息，以便实时查询采购计划的执行情况，及时针对出现的意外事件对采购活动进行调整，保证生产计划的顺利进行。8采购人员根据采购订单进行采购，货物入库，仓库部门在系统中录入采购入库单。在采购入库单中，需要录入该批存货所对应的订单号码，便于按照订单归集、处理有关采购流程中的物流信息。同时，某张入库单的存货基本来自统一供应商，这样便利于加强对供应商的管理。9财务部门（采购部门）收到来自供应商的发票后，在系统中录入采购发票，采购发票中包括“订单号”栏目，便于按照订单收集和处理有关存货采购流程中的资