采购与付款的内部控制.doc

采购与付款控制（草拟）一、 目的：1、1 对采购过程及付款方式进行控制，确保采购物料满足规定的要求。二、 范围：2、1 本采购与付款过程控制适用于本公司三、 流程图责任者流程图文件及清单各部门需求者仓管员、董事长或其授权人采购员部门负责人采购员采购员IQC仓管员材料会计主管会计董事长或其授权人出纳档案管理员审核请购NN询价批准合同N N订单验收N入库审核N批准N付款存档依据：制造通知单、生产计划单或其他零时需要。购物申请单样见附件（一）。依据：仓库库存，制造通知单、生产计划依据：供货商信誉、质量、价格清单。依据：询价单及高质、优价、商誉。依据：询价单依据：合同、需求量。依据：供货合同。依据：订购单、送货单、质检单、依据：合同、订购单、送货单、质检单、入库单。依据：合同、公司的资金计划依据：合同、发票及附件、董事长或其授权人签字。依据：档案管理条例四、 文件及清单说明4、1、1 请购：原材料由物料员根据制造通知单、生产计划单或其他文件填写购物申请单，低耗品由各需购部门填写购物申请单，同时详细注明请购物料的名称、规格、数量主管签名后交给仓库核对。购物申请单一式三联申购单位、财务、采购部各一联，式样见附表。4、2、1 仓库审核： 仓库根据购物申请单核对材料库存量，调整采购计划。编制材料采购汇总表，部门负责人签名后上报主管部门。材料采购汇总表一式三联，仓库、采购部、财务各一联，式样见附表。4、3、1 董事长或其授权人批准 董事长或其授权人根据制造通知单、生产计划单、采购汇总表审查批准，授权采购。4、4、1询价 采购员根据数量供应商的信誉，按采购单所需要的品种、规格、数量进行询价，编制商品询价单。报部门主管。询价单由采购部保管。4、5、1部门负责人批准 部门负责人根据高质、优价的原则，与信誉好的供应商签定供应合同。4、6、1 合同订立 采购员根据领导批准，与供货商签定供应合同。必须的内容有：品种、规格、数量、金额、质量，交货的时间、地点，付款的时间、方式等。4、7、1采购根据合同进行采购，为确保生产的正常运行，采购员需对物料进行跟催。4、7、2进料不良由采购员负责将IQC签发的品质异常联络书传递到供应商，并负责与其人沟通协调进行退货、扣款、补送货等事宜。4、7、3制作应付月结单采购员依据厂商之送货单及进料检验报告制作应付款月结单，月底统一交财务对账请款。应付款月结单一式二份，采购、财务各一份，式样见附表。4、8、1验收 货到仓库后，仓管员根据送货单、核对材料采购单的要求、数量开具暂收单，通知质检部按来料检验程序进行验收，出具质检报告。如出现不良的情况，由IQC依不合格品控制程序执行。4、9、1 入库 仓库根据材料暂收单、质检报告办理入库手续。4、10、1 财务审核 财务稽核员依据申购单、订购合同、订购单、送货单、质检报告、入库单，严格核其数量、单价、金额是否一致，是否为有效人签字。4、10、2核对无误交董事长或其授权人审查批准后登记入帐。4、10、3付款计划财务部根据合同编制付款计划，交董事长或其授权人审核批准。4、11、1 批准董事长或其授权人根据财务审核的应付款批准是否登记入帐。4、11、2 批准 董事长或其授权人根据财务提供的请款计划、公司的资金计划批准是否付款。4、12、1 付款 公司出纳合同、发票及附件、董事长或其授权人的有效批示办理结算手续。4、13、1 存档依据档案管理条例将所有的原始资料存档。五、 附件5、1 购物申请单志丰五金制品厂购物申请单 No.0000000000001部门： 日期：编号物品名称规格型号单位数量预估单价用途仓库批注批准： 审核： 申请人： 表格编号：5、2 材料采购汇总表志丰五金制品厂材料采购汇总表日期： No.0000000000001部门物料编号物品名称规格型号单位数量用途备注批准： 审核： 制表人： 5、3材料暂收单志丰五金制品厂 材料暂收单 No.00000000001供应商： 日期： 材料名称规格单位供方数量实收数量单价金额备注