沟通管理.doc

论信息系统项目的沟通管理摘要 2010年5月，我作为项目经理开始参与某市数字图书馆系统的开发，主要负责系统的组织规划实施开发与项目管理，该市希望通过数字图书馆系统的开发，进一步实现该市的数字城市计划，进而加快社会主义现代化建设和促进全民学习的良好社会风气。沟通是作为一个项目经理在项目管理中必须具备的最基本也是最重要的技能，项目的成功离不开良好的沟通管理。本文以该项目为例，结合作者实践，讨论在该项目进行沟通管理的问题。主要通过制定沟通管理计划，重要干系人的识别和沟通，做好干系人管理，维护干系人协作，以及改进项目沟通，提高项目沟通效率和效果等方法和策略进行有效的沟通管理。目前系统已开发完毕，运行状况良好，受到客户和广大市民的一致好评。但是在项目过程中也存在一些问题造成进度滞后,针对这些问题我提出了相应的建议和改进思路。正文2010年5月，我作为项目经理开始参与某市数字图书馆系统的开发，主要负责系统的组织规划实施开发与项目管理，数字图书馆系统建设的宗旨是使公民在网络中的任何一个服务窗口，都可以享受到网络中所有图书馆的资源，从而整体上提升公共图书馆的服务水平和服务能力。系统总体结构由基础设施层、系统支撑层、应用服务层三个层次组成。基础设施层包括综合布线系统、机房系统，为系统提供必要的信息传输条件和系统工作环境。综合布线采用T568B标准，多膜光纤直接到楼，工作区采用超五类双绞线，机房采用GB50173-93标准建设。系统支撑层包含网络系统、服务器系统、存储系统和安全系统，为应用服务系统提供了运行环境。网络结构采用千兆以太网，核心交换机采用H3C公司高性能的S5120，接入层交换机采用S3600和S3610，采用堆叠方式使得整个网络系统达到高速、稳定、安全的要求。主服务器由三台IBM RS/6000小型机和IBM7133磁盘阵列组成，实现高可用性群集多处理的应用，提供冗余和容错恢复能力，完全满足数字图书馆关键性业务应用的需求。应用服务层具体包括：图书馆业务自动化系统、办公自动化系统、整合检索系统、VOD视频点播系统、文献数字化加工系统、网上读书系统、应用软件监测系统、电子阅览室管理系统、一卡通系统、电子教学系统、读者导读系统等，该部分基于B/S架构构建，采用流行的.NET平台技术，运用C#，ASP编程语言实现，采用Rational Rose 2003进行UML建模，同时又拥有Oracle10g数据库作为系统的强大数据支撑。在项目管理过程中，项目经理大部分的时间都会花在沟通上，项目经理在沟通中担任主持协调者，调解人，聆听者，解释者等诸多角色。因此有效的沟通管理是项目成功的必备条件。在本系统项目中，我主要使用Microsoft project 2010作为辅助沟通工具，并通过灵活制定沟通管理计划，识别和沟通的重要项目干系人，做好干系人管理，维护干系人协作，以及改进项目沟通，提高项目沟通效率和效果等方法和策略进行项目沟通管理。1、用户方重要干系人识别与沟通 由于该项目干系人众多，如何识别出重要的项目干系人及其需求，是制定项目沟通策略的关键，我利用项目管理方面的知识，在项目组内部组织了一次头脑风暴会议，列出了项目干系人名单，并对其沟通需求进行了初步的分析，通过此次会议我们初步识别出了所有重要的项目干系人及其需求，我将此次头脑风暴的结果向公司领导做了汇报，公司领导充分肯定了我们的做法，特别是我们准备定期进行项目干系人分析的做法得到了公司领导的表扬，这些措施的制定为我们及时准确的了解项目干系人需求，制定高效、正确的沟通策略提供了重要的保障。 在项目沟通管理过程中，既要重视项目团队内部的沟通，更要重视项目团队的外部沟通，并且往往与项目团队之外的干系人沟通更加重要。项目团队内部的干系人包括项目经理、项目管理团队成员、项目组成员等，项目团队外部的干系人包括客户、用户、高层领导等；与项目团队外部的干系人沟通目的是为了明确项目的需求，确保项目做正确的事情，在此基础上，项目团队才能在方向正确的前提下做好项目工作，保证各项项目工作与项目目标一致；在项目初期，根据对项目干系人的分析，我们确定了该市的文化局副局长作为该系统的最终用户的高层领导，其重要性和影响力直接关系到项目的成败，但由于该领导并不在项目组的汇报范围中，并且公务繁忙，很难有机会与其沟通，也不了解其期望、想法以及对项目的评价，我认为这是一个隐藏的非常大的风险即项目的发展很有可能会偏离方向，我认为这是一个必须要解决的问题。我的想法得到了公司高层领导认可与支持，公司高层领导利用其人脉关系，为我们争取到了一个向该局长汇报的机会。由于我们准备充分，此次汇报得到了该局长的高度肯定，同时也指出了项目中考虑不足之处，最为重要的该处长主动提出需要定期了解项目情况，这条沟通渠道的建立与维护为我们以后的项目成功验收奠定了良好的基础。 2、做好干系人管理、维护干系人协作 在项目干系人管理过程中，解决项目干系人之间的利益分歧应讲求平衡，应以不损害公司利益的基础上对客户有利为基本原则；由于该项目涉及的项目干系人众多，项目一开始，各项目干系人出于对各自利益团体的考虑，均会对项目施加压力和影响，企图项目向有利于自己的方向发展，由此发生了众多的矛盾与冲突，为了缓和并解决这些冲突与问题，我发现只有平衡各方利益才是解决问题的关键，如果掌握了平衡的真谛，才可以在发生利益冲突时进退自如。在项目研发进入到试点阶段时，由于各种原因，在试点地区出现了较多的用户问题反馈，虽然最后通过分析，找到了问题所在并如期解决，但是客户方仍然坚持要增加相应的服务响应模块，由于该项用户需求变动很大，需要进行大量的开发工作，并且会造成项目的延期，我们项目团队通过分析，认为该需求从长远来看是有必要的，通过与用户方沟通与讨论，我们最终接受了该项变更需求，用户方同时也接受了我们要求延长工期的要求。 3、改进项目沟通，提高项目沟通效率和效果 在该项目研发过程中，我遇到了各种各样的沟通障碍，比如项目团队成员之间的沟通不足，项目整体进度不清晰等问题，这些问题极大的阻碍了项目沟通的顺畅，为了改进沟通效果，我把项目团队集中起来办公，办公环境的改善为项目沟通创造了良好的条件，同时我建议将项目进度直接通过进度表的方式挂在墙上，让项目各方可以直接的了解项目进度，项目各方可以直接感受项目进度的压力。 最终项目结果表明，由于我们时刻关注项目干系人的需求，采取了正确的沟通策略，并及时的解决了项目沟通中存在的一些问题，整个项目的沟通效果和效率得到了极大的改善，由于对项目沟通管理的重视，项目过程中出现的大多数问题都得到了及时的解决。（论文结尾） 该市的数字图书馆系统在2011年11月下旬开发完毕，按时完成了项目。目前，系统运行正常，受到客户有关部门和广大市民的一致好评，该市图书馆也进了全国图书馆数字化建设的先进行列。重新回顾该项