OA系统可实施性分析报告.doc

OA系统可实施性分析报告什么是OA呢？OA就是办公自动化系统是处理公司内部的事务性处理，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。一、OA系统的功能模块：公共信息l 公司信息：为员工提供了解公司最新动态的信息阅读、查询功能。 l 部门信息：相当于日常办公中公告板，可以发布各种公共信息如公告、通知或启事等。部门间的信息还可选择是否共享。l 规章制度：管理公司内的政策法规、人事制度、行政制度、财务制度、管理制度、销售制度等制度性文件，处理各种制度文件的在线存放、查阅， l 工作论坛：为公司内部建立畅通快捷的意见和信息交流渠道提供了帮助。个人事务员工自我工作平台、协作平台。l 个人计划：安排员工的工作计划，可分别制定日、周、月计划，并且上级领导可以查询下级员工的工作计划。l 任务管理：员工、领导间的工作交流。任务分为阅读、接受、拒收、冻结、完成等状态，并支持任务内的即时沟通。l 日程安排：本系统的日程管理为员工个人专用。一日日程会以详细的时间列表的形式把安排日程按照时间列排出来，方便个人安排每天日程，方便领导安排监督下属工作日程，并以日历方式按小时进行日程管理。通过查看日历可以选定日程表的不同时段来安排每天的事件、私人约会和任务，可以帮助用户养成预先计划的好习惯，有条不紊的处理复杂的事务，有权限的人员可查阅本部门或其它部门人员的日程安排；日程安排可设置提醒，提醒方式为系统提醒、邮件提醒、短信提醒。 系统提醒：实时监视最新消息，若有新消息产生，开机状态下无论操作者在进行什么工作，都会弹出提示窗口，并指明所提示信息的主要内容。 邮件提醒：内部邮件发送。跟据设定好的日程通过电子邮件来提醒下一步要做的工作。 短信提醒：跟据设定好的日期提配方式，通过手机短信的形式提醒下一步要做的工作。个人通讯录：个人的通讯录管理，支持分组管理。发邮件时可引用个人通讯录的联系人。并可共享联系人，方便其它员工查询通讯录。同时系统还提供公司通讯录功能，提供公司员工的联系方式。邮件管理l 邮件系统：自动实现每个员工拥有自己的web邮箱，并可以同时收发来自企业内部及外部的邮件公文管理公文管理不仅包含“发文”、“收文”等的签批工作，还包括一切可以流程化、制度化的日常事务处理，如请假、销假、一般请购、重大购置、专项经费、预约、报修、其它请示、报销等。工作流管理子系统由“发文”、“收文”等数据库组成，能够实现工作流的电子起草、传阅、审核、批示、会签、签发和接收工作，处理反馈、催办、查询、归档等任务。“发文”数据库用于保存和处理各级单位发文。一份发文逐级通过主办和会办单位的审批，最后提交领导签发。重要的是，管理员可以使用本单位设计的发文稿纸，根据“人员、机构设置”数据库配置的情况，动态生成匹配的流程定义。l 发件箱：新建工作流、已发送的工作流的查询。l 收件箱：进行工作流审批工作，待审批的工作流、已审批的工作流查询。l 代审箱：代替他人进行审批的工作流。l 传阅箱：查看他人抄送的工作流。l 模版管理：自定义工作流的模版，拥有权限的人员才可操作。l 流程管理：自定义工作流的流程，拥有权限的人员才可操作。l 档案管理：对已审批通过的工作流进行归档，支持无级分类。l 电子签章：对需要审核、修改、签名确认的文档提供手写批阅，电子签章的功能。行政管理l 会议管理：会议管理包括会议室预定、会议室查询、会议管理（会议纪要、纪要归档、会议维护、会议室设置）等功能。建立现代化的会议制度，确保会议的必要性和功效性，减少重复性工作，保持会议资料的一致性。提供对会议的全过程进行管理，由会议室管理和会议通知以及会议纪要组成，会议室管理包括会议室的预定和会议室的预约查询，查询在某一个时间段内哪些会议室在用，哪些会议室可用。会议通知实现网上发布会议通知，会议通知的内容包括：会议时间和地点（即会议室），参加会议的人员以及会议主要内容和会议准备事项等等。会议纪要记录会议的过程和内容，实现会后会议纪要从记录人到办公室、与会人、领导、阅读人，最后归档的网络流程。l 办公用品管理：提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存数量和可领用信息查询。系统提供公司物品的自定义分类，对于每一类物品的库存和领用和消耗情况进行精细化管理，结合本系统的工作流流转，公司内的员工可以使用公司规定的办公用品领用和办公用品申请流程，实现办公用品从申请到查询到领用的全过程管理。l 固定资产管理：提供单位内各类可共享资源的分类与登记、使用状态查询、资源预约申请等功能，实现网上资源管理，提高资源利用率。还可实现对公司内的计算机、笔记本电脑等设备进行领用、归还的管理。l 车辆管理：车辆管理同样与工作流程联系起来，车辆的使用要经过流程中的申请，批准的过程，有效地控制好车辆的使用，帮助公司合理的使用和管理公司的车辆，杜绝公车私用。 二、OA系统可达到的效果l 公司随着规模的壮大,员工人数的增加必然导致在办公用品、劳保用品方面及其它资源方面的需求量也随之增多,各机构各部门在管理办公用品发放及统计方面难免比较混乱，经常出现资源的浪费及库存状况不明的情况,有效的节约资源,库存自动冲减,有据可查.l 很多工作未能流程化、制度化，管理成本居高不下。员工难以摆脱目前影响效率的工作习惯OA系统可以规范各部门工作流体系，固化到系统当中，节约成本，方便管理，帮助员工改变以往的工作方式l 办公地点的增多及各部门间的相对独立,有可能出现公司新发布的信息，无法及时让全体员工知道。系统中公共信息模块可以更新每天即时的信息,政策等,让一些关键信息第一时间传达给每一个部门，并有签阅功能。l 企业文件种类繁多，管理工作费时费力。系统中公文模版定制,自定义不同的格式,版面,体现出极大的灵活性。完成后的公文可以进行归档处理，进行保管以备各级领导查阅.l 公司在车辆的申请及使用方面比较频繁,在系统中可以体现在车辆管理,可以有效的记录统计车库中车辆的使用情况,出车人,出车时间,耗油量做到公司固资产的有效安排管理,做到资源的节约及有效利用,实现真正的有据可依.企业在不断发展的同时会有一些看得到的问题,也会有一些暂时隐藏的问题如: 公司的一些制度单纯依靠人为因素无法有效地执行。（工作流体系的执行力）；领导交办的任务经常得不到有效的反馈。（任务系统）；领导工作忙碌，无法顾及公司的方方面面。（提醒功能）； 领导经常出差，无法及时掌握公司情况。（异地登录系统）；日常工作由于某管理人员不在岗位而中断，无法继续向下执行。（委托代办功能）三、OA系统预算支出1、软件OA系统市场价格在1.5万元到5万元左右，功能模块大致相同，技术和售后服务还是品牌大公司做的好，但价格比较贵。建议选择行业口碑号，技术稳定的企业，价格在2万元左右。 2、网络利用公司现有网络，公司网络分内外两个办公网络，如果要达到每台电脑都用OA系统，就要整合网络。3、服务器l 双CPU Intel Xeon 系列l 1G 内存l 双通道Wide-Ultra 3 SCSI 6 x 36G硬盘 Raid 5l 价格在2万元左右4、网络安全防火墙l 可解决内外网络边界安全，防止外部攻击，并根据IP地址、协议类型、端口等进行数据包过滤；l 本网络系统具有自身保护能力，可防范对防火墙的常见攻击； 如果公司网络要整合或员工想通过在公司外访问OA系统，那就必须安装防火墙。建议选择2万元左右的防火墙。四、OA系统的可实