海南师范大学仪器设备计划与采购管理办法.doc

海南师范大学仪器设备计划与采购管理办法 第一章 总 则第一条 为加强海南师范大学仪器设备计划与采购管理，建立规范的政府采购运行机制，加强采购资金的支出管理，提高投资效益。根据政府采购法、合同法、招标投标法、招标投标法实施条例和财政部政府采购货物和服务招标投标管理办法及海南省政府采购的有关规定及要求，结合我校实际，制定本办法。第二条 本办法适用于有采购活动的学校所属各单位、机关部门。第三条 政府采购是指全部或者部分使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录内或采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。财政性资金包括财政预算资金和纳入财政管理的其他资金，以财政性资金作为还款来源的借贷资金，以事业单位和团体占有或者使用的国有资产作担保的借贷资金视为财政性资金。第四条 海南师范大学政府采购以政府集中采购为主，学校自行组织采购为辅的形式进行。政府集中采购：是指使用财政性资金采购纳入海南省财政厅政府集中采购目录及标准范围内或采购限额标准以上的货物采购，包括教学科研仪器设备、电器设备、办公设备、专用设备和机动车辆等。学校自行组织采购：是指政府集中采购目录及标准范围以外或采购限额标准以下的货物采购；使用自筹资金和社会各界捐款等资金的采购项目由学校自行组织采购，或者委托具有相关资质的采购代理机构采购。第二章 组织管理第五条 仪器设备计划与采购工作实行归口管理，在分管校长的领导下，由国有资产管理处（以下简称“国资处”）负责统一管理。属于政府集中采购的货物，不得自行组织采购活动。确因特殊情况需自行组织的，须经海南省财政厅政府采购管理部门批准。第六条 各部门主要职责如下：（一）国资处主要职责：负责组织学校仪器设备等物资的采购工作，实施项目计划管理；协助计划财务处编制采购预算；汇总编报年度政府采购统计信息上报省主管部门。（二）计划财务处主要职责：负责组织编制学校政府采购预算上报省主管部门；审核确定采购资金的拨付范围和方式，办理采购资金拨付手续；监督检查采购项目的执行情况。（三）教务处主要职责：负责教学仪器设备购置计划的审核和论证工作。（四）科研处主要职责：负责科研仪器设备购置计划的审核和论证工作。（五）审计监察部门主要职责：依法对采购活动进行审计监督；负责学校自行组织采购项目合同的审核及备案工作；监督检查采购项目的执行情况及资金使用情况；依法对参与采购活动的部门、项目单位和工作人员实施监察。（六）各单位主要职责：按学校规定时间编制本单位教学、科研仪器设备等物资采购计划及采购预算；做好设备安装、调试的前期准备工作、会同国资处做好本单位的设备等物资采购、验收及管理工作。第三章 计划管理第七条 制订仪器设备购置计划应遵循以下原则：（一）各单位应根据学校发展的总体规划、专业设置、学科建设和教学科研需要，结合现有设备存量和使用情况，分别轻重缓急，制订实验室建设规划和年度设备采购计划；（二）计划制订要坚持集体讨论，专人负责的制度。做到科学、合理、实事求是，要注意设备的成组配套，尽快形成教学和科研能力；大型精密仪器采购和大批量仪器采购项目，由项目负责人组织不少于5位与项目相关专业具有高级职称的专家（本单位或外请）参与共同论证，并填写海南师范大学仪器购置申请及可行性论证报告，国有资产管理处根据需要组织校内外有关专家进行二次论证。（三）拟购置的仪器设备，应满足教学及科研工作需要。要认真选型并进行可行性论证，要体现先进性、适用性、经济性。要做到安装场地落实，操作人员落实；（四）设备资产配置应当符合规定的配置标准；没有规定配置标准的，应当从严控制，合理配置。第八条 各单位设备资产配置应当符合以下条件：（一）现有设备资产无法满足事业发展和履行职能的需要；（二）难以与其他单位共享、共用相关资产；（三）难以通过市场购买产品或者服务的方式代替设备资产配置，或者采取市场购买方式的成本过高。第九条 各单位应在每年11月中旬前，提出下年度补充、更新设备计划及预算，经单位分管领导审查后，报相关职能部门审核，按相关程序审批。第十条 仪器设备购置计划审批程序。教学仪器设备、科研仪器设备、办公设备和后勤服务物资购置计划，分别由使用单位提出，经教务处、科研处、国资处和后勤管理处牵头组织审核，报分管校领导审定后，送国资处汇总审核作为经费预算依据，上报学校审批。大型仪器设备（单台价值40万元）和精密仪器设备购置项目，按海南师范大学大型精密仪器设备管理办法执行。申请中央或地方财政专项资金的项目，按相关审批程序办理。第十一条 设备购置预算一经批复，各单位不得自行更改、调整。项目执行过程中，确因工作需要更改计划项目，须按规定的程序报批。第四章 采购管理第十二条 各单位应根据学校批复的采购计划及经费情况，及时将具体采购项目清单和设备型号、技术指标等材料报送国资处组织实施，确保采购任务按期完成。第十三条 仪器设备采购应遵循公开、公平、公正、择优的原则，严格按照批准的项目预算执行。（一）纳入海南省政府集中采购目录范围的仪器设备采购项目，由国资处审核汇总、学校分管领导批准，报省财政厅政府采购管理处审批后实施政府集中招标采购。（二）实行政府采购协议供货的计算机、服务器、打印机、投影机、扫描仪、复印机、空调等采购项目，不论金额大小，均按照海南省政府采购协议供货办法的规定实施采购。各单位不得自行拼装计算机或者购置拼装计算机。（三）属于学校自行组织采购的项目，由国资处统一实施采购，以公开招标采购方式为主，不足公开招标数额标准的采购项目，原则上按照邀请招标、竞争性谈判、询价的次序选择采购方式。1、单价在5万元以下或批量采购金额在10万元以下的货物采购项目，采用竞争性谈判或询价采购方式；2、特殊情况的货物采购项目，可按政府采购法第三章第三十一条规定，采取单一来源方式进行采购。3、 国资处在组织采购过程中，公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源采购等采购方式的具体采购操作程序须按照政府采购法和财政部政府采购货物和服务招标投标管理办法执行，并接受审计监察部门的监督。第五章 采购合同管理 第十四条 属于政府集中招标采购和协议供货采购合同按省财政厅相关规定办理；属于学校自行组织采购的采购合同须经审计处审核通过后，方可签订正式合同。采购合同由校长或校长委托的代理人签订。第十五条 采购合同必须是书面形式。采购合同一式六份，自签订之日起7个工作日内，国资处应将合同副本报审计处和计划财务处备案。第十六条 原装进口仪器设备的进口批文、减免税、报关及商检等事宜，由国资处归口负责办理。第十七条 对需要办理公证手续的订货合同，应按规定办理公证手续。涉外经济合同，按中华人民共和国合同法及有关规定管理。第十八条 国资处应建立采购资料管理信息库，对采购招投标材料、合同及设备验收报告等实施归档管理，对合同执行情况实行动态监控；项目单位应将大型精密仪器设备的购置合同及其附件材料（如验收报告、公证书、进口设备的发票及购汇水单复印件、进口许可证、免税证明、运单、装箱单）与设备技术资料一并归入技术档案管理。第六章 仪器设备验收管理第十九条 使用单位应当做好设备验收前的各项准备工作，在设备申购时，必须先考虑到设备购入后的验收所涉及的水、电、气、安装地点等基本条件，做好设备安装、调试的前期准备工作，保证项目的顺利执行。从设备到达用户当日起，常规设备应在7日内完成安装、调试等验收工作，大型精密仪器设备应在20日内完成安装、调试、培训等验收工作。验收工作分两方面进行： （一）数量验收。按合同条款和设备清单认真核对仪器设备的品牌、型号、配置、附件、产地、数量及价格。检查出厂合格证、产品说明书、使用说明书等文件，并与装箱单逐一核对。（二）技术验收。按合同中的规定和设备说明书上的技术指标，开机核对各项指标。要逐项核对，做好记录。第二十条 验收组织工作。设备验收是采购程序中的重要环节，是检验采购合同履约结果，保证采购质量的关键，国资处、审计监察部门应加强对验收工作的监管。（一）属于政府集中采购和学校自行组织采购的项目以及大型精密贵重设备的到货验收，由国资处会同项目单位共同组织验收，邀请有关方面的专家参与验收工作；（二）属于协议供货采购的计算机、打印机、复印机等项目的验收，由项目单位自行组织验收；（三）验收结束后，各方代表应在“仪器设备验收报告”上签署意见， “仪器设备验收报告” 一式两份，一份留在本单位与仪器档案一起保存，一份送交国资处存档。第二十一条 验收人员应当坚持原则，客观公正地提出验收意见并对自己的验收意见负责。如果验收意见与事实不符，损害供需双方合法权益的，应承担相应的法律责任。第二十二条 不能及时验收的设备处理：（一）因设备质量等原因未能通过验收的，参加验收人员应填写设备故障单，及时报告。国资处应在合同规定期限内，及时与省财政厅政府采购管理处、采购招标中心和供应商联系，以确保在索赔期内解决问题，联系过程应有文字依据。（二）因项目单位原因，不能及时进行到货设备验收工作的，国资处应及时协调解决问题。必要时，可向有关领导和部门反映。如造成经济损失的，追究有关单位及人员的责任。第七章 采购资金支付管理第二十三条 采购项目资金实行集中支付、资产分单位建账的管理办法。计划财务处要加强采购资金财务会计核算工作，认真做好有关财务会计记账工作。具体程序为：（一）资产登记建帐。项目单位资产管理员依据项目验收报告、采购发票等材料到国资处办理资产登记建账手续；（二）申请。国资处根据采购合同条款及项目执行结果，对应付款项及采购发票进行审核，填写采购资金支付申请书，报计划财务处审批；（二）支付。计划财务处对采购合同、发票（结算凭证）等相关凭证的真实性、完整性、合法性进行审核无误后，签署意见，报分管校领导批准，将采购资金支付给中标供应商。第二十四条 计划财务处应按照现金管理暂行条例、支付结算办法、内部会计控制规范货币资金（试行）及供货合同约定等规定办理采购付款业务。 第八章 罚 则第二十五条 因工作失职影响工作进度和造成经济损失的，要追究当事人和有关单位领导的责任。第二十六条 任何单位或个人未按设备采购程序私自采购的，计划财务处一律不予报账。第二十七条 项目单位无正当理由，不执行招标结果或不履行合同条款约定的，视情节追究单位负责人