王家寨人力资源档案管理办法.docx

云南工投集团动力配煤股份有限公司管理制度云南工投集团动力配煤股份有限公司制度说明表制度名称人力资源档案管理办法（试行）拟稿部门 人力资源部目 的为加强人力资源档案管理工作，进一步完善和规范人力资源档案的合理保护和有效利用，在保证档案资料完整性的基础上，更好的为公司人事信息系统服务。涉及部门及单位各部门、各单位需重点关注的人员各部门经理、内勤人员；各单位负责人。制度主要内容人力资源档案管理办法目 录1、总则2、管理职责3、人力资源档案的收集和整理4、人力资源档案的鉴别5、人力资源档案的分类6、人力资源档案的归档7、档案保管期限8、档案的管理与利用9、附 则下发时间2012年8月21日云南工投集团动力配煤股份有限公司人力资源档案管理办法（试行）第一章总 则第一条为加强人力资源档案管理工作，进一步完善和规范人力资源档案的合理保护和有效利用，在保证档案资料完整性的基础上，更好的为公司人事信息系统服务，根据公司档案管理相关规定及办法，结合人力资源工作实际，特制定本办法。第二条 人力资源档案是指人力资源工作中直接形成的，具有保存、使用价值的各种文字材料、电子文件、图表、声像、电子信息等各种载体形式的历史记录。第三条 人力资源工作所形成的档案资料应坚持“随办随归”的原则，各业务经办人员有整理、分类、归档及有效利用的义务和权力，任何个人不得将档案资料据为己有或拒绝归档。第四条 人力资源档案工作在公司办公室的帮助、指导下 ，实行统一规划、科学管理，确保档案的完整与安全。第二章 管理职责第五条 人力资源部经理对公司本部及所属各单位的人力资源档案管理工作履行统筹规划、组织协调、监督指导等职能；人力资源部主管对公司本部及所属各单位分管业务模块资料履行组织安排、业务指导、督促检查等职能。第六条 公司本部人事助理负责各业务模块收发文登记、业务办理跟踪以及各业务模块文件材料、实物的平时收集、分类、整理、归档工作；公司所属各单位人事助理除负责日常工作所形成人力资源档案的收集、分类、整理、归档工作外，还需对资料进行立卷、归档、登记、造册等工作，做到及时、准确、安全、保密。第七条 公司及煤矿员工的个人人事档案，根据人事档案归档要求，由公司及煤矿指定专人统一建档、单独保管。第三章 人力资源档案的收集和整理第八条 公司及煤矿形成的人力资源相关档案材料，应主动按照人力资源档案收集归档范围的要求，在保证资料的全面性、系统性、联系性的前提下，将归档资料及时收集、及时整理。 第九条 各业务模块形成的归档材料，要认真进行检查，发现材料不齐全，内容不真实，手续不完备等不符合归档要求的材料，应及时补齐材料或补办手续，以保证归档资料的完整性。第十条 整理档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。第四章 人力资源档案的鉴别第十一条 档案材料的鉴别工作，是对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定是否归入档案的工作。第十二条 鉴别工作应坚持具体问题具体分析，根据形成的材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。第五章 人力资源档案的分类第十三条 人力资源档案主要包括：人力资源证照、员工档案、招聘档案、培训档案、薪酬福利档案、绩效档案、劳动关系档案、人事规章制度及其他文件资料等，各单位根据自身实际情况进行档案资料的收集、分类、整理工作（附件一）。1、人力资源证照：社保登记证、劳动用工登记证、职工失业保险基金管理手册、劳动执法年审审验登记证、劳动执法年审审验表。2、员工档案： 履历表： 入职类：应聘登记表、面试评估表、测评材料、体检表、个人资料表、离职证明（解除劳动合同证明书、失业保险手册、失业证、农民工服务手册）、保密协议、入职审批表； 合同社保类：转正审批表、聘用协议、试用协议、劳动合同、新招录用员工登记表、用人单位续订劳动合同协议书、用人单位解除（终止）劳动合同证明书、用人单位解除劳动合同协议书、放弃参保申请书、培训协议； 异动类：异动审批表、异动或离职交接表； 考核类：年度考核成绩表及面谈表； 鉴定、考核、考察材料； 学历证、学位证、职称证、职业资格证、身份证等复印件； 大中专应届毕业生就业推荐表、实习协议； 奖惩材料：先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等；严重违规违纪通报、处分等； 个人薪酬意向审批表、个人薪酬审批表、个人薪酬确认单； 其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体检表、残废等级材料；3、招聘档案： 招聘制度、招聘方案、招聘计划书、招聘需求表； 储备人才资料：应聘登记表、面试评估表、测评材料及各类证件材料复印件； 公司同招聘机构签订的合作协议及招聘发布信息； 招聘台帐、招聘月报表、岗位编制对照表、招聘分析报告等；4、培训档案： 培训制度、培训方案、培训计划书、培训需求表、与培训机构签订的培训协议、员工签订培训协议、培训记录表、培训效果评估表、外派参训人员培训资料和培训总结等； 证件：矿长资格证、安全资格证、特岗作业人员操作证原件、由公司外派学习取得的职业资格证、学历证、学位证、结业证等； 培训申请表、培训审批表、培训分析、培训台帐、培训月报、培训课件、培训签到表、培训成绩统计表、培训费用申请表；5、薪酬福利档案： 薪资制度、实施细则及其他薪资规定档案； 煤矿薪资发放纪录：考勤表、计时人员工资标准、计件工资台帐、煤矿分项工资审批表、煤矿班队工资结算单、工资表、工资表汇总、工资发放表、工资发放表汇总、工资付款申请表、工资结算总表、掘进（巷道大修）工程验收表、原煤产量验收表、已批复立项工程验收及结算表、掘进（巷道大修）工程结算表、原煤产量结算表、瓦斯钻孔验收及结算表等工资结算材料、工资分析月报表； 本部薪酬发放记录：指纹考勤记录、出差计划表、外出办事审批表、考勤补签申请表、考勤汇总表、考核扣款明细表及相关文件资料、工资代扣社保明细表、工资福利月报表、福利申请表；6、绩效档案： 绩效办法、补充规定、实施细则及其他绩效规定档案； 绩效经营指标核算、考核、发放纪录；绩效考核表、工作计划表、绩效面谈表、绩效申诉表； 绩效分析资料； 绩效核算表格、台帐、报表等资料；7、劳动关系档案： 劳动合同书、新招员工就业录用登记花名册、劳动合同登记表、用人单位解除（终止）劳动合同证明书、用人单位解除劳动合同协议书、社保基数申报表、社保增减业务核定表、社保基金收缴核定表、安置残疾人情况表、团体意外伤害保险（协议书、缴款发票复印件）、劳动用工情况表、单位劳动用工季报、社保缴费明细表、社保缴费台帐、社保月度缴款书、职工医疗互助基金； 煤矿：工伤缴费申报核定表及缴费单复印件；工伤事故报告、病情证明书、住院证明、住院费用发票、用药清单、病履表、工伤保险医疗费支付审核表、工伤申报登记表、工伤认定通知书、工伤公示表、认定工伤决定书、劳动能力鉴定书、医疗诊断证明、转诊情况报告、工伤职工转诊转院申请表、休工证明书、工伤保险待遇核定表、工伤台帐、劳动仲裁申请表、举证通知书、应诉通知书、答辩状、民事起诉状、工伤一次性补偿协议书、法院判决书等；8、人事规章制度 部门已实施规章制度、计划； 人力资源部内部资料如：会议纪要、报告、通知、请示、简讯、半年/年终工作总结等。9、其他文件资料 接收外单位文件； 接收内部上级文件、批复； 接收内部其他部门文件； 呈报内部上级文件、请示； 其他文件资料（如书籍、报纸、宣传资料等）第六章 人力资源档案的归档第十四条 归档文件整理（一）“件”的界定“件”，是归档文件的整理单位，同一事件形成的归档材料，一般以每份文件为一件。（二）质量要求1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。（三）整理方法1、装订（1）归档文件应以件为单位进行装订。装订材料可选用不锈钢订书针、棉线进行装订。对15页以下的较薄件，可用不锈钢订书针进行装订，对较厚件可用棉线“三孔一线”的方法装订。装订位置在文件左上角或左侧。（2）装订时，正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。永久、长期保管的档案必须用符合档案保护要求的装订材料进行装订。短期保管的档案可保持原装订方式。2、分类（1）归档文件可采用“机构问题年度保管期限”的方法进行分类。（2）在分年度时，按文件形成的年度进行分类，时间按文件签发日期进行确认。跨年度的文件材料，放在办结年作归档处理。3、排列永久、长期保管的归档文件应在分类方案最低的一级类目内按事由原则结合时间或重要程度排列。短期保管的文件可按办理完毕、归档的先后顺序排列。4、编号人力资源档案按以下原则进行编号：序号类 别编 号1人力资源证照PM-HR-机构-ZZ-20*-序号2员工档案PM-HR-机构-DA-20*-序号3招聘档案PM-HR-机构-ZP-20*-序号4培训档案PM-HR-机构-PX-20*-序号5薪酬福利档案PM-HR-机构-XF-20*-序号6绩效档案PM-HR-机构-JX-20*-序号7劳动关系档案PM-HR-机构-LD-20*-序号8人事规章制度PM-HR-机构-GZ-20*-序号9其他文件资料PM-HR-机构-QT-20*-序号归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在归档文件首页上端的空白位置用黑色印油或碳素墨水加盖归档章及填写相关内容，归档章尽量不要压住文件字迹。归档章如下：（长度为315，宽度为816）mm 组织问题年度机构保管期限件号归档章设置“机构或问题、年度、保管期限、件号”等必备项目，归档章各项内容应使用蓝黑或黑色墨水填写。1 组织：填写PM-HR(配煤-人力资源)；2 机构：形成归档材料的业务主体，这里指本部或煤矿；3 问题：形成归档材料的业务模块； 年度：归档文件的形成年度，采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示。如“2012” 保管期限：归档文件的保管期限分为永久、长期、短期三种，简称为“永、长、短”，代码分别为“Y、C、D”，填写时直接采用简称或代码。 件号：文件排列的顺序号。归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。5、编目归档文件应按业务单位和业务模块，编制归档文件目录。（1）归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（附件二）。（2）件号：填写归档文件类别编号。（3）责任者：制发文件的组织或个人、即文件的发文机关或署名者。（4）文号：文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用六角括号括入）、发文顺序号。（5）题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“ ”。（6）日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20120625（2012年6月25日）。（7）页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。（8）备注：注释文件需说明的情况。归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长宽297mm210mm）。归档文件目录应装订成册并编制目录封面。归档文件目录封面设置名称即立档单位的名称，填写时应使用全称，各单位还可视需要设置年度、保管期限等项目。5、装盒将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 档案盒封面应标明组织、机构名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可根据需要设置为20mmm、30mm、40mm等。 档案盒盒脊或底边设置业务单位、保管期限、年度、起止件号、盒号等项目。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”；盒号即档案盒的排列顺序号，可暂时用铅笔填写。 备考表：置于盒内文件之尾，项目包括盒内文件情况说、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明；填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况（附件三）。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日期：归档文件整理完毕的日期。第十五条 归档时间每年形成的归档文件，除未办理完毕的，公司及煤矿必须坚持“随办随归”，文件资料由人事助理统一登记，登记完毕转业务经办人承办，办理情况由人事助理跟踪记录，对于办结资料双方签署移交清单后由经办人员转人事助理进行文件材料整理、归档，编制目录清册（一式三份）统一保管；煤矿需随时接受检查（附件四）。第十六条 归档要求1、归档文件整理应遵循文件形成规律，保护文件之间的有机联系，并符合有关标准和规范要求。2、整理方法必须符合规则和公司相关制度的要求，归档文件目录、归档章、档案盒盒脊以及备考表的填写应规范。3、归档文件一般一式一份，较重要的或利用频次高的、或各业务模块有工作联系的，应备23份。4、归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。5、电子文件收集归档前，应对其进行杀毒处理；归档电子文件材料要求纸质文件原件与电子文件载体（如硬盘、光盘等）并存。第七章 档案保管期限第十七条 档案保管期限分永久、长期、短期三种。永久保存期限为：10年以上；长期保存期限为：3年以上，10年以下；短期保存期限为：3年以内。第十八条 确定保管期限的原则如下：1、对企业有长远利用价值的档案应永久保存。2、对企业在一定时间内有利用价值的档案分为长期和短期保存。3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。4、经鉴定已失去使用价值的档案，经主管领导批准后，自行销毁。第八章 档案的管理与利用第十九条 公司及煤矿人力资源管理人员应熟悉所归档的档案情况，主动了解各业务模块工作对