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B2B 在线采购 企业采购的新模式在线采购 企业采购的新模式 姜铁虎 前言 传统的采购流程从其效率和有效性来看都有许多值得改进的地方 在大型制造业企业中 物料和 服务的采购费用通常占产品成本的 55 75 1 因此 许多企业已经采取供应链管理策略来改进 他们与供应商之间的关系 这一策略有助于双方共享节约 改进质量和交货性能 并为进一步扩 大合作 提供增值服务创造了机会 然而供应商的开发需要增加财务投资 这种投资回报难以定 量分析 因此传统制造业中的许多厂长经理都认为供应商质量和交货性能的改进是供应商自己的 事 不需要企业的帮助 此外 从传统的采购重新定位到有效的供应链也不是一朝一夕的事 这 些情况很容易导致供应链管理措施的失败而回复到传统的采购作业上 2 通过降低产品成本来实现企业运营目标是一个有效途径 由于采购物料和服务占企业售出产品成 本的一大部份 因此企业对其供应商不断施加压力也是可以理解的 事实上 许多供应商通常不 得不接受企业的成本降低目标以便继续获得订单 这是一个简单可行的办法 但没有人会喜欢它 因为它并未真正触及采购性能差的根本原因 那么还有什么别的办法吗 对于一个尚未完全实施 供应链管理和供应商开发的企业 怎样才能做到比传统采购方法更快地降低物料采购成本 过去 企业对直接原材料的采购流程都遵循一套传统的办法 整个采购流程的周期通常从几周到 几个月 取决于采购控制系统 产品类型 企业的响应 供应商的位置 电子通讯系统等等 这 些都是传统采购和订单实现过程的基本内容 采购流程中最费时的工作之一是价格谈判 通常质 量和交货性能比较容易达成一致 最近几年 随着计算机网络和信息技术的发展 通过 Internet 的 B2B 在线采购已经成为一个快速减少采购成本的解决办法 在线竞价通常能取得 5 40 的 总节约 典型的采购成本下降范围是 15 20 3 物料采购成本的显著减少 直接带来了企业 产品成本的下降 提高了企业的市场竞争能力 在线采购的商业模式 在线采购系统是利用网络和信息技术为采购人员提供的一个工具 借助于这个工具 采购人员能 够通过 Internet 在全球范围内即时地同其供应商进行通讯和交易 在线采购为企业快速降低采购 成本带来了机会 目前主要有三种在线采购模式 它们分别是卖方系统 买方系统和第三方系统 5 1 卖方系统 Sell side systems 供应商为增加市场份额 以计算机网络作为销售渠道而实施的电子商务系统 它包括一个或多个 供应商的产品或服务 登录卖方系统通常是免费的 供应商保证采购的安全 使用这一系统的好 处是访问容易 能接触更多的供应商 另外买方企业无需做任何投资 缺点是难以跟踪和控制采 购开支 这一系统是企业采购人员开始电子商务而又不担风险的理想工具 2 买方系统 Buy side systems 企业自己控制的电子商务系统 它通常连接到企业的内部网络 intranet 或企业与其贸易夥伴形 成的企业外部网 extranet 这一系统通常由一个或多个企业联合建立 目的是把市场的权力和价 值转向买方 一些特别强大的企业已经为自己开发了电子商务市场 如 GE 塑料全球供应商网络 另外美国三大汽车公司也在联合开发全球汽车零配件供应商网络 这一系统的好处是融量购买 快速的客户响应 节省采购时间和容许对采购开支进行控制和跟踪 缺点是需要大量资金投入和 系统维护成本 3 第三方系统 门户 Third party systems Portals 门户 Portals 是描述在 Internet 上形成的各种市场的术语 建立买 卖门户的目的是为了改进市场 中买卖交易的效率 在 Internet 上有两类基本门户 垂直门户 Vertical portals 和水平门户 Horizontal portals 垂直门户是经营专门产品的市场 如钢材 化工 能源等 一般说来这些门 户主要吸引专门工业中的买主 如 MetalSite 是专门买卖金属 特别是钢材 的垂直门户 CheMatch 是专门经营石油化工和塑料制品的垂直门户 水平门户集中了种类繁多的产品供不同工业的买主 采购 其主要经营领域包括维修和生产用的零配件 办公用品等等 如 Ariba CommerceOne 和 FreeMarkets 等 B2B 在线采购市场都是水平门户 第三方系统 门户可分为下面几种类型 采购代理 第三方采购代理为企业提供了一个安全的在线采购场所 另外也提供诸如在线投标和 实时拍卖的服务 他们把技术授权给各企业使用 使其有权访问他们的供应商 联盟采购 一组不同的企业把他们要采购的相同 或相似 的产品在数量上加以累集来增加他们的 集体购买力 以便获得价格优惠 这种第三方系统由这个自愿的企业联盟共同开发和维护 中介市场 中介市场由专门的在线采购公司建立 用来匹配企业和多个供应商的在线交易 这是 最常见的一种第三方电子市场 除了提供技术手段 在线采购公司还通过咨询和市场分析等活动 为企业采购流程增值 第三方系统 门户的好处是企业不需大量投入 只需购买第三方的服务 利用第三方提供的技术 进行在线采购 其缺点仍然是不能对采购开支进行跟踪和控制 B2B 在线拍卖 online auctions B2B 在线拍卖是实现在线采购的一种技术 它是通过 Internet 或私营网络实时进行的向下定价 downward pricing 或反向拍卖 reverse auctions 4 拍卖由企业或代表企业的在线采购公司控 制 通过在线采购公司的专用软件接受多个潜在供应商的竞价 从而实现企业在线采购物料或服 务 这种物料或服务的 B2B 在线拍卖模型最早由 FreeMarkets 公司在 1995 年提出 目前在 B2B 在线拍卖市场中竞争的公司主要有 Ariba CommerceOne SupplyWorks FreeMarkets eBreviate 和 ProcureIT 这些公司提供的服务通常被称为 市场营造 market making 公司本 身因 其在电子市场中匹配买卖双方成交而常被称为 市场营造者 market maker 这些在线采购 公司制定了一整套完善的从事在线拍卖的规则 另外他们也提供诸如市场分析 咨询 和投标分 析等相关的增值服务 在线采购公司的核心技能是信息技术 商品管理和对买卖双方交互的了解 这些公司专长于在线拍卖间接物料如商店消费品 直接物料如客户定制的零部件 或其它一些商 品如煤 原材料 计算机 办公用品等等 在线拍卖特别适合于那种企业有众多有能力的供应商 而企业又有杠杆来支配它与供应商关系的 场合 现在国外许多大公司 包括 AlliedSignal Caterpillar Emerson Electric General Motors Proctor 3 提供专家对商品和市场进行分析 这份请求报价 RFQ 通常比企业自己准备的要好得 多 它能使供应商更准确地计算他们的价格 图 1 B2B 在线拍卖流程 流程开始时首先组成一个交叉职能的小组来负责分析物料 如企业定制的零件 这个小组由来自企业和在 线采购公司的代表组成 他们将从现有货源中收集多种不同的数据类型来建立当前的物料状况 包括质量 性能 交货性能 应付款支出情况 生产计划 商品法规 商业冲击 供应 市场综合 约束 融购机会等 等 这些数据有助于形成适合于这一物料的采购策略 第二步就是检查分析收集到的数据 根据加工工艺和大小配置对零件进行分组 通常是 10 100 个零件组 成一批 年产值在十万到一百万元 一般要准备 10 20 批进行投标 很好地把零件分批是一个关键 因为 它能帮助供应商识别哪些零件生产是他们的强项 从而为在线拍卖的成功打下基础 接下来就是识别有能力生产这些零件的供应商并准备投标名单 投标名单通常包含 50 60 个供应商 这些 供应商大多与企业有生意交往 其中也有一些是新的供应商 供应商的选择主要考虑那些实施了精益生产 的企业 对新的供应商 一些主要的小组成员还将对其进行现场调查 评估他们的管理 质量系统 交货 性能 能力 生产系统 设备和设施等 第四步是把一套完整的请求报价寄给供应商 包括蓝图 产品协议和其它相关文件 合同条款和条件 性 能目标 服务要求 货运信息 以及说明书 投标日期和时间等等 每个供应商都同时收到完全相同的信 息和同样的要求 供应商通常有 15 45 天的时间来评估请求报价并提出自己的报价 这取决于零件的数量 和复杂程度 遗漏技术数据有可能拖延拍卖进程并造成较差的拍卖结果 这时 投标名单可能减少到了 25 30 个感兴趣的供应商 再接下来是小组与供应商协商 通过蓝图审核过程保证零件分批正确 少量分批或不能正确分批的零件先 搁下等以后离线投标 小组还将培训供应商使用软件 管理在线拍卖事件 拍卖规则 拍卖策略等 随着 拍卖日的临近 供应商将最后定下零件和批量价格 以及决定停止投标的价位 投标名单这时或许减少到 了 20 25 个供应商 最后 在拍卖日的某个时间供应商被安排登录到在线采购公司的网络 投标交易从第一批物料开始直到所 有分批全部中标 在投标日实际参加投标的供应商一般只有 10 20 个 通常拍卖中最低出价的供应商能赢 得那一批 但这也不是肯定的 因为企业没有责任非得接受一项投标 许多别的因素会影响最后的授予决 定 企业通常是按 赢者全拿 winner takes all 的办法把工作给予选定的有竞争能力的供应商 拍卖结果的解释 图 2 给出了在线拍卖一批企业定制零件所产生的投标记录个例 当前价 也称为 历史价 是企业最近一 次购买拍卖的那批定制零件所支付的价格 希望价 也称为 保留价 是企业认为值得更换供应商来采购那 批零件所必须低于的价格 当前价和希望价之间的差价可以认为是企业更换供应商带来的成本 拍卖是实 时进行的 每个供应商都可以看到由其竞争对手打出的匿名投标 价格透明和动态投标通常能获得比企业 在传统请求报价过程中得到的价格要低得多 图中椭圆形圈出的供应商被认为是有竞争能力的 供应商的 质量性能 交货性能和其它一些因素有可能排除最低出标者赢得这批订货 拍卖之后的标价分析和供应商 随访也是整个流程的重要组成部份 图 2 在线拍卖一批企业定制零件的竞价过程图 有必要指出的是 在线拍卖的整个过程中供应商和企业看到的信息是不同的 供应商不知道当前价 但他 们能看到希望价并知道只有低于这个价位才有可能赢得订单 而企业却可以直接看到采购物料的名称 规 格 单位 起拍价格 最低竞价 供应商 历史价格等多个项目 因而可以最快的速度了解到此项物料的 采购成本较之以前的升降幅度 有哪几家供应商参加竞价 竞价过程曲线图等 在线采购的好处 7 在线采购是一种企业和供应商 双赢 的新型采购模式 企业可以在下面几个方面获利 首先 整个采购流程合理有序 过去企业采购人员只注重结果 通常是把订单交给了那些能满足 质量要求和按时交货的供应商就算完事 他们可能会向太多的供应商采购 而实际上并不需要那 么多 另外类似的物料也常被分散在大量的供应商中采购 分散采购数量会使企业支付更高的单 位成本 此外采购业务的总成本也因要维护大量的供应商而比需要的更高 在线采购过程通常有 企业的制造工程师参加 他们审评图纸并按相似的特征或流程分类物料 这样 候选供应商能投 标合并了的特征相似的物料 从而改进了成本 交货和质量特性 其次 在线采购公司对整个采 购过程通常实行一条龙服务 从联系确定供应商 到确定采购时间 最后完成采购竞价 一直全 线跟踪服务 第三 在线采购流程要求企业评估其它有能力的供应商 在过去的采购业务中这些 新的供应商可能根本不被考虑 第四 在线采购把价格谈判的时间从几个月压缩到几个小时 减 少了商业环境剧烈变化对价格影响的可能性 最后 在线采购导致了市场价格 这一信息对不精 于成本分析的企业来说是不可知的 同样 在线采购对供应商业也有好处 首先 公平竞争排除了原有供应商享有的一些优势 参加 竞争的供应商有同等的机会赢得订单 其次 扩大的市场偏向有竞争能力的供应商 也就是说 合格的供应商将来也会被邀请参加他们当前的顾客所发起的在线采购 另外他们也有更多机会赢 得来自新顾客的业务 供应商因此能增加销售和扩大顾客范围 并减少了与此相关的销售和市场 开销 第三 参加在线采购的供应商能看到市场价格并验证自身的竞争能力 这是非常有竞争价 值的信息 第四 中标的供应商赢得的是已经按零件或流程系列组织好的物料订单 这使供应商 能集中他们的核心能力进行生产 最后 在线采购流程通常导致多年的长期协议 这类合同对获 得资本贷款是非常有用的 尤其对一些小型企业 结束语 本文介绍了在 Internet 上进行向下竞价的 B2B 在线采购模式 比较了在线拍卖和传统采购流程 并且讨论了在线采购给企业和供应商带来的好处 向下竟价在线采购只是简单地利用了新技术来 帮助传统的采购业务 为企业采购成本的减少提供了技术的解决方案 但它并未帮助揭露企业成 本管理缺陷的根本原因 因此 企业和供应商都有必要采纳和实施现代供应链管理和精益生产的 理念和方法 从根本上排除企业的浪费和减少总成本 参考文献 Monczka R Trent R and Handfield R 1998 Purchasing and supply chain management South Western College Publishin