生物医药公司采购管理制度VIP

生物医药公司采购管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范生物医药公司的采购管理工作，确保采购活动的合法性、合理性、高效性，保障公司生产经营活动的顺利进行，降低采购成本，提高公司经济效益。2.适用范围本制度适用于生物医药公司所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、仪器、办公用品、服务等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规定。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。公开公正公平原则：采购过程应公开透明，确保供应商机会均等，公平竞争。诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责1.采购部门负责制定采购计划和预算。寻找、筛选、评估和选择合格供应商。组织采购谈判，签订采购合同。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。建立和维护供应商档案。2.需求部门提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量等要求。参与采购供应商的评估和选择。协助采购部门进行采购合同的签订和验收工作。3.财务部门审核采购预算和采购合同。负责采购款项的支付和账务处理。对采购成本进行核算和分析。4.质量部门制定采购物品的质量标准和验收规范。参与供应商的评估和选择，对采购物品进行质量检验和验收。对不合格采购物品提出处理意见。三、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计到货时间等内容。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核，确认需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行联合评审，评审通过后报公司领导审批。经审批后的《采购申请表》返回采购部门作为采购依据。3.供应商选择与评估采购部门根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品质量认证、业绩情况等相关资料。采购部门组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制水平、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，建立供应商档案，对合格供应商进行分类管理，并定期对供应商进行重新评估。4.采购谈判与合同签订采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物品或服务的价格、质量、交货期、付款方式等条款进行协商，达成一致意见。根据谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同经法务部门审核后，报公司领导审批。审批通过后的采购合同由采购部门与供应商签订，并加盖双方公章。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，填写《采购订单》，明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点等内容。《采购订单》经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商。6.采购订单跟踪与催货采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。如发现供应商未能按时交货或出现质量问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题。对于重要采购项目，采购部门应安排专人进行全程跟踪，确保采购订单按时、按质、按量完成。7.到货验收采购物品到货前，采购部门应通知质量部门和需求部门做好验收准备工作。质量部门按照质量标准和验收规范对采购物品进行质量检验，需求部门对采购物品的数量、规格、型号等进行核对。验收合格的采购物品，由质量部门和需求部门在《验收单》上签字确认；验收不合格的采购物品，质量部门应出具《不合格报告》，采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。8.采购付款采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，附上采购发票、验收单等相关凭证。《付款申请单》经采购部门负责人、财务部门审核后，报公司领导审批。财务部门根据审批后的《付款申请单》，按照合同约定的付款方式和时间，办理采购款项的支付手续。四、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据公司年度生产经营计划和采购需求，编制年度采购预算。年度采购预算应包括采购项目、采购数量、采购金额、预计到货时间等内容，并按照公司规定的预算编制流程进行审核和审批。2.预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本，确保采购支出不超出预算范围。如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因和调整金额，经相关部门审核和公司领导审批后，方可进行预算调整。3.预算分析与考核财务部门定期对采购预算的执行情况进行分析，对比实际采购支出与预算的差异，找出原因，提出改进措施。公司将采购预算执行情况纳入部门和个人的绩效考核体系，对预算执行较好的部门和个人给予奖励，对预算执行不力的部门和个人进行相应的处罚。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、市场风险等。根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施。2.供应商风险管理建立供应商信用评估机制，定期对供应商的信用状况进行评估，对信用不良的供应商采取限制采购、暂停合作等措施。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款，降低供应商违约风险。3.质量风险管理严格执行采购物品的质量标准和验收规范，加强对采购物品的质量检验和验收工作，确保采购物品符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对出现质量问题的供应商及时进行处理，如退货、换货、索赔等。4.价格风险管理关注市场价格动态，定期收集和分析市场价格信息，建立价格预警机制，及时发现价格波动风险。通过与供应商谈判、招标采购、集中采购等方式，降低采购价格，减少价格波动对公司成本的影响。5.合同风险管理加强采购合同的管理，确保合同条款明确、合法、有效，避免合同纠纷。对采购合同的执行情况进行跟踪和监督，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。六、采购信息管理1.供应商信息管理采购部门应建立供应商信息档案，详细记录供应商的基本信息、资质证书、产品信息、业绩情况、联系方式等内容。定期对供应商信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。2.采购合同管理采购部门应建立采购合同台账，对采购合同的签订、执行、变更、终止等情况进行详细记录。采购合同应按照公司档案管理规定进行归档保存，便于查询和查阅。3.采购订单管理采购部门应建立采购订单跟踪系统，实时跟踪采购订单的执行情况，及时掌握采购物品的到货时间、数量、质量等信息。采购订单执行完毕后，应及时进行结算和归档处理。4.采购数据统计与分析采购部门应定期对采购数据进行统计和分析，如采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布等，为采购决策提供数据支持。通过采购数据分析，发现采购过程中存在的问题和不足，及时采取措施进行改进。七、采购人员行为规范1.职业道德采购人员应遵守国家法律法规和公司规章制度，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂、回扣、宴请等不正当利益。保守公司商业秘密，不得泄露采购信息和供应商信息。2.业务能力采购人员应具备良好的业务知识和技能，熟悉采购流程和相关法律法规，掌握市场动态和供应商情况。不断学习和提高自身业务水平，积极参加公司组织的培训和学习活动。3.工作纪律采购人员应严格遵守工作时间，不得迟到、早退、旷工。认真履行工作职责，不得推诿扯皮、敷衍了事。积极配合其他部门工作，不得相互指责、刁难。八、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。对审计中发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门和人员进行整改。2.纪检监察监督公司纪检监察部门对采购人员的廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。对违反廉洁自律规定的采购人员，依法依规给予相应的纪