采购管理制度.doc

浙江国信物流设备有限公司规章制度采购管理制度 1. 目的规范上海联晟汽车配套服务有限公司一般物资或服务的采购工作流程，明确相关责任部门职责。2. 适用范围适用于除经销件、零部件以外的包括固定资产、办公用品、劳防用品、低值易耗品、工具、工位器具、工装设备、维修配件、生产辅料、原材料、工程外包、服务外包等可以通过邀请报价，技术和商务谈判方式确定供方的采购工作。3. 定义使用部门：申购项目的实际使用或运作部门，是预算的实施与控制部门。职能部门：企业运营中专项工作的归口管理部门，并通过提供定额或额度来指导使用部门进行专项预算的编制。采购预算：在公司年度财务预算额度内，通过采购申请而取得的预算。计划采购：在采购预算额度内，职能部门根据实际需要对经常性消耗物资制定月度采购计划，或由职能部门对经常性消耗物资编制消耗定额，经物流部编制定额采购计划，规划部按计划进行批量采购。4. 职责4.1 使用部门负责：4.1.1 编制部门年度预算，控制预算额度；4.1.2 在部门预算额度内提出采购申请，填制采购申请书；4.1.3当部门年度预算额度不足时，提出预算追加申请。4.2 职能部门负责：4.2.1 提出年度专项预算，控制预算额度；4.2.2 在专项预算额度内提出采购申请，填制采购申请书；4.2.3当年度专项预算不足时，提出预算追加申请；4.2.4 对使用部门提出的采购申请进行必要性审核，并在采购申请书上填写相关说明，分析结果及建议；4.2.5确定专项工作基本需求，提出潜在供应商建议以及制订、完善专项工作任务书或技术要求；4.2.6 对报价提出专业化细分要求，明确报价细分项量化标准。4.2.7 技术交流和技术谈判以及以技术评定方式对潜在供方进行技术能力评价；4.2.8 必要时参加商务谈判，支持报价比较工作；4.2.9 参与对潜在供方质量、售后及市场口碑等的综合评价；4.2.10 确定合同中的技术要求、进度要求、质量要求、验收标准等专业内容，并据此对采购项目进行验收，及时向有关部门出具相应的报告；4.2.11 监控非物资类采购项目的实施进度。4.2.12 负责处理合同执行过程中的技术方面工作，对供方违反任务书、技术要求及合同的事项提供证明；4.2.13 对于只有采购预算而无定额标准的采购品，定期编制月度采购计划，提供给规划部落实；4.2.14 负责对经常性消耗物资编制消耗定额标准，并提交物流部。4.2.15各类采购项目与归口职能部门关系，见附件4采购项目与职能部门一览表。4.3 财务部负责：4.3.1 审核批准申购的经费、费用科目、投资额度等内容；4.3.2 负责向规划部提供税务，外汇管理，保险等方面的信息；4.3.3 对预算追加进行审核，提出建议供总经理参考；4.3.4 及时进行费用结算和对外付款；4.3.5 向使用部门提供预算使用情况。4.4 规划部负责：4.4.1审核采购申请书内容及其他资料是否清晰、齐全。4.4.2 根据职能部门提供的工作任务书或技术要求等基本需求考虑潜在供方的选择，对外发出询价邀请；4.4.3 及时处理潜在供方报价，协助职能部门进行技术谈判工作；4.4.4 在收到采购申请书、技术评定以及技术确认合格的报价后，开展商务谈判；必要时与专业部门并行开展商务谈判；4.4.5 组织职能部门对潜在供方报价、质量、售后及市场口碑等进行综合对比打分；4.4.6 起草合同文本，协调合同会签并按合同的签字权限报有关领导批准；4.4.7 负责处理合同执行过程中的商务方面工作；4.4.8校验合同、发票及验收证明；4.4.9 组织向供方索赔事宜；4.4.10 维护采购品清单，明确各类采购品的采购周期；4.4.11 按合同或采购计划要求督促物资类供方如期履约；4.4.12 下达采购订单，将已下达订单信息提供给物流部。4.5 物流部负责：4.5.1 接受职能部门委托，对物料进行入库前验收，发现物损、物差及时提供信息和记录给规划部；4.5.2 负责办理入库、出库手续、填制相关单证及账目；4.5.3根据产量、定额标准、作息及人员计划等信息，定期编制定额采购计划，提供给规划部落实。4.5.4负责和职能部门协调，共同制定各类物资的安全库存 。5. 程序5.1 采购申请前提5.1.1 使用部门根据实际需求，以及职能部门提供并经该使用部门认可的各类定额、额度，提出年度部门预算，经财务部审核，总经理审批，批准后编入公司年度预算。5.1.2 职能部门根据业务需要，提出年度专项预算，经财务部审核，总经理审批，批准后编入公司年度预算。5.2 采购申请（参见附件1采购申请流程）5.2.1 采购申请的提出5.2.1.1 采购申请遵循原则：由预算归属部门（负责部门）申购。如预算归属部门发生变化则申购部门相应改变。5.2.1.2 一般物资采购由使用部门在本部门年度预算额度内，提出采购申请。（参见附件4采购项目与职能部门一览表）5.2.1.3 工具、工位器具、工装设备采购与安装、工程建设和改造等投资类项目，由归口职能部门在年度专项预算额度内提出采购申请；工具、工位器具、工装设备与安装、工程建设和改造项目等完工后的维修配件、委外维修等，由使用部门在年度部门预算额度内提出采购申请。（参见附件4采购项目与职能部门一览表）5.2.1.4 计划采购物资的采购申请应在年度预算批准后，并在预算执行年度开始前提出，以便规划部在充分比价的基础上选定最优供方。5.2.1.5对于申购物资单价大于2000元时，需向规划部固定资产管理员进行备案，确认是否属于固定资产采购范围，如果确认为固定资产申购，应同时按照联合公司固定资产管理制度的规定，填写企业固定资产购置审批单。5.2.1.6 申购部门提出物资或设备使用、工程外包以及服务外包等需求，申购项目预算科目，预算费用等信息，说明申购的必要性及经济性，填制书面采购申请书，经主管签字后提交相关职能部门审核。5.2.2采购申请的审批 5.2.2.1对于使用部门提出的申购项目，须由归口职能部门进行必要性审核。分析在实际运作过程中发生的物资或设备使用、工程外包以及服务外包需求，不能从现有条件中得到满足，且具有一定的经济性和必要性。5.2.2.2 职能部门制定申购项目的工作任务书或者技术要求，并明确质量要求，以书面签字版本及时提供给规划部。工作任务书或者技术要求制定时应按照既满足公司 实际需求又能贯彻货比三家的原则来进行。5.2.2.3职能部门在采购申请书上填写相关说明、分析结果及建议，并推荐可参与报价的潜在供方，由部门主管签字批准。5.2.2.4 财务部对经职能部门确认的采购申请书的费用内容和科目进行审核。5.2.2.5 财务部对费用实行严格的预算控制，各科目支出原则上不得超出预算。部门若发生某一科目预算不足或者无预算的情况，并具有充分合理的理由，可根据本部门实际情况提出预算追加申请，说明原因，由部门主管签字，经财务部审核后，上报总经理批准。5.2.2.6 单价小于2000元且总价小于10000元的采购申请，由分管副总进行审批。5.2.2.7单价等于或大于2000元或者总价等于或大于10000元的采购申请，由总经理进行审批。5.2.2.8申购部门不得自行拆分采购需求，同一期间同一预算科目内的采购需求必须在同一采购申请中提出，由规划部对此进行监控。5.2.3 规划部对通过审批的采购申请书进行初步审核，对于描述不明的申购资料可要求职能部门完善。检查填写项目是否清晰，相关工作任务书或技术资料是否齐全；如预算不足，是否具有经批准的费用追加申请。5.2.4 对于申购项目如采购品清单中已有相应的年度采购物资并能够满足使用部门的需求，则经职能部门在采购申请书中确认，直接进入计划采购流程。5.2.5 规划部根据职能部门提供的工作任务书或者技术要求，考虑补充和调整潜在供方清单，职能部门和规划部共同确定潜在供方。确保有报价意愿潜在供方数量不少于3家。5.2.6 按联合公司采购、工程、服务等一体化规定或者因其他客观原因确定唯一供方的，由规划部在采购申请书中加以注明。5.2.7对于纳入联合公司集中采购范围的办公用品、办公家具、办公设备、劳防用品、食品百货等物资，规划部不另行比价、核价；由联合公司集中采购负责部门同供方进行年度价格谈判，选择最优供方。5.2.8对于联合公司集中采购范围的工具辅料、化工原料、备品备件、定制品等物资，规划部进行市场信息价比对，如果我方询价供方报价低于实业公司供方报价10%以上，可将我方询价供方推荐至实业公司。5.2.9规划部确认采购申请后，进入采购定点流程。5.2.10采购申请书如因特殊原因需要作废，必须在财务及经理签字栏处敲作废章。5.3 采购定点（参见附件2采购定点流程）5.3.1 规划部根据已确认的采购申请书制作询价信及汇总整理相关询价资料。5.3.2 规划部及时向确定的有报价意愿的潜在供方发出首次询价邀请，同时向各潜在供方提供工作任务书或者技术要求。5.3.3 规划部负责接收潜在供方的报价等事宜，并及时通知归口职能部门配合后续核价工作。5.3.4 职能部门负责报价的技术确认，对首次竞价的技术细节、图纸、性能、工作量等进行分析，做好报价细分项目量化工作。5.3.5 职能部门负责技术交流和技术谈判，对潜在供方提出的技术问题和建议进行评价、答复和认可，必要时可以召开技术交底会。5.3.5 职能部门综合考虑各种信息对工作任务书或者技术要求进行优化完善，形成完整的工作任务书或者技术要求并及时转交规划部通知潜在供方。5.3.6 规划部邀请所有潜在供方根据优化的工作任务书或者技术要求再次进行报价，收集汇总报价信息。5.3.7 职能部门随后进行报价技术确认。按照工作任务书或者技术要求规定的主要技术参数对所有潜在供应商的报价明细，逐项进行技术上的评价并形成技术评定。5.3.8 如通过技术评审的潜在供方不满三家，规划部有权要求职能部门进一步解释，并会同职能部门寻找技术合格的潜在供方。如经过努力仍不能找到两家以上的技术合格的潜在供方，须由总经理批准后方可进入商务谈判采购程序。5.3.9 规划部确认收到职能部门书面认可的技术评定以及技术确认合格的报价后，分析报价构成，逐项比价、核价。5.3.10 规划部根据比价、核价结果，取各潜在供方报价中有竞争力的细分价格，做针对性议价。5.3.11 根据技术评定、比价、核价及议价结果，规划部组织职能部门对潜在供方报价、质量、售后及市场口碑等进行综合对比打分。5.3.12 规划部以定点确认书作为合同签署前的内部意向性文件，其签署遵循如下原则：5.3.12.1 采购单价小于人民币1000元，且总价小于5000元，由规划部主管签署。5.3.12.2 采购单价大于人民币1000元，或总价大于5000元，规划部作出定点建议，由公司总经理签署。5.3.13 经定点确认，由职能部门负责制定合同的技术要求、进度要求、质量要求、验收标准等专业条款。对经常发生的采购项目，则制作年度合同，否则制作一般合同。按合同管理制度进入审核流程，与供方签署正式商务合同。如已与其潜在供方签订有年度合同，则可直接进入计划采购流程，制作采购订单实施采购。5.3.14 采购实施方式：5.3.14.1 一般采购合同生效后，按合同约定办法实施。5.3.14.2 年度采购合同生效后，实施计划采购。5.3.14.3 工程或服务外包类合同以合同约定方式履行。5.3.15 职能部门按照工作任务书或者技术要求，对采购品或服务进行验收，及时以验收证明或合同约定的其他方式进行签字认可，并向有关部门和供方出具相应的报告。如是固定资产采购，需填写固定资产验收完工报告方可投入使用。5.3.16 合同生效后规划部负责商务工作的执行。如果发生设备不合格（包括运输损坏）等情况，由职能部门提供证据，规划部牵头向供方进行索赔等商务方面事宜。5.3.17 规划部校验供应商送来的发票及验收单。5.3.18 财务部及时进行费用结算和对外付款。5.4 计划采购（参见附件3计划采购流程）5.4.1 规划部在采购品清单中明确采购周期，并提供给相关职能部门。各类采购计划必须充分考虑采购周期因素，提前、定期制定与发布。5.4.2 各职能部门将采购品定额标准提供给物流部，由物流部根据产量、作息及人员计划定期编制定额采购计划提供给规划部。5.4.3 对于只有采购预算而无定额标准的采购品，由归口职能部门定期编制一般采购计划提供给规划部。5.4.4 规划部按各类采购计划要求向供方下达采购订单，督促供方如期供货；并将已下达订单信息提供给物流部，作为收货入库依据。5.4.5 在订单跟踪过程中，如得知供方可能或已延误交货，规划部应立即向采购计划的编制部门报警，并牵头联系归口职能部门、计划编制部门、使用部门、供方（包括备选供方）采取补救措施。5.4.6 计划采购品到货后由归口职能部门按技术、质量要求进行验货。对于验收要求不高，如仅通过观察外包装、外表面及数量即可完成验收工作的采购品，职能部门可通过书面方式（明确验收标准）委托物流部验收。5.5 规划部按合同或采购计划要求督促物资类供方如期履约，对于非物资类采购项目的实施进度，由归口职能部门监控。5.6供方延误交货、采购品质量及服务质量等问题按供应商管理制度由规划部组织有关部门对供应商进行考核。5.7采购品到货按相关物资入库管理规定实施，物流部向规划部提供当日入库采购品信息（含采购品对应的订单号），便于订单跟踪。对于工位器具、工装设备、未安装前的大型设备等不便于一般物资仓库储存的采购品，以及工具、维修配件等应急维修物资，由归口职能部门落实专门存放地点；但需在物流部一般物资仓库办理入库手续同时办理出库手续。6. 分公司与子公司采购6.1分公司采购由上海联晟规划部进行。6.1.1采购申请书的审批：单价小于2000元且总价小于10000元的采购申请，由分公司总经理进行审批。单价等于或大于2000元或者总价等于或大于10000元的采购申请，由上海联晟总经理进行审批。6.2子公司的采购由南京恒诚联晟独立进行。6.2.1采购申请书的审批：单价小于2000元且总价小于10000元的采购申请，由子公司总经理进行审批。单价等于或大于2000元或者总价等于或大于10000元的采购申请，由上海联晟总经理进行审批。6.3分公司及子公司申购部门不得自行拆分采购需求，同一期间同一预算科目内的采购需求必须在同一采购申请中提出，由上海联晟规划部对此进行监控。7. 相关文件合同管理制度供应商管理制度固定资产管理制度8、存档文件采购申请书 存档期限2年技术评定存档期限2年定点确认书存档期限2年采购合同 存档期限2年定额采购计划存档期限2年一般采购计划存档期限2年企业固定资产购置审批单存档期限2年9. 评审与更改规划部每年定期对本文件进行评审及更改10. 分发各部门11. 附件10.1 附件1采购申请流程10.2 附件2采购定点流程10.3 附件3计划采购流程10.4 附件4申购与职能部门分类表10.5 采购申请书格式第 12 页 / 共 12页采购项目与职能部门一览表序采购种类职能部门采购部门备注1信息计