如何开好公司会议.ppt

如何开好公司会议 JOY ZHU2016 12 29 1 一 会议的功能和价值二 会议目的设计与筹备三 会议的形式和内容设计四 会议的角色与分工五 会议的过程控制六 会议的成果生成七 会议的效能评估八 会议决议的执行管理 纲目 2 人类会议有7000年的历史 一 会议的功能和价值 3 1 最早的会议功能 讨论如何围猎 如何分猎物 4 从历史我们体会到了什么 5 2 对会议的重新认识 会议能产生效益吗 6 会议是企业从事管理的核心管理工具和方法 可以提高工作效率 可以通过会议对未发生的事情进行预测 对正在进行的工作实行监控 对已经完成的工作进行总结和评估 会议本身是没有效益的 而且是需要成本的 因此 我们要尽量控制好开会的时间 答案 7 3 会议的重要性 会议管理是企业管理中最为重要的手段之一 会议管理能力是评估企业高层综合能力的重要指标 开会的能力被哈佛作为管理的核心技能之一 8 4 成功召开团队会议的五个好处 1 节省时间 将信息同时传达给整个团队 2 降低出错频率 通过会议交流让团队更好地理解 3 避免重复劳动地发生 4 让基层员工参与部分决策 提高员工的工作积极性 5 更加详尽地了解员工 有征对性的进行管理 9 5 会议的误区 开会还不简单 10 国内常常开错的五种会议 老板一言堂形式呆板 气氛紧张会议无准备 离题万里时间一到 立刻收工议而不决 决而不动 动而无果 11 二 会议的目的设计与筹备 没有目的的会议是最无效的会议 12 1 明确会议的目的 并让与会成员先知先备 13 2 一般召开会议的程序 计划 准备 组织 简报 商讨 评估 跟踪 执行 决策 考核 14 会议内容 会议通知 会议工具 幻灯 白板 笔等 会议材料与会人员 3 会议筹备的内容 15 确定开会的频率 坚持原则 设计好会议的结构 正确的记录 检查约定执行的情况 4 成功召开会议的五个前提 16 5 如何安排议事日程 会议准备和主题 明确在哪里开会 确定会议何时开 会议要讨论的内容 会议内容讨论的顺序 每个议题将用多长时间 17 三 会议的形式与内容设计 上传式会议 下达式会议 讨论型会议 决议式会议 例行会议 培训会议 1 会议的类型 18 2 不同会议有不同的形式 上传式汇报会议 说 听 评下达式宣导会议 宣 定 评讨论式会议 引 提 议 果决议式会议 宣 议 决 19 本周工作的主要目标 任务 要优先解决的问题是什么 让每位与会者就目标 任务提出问题 还有哪些不明白 还缺哪些条件 开诚布公的讨论 哪些建议有利于更好完成任务 最后确定目标和计划 3 就例会为例进行内容设计 1 周一会议 20 2 周六 五 会议 第一论讨论 过去一周的工作进展和取得的成果 第二论讨论 就如何解决问题提出建议 由上司对缺德的成功案例和改进的建议进行总结 共同制定下一周的计划 21 四 会议的角色与分工 1 会议的主要角色主持记录领导成员嘉宾 22 2 成功主持的六原则不应说得太多让所有人参与发言 防止相互攻击保持冷静和对全局得掌控按时结束会议调节好会议的氛围运用好休息的技巧 23 3 记录人员正确做好记录的方法先明确会议内容学会简录有不明确的可以重复一遍最好坐在主持人旁边会后整理记录并通告交与存档以便下次检查 24 4 领导的作用维持会议的严肃性激发成员的积极性作决议会议总结 5 嘉宾的作用点评补充观摩 25 五 会议的过程控制 召开会议的黄金规则 永远是1个小时 26 会议过程控制的九原则 准时议事日程顺利开展讨论休息随机应变运用视觉手段总结与会者参与准时结束会议 27 六 会议成果的生成 1 会议原则 没有成果的会议等于根本没有召开过 2 主持人要快速通过记录员总结成果 28 3 目标内成果生成 1 根据计划逐点生成 2 总结成果 3 目标内领导即时的决议 4 目标外成果生成 5 上次会议成果附加 29 七 会议效能评估 测试 你的会议产生效能了吗 会议一定要产生效能 因为 会议本身是没有利润的 30 1 提高会议效能的两条诀窍 1 每次会议结束后 主持人作一个简短的会议效能评估 并由领导签发 2 每次会议召开前 将上次会议产生的效能作简单通报 并给出本次会议的效能要求 31 2 会议效能