采购管理实施细则.doc

采购管理实施细则 本细则适用于公司所有物品（原料、辅助材料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品或劳务（技术、服务等）的采购，是对财务管理制度的补充。 一、采购管理制度目的 加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。 二、采购管理细则范围 本制度适用于公司所有物品（原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购管理制度。 三、采购管理制度职责 3.1市场部根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。 3.2采购部根据销售部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料存安全定额，编制采购计划，经分管副总经理审核，总经理批准后组织采购管理制度。 3.3行政部负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。 3.4行政部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及经营需要编制设备的采购管理制度、办公设备维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。 3.6各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、采购部提交申请，并经初审后经分管副总审核，总经理批准。 四、采购付款类别：u 采购全预付款，即预付全款后发货；u 采购部分预付款，即预付部分款后发货；u 采购有帐期付款：即货到验收后按合同支付；u 采购外包付款，含工程外包、软件外包。五、商品，办公用品采购、入库及领用管理规定： （一）、经营有关的商品、其他耗材、低值易耗品、修理用备品备件等由销售部门主管根据销售需要负责拟定采购计划明细单和购入申请单，经分管副总审核，总经理批准，交由采购部采购，采购人员根据批准的采购计划明细单和购入申请单，制定本期采购和用款计划，为保证公司资金合理、有效地使用，计划要以付款和赊销相结合为原则，并成一定比例，同时要防止库存材料的呆滞，然后报部门、公司批准后进行采购。 （二）、采购款项申请流程： 采购人员填写资金申请单（附上采购计划明细单）部门经理初审分管副总经理总财务经理或财务总监审核签字总经理经理审核签字（必要情况由集团公司财务总监审核签字）资金部发起资金调拨申请。 （3） 、采购、入库、报帐过程：1、采购人员采购过程中在满足使用要求，保证质量的前提条件下，要进行充分的询价（询价资料上报集团财务部），对大宗采购或需长期合作的供货方，按照公司质量体系的要求对其材料质量、信用、服务等各方面进行比较，以确定供货单位。2、每份材料采购合同或订单签定以后必须给财务一份，作为复核、付款和了解合同履行情况的依据。3、材料送到以后，由采购人员填写材料入库单，填写时供货单位、材料名称、规格型号、单位、数量、单价、金额必须书写清楚，经部门负责人签字或（盖章）后，交仓库管理员验收，验收完毕仓库管理人员在入库单上签字或（盖章），留下仓库联作为仓库记帐的凭据。 4、采购人员凭材料发票、材料入库单财务联、购入申请单和采购计划明细单原件到财务报帐。（4） 出库、领用过程： 1、使用部门经办人填写物品领用单，领用部门、物品名称、规格型号、数量、用途必须书写清楚，经部门负责人签字或（盖章）后交行政部，由物品管理人员签字并发货。 2、发货时物品管理人员留下出库单的仓库联，作为仓库记帐的凭据，其他联交材料领用人和财务各一联。六、 办公用品的采购、入库及领用管理规定： 办公用品包括复印纸、传真纸；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒；日记本、各类笔墨、纸巾等。（二）实行定期计划批量采购供应。即：每月10日前各部室向行政部提报当月所需用品计划，由行政部统一采购。行政采购人员填写购入申请单，经行政部主管（经理）受理、审批，办公用品费用资金由各区域库存备用金垫付，无需资金申请。采购入库特殊办公用品可以经行政部同意授权各部门自行采购。l 各部门若临时急需采购办公用品，由各部门填写办公用品采购预批单，并在备注栏内急需采购的原因。经分管副总和总经理批准后，交财务方可实施采购任务。l 必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。l 办公用品采购回先交由前台文员（或行政文员）清点登记明细，开具入库单。报销时附上入库单到财务部办理报销手续。（附：购回招待用品也须入库，交由前台文员（或行政文员或公司接待人员）清点登记明细，不入库不许报销。）7、 采购申请付款，发票内容与实际采购行为不一致时，财务拒绝付款（董事长特批除外）。 八、采购付款相关发票需在付款后十天之内开出（因邮寄时间原因，可提供扫描件）。 九、金额在5万元以上付款需经董事长或董事长授权人同意后，资金部方可支