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文件 台帐管理培训 培训目的 1 为了规范本公司各类文件 记录的格式 提高管理水平 2 确保公司文件得到有效控制 使各部门得到相应的有效版本 防止不适用的文件勿用 文件管理 一 文件的分类 1 分类 a 质量体系文件 管理手册 程序文件和支持性文件 对具体质量 环境 职业健康安全活动和操作步骤进行描述和规定的文件 可包括各类技术文件 标准 管理制度 作业指导书 各类规范等 b 外来文件 国际标准 国家标准 行业标准 法律 法规等从外部获取的文件 c 其它行政文件 2 受控文件和非受控文件的定义 受控文件 受控文件是 非受控文件 的对称 凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件 也就是说凡是存在修改的唯一有效版本 一般来说这些文件是长期使用并始处于修改和换版状态的文件 如 质量手册 程序文件 各种规章制度等 非受控文件 非受控文件是 受控文件 的对称 凡是不存在修改和换版的文件都是非受控文件 这些文件一般情况下都是一次性使用 而且使用的时间较短 并在使用过程中不用修改和换版 如 审核计划 培训计划等 二 文件的编制和审批 文件在发布前必须经过审批 以确保文件是充分的和适宜的 1 质管部负责编制环境保护方面操作要求 环保设备运行作业指导书等 经过管理者代表审核 总经理批准生效 2 技术部负责编制本公司产品的生产作业指导书等 技术类文件 经过技术部长批准生效 技术图纸由技术部长批准生效 3 管理手册 由管理者代表组织编写 管理者代表审核 总经理批准生效 4 程序文件由相关部门编制 管理者代表审核 总经理批准 5 其他质量 环境 职业健康安全管理体系 管理类文件 由相关部门编制 管理者代表审核 总经理批准生效 注意事项 a 文件编号 格式必须符合 文件编号规则 文件格式管理规定 相关要求的规定 b 文件须注明版本号 A B 修订状态 0 1 2 三 文件发放 接收和回收 1 文件封面上的的分发号 台帐员在分发前应注明 并登记在发放记录上 2 发放的文件 接收部门或个人应在 文件档案 上进行签收 3 换版文件发放时 必须先将旧版的文件或作废文件进行回收 并进行文件回收记录 4 接收部门应及时做好文件接收登记 5 无人审批 未盖公章或受控章的文件不接收 已盖章的受控文件不能再复印 6 台帐员应及时做好 文件清单 记录清单 的更新工作 四 外来文件管理 1 各部门收集相关的涉及三体系的外来文件 由本部门对其适用性进行识别 以确保其有效性 适用性 凡作为信息了解 不需执行的或与三体系无关的文件 作为非受控文件 凡需使用的 作为受控文件 2 建立 外来文件清单 五 文件更改 换版和作废 1 文件更改 文件更改符合 文件控制程序 的规定 并填写 文件修改记录 同时收回相应的作废文件 并在对修订状态进行重新登记 修改后的文件应重新进行审批 2 文件换版 文件经多次更改 或需进行大幅度修改时应进行换版 换版应符合 文件控制程序 的规定 同时收回旧的作废文件 对版本号进行重新登记 换版后的文件应重新进行审批 3 作废文件 作废的 受控 文件由文件管理人员统一按原文件发放范围回收 并加盖 作废 标识 作废文件经管理者代表批准后 文件管理人员统一销毁 并填写 文件 记录 销毁记录 记录 作废文件需作资料保存时 经管理者代表批准后 加盖 作废留存 章 由文件管理人员隔离存放 六 文件的标识与保存 1 受控标识a 在文件发放时一律由质管部负责加盖红色 受控 印章 由台帐员负责注明分发号b 不适用的作废文件应及时收回盖上 作废 印章并销毁 并在 文件清单 上注明 或填写 文件作废清单 记录管理 一 记录表格编制 编号管理 1 记录表格编制由使用部门负责编制 通用记录表格的编制具体参照程序文件 管理标准的附表 如 记录清单表格样式参照 记录控制程序 中的附表 2 记录的编号按照 文件编号规则 相关规定要求进行编号 各部门编制的记录表格应由质管部进行确认 二 记录填写要求 1 记录填写应及时 正确 清晰和齐全 栏目填写完整 签字要全名 2 记录不得随意更改 不得涂改 描改 笔误等特殊情况需要更改 应划改 划改人员应签字 不符合规定的记录 不能作为工作依据 记录就是证据 三 记录的收集 编目 保存 1 记录的收集 保管部门 保存时间在 记录清单 中规定 2 记录的保存部门应指定一名 或多名 专门的兼职记录管理员 负责记录的控制工作 3 记录的保存部门应建立记录索引 应包括归档类别 名称 保存地点 负责人等 4 记录管理员为收集的记录建立目录 以便查阅 5 顾客对质量记录保存期有特殊要求应予以满足 若顾客要求保存期短于本公司规定的保存期 则以我方保存期保存 顾客要求的保存期长于本公司的保存期 则以顾客要求的保存期保存 6 记录要贮存在通风干燥 防虫蛀和无霉变的场所 四 记录的处理 1 各部门记录员在每年初将保存期的记录统一处理 2 过保存期的记录保管部门提出申请处理 报管理者代表批准后 由保管部门负责销毁 填写 文件 记录 销毁记录 做好记录 3 各部门保存的记录由本部门提出申请 由管理者代表批准 由各保管部门负责销毁 并填写 文件 记录 销毁记录 做好记