招标及合同管理业务流程【精品企业内控管理资料】

招标及合同管理业务流程 一、 业务流程范围 1 所涉及的业务范围 选择设计单位、承建商、供应商和监理公司；签订合同并对合同的执行和存档进行管理；组织采购；对购入物资的数量、质量和单价金额进行检验并对相关资产项目 ,以及应付账款进行记录；监督工程建设的实施并适时进行验收；向供应商支付货款。 2 所涉及的部门范围 财务部门、法律事务部门、审计部门、纪检监察部门、网络规划部门、建设部门、采购部门以及其他有资本性支出需求的部门 二、 目标 1 设备采购及项目招标行为规范、过程公开、竞争公平、裁决公 正，符合公司管理制度、国家法律法规和有关国际惯例的要求。 三、 风险 1 未遵守合同条款要求，未遵循有关法律法规，导致合同索赔、项目停滞或政府处罚。 四、 相关会计科目 无 五、 流程概述 (一 ) 招标流程 1 编制招标文件 当按规定需要采用招标方式确定物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位时，由采购部门 /建设部门会同相关部门及单位负责制作技术规范书和商务规范书，并合并形成招标文件。如果委托招标代理机构完成招标过程的，编制商务规范书和合并形成招标文件的工作由招标方组织招标代理机构完成 。招标文件完成后由法律事务部门对相关法律文件的合法合规性进行审核，然后上交采购部门 /项目管理部门 /建设单位负责人或其授权人审批。上述相关部门或者单位审批后，按照项目金额和性质的不同，由相应的权限机构或其授权人员进行审阅。 如属于土建项目，则按规定必须由相关政府部门进行公开招标，相关流程不在此流程中规定。 对达到招标标准，但不采用招标方式的项目审批按照项目金额和性质的不同，由相应的权限机构进行审批。 2 组织招标 采用自行招标方式的项目，招标单位应该在招标工作开始以前取得自行招标资格，否则应委托招 标公司完成招标工作，被委托招标的招标公司应具有相应的资质证明。 招标方式主要有邀请招标和公开招标两种。 邀请招标： 采用邀请招标方式的项目，采购部门 /项目管理部门 /建设单位根据以往同类型项目实施记录、业务部门推荐、技术交流等资料确定有资格的物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位范围 (地市分公司则根据省市子公司确定的选型范围进行确定，没有确定选型范围的，由地市分公司按前述流程处理 )，上交相关部门负责人审批。物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位的范围由相关部门负责人审批通过后，视项目金额和性质的 不同分别由不同权限机构进行审批。审批通过后，采购部门 /建设部门向有资格的物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位 (不少于规定数量 )发出邀请书和招标文件，展开招标工作。 采购部门 /项目管理部门 /建设单位将有资格的物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位信息汇总并建立资料库，并及时更新包括名称、地址、联系方式、主要设备规格、主要客户、公司采用设备的项目及使用评价在内的相关信息。上述资料库作为项目邀请招标的选择基础。 公开招标： 采用公开招标方式的项目，招标文件应按规定通过网上抽取相关专家进行审查。审查 完成通过后，在规定媒体上发布。法律事务部门在组织招标的过程中应该就业务程序的合法合规性进行审核。 3 进行评标 受委托组织招标的部门或者受委托的招标公司从规定的专家库中随机抽取评标专家，并成立评标委员会。评标委员会组成应不少于规定人数；评标委员会的组成必须由内部人员和外部专家共同组成；与投标人有利害关系的人不应担任评标委员会委员；评标委员会组成人员名单在中标结果确定之前应当保密。 物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位投标后，由评标委员会按照有关规定进行开标，并记录开标的全过程，然后备案。如果投 标人少于规定数量，应重新进行招标，或者向有关主管部门做出书面说明，在取得有关主管部门的批准后，可以继续进行招标。投标文件由评标委员会进行评审，出具评标报告，并由评标委员会全体成员签字。评标报告报由采购部门 /项目管理部门 /建设单位负责人和主管副总或其授权人审阅。主管副总或其授权人员在推荐的备选单位范围中确定中标厂家。根据项目性质和金额的差异，部分项目的中标厂家还需要由总经理审批。批准后由采购部门 /项目管理部门 /建设单位向中标厂家发出中标通知书，并负责将招、投标活动相关文件整理归档。采用公开招标方式的，采购部门 /项目管理部门 /建设单位在发出中标通知书之前应将中标结果在网站上公示一定时间，如果有投诉，上述部门应在规定时间内回复处理意见。 法律事务部门对中标后的相关法律文件应该进行审核。 4 根据项目的金额和性质的差异，审计部门应该不同程度地参与项目招标工作。 (二 ) 合同的签订 合同主要包括股份公司统谈统签合同、统谈分签合同和自行采购合同；省 /市子公司统谈统签合同、统谈分签合同和自行采购合同；地 /市分公司统谈分签合同和自行采购合同。 1 编制设备集中采购目录 采购部门定期编制设备集中采购目录，目录中主 要包括设备类别、采购方式等内容。目录中规定了允许下级公司自行采购的设备种类。设备集中采购目录交由采购部门负责人审核无误后，上报总经理办公会议审批，批准后，以文件形式下发给下级公司及本级公司相关部门。下级公司及本级公司相关部门按该文件的要求进行设备集中采购，并以其为合同签订的指导文件。 2 审批及签订合同 如果是通过商务谈判的方式确定物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位的，由采购部门 /项目管理部门 /建设单位拟定商务条款部分和技术条款部分，经采购部门 /项目管理部门 /建设单位和相关部门 (含财务和技术等部 门 )的专家审阅后，汇总上述两个部分以形成草拟合同。然后由采购部门 /项目管理部门 /建设单位与物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位进行相关设备购买的谈判。 如果是通过招标选定物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位的，由采购部门 /项目管理部门 /建设单位按照招标文件的技术规范书和商务规范书拟定合同初稿。 确定合同文本初稿以后，由法律事务部门或者其授权部门就合同规定的权利和义务进行审阅，由财务部门就合同规定的付款条件及方式进行审阅。审阅无误后，由采购部门 /项目管理部门 /建设单位编制合同审批表，采购部门 /项目管理部门 /建设单位、法律事务部门和财务部门负责人或者授权人员在合同审批表上签字，并视项目金额和性质的不同分别由不同权限机构进行审批。审批通过后，由采购部门 /项目管理部门或其授权单位的法人代表或者其授权人与物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位的签订正式采购合同。 如果下级公司所签订的设备购买合同属于上级公司规定的统谈分签的范围时，下级公司应遵循上级公司签订的设备购买框架协议的基本规定。 采购部门 /项目管理部门建立并定期更新物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位档案，以便于公司对上述供应商和 服务商的情况进行监督，如果档案留存信息表明上述供应商和服务商可能无法保证所供货物的及时提供、售后服务或者其他服务工作的质量，则公司需要根据情况对将来同类工程的供应商和服务商的选择做出调整。 3 检查合同执行情况 上级公司采购部门 /项目管理部门会同财务部门、法律事务部门将定期或不定期组织人员对下级公司签订的合同进行检查，确定其是否符合上级公司的设备集中采购目录和框架协议的规定，签订的合同是否规范，并将检查结果记录留档。 4 建立设备价格信息库 采购部门 /项目管理部门应该建立健全物资供应商、施工单位、设计 单位或者监理单位的相关价格信息库。价格信息库收集各种电信相关设备物资的价格、各级公司签订的设备购买合同的相关设备物资价格、施工单位建安费用的价格、设计单位或者监理单位的服务价格，并由专门人员及时更新。价格信息库的信息主要对在招、投标工作和采购合同的签订中确定设备价格起指导和参考的作用。 5 根据合同的金额和性质的差异，审计部门和纪检监察部门应该不同程度地参与合同签订的谈判和签订工作。 六、 业务流程图表 控制点 监督检查方法 流程图 (一 ) 招标流程 1 编制招标文件 1.1 招标文件由法律事务部门对相关法律文件的合法合规性进行审核，采购部门 /项目管理部门 /建设单位负责人或其授权人审批招标文件。 1.1 检查法律事务部门对相关法律文件的合法合规性的审核意见，采购部门 /项目管理部门 /建设单位负责人或其授权人的审批意见。 1.2按项目金额不同，招标文件由不同的权限机构审核。 1.2 考虑招标文件的审批是否经过适当的授权。 1.3 对达到招标标准，但不采用招标方式的项目审批按照项目金额和性质的不同，由相应的权限机构进行审批。 1.3 检查达到招标标准但不进行招标项目的审批 是否符合规定。 2 组织招标 2.1采用自行招标方式的项目，招标单位应该在招标工作开始以前取得自行招标资格。 2.1 对于采用自行招标方式的项目，检查招标的自行招标资格的文件 . 2.2 委托招标公司完成招标工 2.2 对于采用委托招标方式的 1编制招标文件 2 组织招标 3 进行评标 控制点 监督检查方法 流程图 作的项目，招标公司应具有相应的资质证明。 项目，检查招标公司的资质证明，以及委托合同。 2.3采用邀请招标的，采购部门/项目管理部门 /建设单位确定参与邀请招标单位的范围，交由相关部门负责人审批。 2.3采用邀请招标的项目，询问相关部门相关工作人员确定供应商 范围的依据；采用邀请招标的项目，检查相关部门负责人对供应商范围的审核意见及签字确认。 2.4依据项目金额的不同，由不同权限机构对邀标范围进行审批。 2.4依据项目金额的不同，检查是否由相应权限机构的审批意见及签字确认。 2.5 参与邀标的供应商不应少于规定数量。 2.5采用邀请招标的项目，检查参与邀标的供应商是否达到要求数量。 2.6 采购部门 /项目管理部门 /建设单位将有资格的物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位信息汇总并建立供应商资料库作为项目邀请招标的选择基础；定期更新资料库信息。 2.6 检查是否定期更新供应商资料库。 控制点 监督检查方法 流程图 2.7采用公开招标的，招标文件应按规定通过相关专家的审查。 2.7采用公开招标的项目，检查其招标文件是否通过了政府相关部门的审查。 2.8 公开招标的招标文件应该在规定媒体上发布。 2.8采用公开招标的项目，检查其招标文件的发布是否符合要求。 2.9 法律事务部门在组织招标的过程中应该就业务程序的合法合规性进行审核。 2.9 检查法律事务部门在组织招标的过程中是否就业务程序的合法合规性进行审核。 3 进行评标 3.1 评标委员会人员数量及组成应符合规定。 3.1 检查评标委员会的组成是否符合规定。 3.2 评标委员会的评标过程应该符合规定。 3.2 检查评标委员会的评标过程是否符合规定。 3.3 评标委员会出具评标报告，并由评标委员会全体成员签字。 3.3 检查评标委员会出具的评标报告及其审评意见与签字确认。 3.4 采购部门 /项目管理部门 /建设单位负责人审批评标报告。 3.4 检查相关部门负责人对评标报告的审批意见及签字。 3.5 主管副总或其授权人员审 3.5 检查主管副总或其授权人 控制点 监督检查方法 流程图 阅评标报告，并在推荐的备选单位范围中确定中标厂家。 员对评标报告的审阅意见和 签字。 3.6 根据项目金额和性质的不同，部分项目的备选单位范围需要总经理审批。 3.6按照项目金额的不同，检查是否部分项目的备选单位范围需要总经理审批。 3.7 采购部门 /项目管理部门 /建设单位整理文件留档并发送中标通知书。 3.7检查中标通知书及招、投标活动相关文件整理留档。 3.8 公开招标的，采购部门 /项目管理部门 /建设单位在发出中标通知书之前应将中标结果按规定在网站公示，如果有投诉，应在规定时间内回复处理意见。 3.8 检查公开招标的处理是否符合规定。 3.9 法律事务部门对中标后的相关法 律文件应该进行审核。 3.9 检查法律事务部门对中标后的相关法律文件的审核意见。 4 根据项目的金额和性质的差异，审计部门应该不同程度地参与项目招标工作。 4 检查审计部门是否根据项目的金额和性质差异的不同参与项目招标工作。 (二 )合同的签订 1编制设备集中采购目录 控制点 监督检查方法 流程图 1 编制设备集中采购目录 1.1 采购部门定期制订设备集中采购目录。 1.1 检查采购部门是否定期制订设备集中采购目录；询问相关人员对设备集中采购目录制订的依据，判断其是否合理。 1.2采购部门负责人、总经理办公会议审核、审批设备集中采购目录，并以 正式文件下发。 1.2检查采购部门负责人、总经理办公会议审核、审批意见及签字确认；检查是否有关于设备集中采购目录的正式文件。 1.3 下级公司及本级公司相关部门按设备集中采购文件的要求进行设备集中采购，并以其为合同签订的指导文件。 1.3 询问下级公司和本级公司相关部门的相关工作人员，在日常的工作中是否按照设备集中采购目录来处理日常事务的。 2 审批及签订合同 2.1 通过商务谈判确定物资供应商、施工单位、设计单位或者监理单位的项目，草拟合同的商务条款部分和技术条款部分经采购部门 /项目管理部门、建设单位和相关部门 (含财务2.1 检查相关部门专家对起草的商务条款和技术条款部分的审阅意见及签字确认。 2审批及签订合同 3检查合同执行情况 4建立设备价格信息库 控制点 监督检查方法 流程图 等部门 )专家审阅。 2.2合同文本的初稿，由法律事务部门或者其授权部门就合同的权利和义务进行审阅；财务部门对合同的付款条件及方式进行审阅。 2.2 检查法律事务部门或者其授权部门、财务部门对合同文本的初稿的审阅意见。 2.3 采购部门 /项目管理部门 /建设单位编制合同审批表，由采购部门 /项目管理部门 /建设单位、法律事务部门和财务部门对合同初稿进行审阅并由部门负责人在合同审批表上签字。 2.3 检查 合同审批表是否有规定部门负责人的批准签字。 2.4按项目金额和性质的不同，合同审批表由相应的权限机构进行审批。 2.4按照项目金额的不同，检查是否有相应权限机构的审批意见及签字确认。 2.5 下级公司应遵循上级公司签订的设备购买框架协议的规定。 2.5 下级公司签订的设备购买合同是否遵循上级框架协议的规定。 2.6 采购部门 /项目管理部门 /建设单位建立供应商和服务商档案并定时更新。 2.6 检查相关部门是否定时更新供应商档案。 5审计部门的参与 控制点 监督检查方法 流程图 3 检查合同执行情况 3.1 上级公司采购部门 /项目管理部门会同财务部 门、法律事务