材料审批管理办法(完善版).doc

工程材料采购审批管理办法廊坊市华广建筑安装工程有限公司 2014年11月12日材料采购审批管理办法一、目 的：1、编制本制度目的就是为了工程施工中更加合理的使用材料，更加合理的利用材料，在保证工程质量的前提下，最大限度的降低、减少人为的浪费，确保项目利润的最大化，特制定本办法。2、施工项目所有施工采购材料均按照本办法执行。二、工程材料用量的确定：1、工程进场前，公司经营部编制该项目的工程量清单，所有材料采购全部以该清单为主要依据。2、单项材料计划采购前，项目部要结合变更签证、施工工艺对经营部提供的清单量进行核对。如发生异议时，双方进行复核，以最终确认量为采购总量依据。3、双方对数量无异议后，由项目部发起采购申请。采购申请分为两种形式即：可总量采购的与批次性采购的。三、组织机构的责任与权限及办理时限：1、项目经理对项目部提出的数量、规格型号及进场时间负责。采购申请提前15日向公司提出，对于加工期及运输周期较长的材料需提前25天上报。2、经营部接到采购申请后：2.1 材料员开始进行材料价格的调查，调查不少于三家报价，且必须提供原始报价单。本工作在5日内完成。并负责记录审批确认的总量与批次用量累计的控制，严禁累计用量超出总量，并对项目部随时给予提示。2.2 预算员在5日内完成材料采购申请内容数量的计算，并对本人计算的数量负责。3、总工室接到采购申请任务后，与经营部在5日内同步完成申请采购数量的计算，签字确认后转交经营部。并对本部门计算的数量负责。4、经营主管对材料员调查的价格、预算员核对的数量、总工室核准的数量及质量等级进行综合审核。本工作在3日内完成。5、经营主管完成审核后，转交计财部，计财部对经营部上报的价格给与审核确认。计财部对计划总量与批次用量累计的控制，严禁累计用量超出总量。本工作在1日内完成。6、审核部与材料员同步进行市场价格调查。计财部审核完成后移交审核部进行审核。审核部对上报的材料价格与采购数量及计划总量給与审核确认。本工作在1日内完成。7、审核部签字确认后上报总经理做最终批示。本工作在1日内完成。8、总经理审批完成后，下发到经营部与计财部。8.1 经营部根据项目部要求的材料进场时间，合理安排采购，需要签订合同的由经营主管负责签订合同后，转交材料员建档并执行采购。8.2 计财部建立材料采购档案，控制实际采购总量不超过计划采购总量。8.3 计财部对有效的材料采购申请内容给予费用支付，上述手续不全时计财部不予付款。9、材料入库手续的办理：9.1 材料采购完成、办理入库手续时，材料员必须提供有效的材料采购审批单，项目库管员结合工程材料采购申请单内容与实际进场材料进行数量、质量核对，无误后方可开具入库单，否则视为无效。项目库管同时建档。9.2 对于入库手续，项目库管于每周一将上周的入库单上报计财部。9.3 计财部每月8号对项目库管入库单进行审核。10、材料出库手续的办理：10.1项目库管员要根据审批通过的“材料采购申请单”办理材料出库手续。群体工程材料领取必须按照“材料采购申请单”单栋、单独领取。10.2计财部每月8号对项目库管出库单进行审查核对。11、分包商在领取材料时，必须设专人领取并签字确认，否则项目库管不予办理。实施本办法的组织机构及流程示意图项目部（15天提出采购申请）1515经营部（5天价格调查、数量审核）主管3天总工室（5天数量审核）计财部（1天价格审查、总量核准）审核部（1天价格审定、总量审定）总经理最终审批（1天）计财部建立档案经营部合同签订、执行采购项目库管建档、办理材料入库 每周一 分包商领取材料、项目库管办理出库手续 每月的8号 分包商领取材料施工四、材料需求量超出材料计划总量时的处置办法：（一）材料超计划采购审批、处理流程图：材料采购总量完成，但工程未结束，还需继续采购时项目部提出计划外采购申请，同时上报增量原因（7天）总工调查超量原因，并提出处理结果（3天）经营部复核数量，并说明问题原因（3天）工程部长牵头组织经营部、总工室论证（1天）总经理审批（1天）计财部建立材料档案执行采购审批流程（2天）办理入库、出库（二）材料超计划采购审批、处理文字说明：1、当单项材料完成全部总量采购后，但工程未结束，还需继续采购。2、项目部提出计划外材料采购申请，由工程部长牵头组织经营部、总工室论证增量原因。项目部提前7天上报申请。3、经营部接到任务后依据预算清单及计划采购总量开始复核，并根据实际情况给出最终计算结果。本工作在3日内完成。4、总工室同时根据工程实际情况调查现场原因：签证、变更、施工工艺、材料浪费等。本工作在3日内完成。5、经营部与总工室将调查结果上报工程部，工程部确认最终原因，并根据原因对责任部门提出处理意见。本工作在1日内完成。6、工程部将处理意见上报总经理审批，总经理审批后转交经营部及计财部。本工作在1日内完成。7、经营部接到审批单后执行采购。本工作在2日内完成。8、计财部接到审批单后入档。9、材料员完成采购后依据出入库管理流程执行。注：“第3条”与“第4条”工作同时进行。五、材料出入库的管理：1、材料进场时，库管员结合“工程材料采购申请单”与项目经理对进场材料的数量、质量进行核对，无误后方可开具入库单，入库单必须有收料员、采购员、项目经理签字确认，否则视为无效，财务部门对无效的入库单将不予入账或报销。实际采购大于计划用量且无公司审批通过的补充说明，库管如继续开具入库手续的，公司将给与严厉的处罚。2、对材料员指令固定供货商直接供货到施工现场的，库管人员要如实开具入库单，且必须有库管员、送货人、项目经理三方签字确认。3、计财部每月定期对项目库管入库单和材料采购审批单进行审查核对，如有不符由库管员说明原因，对查出的违规入库行为给与责任人处罚。4、库管人员必须依据审批通过的“材料采购申请单”办理出库手续，保证出库数量与采购申请数量一致性，必须开具正式出库单且有领取人和库管签字，由计财部定期检查核对。5、对于必须在库房中保管的材料，进场时只能进入施工现场唯一的库房。对于领取后当天施工剩余材料必须入库，不得在现场随意乱放，