如何使离职程序合法化及注意事项.docx

. 如何使离职程序合法化及注意事项？员工小赵，2008年2月份入职某公司会计部门，与公司签订一年劳动合同。小赵于2008年8月9日刚领完上个月工资后，就突然不辞而别，此后，她一直未与公司办理任何离职手续，也未与其他工作人员办理任何工作交接。公司人事主管老林为此很纳闷，这种情况该如何处理呢？员工离职是用人单位经常发生且不可避免的正常现象，离职程序稍处理不当，也许就意味着用人单位与劳动者之间一场旷日持久战劳动争议拉开序幕，内容可能涉及工资结算、离职程序的合法性、保密协议、竞业禁止等因此，如何制定离职的合法性程序，妥善处理好员工离职问题，避免劳资纠纷，对双方尤为重要。那么，什么是离职的合法性程序呢？离职过程中用人单位及员工又该注意哪些问题呢？离职的合法性程序：（一）员工离职通常分为以下几种类型：自请辞职、解雇离职、符合劳动合同终止情形离职，如退休、劳动合同到期不再续签、员工失踪或死亡等。1、自请辞职：根据劳动合同法第三十六条、第三十七条的有关规定，用人单位与劳动者协商一致，可以解除劳动合同，但劳动者需提前三十日以书面形式通知用人单位，在试用期内的，需提前三日通知用人单位。因此，对于自请辞职者，应注意审查其是否在法律规定的时间内提出，同时，要求其填写离职申请单，经用人单位同意后可办理离职手续。这里，应特别注意的是，员工在职期间造成用人单位损失需要赔偿的，应在员工离职时一并结清赔付事项。2、解雇离职：员工违反劳动合同法第三十九条有关规定的，用人单位可以单方解除劳动合同。第四十三条规定了用人单位单方解除劳动合同，应当事先将理由通知工会。因此，我们建议，符合劳动合同法第三十九条规定的六种情形而被用人单位给予解雇处分的，用人单位应首先知会工会，工会同意解雇处分的，由人事部门制作员工奖惩公告，在单位范围内有效公告。在公告生效之日起，人事部门制作员工奖惩通知，并向员工本人送达，员工凭该通知直接办理离职交接手续。在这里，应特别注意的上述案例所提及的员工未经任何离职申请不告而别的情形，类似的还有严重违纪违规应予解雇处分之员工不告而别的、或员工未依照规定时间提出离职申请自行不告而别的，这些员工不告而别时间达到一定合理期限、符合用人单位规章制度中规定的解雇情形的，可视为其“严重违反规章制度”，由人事部门知会工会，经工会同意后，发布员工奖惩公告，自员工奖惩公告生效之日起，双方劳动关系解除。与此同时，用人单位应在合理期限内以解除劳动合同通知书的形式催告该员工办理工作交接手续。经催告后逾期仍未前来办理的，视为该员工放弃其所有权利。因此给用人单位造成损失的，用人单位有权要求赔偿。3、符合劳动合同终止情形离职：员工符合劳动合同法第四十四条规定的劳动合同终止情形的，在终止情形届满前30日内，用人单位人事部门应出具劳动合同终止通知书并向员工本人送达，员工凭劳动合同终止通知书方可办理离职手续。员工因故失踪或死亡的，劳动合同终止之离职交接手续由其部门主管凭劳动合同终止通知书办理。（二）交接手续：离职申请经批准（或解除劳动合同通知书生效）后，离职员工应填写离职交接清单，按交接清单的内容办妥交接手续，交由人事部门核定后出具离职证明书。原有职务上保管及办理中的账册、文件(包括公司章则、技术资料管理图样、资料、业务资料及其单据等书面及电子文档等)、原领的工卡、工衣、原领的工具、物料、文具、员工手册等，都属于应交接内容，由员工移交公司指定的接替员工或有关部门签收。如发现物品有所损毁或遗失的，应折价赔偿。（三）离职员工工资结算及退宿事宜：离职手续办理完毕后，用人单位人事部门应填发离职证明书送交财务部门据以结算工资。其中，离职证明书应交由离职员工本人签收。离职员工在用人单位宿舍住宿的，同时办理退宿手续，在办理完成离职手续及结清工资后当日离开。二、离职过程中用人单位及员工劳资纠纷易发点及避免措施：（一）是否涉嫌违法解雇：关于是否涉嫌违法解雇，往往是劳资纠纷实践中双方争议较大的一点。违法解雇，涉及经济补偿金及赔偿金是否应当给付，及给付金额大小，用人单位与员工往往各执一词，僵持不下。我们建议，离职证明书中应详细列明员工离职时间、离职具体原因等。因员工涉及严重违纪而被解雇的，用人单位还应保留相关文件，如奖惩规章制度及记录、向工会提交的解雇通报函、由工会作出解雇调查并出具的解雇调查函（上面应有工会加注的是否同意解雇的意见）、人事部门出具的解除劳动合同通知书、员工奖惩公告、员工奖惩通知等，以便发生劳动纠纷的时候有迹可循。（二）工资结算：很多用人单位认为，员工没有提前30日申请离职的，给用人单位造成实际损失，因此，应扣押员工的最后一个月的工资作为对用人单位的赔偿。实际上，劳动关系双方依法解除或终止劳动合同时，用人单位应在员工离职时一次结清劳动者工资。若用人单位认为员工没有提前30日申请离职而给用人单位造成实际损失的，则应提供足够的证据证明其主张，否则，应依法支付员工工资。另外，很多用人单位习惯于要求离职员工在下月正常发薪日来领取工资，这样也容易造成双方关系紧张，埋下劳动纠纷的隐患。（三）经济补偿金和赔偿金：在员工离职时，劳动关系双方应依据劳动法律法规、政策及双方的劳动合同约定，明确用人单位是否需要向员工支付经济补偿金及赔偿金的义务。不论是法定义务还是约定义务，用人单位都应切实保障离职员工的正当合法权益，不应推脱己方义务，否则，容易导致劳动纠纷的发生。（四）竞业禁止：根据劳动合同法第二十三条、第二十四条的规定，用人单位对于掌握其重要机密资讯的高级管理人员、高级技术人员，需要进行离职后的竞业限制和违约责任约定的，可与离职员工签订竞业禁止协议。在与员工约定竞业禁止条款时，应当约定经济补偿金；竞业禁止的范围、地域、期限的约定，不得违反法律、法规的规定；在解除或者终止劳动合同后，竞业禁止人员到与本单位生产或者经营同类产品、从事同类业务的有竞争关系的其他用人单位，或者自己开业生产或者经营同类产品、从事同类业务的竞业限制期限，不得超过二年。因此，用人单位与员工签订竞业禁止协议的，应符合上述有关规定，不约定竞业禁止经济补偿金或不实际支付该经济补偿金的，竞业禁止约定条款对员工无效。员工离职手续办理流程：4.1 辞职申请：申请辞职，需提前30天填写普工级人员离职审批表或职员级人员离职审批表向部门直接主管递交。4.2 离职面谈：直接主管接到员工辞职申请，展开离职面谈工作，对平时工作表现良好、业务素质高的人员了解其辞职原因，进行挽留访谈。4.3 辞职审批：辞职申请获直接主管批准后，向人力资源部递交辞职申请，人力资源部签署核准后，职员级人员（含车间生产管理人员）还须向总经理处递交审批。4.4 审批流程办妥后，离职审批表由人力资源部保存，人力资源部于员工离职到期日通知部门直接主管及辞职人员，确定办理离职手续日期。4.5 工作交接：用人部门填写用工需求单，向相关部门递交审批，尽快填补职位空缺。辞职人在一个月内把正在跟进的工作任务、项目如实、完整向接替人交接，并填写工作移交清册，交接双方签名，部门负责人负责监督，保证日后工作顺利衔接。4.6 离职手续流程：离职员工办理手续主要为退宿、取消伙食、退回工作证、考勤卡、工作服、公司印章、工具量具、劳保用品、办公文具、办公室门匙、办公桌钥匙、财务未清之帐目、工作移交清册、电脑资料等。离职者填写工作及财务移交表，交相关部门签署确认后，人力资源部编制员工离职考勤及行政扣费确认书，离职者确认无误后签名。人力资源部同时编制离职通知书，注明离职者未领取工资的月份。一份离职者本人，一份财务部备案。4.7 离职人员的工资领取方式：员工离职后，剩余的工资于公司次月发放工资日领完毕。发放工资时，离职者必须携带本人身份证及离职通知书到公司领取。因事不能亲自领取工资者，须在离职时填写工资领取委托书，委托人与被委托人必须在人力资源部的见证下签署并按压手印，避免纠纷，保障员工利益。工资代领人必须为本公司在职人员，其它人员一律不予办理工资委托。委托书原件在人力资源部备案。4.8 人力资源部根据员工意愿出具离职证明或退保证明，但必须在离职前后一周内提出。员工离职次日，人力资源部发布离职通告，保安及宿舍进行门禁识别。4.9 引退员工原则上应提前1个月由人力资源部书面通知该员工。试用不合格、绩效不佳或其它原因引退员工，由人力资源部协同其直接主管劝其离职。4.10 员工连续旷工三天或一月内累计旷工六天，即视为员工单方面自动解除劳动关系。自动解除劳动关系人员视为无条件放弃当月