Access2007操作教程.ppt

Access2007循序渐进教程完整版 第1 9章 第1章Access2007和数据库础知识Page2第2章表 Access的 仓库 Page22第3章 查询 Access的检索系统Page79第4章窗体 Access的 查询界面 Page119第5章报表 Access的 统计系统 Page189第6章宏 完善数据库的工具Page233第7章学习使用VBAPage270第8章 保密 数据共享 和 界面定制 Page325第9章创建实用Access数据库Page357 第1章Access2007和数据库 Access2007的主要用途Access2007的主体构成数据库的基础知识Access2007空白数据库的创建Access2007的操作界面和设置Access2007和编程Access2007 VB ASP和SQL典型实例 利用模板创建 学生 管理数据库 1 1Access2007的主要用途 Access2007是Office2007的一个组件 在安装Office2007时 通常进行默认安装就可以将Access2007安装到电脑上 1 能够简单实现Excel无法实现或很难实现的数据统计和报表功能 2 Access可非常方便的开发简单的数据库应用软件 比如进销存管理系统 计件工资管理系统 人员管理系统 超市管理系统等 Access2007的对象主要包括表 查询 窗体 报表 页 宏和模块 1 2Access2007的主体构成 表 创建按钮 窗体 创建按钮 报表 创建按钮 查询 创建按钮 宏 和 模块 创建按钮 导航窗格 1 2 1表 表是存储数据的对象 Access2007数据库中所有的最基本的数据都是存储在表中的 其它的几个对象 比如 查询 报表 等都是以此为基础进行操作的 表 最上边的这一行是列的标题 列标题 这里是表格的数据 也就是行 应用程序或者说最终用户主要操作的就是这些数据 在此处可以添加或修改 打开 联系人管理 素材 1 2 2查询 查询是Access2007数据库的另外一个对象 它的主要作用是查询出满足客户要求的数据 并显示出来 这里是查询出来的数据 打开 联系人管理 素材 1 2 3窗体 窗体就是用户的操作界面 在表中直接输入或修改数据不直观 而且容易出现错误 为此我们可以专门设计一个窗口 用于输入数据 打开 联系人管理 素材 打开的 联系人输入 窗体 1 2 4报表 报表的作用就是将数据以格式化的方式打印出来 报表中大多数信息来自表 查询或SQL语句 打开 联系人管理 素材 打开的 报表 1 2 5宏 宏是若干个操作的组合 用来简化一些经常性的操作 宏没有具体的实体显示 只有一系列操作的记录 所以宏只能显示它本身的设计视图 关于宏的设计和制作 将在第7章中详细讲述 通过触发一个宏可以更为方便地在窗体或报表中操作数据 如它可以执行打开表或窗体 运行查询 运行打印等操作 当数据库中有大量重复性的工作需要处理时 使用宏是最佳的选择 1 2 6模块 模块是用Access2007提供的VBA语言编写的程序段 当然如果能利用好模块 您将会事半功倍 VBA VisualBasicforApplications 语言是MicrosoftVisualBasic的一个子集 在一般情况下 用户不需要创建模块 除非要建立比较复杂的应用程序 或者为了更加方便的实现某些功能 简单地说数据库就是许多数据的集合 实际上 在日常生活中 大家都在不知不觉地建立各式各样的数据库 如手机上的电话薄便是一个数据库 1 3 1数据库的概念 1 3数据库基础知识 使用数据库组织和存储数据的好处是 数据结构更加规范 易于检索和统计 所以很多应用程序 如人事管理等 需要使用数据库来组织和存储数据 计算机和操作系统 数据库 数据库管理系统 应用程序 计算机 数据库 数据库管理系统和应用程序的关系如下图所示 从图中不难看出 Access2007数据库管理系统的操作对象是数据库 它的服务对象是应用程序 1 3 2关系型数据库 Access2007建立的数据库属于关系型数据库 关系型数据库是目前最流行的数据库 它的一个最重要的概念是 关系 行 代表一个实体 单击 空数据库 链接 模版类型切换 选择数据库的存放位置 单击 数据库模板 1 2 3 1 4Access2007空白数据库的创建 1 5Access2007的操作界面和设置 创建空白的数据库后 可以进入Access2007的主操作界面 标签 新建表操作界面 1 6Access2007和编程 Access的编程功能与数据库完美的集成 使得在只是实现一些基本的数据存储 统计查询等操作时 用Access内置的向导即可轻松完成 无需编写代码 如果深入学习 使用Access的VBA编程语言 几乎可以实现其他编程语言可以实现的所有功能 据统计 在编写数据库程序时 Access要比其他编程工具节省2 3的时间 可见其便捷 1 7Access2007 VB ASP和SQL VB VasualBasic 是一种可视化的应用程序开发工具 简单方便 容易入门 用在Access2007中的VBA语言 从某种意义上说是VB语言的子集 其主要作用是使现有的应用程序自动化 ASP是一种编写网页的语言 在ASP中有一种主要的脚本语言VBScript 能够实现与Access数据库的交互 SQL则是SQLServer数据库的一种查询语言 在Access中也使用此语言进行查询 以窗口形式显示表 1 打开Access选项对话框 2 选择 选择 3 1 8典型实例 利用模板创建 学生 管理数据库 1 打开主操作界面 4 单击 2 3 单击 单击 5 输入 单击 6 双击 7 窗体 报表 查询 监护人窗体和报表 表格 单击可更改照片 输入数据 第2章表 Access的 仓库 货架 认识 表 的结构存储数据的架构 创建 表 规划 容器 表 中 字段 的设置 归类 引用 设置 表 的关系 容器 包装 设计 表 的外观典型实例 创建 考勤管理系统 的 表 2 1 货架 认识 表 的结构 如果将数据库比作仓库 那么数据库中的 表 就是仓库中的单个货架 货架上按照物品特性和仓储空间 有规律的码垛着各种货物 字段 字段属性 2 2存储数据的架构 创建表 2 2 1输入数据直接创建表 1 2 3 双击 直接输入 单击 单击 4 5 6 单击 输入 2 2 2使用 表模板 创建表 选择 1 单击 2 3 设置 表 字段 2 2 3通过 表设计器 创建表 1 单击 表设计 按钮 2 单击 创建 标签 3 4 输入字段名称 选择数据类型 在此可设置字段参数 右击 ID 5 选择 主键 6 新建 部门 字段 7 单击 8 单击 9 输入 单击 10 11 创建的 部门表 2 2 4边学边练 计件工资管理系统 的表 对于一个中小规模的加工厂来说 工人工资多采用底薪加计件工资制 使用此种方法的优点是可以有效的激发员工的积极性 缺点是工资不易管理 容易出现错误 因此建立一个简单灵巧的工资管理系统 是很多企业所关注的 本书将自始至终 贯穿全文 在 边学边练 中以实例的形式讲述计件工资管理系统的创建 下边我们首先来了解一下在计件工资管理系统中需要创建的表格 2 单击 创建 设置主键 1 单击 表设计 按要求输入相应的 字段名称 并设置字段的 数据类型 3 4 选中 性别 字段 5 在 有效性规则 属性中输入 男 Or 女 7 设置字段大小为2 6 创建了 人事表 后 按照相同的操作步骤 创建其他表 按照相同的步骤设置其它字段的 常规 属性 设置完毕后将此对话框关闭 并选择保存为 人事表 后 即可完成此表的创建 8 2 3规划 容器 表 中 字段 的设置 2 3 1Access2007中的字段类型 在Access2007数据库中共有11种可用的数据类型 文本 备注 数字 日期时间 货币 自动编号 是 否 OLE对象 超级链接 附件和查询 它们的作用如表所示 某种数据具体需要使用什么类型的字段存放 我们主要需要考虑如下几个方面的内容 1 字段存储的是什么样的数据 如中英文文字可以存储在文本型字段里 却不能存储在数字型字段里 2 要存储数据的大小 即数据需要的存储空间的大小 文本型字段只能存储255个字符 如果您需要存储一篇文章 则可以考虑使用备注 存储65535个字符 型字段 3 是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行何种计算 Access2007可以对数字型 货币型数据进行求和计算 但对文本型 备注型数据则不能求和 4 是否需要排序或索引字段 备注 超级链接型及OLE对象型字段均不能使用排序与索引 另外文本型字段中存放的数字 将按字符串性质进行排序 而不是按大小排序 如1 11 120 2 21 210 5 是否需要在查询或报表中对记录进行分组 备注型 超级链接型及OLE对象型字段无法进行分组 2 3 2Access2007的 字段 属性 在确定了数据类型之后 还应设定字段的属性 才能更准确地确定数据在表中的存储格式 右击 人事表 选择 设计视图 命令 1 2 选中 姓名 字段 文本型字段的15个属性 字段大小 属性的意义为 字段大小 属性用于限定文本字段的大小和数字型数据的类型 文本型字段的字段大小属性是指文本型数据保存的大小和显示的大小 在默认情况下为50字节 文本型数据的大小范围为0 255个字节 数字型的 字段大小 属性是指数字型数据的类型 不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同 至于其它字段 这里不再详细叙述 2 3 3设置 字段 的显示和打印格式 1 文字型数据 格式 的设置方法 我们以前边创建的 部门表 为例 讲述文字型数据 格式 的设置方法 我们先来看一下设置前和设置后的效果 设置前 设置后 选中此数据类型 1 2 在格式栏中输入 所在部门是 蓝色 通过这些设置就会实现上边的效果了 2 数字与货币型数据 格式 的设置方法 添加此字段 并将数据类型设置为 数字 1 2 单击格式旁的下拉箭头 可以选择所要设置的货币格式 这样即设置了货币型数据类型 3 日期型数据 格式 的设置方法 添加此字段 并将数据类型设置为 日期 时间 1 2 单击格式旁的下拉箭头 选择所要设置的 日期 时间 格式 这样即设置了日期数据类型 2 3 4设置字段的输入格式 用户在表格中输入数据时 为了避免错误 有可能需要对输入的内容进行限制 比如会要求在输入 电话号码 时 不能输入字母和汉字 而且位数不能输入错误 为了实现这些功能 我们需要设置字段的 输入掩码 属性 字段的 输入掩码 属性用来要求用户必须按照特定的格式来输入数据 1 使用向导设置 输入掩码 新建 部门电话 字段 并将数据类型设置为 文本 1 3 选中 输入掩码 文本框 单击打开对话框按钮继续 2 4 单击 输入 5 6 单击 8 单击3次 下一步 按钮 7 单击 完成 按钮 产品表的数据输入窗口 点中此处将会见到输入掩码 并可按要求输入数据 2 通过直接输入格式符号设置输入掩码 使用格式符号自定义 输入掩码 可以更灵活 方便的定义所输入的格式 比如我们可以在 输入掩码 对话框中输入 Password 这样 用户输入的所有字符就可以被 所掩盖 2 3 5设置字段的默认值 如果某个值在某个字段中出现的几率特别高 那么您最好将此数据值设置为此字段的默认值 操作步骤如下 选中 录入时间 字段 1 输入 Now 字符 2 自动填充的当前日期和时间 2 3 6设置字段输入的有效性规则 如果我们的表中有一个字段为 性别 那么在这个字段中 就应当只能输入 男 或 女 而不能输入其它的字符 这时我们应该怎么设置呢 这时使用字段的 格式 属性已无法实现这个要求了 而必须设置字段的 有效性规则 属性 有效性规则的设置方法如下 选中 性别 字段 1 在有效性规则中输入 男 Or 女 2 系统出现的提示 在 性别 字段输入了错误的字符 2 3 7使用 查阅向导 创建 下拉列表 使用查阅向导的最终结果就是在我们的输入表中产生下拉选择列表 如下图所示 下拉选择列表的使用 可以节省录入数据的时间 表中字段的下拉列表 按图中所示 建立这样一个表 表中数据为空 1 选中 所在部门 的数据类型 选择 查阅向导 命令 2 单击 下一步 按钮 3 选择 部门表 4 5 单击 下一步 按钮继续 选中 部门 项 6 9 单击 选中 按钮 7 单击 下一步 按钮继续 8 保持系统默认 单击 下一步 按钮继续 单击 下一步 按钮继续 11 用鼠标拖拽调整列宽 10 单击 完成 按钮 12 2 3 8边学边练 为计件工资管理系统添加下拉菜单 选择此项后 按照2 3 7节中的描述进行操作就可以了 2 4 归类 引用 设置 表 的关系 我们可以使用数据表间的对应列将Access2007中的数据表关联起来 如下图所示两个表间的对应关系 下边讲述一下表间关系的创建方法 单击此按钮 1 单击此按钮 2 选择表 单击 3 4 拖动建立表关系 5 这里可以对表间的关系进行设置 然后单击 确定 按钮即可 6 2 5 容器 包装 设计 表 的外观 2 5 1隐藏和冻结列 数据表打开后 Access2007会以默认的格式进行显示 此时他所显示的字体大小 列宽和行宽 分割线等并不一定符合我们的要求 为了方便我们的工作 我们不妨对他进行设置 首先我们来看一下 隐藏 和 冻结列 的方法 1 隐藏列 右击列标题 选择 隐藏列 命令 即可将此列隐藏 如果要显示隐藏的列 则右击鼠标 选择 取消隐藏列 命令 1 将要显示的列选中 再将此窗口关闭就可以了 2 2 冻结列 如果要将某列冻结 那么右击列标题 选择 冻结列 命令即可 如果要取消冻结列 则选择此 取消对所有列的冻结 命令即可 2 5 2改变字体 切换至 开始 标签页 1 这里的表格是未设置前的样式 字体为 小五 号 宋体显示 设置字体 2 按需要设置 字型 字号 和颜色等 3 这是设置后的效果 2 5 3改变列宽和行高 要改变行高时 在这里直接拖拽就可以了 改变行高后的效果 选择 其他 列宽 命令 1 切换至 开始 标签页 2 输入新列宽 单击 确定 按钮 3 4 2 6典型实例 创建 考勤管理系统 的 表 考勤中主要涉及的管理方面有 出勤管理 出差管理 请假管理以及出勤统计管理 本书将设计一个 考勤管理系统 用来对员工的出勤 出差以及请假情况进行统计和管理并将员工出勤情况进行统计 方便企业领导了解员工的工作情况 此实例将贯穿本书 下面我们对 考勤管理系统 数据库的表进行一下了解 该数据库包括 出差信息 出勤情况 员工信息 请假信息 员工出勤 5个表 这5个表之间的关系如下图所示 双击 考勤管理系统 数据库图标 1 单击 选项 按钮 2 单击 3 4 单击 单击 创建 标签 5 6 单击 表设计 输入字段 设置字段属性 设置主键 7 8 9 下面我们再来介绍一下 出勤情况 表与 员工信息 表之间关系建立的操作步骤 单击 数据库工具 标签 1 按住选中 出勤情况 表和 员工信息 表 单击 添加 按钮 单击 关系 按钮 2 4 3 单击 关闭 按钮 5 将 员工信息 表中 员工编号 字段拖动到 出勤情况 表的 员工编号 字段上 1 选中 实施参照完整性 复选按钮 2 单击 创建 按钮 创建好的表间的关系 3 第3章 查询 Access的检索系统 就像 堆垛机 查询 初体验找出符合条件的数据 创建 选择查询 同时查询多个表中的数据 创建 高级查询 典型实例 创建 考勤管理系统 的查询 3 1就像 堆垛机 查询 初体验 3 1 1查询的概念和种类 1 查询的概念 此界面与 表 的界面相似 不过它是经过筛选后的一个或多个表的集合 2 查询的种类 在Access2007中 查询依据其对数据源操作方式及结果的不同分为以下5种类型 1 选择查询 从数据库的一个或多个表中检索特定的信息 将查询的结果显示在一个数据表上供用户查看或编辑使用的查询被称为选择查询 2 参数查询 在执行时显示对话框 提示用户输入参数 检索出符合参数要求字段的记录或值的查询被称为参数查询 3 交叉表查询 查询时计算数据的总计 平均值 计数或其他类型的总和并重新组织数据结构的查询被称为交叉表查询 4 操作查询 在一次操作中更改许多记录的查询称为操作查询 5 SQL查询 用户使用SQL语句创建的查询被称为SQL查询 查询方式不是互相孤立的 而是相辅相成的 联合使用 功能更加强大 3 1 2查询和数据表的关系 查询和数据表之间是一对一或一对多的关系 它可以同时对一张或者多张数据表进行简单或复杂的检索操作 从而节省时间 提高工作效率 如下图所示 3 2找出符合条件的数据 创建 选择查询 3 2 1利用向导创建选择查询 1 打开第一二章所创建的 计件工资管理系统 数据库 2 单击 创建 标签 单击 查询向导 3 4 选择 简单查询向导 5 单击 确定 按钮 6 选择 表 人事表 7 选择 字段 单击 单击 8 这是 查询 返回的数据 在此可修改标题 单击 9 双击可执行查询 3 2 2使用设计视图创建选择查询 1 单击 创建 标签 2 单击 查询设计 打开 计件工资管理系统 数据库 3 单击 关闭 按钮 6 单击 添加 4 选择 人事表 单击 关闭 5 双击 员工编号 姓名 性别 7 已添加的字段 2 在 姓名 的条件单元格内输入 Like 张 然后保存退出 1 右键单击 人事表 选择 设计视图 命令 3 2 3设置查询条件 只显示所有姓 张 的联系人的相关信息 3 2 4使用设计视图创建选择查询 2 1 单击 创建 标签 单击 查询设计 在 计件工资管理系统 中 为了方便对工资的统计 我们一共需要创建两个查询 分别为 工资查询 和 加班查询 下边讲述这两个查询的创建 3 选择 表 单击 添加 按钮 4 5 单击 关闭 按钮 6 8 9 7 依次双击相应的字段 将它们添加到设计网格中 单击 确定 按钮 完成 工资查询 的创建 使用同样的操作可以创建 加班查询 选择 是 按钮来保存对查询的设计 在此处输入查询名称 3 3同时查询多个表中的数据 创建 高级查询 3 3 1交叉表查询 2 单击 查询向导 1 单击 创建 标签 下面以创建 计件工资管理系统 中的 人事表 的相同 班组 员工的 平均工资 为例 介绍创建交叉表查询的操作步骤 5 单击 确定 按钮 4 选择 交叉表查询向导 选中 表 人事表 6 单击 下一步 按钮 3 7 选定 班组 字段 单击 下一步 按钮 单击 下一步 按钮 选择 姓名 8 9 10 11 在 函数 列表框选择 平均 项 选择 底薪类别 单击 下一步 按钮 12 13 14 保持系统默认 单击 完成 按钮完成创建 交叉表查询返回的纪录 行标题为 班组 总计底薪类别 和 员工姓名 等 这里是两个 班组 底薪的平均值 由于使用了连接 所以这里显示的数值有差别 3 3 2创建参数查询 参数查询是比较动态的 使用它时首先将显示要求用户输入查询条件的对话框 在输入一个量或者常数后 系统会根据输入将查询结果以指定的形式显示出来 如下图所示 1 在弹出的对话框输入参数 2 双击 参数查询 这是查询的结果 1 打开查询 设计视图 3 将 工资主表 的 工号 件数 计件日期 和 工序 字段 人事表 的 姓名 性别 和 班组 字段添加到 设计网格 中 下面以查询 计件工资管理系统 的 工资主表 中 介于两个日期之间的工作量 为例介绍参数查询的创建步骤 添加 工资主表 和 人事表 2 4 在供货时间的 条件 单元格内输入参数 然后保存退出 3 3 3操作查询 操作查询用于同时对一个或多个表进行全局数据管理操作 它可以对数据表中原有的数据内容进行编辑 对符合要求的数据进行成批修改 1 更新查询 更新查询用于供用户添加一些条件来对许多记录中的一个或多个字段进行更新 比如要将 工资主表 中的 件数 全部减1 可以按照以下操作步骤来进行 操作查询可分为更新查询 追加查询 删除查询和制表查询 1 选中 工资主表 2 单击 添加 按钮 双击将 计件日期 工号 件数 和 工序 依次添加到设计网格中 3 4 单击 设计 标签 单击 更新 按钮 在 件数 的 更新到 单元格内输入 件数 1 5 6 此处变为 更新到 栏 选择 是 按钮执行更新查询 单击 是 按钮进行更新 完成上述操作后 打开 查询 操作窗口 双击打开新建的 更新查询 我们来看一下执行操作 1 2 2 追加查询 追加查询可以将一个或多个表中的一组记录追加到另一个或多个表的末尾 设计追加查询的操作如下 1 打开 查询 设计视图 选择 人事表2 单击 添加 按钮 双击将所有的字段添加到 设计网格 中 2 3 5 单击 追加 按钮 4 单击 设计 标签 选择 人事表 6 单击 确定 按钮 7 单击 关闭 按钮 保存追加查询即可 设计网格中的 显示 栏变为 追加到 栏 并自动添加相匹配的字段 8 3 删除查询 当需要删除数据库中的某些数据时 可以使用 删除查询 来完成这一操作 2 双击 添加所有字段到设计网格中 1 选择 人事表 3 单击 添加 按钮 4 在 性别 的 条件 单元格内输入 性别 男 设计网格中的 显示 栏变为 删除 栏 栏内自动添加 Where 语句 单击 关闭 按钮完成 删除查询 的创建 5 单击 删除 按钮 单击 设计 标签 6 7 4 制表查询 制表查询也就是所说的生成表查询 它可以从一个或者多个表 或者查询 的记录中根据指定的条件筛选出数据并生成一个新表 2 添加 姓名 性别 和 班组 三个字段 1 选择 人事表 3 单击 添加 按钮 单击 设计 标签 单击 生成表 4 5 双击我们刚才创建的查询 单击 确定 按钮 在此输入生成表的名称 人事精简表 通过以上步骤就完成了 生成表查询 的创建 其执行步骤如下图所示 6 7 该表只包含了 姓名 性别 和 班组 三个字段的内容 双击 人事精简表 1 2 3 3 4SQL查询 SQL查询是在Access2007中直接使用SQL语句创建的查询 下面以查询 人事表 中的所有记录为例 来讲述创建SQL查询的操作步骤 1 单击 创建 标签 单击 关闭 按钮 2 单击 查询设计 3 4 在空白处输入 SELECT FROM人事表 单击 关闭 按钮退出并保存 在 设计视图 上方空白处右击 选择 SQL视图 命令 双击 通过SQL语句直接生成的结果集 5 6 3 3 5边学边练 在工资管理数据库中创建SQL查询 我们可以为第3 2 4节中创建的查询添加一个字段为 今日所得 表示此员工今天总共挣了多少钱 这样会比较直观 如下图所示 可以添加此统计字段 3 在 设计视图 上方空白处右击 选择 SQL视图 命令 2 右击 工资查询 选择 设计视图 命令 1 打开 计件工资管理系统 数据库 4 在FROM前面添加 工资主表 件数 工序工费表 工价AS今日所得 语句 单击 关闭 按钮 5 3 4典型实例 创建 考勤管理系统 的查询 下边我们为 考勤管理系统 创建一个 出差信息 查询 此 查询 能够实现 查询某段时间内的出差信息的功能 其创建步骤如下 1 2 选择 简单查询向导 4 3 单击 确定 按钮 选择 表 出差信息 添加字段 设置标题 5 选择 表 员工信息 6 添加字段 单击 完成 按钮 7 8 为 起始时间 和 结束时间 设置条件 9 输入查询条件 查询结果 第4章窗体 Access的 查询界面 数据的操作窗口 了解窗体规划操作界面 创建窗体安装 设备 使用窗体控件典型实例 创建 考勤管理系统 的窗体 4 1数据的操作窗口 了解窗体 4 1 1窗体简介 在Access2007中 窗体是数据与用户进行交互的界面 它的外观和一般的窗口一样 窗体是一个组合式的对象 也就是说用户可以根据自己的需要在窗体中增加相应的控件 并定义其外观 行为和位置等 典型窗体如下图所示 这是一个典型的窗体视图 窗体中的控件可以根据需要添加 控件的使用将在4 3节具体说明 4 1 2窗体的视图方法 1 单一窗体 纵栏式 顾名思义就是一次只显示一条记录 这也是默认的窗体形式 这种方法简洁 且易于对数据的操作 如果没有特殊的需要 我们一般都采用这种视图方法 其界面如下图所示 这种视图只显示一条记录 如果想看另外的记录需再翻一页 2 数据表视图 这种视图方法就是将数据以表格的形式表现出来 一般来说窗体中的子窗体是使用这种方法表示的 如下图所示 3 设计视图 窗体的设计视图如下图所示 在设计视图中 可以编辑窗体中需要显示的任何元素 包括需要显示的文本及其样式 控件的添加和删除及图片的插入等 还可以编辑窗体的页眉和页脚 以及页面的页眉和页脚等 另外 还可以绑定数据源和控件 4 数据透视图 数据透视图是利用图表的形式更形象化的说明数据间的关系 让数据更直观的显现出来 如图所示 可以根据对数据的不同选择 显示不同层次的数据 5 数据透视表 这种方法同数据表有些相似 不过数据透视表是可以运用所选格式和计算方法汇总大量数据的交互式表 如图所示 筛选字段 行区域 列区域 明细区域 6 布局视图 布局视图是用于修改窗体的最直观的视图 可用于在Access2007中对窗体进行几乎所有需要的更改 在布局视图中 窗体实际正在运行 因此 用户看到的数据与它们在窗体视图中的显示外观非常相似 如图所示 4 2 1自动创建窗体 4 2规划操作界面 创建窗体 1 2 选择 人事表 表 3 4 单击 创建 标签 单击 窗体 单击 关闭 按钮 6 将窗体名称改为 人事表查询窗体 单击 确定 按钮 单击 是 按钮 保存新创建的窗体 5 7 双击 人事表查询窗体 下边看一下执行效果 在此窗体中 您可对数据库中数据进行浏览 修改以及增加等操作 4 2 2使用向导创建基于单表的窗体 1 单击 其他窗体 2 单击 创建 标签 选择 窗体向导 3 选择 人事表 4 添加所有字段 5 单击 下一步 按钮 选择 两端对齐 单击 下一步 按钮 6 7 8 11 单击 完成 按钮 9 选择 至点 12 10 设置标题 单击 下一步 按钮 下边看一下新建窗体的效果界面 通过步骤中的不同选择会出现不同样式的窗体 不过其显示的数据是一样的 4 2 3使用向导创建基于多表的窗体 1 打开 窗体向导 对话框 选择 工资主表 然后将相应字段选入 执行相同的操作将 工序工费 中相应字段选入 单击 下一步 按钮 2 3 4 5 选择 带有子窗体的窗体 8 单击 下一步 按钮 6 选择 通过工序工费表 保持系统默认 单击 完成 按钮 完成名为 工序工费表 的主窗体以及名为 工资主表子窗体 的子窗体的创建 7 在 计件工资管理系统 数据库中 双击 工序工费表 打开 工序工费表 窗体 下边看一下基于多表窗体的效果界面 基于多表窗体的最大优点就在于可以显示多个表的数据并同时对多个表的数据进行更新 4 2 4创建数据透视图及数据透视表 1 选择表 2 创建数据透视表 单击 创建 标签 单击 其他窗体 3 选择 数据透视表 4 1 选择表 2 创建数据透视图 单击 创建 标签 单击 数据透视图 3 4 2 5使用设计视图创建窗体 单击 创建 标签 1 打开 计件工资管理系统 数据库 2 3 单击 窗体设计 5 以同样的方式将记录源中的 姓名 性别 职务职称 字段添加到窗体上 4 选中 员工编号 字段 将其拖入设计主体中 7 单击 关闭 按钮后 保存为 人事表窗体3 6 8 将全部控件选中 单击 排列 标签 单击 靠左 按钮 9 在 计件工资管理系统 数据库中 双击新创建的窗体 人事表窗体3 打开此窗体 下边看一下使用设计视图创建的基于多表窗体的效果界面 在该窗体中 您可以对这些控件连接的字段进行修改或增添 4 2 6边学边练 计件工资管理系统 中窗体的创建 在创建 计件工资管理系统 的窗体前 我们先对要创建的窗体进行一个大体的规划 具体如下页图所示 1 部门调整 窗体的创建 在创建 部门调整 窗体前 我们先来看一下它的最终效果 如下图所示 部门调整 实际上就是对部门表的调整 下边是其创建步骤 这里是部门表的相关记录 3 单击 创建 标签 1 2 单击 其他窗体 选择 窗体向导 4 选择 表 部门表 添加 部门 字段 单击 下一步 按钮 选择 表格 单击 下一步 按钮 5 6 7 8 9 选择 Access2007 样式 单击 下一步 按钮 输入 部门调整 11 单击 完成 按钮完成窗体的创建 10 2 部门调整 窗体的设置 通过如上步骤 我们就创建了一个 部门调整 窗体 在导航窗格中 双击此窗体将其打开 将见到如下边左图所示的窗口界面 仔细观察会发现此界面与右图所示的最终界面尚有几点不同 无 记录操作按钮 多导航条等 这三个按钮需要通过向导添加 将在下边详细叙述 1 双击 2 单击 其他 标签 4 此时我们需要进行如下调整 设置选项 3 设置选项 查看窗体效果 5 去除 最大化 最小化 按钮 6 4 3 1控件组中各按钮的功能 4 3安装 设备 使用窗体控件 一般来说 在窗体中见到的任何对象 如一条线一个矩形亦或图片 图形 单选钮 复选框和命令按钮等等都是控件 用户可以在控件中输入数据和用控件显示数据等 4 3 2文本框控件的使用 2 确定 控件向导 按钮被按下 4 单击 文本框 按钮 1 打开窗体设计视图 在设计主体中单击 3 设置 字体 为 隶书 字号 为 20 字形 为 粗体 对齐方式 为 两端对齐 单击 下一步 按钮 输入文本框的名称 单击 完成 按钮 5 6 7 8 9 双击报表属性按钮 11 选择 数据 标签 10 选择 人事表 为当前记录源 12 选择 姓名 13 选择 姓名 为当前控件来源 单击关闭按钮 14 下边看一下文本框实例的效果界面 在该窗体中您可以浏览 人事表 中的 姓名 字段并可以对此进行修改和增加 4 3 3标签控件的使用 1 在窗体设计界面中选择此命令 保存设置后 重新打开 这是刚添加的标签 2 单击 标签 按钮 添加标签和文字 设置属性 3 4 关闭窗体 5 4 3 4组合框及列表框控件的使用 组合框控件像下拉式菜单一样在屏幕上显示 列数据 把光标移到所要的选项上然后单击鼠标可完成选择 列表框和组合框十分相似 不过组合框可以输入非列表中的值而列表框不能 从下图中我们可以看出它俩的不同 列表框 组合框 1 确定 控件向导 按下 在设计主体中单击 3 单击 组合框 2 4 单击 下一步 按钮 单击 下一步 按钮 单击 表 部门表 5 6 7 8 选择 ID 和 部门 字段 9 单击 下一步 按钮 单击 完成 按钮 即可打开下边的组合框实例窗口 单击两次 下一步 按钮 10 在这里我们可以见到下拉列表 4 3 5命令按钮控件的使用 1 打开 人事表查询窗体 的设计界面 2 单击 命令按钮 3 在设计主体中单击 确定 控件向导 被按下 4 5 单击 删除记录 项 7 单击 下一步 按钮 6 单击 记录操作 项 选择 垃圾桶 8 10 单击 完成 按钮 将按钮名称改为 DeleteCMD 在图中单击删除按钮 将删除当前数据 9 4 3 6选项组 切换按钮 选项按钮和复选框控件的使用 切换按钮 选项按钮和复选框都可以让用户作出某种选择 可是这3个按钮单独使用的几率不大 一般和选项组组合使用 如下图所示 在 选项组 中的任何控件只能选择一个 1 确定 控件向导 被按下 4 单击 选项组 3 在设计界面中单击 在第一行中输入 男 在第二行中输入 女 单击 下一步 按钮 2 5 6 单击下拉按钮 选择 男 项 7 8 单击 是 默认选项是 单选按钮 单击 下一步 按钮 单击 选项按钮 单击 下一步 按钮 9 10 12 单击 完成 按钮 11 指定选项组标题为 性别 这是最终执行效果图 4 3 7Office控件的使用 1 单击未绑定按钮 2 在视图中单击 3 单击 由文件创建 单选按钮 单击 确定 按钮 5 单击 浏览 按钮选择建好的Excel文件 4 这是最终执行效果图 4 3 8边学边练 计件工资管理系统 中窗体控件的添加 1 为 部门调整 窗体添加操作按钮 1 打开部门调整表设计视图 3 拖动这里的边界 4 选择命令按钮 2 在窗体中单击 5 选择 记录操作 6 单击 图片 单选按钮 8 选择 添加新记录 单击 下一步 按钮 单击 转至新对象 单击 下一步 按钮 7 9 10 保持系统默认 单击 完成 按钮 完成此按钮的添加 通过相同的操作可以添加其它命令按钮 11 2 系统设置 窗体的创建 系统设置窗体打开后的界面如此图所示 1 打开窗体视图 并调整好窗体大小 2 双击 选项卡 的页 在弹出的设置对话框中 更改选项卡的名称 3 添加一 选项卡 控件 右键单击此控件 选择 插入页 命令 给此 选项卡 控件添加一新页 4 5 单击 矩形框 在主窗体上画一个矩型区域 7 将此矩型框调整到正好覆盖 选项卡 控件 注意不要覆盖 选项卡 控件的标题和边界 6 设置此矩型框的属性的 背景色 与主窗体相同 特殊效果为 平面 边框样式为 透明 8 单击 子窗体 在刚添加的 选项卡 控件上通过向导分别添加几个子窗体 9 单击添加的子窗体左上角的属性按钮 打开子窗体的属性设置界面 10 对子窗体的属性进一步进行设置 11 在窗体左上角添加一 组合框 控件 并在弹出的向导中设置其与 部门表 相关联 12 13 添加两个按钮 这两个按钮无需进行关联 如弹出向导 将其关闭即可 添加一 列表框 控件 并设置其与员工表中的 员工编号 和 姓名 字段相关联 3 工资录入和查询 窗体的设计 这是 工资录入和查询 窗体的主操作界面 4 4典型实例 创建 考勤管理系统 的窗体 1 建立信息录入窗体 1 打开 考勤管理系统 数据库后 打开 窗体创建向导 对话框 2 选择 表 员工信息 将表中字段全部选入 单击 完成 按钮 3 这是刚创建的信息录入窗口 7 将刚才建好的窗体切换到设计界面 5 选中 员工编号 文本框 单击属性对话框中的 数据 标签 将其页面中的 控件来源 设为空 6 双击窗体属性按钮 用同样的方式将窗体中的 姓名 性别 部门 职位 和 联系电话 文本框的 控件来源 设为空 4 8 设置页眉文字 9 添加命令按钮 单击 子窗体 10 11 表 员工信息 将全部字段选入 单击 下一步 按钮 12 13 在其列表框中选择 无 项 直接单击 完成 按钮完成子窗体的创建 15 14 16 18 在其 格式 标签页中单击 导航按钮 组合框的下拉按钮 选择 否 项 17 在设计视图中双击 主窗体 的属性按钮 打开属性对话框 选择 数据 标签 在其标签页中单击 允许编辑 组合框的下拉按钮 选择 否 项 2 建立出勤情况窗体 1 打开一个空白的窗体设计视图 单击文本框控件 在设计视图中添加7个适当大小的 文本框 2 单击 命令 按钮控件 在设计视图中添加3个 命令按钮 4 打开 员工编号 文本框的属性对话框 在该对话框的 其他 标签页中将 名称 改为 员工编号 以同样的方式更改其它 文本框 3 打开 Command1 的属性对话框 将其 格式 标签页中的 标题 和 其他 标签页中的 名称 改为 出勤统计 用同样的方法更改另外两个命令按钮即可完成窗体的设置 第5章报表 Access的 统计系统 领导要看的东西 什么是 报表 简易输出 创建报表的方法美容增色 报表的附加设置高级技巧 创建多列报表和子报表功成名就 打印报表报表快照典型实例 创建 考勤管理系统 的报表 5 1领导要看的东西 什么是 报表 报表就是一种组织和显示Access2007数据库数据的好方法 如下图所示 5 2简易输出 创建报表的方法 5 2 1自动创建报表 1 打开 计件工资管理系统 数据库 单击 报表 按钮 3 单击 创建 标签 选中 人事表 表 2 4 该报表的数据来源于数据库的 人事表 5 2 2利用向导创建报表 2 打开 计件工资管理系统 数据库 单击 创建 标签 3 单击 报表向导 1 4 选中左侧列表框中的 班组 项 并单击选中按钮 将其作为分组标志 7 单击 下一步 按钮继续 单击 下一步 按钮继续 8 选择 表 人事表 选定字段 5 6 9 为报表指定标题 人事报表 单击 完成 按钮结束人事报表的创建 10 单击第一个组合框的下拉按钮 选中 员工编号 项 然后单击该按钮右侧的升序按钮 使其变为降序按钮 11 这是创建好的报表 5 2 3利用设计视图创建报表 1 打开 计件工资管理系统 数据库 2 单击 报表设计 单击 创建 标签 3 单击 添加现有字段 按钮 选中 部门表 字段列表中的 ID 字段 并将其拖动至工作区主体区段的适当位置 4 5 添加其他字段 6 添加标签 7 关闭并保存报表 8 5 2 4使用空白报表工具创建报表 1 打开 计件工资管理系统 数据库 单击 创建 标签 2 单击 空报表 3 添加字段 4 5 单击 格式 标签 单击 标题 按钮 6 关闭并保存报表 修改标题文字 7 8 5 2 5边学边练 创建 计件工资管理系统 的报表 1 打开 计件工资管理系统 数据库 然后打开 报表向导 选择 表 人事表 项 将所有字段选中 2 连续单击三次 下一步 按钮 进入设置 布局 对话框 3 4 选择 纵栏表 单选按钮 单击两次 下一步 按钮 5 设置报表标题为 打印个人档案 单击 完成 按钮后完成此报表的创建 6 7 5 3美容增色 报表的附加设置 5 3 1节的操作 1 打开 计件工资管理系统 数据库 切换至 创建 标签页 单击 报表设计 2 3 在工作区内 单击鼠标右键 弹出一个属性菜单 选择 报表页眉 页脚 命令 给报表添加页眉和页脚 5 3 2插入时间和页码 1 打开 计件工资管理系统 数据库 切换至 创建 标签页 单击 报表设计 按钮进入设计视图工作区 在标签框中输入 当前时间 在文本框中输入 now 用同样的方式创建另一个文本框 3 添加 标签 2 4 通过上述步骤 我们完成了在报表中插入当前时间和页面页码的操作 用户会注意到在导航窗格中多出一个 报表1 项 双击 报表1 项 打开添加了当前时间和页面页码的报表 这里显示当前的时间和页码 5 3 3排序和分组操作 1 打开 计件工资管理系统 数据库 右击 人事报表 项 选择 设计视图 命令 2 单击 格式 标签 3 单击 分组和排序 按钮 4 单击 更多 5 班组 字段是原来的分组字段 如果要取消其分组 将 有页眉节 选为 无页眉节 就可以了 6 5 3 4在报表中使用汇总字段 打开 计件工资管理系统 后 打开新建报表向导 1 2 选择 查询 工资查询 项并添加相应字段 单击 下一步 按钮 3 单击 下一步 按钮 选择 纵栏表 4 5 单击 下一步 按钮 6 指定标题 7 单击 完成 按钮 8 9 右击 每日工资报表 项 选择 报表页眉 页脚 命令 给报表页脚添加文本框 在标签框中输入 合计工作量 在文本框中输入 sum 今日所得 10 用户可以发现在此报表中 工资查询 中每一条记录中的 今日所得 相加后 结果显示在报表页脚处的文本框中 5 3 5插入图片 1 打开 计件工资管理系统 数据库 右击 人事报表 项 选择 设计视图 命令 打开 人事报表 的设计视图窗口 单击图像按钮 然后在工作区的 班组页眉 节的空白处单击 弹出插入图片对话框 2 3 选择含有图片文件的文件夹 选择一个图片文件 单击 确定 按钮 回到 设计视图 界面 此时您可以对图片框的大小进行调节 然后关闭设计视图 系统提示保存该报表 单击 是 按钮 通过上述步骤 我们创建了含有图片的报表 双击 图片报表 项 打开报表 可以发现在此报表中包含了我们选中的那张图片 5 3 6边学边练 优化工资报表 2 打开 本月工资统计 的设计视图 在 页面页眉 节中添加一显示为 工资合计 的标签控件 然后在 主体 节中 添加一显示为 员工签字 的字段 在报表页眉中添加一文本框控件 并将此控件的标签控件删除 将文本框的名称命名为 月 1 在 主体 节中添加一 文本框控件 同样将其附带的标签控件删除 并命名为 工资合计 3 4 打开 打印个人档案 的设计视图 在其 报表页眉 节中添加一作为企业标志的图片 添加一文本框控件 将附带的标签控件删除 然后调整原来的标签文字 最后关闭保存即可 5 5 4高级技巧 创建多列报表和子报表 5 4 1创建多列报表 1 打开 计件工资管理系统 数据库 右击 每日工资报表 选择 设计视图 命令 单击 页面设置 标签 2 单击 页面设置 按钮 3 切换至 列 标签页 在 网格设置 栏下的 列数 框中键入 2 在 列尺寸 栏下的 宽度 框中键入 9cm 单击 确定 按钮 完成多列报表的创建 4 报表的打印效果 5 4 2创建子报表 1 确保 控件向导 按钮是按下的 单击 子窗体 子报表 按钮 在 主体 节中单击鼠标 弹出 子报表向导 的选择子报表数据来源对话框 打开 计件工资管理系统 数据库 在 每日工资报表 项上单击鼠标右键 选择 设计视图 命令 打开 每日工资报表 的设计视图 2 3 选择 使用现有的表或查询 单选钮 单击 下一步 按钮 4 5 在 表 查询 下拉列表中选择 表 工资主表 项 单击 全选 按钮 将所有字段选中 单击 下一步 按钮 6 8 保持 从列表中选择 单选按钮的选中状态 在下边列表中选中 对工资查询中的每个记录用工号显示工资主表 项 名称更改为 工作量副表 7 单击 下一步 按钮 单击 完成 按钮 完成子报表的创建 9 10 这是效果界面 报表中包含了 子报表 客户信息报表 5 5功成名就 打印报表 5 5 1报表的页面设置 1 打开 每日工资报表 的页面设置对话框 3 选中 打印选项 标签 切换至 打印选项 标签页 将上下左右边距都设置为 15 毫米 选择 页 标签 切换至 页 标签页 2 单击 横向 单选按钮 将报表设置为横向打印 单击 确定 按钮 完成页面设置 下边就可以进行打印了 4 5 5 2报表的打印 1 选择数据库主操作界面的 打印 打印 命令 打开 打印 对话框 保持系统默认设置 单击 确定 按钮 即可将报表打印出来 2 5 5 3边学边练 打印 计件工资管理系统 的工资报表 1 打开 计件工资管理系统 数据库后 打开窗体设计视图 单击 按钮 控件 然后在窗体上拖动 打开 按钮向导 对话框 2 3 在 类别 列表框中选择 报表操作 然后在 操作 列表框中选择 打印报表 项 单击 下一步 按钮 4 此处选择 本月工资统计 报表 单击 下一步 按钮 5 6 选择 文本 输入文字 7 单击 下一步 按钮 8 输入按钮名称 9 10 单击 完成 按钮 按类似的操作添加其他命令按钮 11 如果打印出来的报表显示不正常 此时应该先打开报表 然后打开 页面设置 对话框 根据需要进行调整就可以了 这是创建完成的 工资统计和打印 窗口 5 6报表快照 1 打开 计件工资管理系统 数据库 切换至 外部数据 标签页 2 单击 其他 3 选择 SnapshotViewer 在此可设置其名称 单击 浏览 按钮可选择保存位置 3 单击 确定 按钮 5 7典型实例 创建 考勤管理系统 的报表 1 打开 考勤管理系统 数据库 打开新建报表创建向导 将 请假信息 表的后四个字段选到右侧 2 将 员工信息 表