公文处理及归档管理办法.doc

公文处理及归档管理办法 第一章 总 则（一）为使公司日常办公的文件处理规范化、制度化，根据国家行政机关公文处理办法、四川省国家行政机关公文处理实施细则，同时结合公司目前运作的实际情况，制定此办法。（二）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节，应做到急件随到随办；有时间限制的文件，应如期办完。（三）办公室是公司公文处理工作的综合部门，其主要职责是组织、协调全公司的公文处理工作。负责统一收文、分送、催办和以公司（含办公室）名义发出的各类文件的核稿、印制、发送、归档工作，以及机要文件、简报、资料的传递管理和部分文件的承办工作。（四）各部门按职责分工对口办理有关公文，具体负责承办公文的办理、协调、拟稿、审稿、会稿、校稿、分发、确定办结和所办文件立卷归档工作。第二章 收 文（一）送公司的所有文件、资料，由办公室签收、拆封，并按规定编号、登记。直送公司领导或各处室的信件，分别由办公室或各处室拆封。其中需纳入收文处理的文件交公司办公室统一编号、登记，按规定程序办理。各部门、各单位的抄送件和简报、信息资料、情况反映等，不纳入收文登记。（二）收文登记内容：收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文标题、收文份数、秘密等级、紧急程度、处理情况。（三）各承办处室应建立本部门内部的收文等级制度，明确人员专管或兼管（包括运转的管理）第3章 收文处理（一）各类收文由办公室签注拟办意见，原则是：1.中国中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府文件，按阅文规定传阅。2.市委、市政府交办件，市级有关部门的主送件，由办公室提出拟办意见后，原件存档，复印件分送公司领导批示后交有关处室直接办理。3.各部门、各单位的抄送件，重要的分送公司领导，一般的送有关处室阅，并留一份存档。4.简报、资料、情况反映等，由办公室直接分送公司领导或有关处室阅处。5.除特殊情况外，公司领导不受理未经办公室登记、批注公文。（二）各部门承办的文件中，需送公司领导批示的，由办公室统一分送；领导批阅后，由办公室推送到各部门。（三）办公室送领导批示的文件，领导批示后由办公室登记后分送各有关部门；（四）有关部门接到批示后，应及时处理，采用口头、电话或以函复来文单位，办理结果应及时向公司领导汇报，并报办公室备案。（五）办公室对批示文件办理情况定期催办，防止漏办和延误。第4章 发文处理（一）发文要严格把关，凡能口头或电话答复的事项，不要行文答复；凡能用便函答复的事项，不发正式文件。（二）拟稿应本着“谁主办，谁拟稿”的原则进行。特别重要的文件由公司领导亲自主持研究，明确拟文主要观点、意见和办法，由承办部门组织专人拟稿，相关部门负责向拟稿人提供文件初稿和有关资料。（三）为保证拟稿质量，拟稿前要认真查阅有关政策、法律、法规，核实事实，将有关意见协商一致。拟稿时要切实注意行文关系、公文种类和公文格式的正确、规范，用语贴切、精炼，切忌大话、空话、套话，并恰当地确定密级与缓急程度。（四）承担部门负责人必须对文稿从政策、法规、文字体式等方面进行认真审查、把关，并签署意见。对修改较多的，应责成拟稿人清稿。涉及其他部门的，承办部门要交相关部门传阅，主动征求意见。各有关部门要切实负责地对相关内容审查把关，并在传阅栏签署意见、姓名和日期。（五）办公室负责拟稿，核稿注意审核以下方面：1.是否需要以公司或公司办公室名义发文。不成熟的文件、可发不可发的文件，应建议不发。2.文件提出的政策界限、措施等，是否明确具体、切实可行。对含混不清、规定不当、过于繁琐之处，要退给拟文部门修改。3.内容是否完整，附件等是否齐全，引文是否正确，文件表达是否简练、通顺、合乎逻辑，标点是否正确，文件格式是否符合有关规定。（六）对涉及其他部门问题的文稿，公司领导审签后，承办部门与有关单位联系会签，办公室给予配合。（七）公司（含公司办公室）发出的文件，必须按规定的职责权限，由公司领导签发。签发的程序和原则：经办公室核稿后，按照公司领导分工呈批，主管领导主批；重大问题和上行文由公司总经理（董事长）或主持工作的副总经理审批。未经办公室核稿的文稿不得送公司领导签批，公司领导也不签批未按规定和程序处理的文件。（八）签发文件应明确签署“发”、“同意”、“同意发”等字样，并将签发人的姓名和签发年、月、日书写齐全。（九）印刷后的公司文件（含公司办公室）文件要及时发送，并按公司规定进行存档。第5章 办结登记（一）办公室承办人员对已处理的文件，要定期进行清理，根据有关规定和实际情况，确定是否办结。确定办结要力求准确，不能将在处理的文件划入办结文件。（二）凡属于下列情况之一，即可确定为办结。1.各类周知性文件、调查报告、情况报告、送公司领导阅知后无批示或其他意见的；2.各类交办文件，承办部门已直接答复来文单位的；3.公司领导批示的事项，领导批示后，已书面、口头或电话答复来文单位的；4.需以公司（含公司办公室）名义行文的事项，业已行文的；5.其他可确定为已办结的文件。（三）需要立卷的文书资料按分类规定进行立卷。由各承办部门在每年12月底前完成立卷归档。第六章 立卷和归档（一）各类文件材料，由承办部门的专职或兼职档案管理员负责立卷归档，编写总目录索引，清理上柜。并加强管理，防止损坏，积极提供利用。（二）承办部门立卷后，要及时向档案室移交档案卷宗。第7章 文件材料归档范围（一）凡是反映本公司工作活动具有查考、利用价值的文件、材料均应归档。（二）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件。 （三）上级机关颁布的需要我公司贯彻执行的法规性文件。（四）上级机关领导视察公司工作的指示、讲话、题词、照片、音像材料。（五）上级机关转发的需贯彻执行的文件。（六）代上级机关拟草文件并被采用的审定稿。（七）公司党、政、工、团的会议纪要等文件资料。（八）公司党委会、总经理办公会、调度会以及召开的多种工作会议、专业会议材料。（九）公司制订的（包括转发、联合发文）多种正式文件的签发稿、印刷稿、重要文件的修改稿。（十）公司的请示、上级机关的批复；各部门的请示及公司的批复。（十一）公司级内部各部门形成的工作计划、总结、报告、调查资料、统计资料（含电子文档）、科技成果、财务报表、凭证、账簿及审计资料。（十二）内容重要的群众信访材料、领导批示、信访记录、调查报告、统计分析材料；（十三）公司的基本建设系列资料及文件（令详见公司工程档案管理制度）。（十四）公司制定的工作章程、制度。（十五）公司工作中形成的一起有价值的正式文件、资料。（十六）与公司工作有关的外来文件材料。第8章 文件材料归档分类 档案的保管期限分永久、长期和短期三种，长期为十年至二十年左右，短期为五年至十年，具体分类如下（其中未注明保管期限的资料为短期）：A类 综合类A1 文 秘（永久）A11 综合性工作计划、总结、制度、报告A12 综合性会议记录、纪要A13 公司大事记A14 领导综合性重要讲话A15 其他综合性文件材料 A2 劳动人事（永久）A21 人事工作计划、总结、报告等文件材料A22 劳动工资计划、年报、季报（季报属短期）A23 干部职工统计报表A24 干部任免、调动、考核、考绩等文件材料（调动、考核、考核属长期）A25 干部职称评定材料（长期）A26 干部职工花名册A27 招工、定级、转正、调配等文件材料（长期）A28 干部职工调资、福利待遇等文件资料（长期）A291 干部职工退休、死亡抚恤、奖惩等文件材料（长期）A292 外事活动文件材料A293 机构设置、人员编制、启用印章等文件材料 A3 党群（永久）A31 党群、工会、纪检工作计划、总结、报告等文件材料A32 党委会议记录、纪要A33 党党、团员登记表、发展计划（长期）A34 政治工作其他文件材料A4 行政（永久）A41 行政工作计划、总结、报告等文件材料A42 各类请示、情况汇报等行文A43 各类函、通知、简报等A44 固定资产计划、报告、批复等文件A45 固定资产统计、登记材料A46 收发文薄、来文处理统计表B类 财务类（见财务制度）C类 信访类（永久）C1 来信来访登记薄（长期）C2 信访处理材料C3 其他