请款作业办法.doc

XX公司 请款作业办法管 制 文 件列 入 移 交制定日期：2013/02/28生效日期：版 次：共 页文 件 修 订 记 录文件名称：请款作业办法核 准 者：页数：1/5文件编号：制 订 者：版 次生 效 日ECN No.修 订 者修 订 内 容 管理课文件名稱：請款作業辦法文件編號：版次：02頁數：5 / 51. 目的为了加强公司内部管理，规范公司财务费用请款行为,结合本公司实际情况特制定本办法。2. 适用范围 本办法适用于公司全体员工。3. 职责管理课负责此办法的相关修订事宜。4. 定义财务请款单据主要有请款申请单，差旅费用申请单，现金缴款单4.1请款申请单：是用于员工申请除出差费用外的其他各种需要支付款项的单据其主要分为以下几种类别：4.1.1提备用金：主要用于公司日常零星支出所需现金的申请。4.1.2一般请款：主要用于公司营运过程中所产生的各种支出费用的申请，如：水电费、邮电费、采购料件费等。4.1.3暂支款：主要用于因特殊交易条件，必须先行请款的申请， 如预付款、押金、临时安排出差等。4.1.4冲暂支款：主要用于员工后期拿发票来冲抵因特殊交易条件而先行请款的申请。4.2差旅费用申请单：是用于员工因公务出差及台籍人员往返台湾而产生的相关支出的申请，如：交通费、住宿费、交际费等。4.3现金缴款单用于员工缴交收取的现金或缴回暂支款项而提交的单据。5. 细则 5.1填写规范5.1.1请款单据应按单据所列栏位据实填写并简述请款事由，填写单据时要保证字迹清晰，无随意修改痕迹。如单据金额涂改，则财务人员有权退回请款单据。5.1.2 请款金额应填写实际发生金额，并与粘附的发票凭证所示金额统一，且单据大小写金额须完全一致，小写金额数字之间不要留有空隙。人民币大写字样：零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 单位：分 角 元 佰 仟 万 亿 整 ，金额以“角”为单位结束时，大写栏位应以“整”字封尾常用外币及缩写：日币JPY 美元USD 台币TWD5.1.3请款申请单填写规范 5.1.3.1提取备用金一般由出纳人员进行申请，所需金额不得超过银行核定的现金提取金额。5.1.3.2对于需要预先暂支的款项，应勾选暂支款栏位，并在事由栏位详细列明所暂支之内容；后续报销申请时应勾选冲暂支款栏位，并列明之前所暂支金额及事由。5.1.3.3对于采购料件的请款应按发票内容据实填写，如有付款期限要求须备注付款截止日期；申请需要预付的采购货款，则需随附公司主管签章确认的采购合同；对款项已付相关发票还未收到，或是先付款后收发票，采购人员应及时跟进，将发票取回。5.1.3.4如是代其他人员或部门、单位请款或无须输入财务作业系统的账料，则在事由栏位备注说明，以便财务记账归类的准确。5.1.4差旅费用申请单填写规范5.1.4.1员工出差前应按照差旅费管理办法的相关要求填写相应单据，并于出差后按照实际产生的差旅支出填写差旅费用申请单。5.1.4.2员工申请差旅费用报销时，差旅费用申请单上“出差报告”栏位需由其直属主管勾选已提交项目并签核，否则财务人员有权退回相关的差旅费用申请。5.1.4.3差旅费用中如有外币费用支出，则应在差旅费用申请单相应栏位填写外币币种及金额，对于外币折合人民币的金额栏位，报销人员无需填写，统一由财务人员根据报销当日的外币汇率折算。5.1.4.4员工出差前如有预支差旅费用，出差返回后应在出差预支款栏位注明预借的差旅费金额，应退（补）金额则由财务人员填写。5.1.5现金缴款单填写规范 5.1.5.1如有暂支款未用而缴回，则应填写现金缴款单，勾选冲暂支栏位，并列明原暂支金额。 5.1.5.2申请人应根据收取的款项是现金还是支票而选择相应的缴款方式，并在缴款内容栏位里填写款项来源及款项性质。5.2凭据规范 5.2.1财务请款所附的凭据、资料一般均要求为原件，财务人员有权退回不合要求的随附单据。 5.2.2请款所附的各类原始凭据须印章齐全、数据清晰，发票无印章或数据涂改者不予进行请款作业。 5.2.3请款单据粘贴凭据时，需粘贴在专用粘贴单上，一般按类别分类粘贴，粘贴的凭据张数按实际数量填写清楚，以防单据遗失。5.3.4请款单据所附各类凭据、附件须另行粘贴或别起， 不允许粘贴在请款单据背面，以免造成原始凭证的损毁。所有单据必须粘紧，由上向下、由右向左，一层层平均粘贴在粘贴单上，上下左右不得超出粘贴单，多出的部分可折叠起来。具体参见附件报销单据粘贴格式说明5.3付款日期员工请款一般应于每周一中午前将部门主管签核的请款申请单交于财务进行相继作业。每周一为公司固定付款日，鉴于业务增多，特设周三为浮动付款日,如周一没有及时申请的请款需求可以于周三再行申请，特殊情况需提前报备财务人员。 5.4请款程序请款申请人依上述规定在期限内填写请款申请单并粘贴好原始凭证，交部门主管审核, 签核后，送交财务人员审核，经公司主管审查确认后，交由财务人员依其付款方式及预计付款日付款。5.5请款原则5.5.1一个预算期间内，各项费用的请款累计支出原则上不得超出预算支出。5.5.2日常的借款、请款应及时申请，请款单据随附的各项凭据日期与申请请款的时间跨度不可超过30天。当年度的费用请款不可跨年度申请，如跨年度请款，财务人员有权退回其请款申请。5.5.3业务宴请客户需经公司主管批准后方可报销交际费，出差时由对方接待单位提供的餐饮、住宿及交通工具等费用将不得报销请款。5.5.4有借款者应及时报销或归还之前所借款项，前次借款未结清者原则上不得再次借款。5.5.5单位之间的经济往来，一般通过银行结算（转账、支票），确需支付现金时，结算不得超过1000元，超过1000元的，一律使用非现金结算。各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务备款6. 参考附件：请款作业办法流程图实施细则 员工差旅费管理办法 报