办公室5S推行手册.doc

重汽集团济南特种车有限公司办公室5S推行手册办公室5S推行手册前 言5S源自日本，已有四十多年的历史，刚开始只是强调工厂的整理（Seiri）、整顿（Seiton），后来由于管理提升的需要，又增加了清扫（Seisou）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke），形成了现在的5S活动体系。无论何种行业，5S都是基础工作中不可或缺的重要组成部分。因此，很多企业（包括服务业）都致力于如何“营造一种活跃的5S气氛”。然而许多企业在推行5S活动中，往往非常重视车间以及前台服务部门的5S推行，而忽略了后台支撑的服务部门。这样一来，造成的直接后果是：1） 车间工作得不到及时、足够的支撑；2） 车间人员心理不平衡，因为素养的提升是全体员工的事；3） 推行之后，难以保持效果，容易出现“返潮”，甚至倒退。因此，我们积极提倡推行全公司所有部门均要参与的“5S活动”。本手册将帮助学员深入理解办公室5S原理和工具，同时提供图表和工具便于实际运用到日常工作中。从而迅速提高行政流程效率，减少错误率,促进行政支持团队迅速融入精益企业变革中。5S相互关系示意图 首先要行动起来，没有行动就没有成果 不求完美，60分也可以将脏污的东西彻底清扫干净第3个S清扫将有用的东西定出位置放置第2个S整顿地点物品区分“要用”与“不用”的东西第1个S整理第4个S清洁建立组织，形成标准，维持前3S第5个S素养坚持按标准做事，最终形成素养！固化推进被要求去做跟着别人做自主实施逐步实现固化目 录前 言15S相互关系示意图2第一章5S入门3第一节 5S的起源3第二节 推行5S的目的和意义4第二章办公室5S的实施5第一节 办公室5S导入5第二节 办公室5S推行目标及推行组织6第三节 办公室5S推行步骤7第四节 办公室5S“10个”改善点9第五节 办公室5S图片展示 12 第六节 办公室5S检查考核表17第一章 5S入门第一节 5S的起源5S源自日本，已有四十多年的历史，刚开始只是强调工厂的整理、整顿，后来由于管理提升的需要，又增加了清扫、清洁、素养，形成了现在的5S活动体系。5S活动以塑造一个清爽、明朗、洁净的工作场所为目的，使全体员工，尤其是现场作业人员，能更安全、更轻松、更愉快、更有效地完成任务。从而提升企业形象，强化企业体质。由于5S活动对于工厂的安全、卫生、效率、品质、成本等方面有极强的改善力，是工厂管理的基础。因此，日资企业与国外企业进行技术合作，或在国外设厂时，首先必须导入5S活动。因此使5S活动得以遍地开花，近年来，欧美企业也纷纷导入5S活动，可以说，5S活动是日本工厂开创的管理技术，如准时生产（Just In Time）、TQC、TPM等活动中最具影响力的一种。第二节 推行5S的目的和意义5S的效用可以总结归纳为以下几点：（一）、5S是最佳的推销员、顾客满意工厂，增强下订单信心；、很多人来工厂参观学习，提升知名度；、清洁明朗的环境，留住优秀员工。（二）、5S是节约能手、降低很多不必要的材料及工具的浪费，减少“寻找”的浪费，节省很多宝贵时间；、能降低工时，提高效率 。（三）、5S是安全专家、遵守作业标准，不会发生工伤事故；、所有设备都进行清洁、检修，能预先发现存在的问题，从而消除安全隐患；、消防设施齐全，消防通道无阻塞，万一发生火灾或地震，员工生命安全有保障。（四）、5S是标准化的推进者、强调按标准作业；、品质稳定，如期达成生产目标。（五）、5S可以形成愉快的工作场所、明亮、清洁的工作场所让人心情愉快；、员工动手做改善，有成就感；、员工凝聚力强增，工作更愉快。第二章 办公室5S的实施第一节 办公室5S导入5S活动并不是一些简单的活动组合，而是一项“全员参与、全过程实施、全系统支撑”的综合性工程。“全员参与”是推行成功必不可少的因素之一。5S活动不是那一个人或哪一个部门自己的事情，而是企业所有人员共同的事情，需要大家共同努力去推行。“全过程实施”强调了5S推行步骤的计划性和细节的不可或缺性。5S推行切忌急于求成或虎头蛇尾，应按照严格的推行计划逐步开展，循序渐渐。“全系统支撑”是指推行资源的有效配置以及各部门、科室的有效配合。5S活动是一种立体的推进模式，缺少公司系统的任何一方面支撑都会影响其向前推行，甚至偏离方向。为了使这项综合性工程持续健康发展，在全面实施5S具体项目之前，需要做很多准备工作，比如要建立5S推行的组织保障、培训员工统一认识、广泛宣传获得共识等。这便是5S导入期。第二节 办公室5S推行目标及推行组织（一）办公室5S活动方针告别昨日，挑战自我，塑造办公室新形象！（二）办公室5S活动目标通过推行5S（整理、整顿、清扫、清洁、素养），造就安全、舒适、明亮的工作环境，革除马虎之心，养成凡事认真的习惯，塑造高效率的行政办公形象，进而培养特有的办公室文化。（三）推行组织1)组织成员组长：职责：设立办公室5S推行组织并负责推行组织运作；督导办公室5S的良性运行；批准办公室5S推行计划。副组长：职责：负责5S的协调推进工作；落实公司统一决策的5S推进计划；负责对5S落实情况进行监督跟踪检查指导。成员：办公室（包括后勤、保安等）所有部门职责：结合部门的行动目标，确定分管区域的阶段性目标；积极参加5S培训，多方面学习5S知识和实施技巧；积极进行分管区域的5S活动宣传和教育；对5S分管区域进行划分，全员参与，做到人人有事做，事事有人管；依部门5S活动计划表，分解、细化分管区域工作计划；帮助责任区域内其它同事解决活动中的困难点；担当5S活动评分员；分析和改善5S活动中的问题点；督促责任区域内其他同事的清扫、点检工作；组织部门内员工做好5S晨会；第三节 办公室5S工作内容办公室5S工作内容5S含义目的实施方法/标准整理SEIRI1. 把工作场所内不要的东西清理掉2. 按照物品的使用频次，分类存放（5S开展的第一步）1. 腾出空间2. 防止误用、错用3. 塑造清爽的工作场所1. 每月将物品分为几类，如：1） 不再使用的2） 使用频率低的3） 经常使用的2将第1）类物品处理掉，第2）类物品放在存储处，第3）类物品留置工作场所3.实施要领：1）制定【要】和【不要】的判别基准2）将不要物品清出工作场所3）对需要的物品调查使用频度，决定放置位置4）制定废弃物品处理办法5）每日自我检查整顿SEITON1. 定置存放。把需要的东西依规定定位、定量摆放整齐2. 标识鲜明，处在能立刻使用的状态（提高效率的基础）1. 工作场所一目了然2. 缩短找寻物品的时间3. 整齐、干净的工作环境1. 前一步骤整理工作的落实2. 对可供放置的场所进行规划并规定放置方法，明确数量3. 将物品在上述场所摆放整齐4. 办公场所只能存放真正需要的物品，放置方法：易取切忌：整顿是3要素：场所，方法，标识物品的保管要坚持“3定”原则：定点（放在哪里合适）、定容（用什么容器、颜色）、定量（规定合适的数量）清扫SEISO彻底清除污垢，用的物品要擦拭干净，清扫好地面、桌面、电脑、电话、饮水机等设备、设施及各卫生责任区域1. 保持良好的工作情绪2. 消除“脏污”，保持办公场所干干净净1. 建立清扫责任区（室内、外）2. 建立清扫基准，作为规范3. 执行例行扫除，清理脏污，清扫从上到下、从里到外4. 杜绝污染源：如鞋底的沙子、空调水管漏水、噪声处理等5. 破损物品的及时修理清洁SEIKETSU维持上面3S的成果，保持工作环境的清洁监督：通过制度化来维持成果，能将“异常”显现出来1. 落实前面3S工作2. 将5S活动内容纳入个人工作职责3. 依据检查表监督检查，有问题的立即改善4. 落实奖惩制度，加强执行素养SHITSUKE培养文明礼貌的习惯，按规定行事，培养主动、积极地精神提升“人的品质”，成为对任何工作都讲究认真的人；营造良好的团队精神1. 持续推进前4S直至习惯化2. 制定并共同遵守有关规则、规定3. 制定礼仪守则4. 不间断的随时、随地的培训5. 推动各种精神提升活动（早会、夕会、问好、守时）第四节 办公室5S标识“10个”改善点改善点1：空调卡管理空 调 管 理 卡部门状态良好清扫时间1周1次设置温度冬天不高于18夏天不低于26责任人每人一周监督人 每人一周责任顺序：监督顺序：公共设施请爱护使用 人走关机 节约用电清扫、清洁注意节约用电改善点2：窗户管理卡清洁窗 户 管 理 卡部门责任人监督人名称窗户 编号左清扫基准每月擦一次，玻璃表面无灰尘、水痕。窗户边框无灰尘.窗明几净 怡悦身心改善点3：工作位管理卡我的区域区域名称工作位区域担当照片责任者 清扫周期每天擦拭清扫一次；随时整顿保持清洁清扫工具清扫基准确认人抹布每天上班前郊区域内物品擦拭一遍，清洁无灰尘；每天整理桌面、文件夹、电脑文档，保持文件有效；下班时工作位物品要归位 拒绝借口 立即行动 持之以恒 走向卓越及时整理整顿提高办公效率改善点4：办公设备标识、文件夹标签设备名称 编号 清扫时间每天清扫基准表面无灰尘责任人 2010文件夹标签 X X 办公室设备标识 X 类别 部门改善点5：文件橱管理卡文 件 橱 管 理 卡部门综合管理部企管室责任人监督人名称文件橱编号清扫基准每周擦拭一次，表面、内壁无灰尘、水痕。物品摆放整齐。 拒绝借口 立即行动 每天进步一点点清扫整理改善点6：门的管理推Push空调区域 请随手关门 拉Pull空调区域请随手关门 改善点7：门管理卡门 的 管 理 卡部门综合管理部企管室责任顺序监督名称门清扫基准每周擦一次，玻璃表面无灰尘、水痕。窗户边框无灰尘窗明几净，怡悦身心清洁改善点8：人员去向表人员去向表姓名公司经理办公室销售部军品部综合管理部技术部制造部采购部物流部质量部财务部生产车间出差（外出）请假备注你去了哪里了我们都知道。改善点9：最后离开办公室查核表最后离开办公室查核表 部门： 综合管理部企业管理室 （ 年 月）序号项目123456789101112131415161718192021222324252627282930311关闭电脑2关闭插排3关闭碎纸机4关闭空调5关闭排气扇6办公桌面整理整顿7锁死办公橱柜8椅子归位9关闭窗户10关闭照明开关11关闭办公室总电源12注意锁门签 名改善点10：区域分担图区域分担图各部室根据实际情况绘制区域责任人清扫基准 每天清扫一次，无灰尘，物品定置 每天清扫一次，无灰尘，物品定置 每天清扫一次，无灰尘，物品定置 每天清扫一次，无灰尘，物品定置 每天清扫一次，无灰尘，物品定置 每天清扫一次，无灰尘，物品定置第五节 办公室5S图片展示1、清扫工具的管理卫生工具定置摆放，整洁美观清扫工具定置定位存放及门迹线2、电线网线的管理 电线网线捆扎整齐、走向清晰，固定或加防护罩3、暖瓶、水杯定置定位摆放橱上加黑皮防护，物品定置定位摆放4、空调红丝带提醒我们下班关空调，清扫基准，管理人 5、办公区域分担图将办公区域落实5S管理标准和责任人，目视化管理。6、文件柜和文件橱的管理文件分类存放，清晰标识，方便使用查找，提高工作效率7、办公设备管理办公设备管理标准及责任目视化8、私人物品的管理私人物品在不明处存放，自制衣物架，使衣物有序存放9、人员去向表管理反映人员去向9、最后离开办公室查核表管理环境得到持续改善，日清日结第六节 办公室5S检查考核表5S内容序号检查内容及标准检查频率分值整理1扔掉废弃物，将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按公司要求的方式废弃。1次/日22将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。1次/日33将经常使用的文件资料进行分类整理，整齐放于办公桌抽屉或长柜中。1次/日24将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐放于办公桌面或长柜上，做到需要的文件资料能快速找到。1次/日35将工作服、私人用品等按类别整齐放于更衣柜中，无更衣柜的，应将工作服等个人用品放于办公桌的长柜中。1次/日26柜（橱）顶、长椅上、沙发上、窗台上禁止摆放任何物品。1次/日2整顿 7物品摆放整齐，办公桌、椅、柜（橱）、衣架、盆架等物品放置要规划有序，布局美观。1次/日28办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物品，要求放置整齐有序。2次/日29办公桌挡板、办公椅上禁止搭挂任何物品。2次/日210 笔、墨、橡皮、尺子等办公用具整齐放于桌面一侧或抽屉中。随时 211办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置，没有作废或与工作无关的物品，如抹布、个人物品、报纸等。1次/日212报纸、杂志等阅读资料看完后要收起，需要留存的整齐放于文件柜内或报架上。1次/日213摆放整齐 暖壶、茶杯可在矮橱上整齐放置，不具备条件的可整齐放于地面一侧；茶叶桶应整齐放于办公桌抽屉一侧。1次/日 214办公室内电器线路走向规范、美观，电脑线不凌乱。定期自查32清扫15打扫干净 办公室防盗门、木门要里外清洁，门框上无灰尘；推拉门轨道要清洁无积物。1次/日216地面及四周踢角干净，要显露本色，无灰尘、污迹。1次/日217室内墙壁及屋顶每周清扫一次，做到无污染、无爆皮、无蜘蛛网；墙上不许乱贴、乱画、乱挂、乱钉。1次/日218窗玻璃干净透明，无水迹、雨迹、污迹；窗框洁净无污迹；窗台无杂物、无灰尘；门玻璃干净透亮，不挂贴报纸和门帘。1次/日219窗帘整齐洁净、无灰尘，悬挂整齐。1次/日221灯具、电扇、空调、微机、打印机等电器，表面洁净，无灰尘；各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患。1次/日422文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹，柜内各种资料、票