华能西宁热电02合同管理办法(第二版).doc

1 华华能能西西宁宁热热电电有有限限责责任任公公司司管管理理制制度度 HNXDZD 01 JH02HNXDZD 01 JH02 合同管理办法 2012 02 25 发布 2012 02 25 实施 华华能能西西宁宁热热电电有有限限责责任任公公司司 发 布 H H HN N NX X XD D D 2 华能西宁热电有限责任公司合同管理办法 试行 华能西宁热电有限责任公司合同管理办法 试行 第一章第一章总总 则则 第一条第一条 为规范公司合同管理 更好地维护公司经济利益 加强合同签约 履行的管理和健全合同 备案 统计 存档工作 特制订本办法 第二条第二条 本办法对合同签订范围 职责 程序 授权与合同履行 变更 付款进行了规定 第三条第三条 本办法适用于华能西宁热电有限责任公司签订和履行的所有合同 如有涉外经济事项发生 参照华能集团公司有关规定执行 第四条第四条 合同实行授权签订和管理的原则 具体授权按部门职责执行 未经授权签订合同的 一经发现 应立即通知合同对方终止合同的履行 并采取措施 避免给我 公司经济和名誉造成损失 同时追究行为人的责任 第五条第五条 本办法参照 中华人民共和国合同法 华能集团及股份公司的有关规定 结合公司实际 情况制定 第六条第六条 本办法所称合同 是指包括协议等具有法律约束力的合同性文件 第二章第二章职责与分工职责与分工 第七条第七条 总经理负责或授权对所有项目合同的签订进行审批 并负责重大合同和特殊合同的签订 总经理有权代表本公司对外签订合同 根据总经理授权 副总经理可以代表本公司对外签订合同 其他人代表本公司对外签订合同 必须获得相应授权 授权采用书面形式 各部门被授权人具体 可授权范围报公司领导审批 计财部门登记备案 计财部是公司合同管理部门 负责公司所有合同管理的规范 指导 监督和检查工作 统一管理 法人授权委托书 法人代表证明书 的盖章及合同印章 保管合同台帐和合同档案 定期整理后 移交档案室存档 合同管理专责负责监督检查已签订合同的履行 对本办法的执行情况进行考核 每年年底对公司 当年签订的合同数量 金额进行统计 并对公司合同审批 签订 履行中的问题进行总结并提出建议 报公司领导 3 各职能部门是公司合同专业管理和合同承办部门 负责调查了解当事人主体资格 资信 履约能 力 负责合同的草拟 修改 组织会签 参加谈判 保证合同的合法 可行 有效 并负责记录对合 同谈判的内容 最后形成合同谈判纪要存档 见附录 负责经济合同的履行 违约赔偿 索赔 变更 解除 计财部 业务相关部门 合同监督部门 分管副总经理 总经理负责合同会签审核工作 业务相 关部门是指与所签合同业务有直接相关的各职能部门 合同监督为公司监审专责 负责监督 检查所 签订合同的内容 程序的合法性 监督合同的履行 公司设立经济合同管理委员会 由总经理担任主任 副总经理担任副主任 合同管理部门 业务 归口部门 监督部门负责人为管理委员会成员 负责合同管理的领导工作 第八条第八条 计财部负责审查资金来源 对合同结算事宜进行审核 第九条第九条 监督部门负责对招投标及合同签约实行全过程的监督 第十条第十条 根据业务性质 按部门职责分工由其业务经办部门负责办理合同手续 业务相关部门审查 计财部等部门审核 并按职责权限报分管副总经理和总经理批准 本公司各部门不得以部门名义对外签订合同 各部门按照职责分工负责经办 经审批后签订各 种合同 第十一条第十一条 合同经办部门负责对方单位的营业执照 资质 业绩等情况进行详细审查 资质 资 信审查表见附录 第十二条第十二条 项目主管部门负责牵头和项目申请部门一起与承包方签订技术协议或施工方案作为合 同附件 第十三条第十三条 外包工程须由安全主管部门与承包方签订 外包工程安全协议 作为合同附件 第十四条第十四条 符合招标范围的项目按照公司 招标活动管理办法 进行招标 按本办法进行合同签 订 第十五条第十五条 物资采购的合同 燃料采购的合同 工程承包合同 必须是评价合格的供应商或承包 商 并报合同管理部门备案 第三章第三章 合同的起草及合同文本的使用合同的起草及合同文本的使用 第十六条第十六条 草拟合同应当征求计财部和其他相关部门的意见后 由分管副总经理 总经理批准 未经公司领导批准的合同文本不得使用 4 第十七条第十七条 承办部门可以根据经济业务的实际情况 对可以采用标准文本的各类合同 在管理权限 内制备其标准文本 标准文本制定后需经专职或兼职法律人员 或法律咨询机构 审阅 并报分管副 总经理 总经理批准 经审批的标准文本在对外签订合同时优先使用 各单位制定的标准文本报合同 管理部门登记备案后使用 第四章第四章合同签订程序合同签订程序 第十八条第十八条 合同实行分级管理 专业管理与综合监督相结合原则 实行承办人制度 审核会签制 度和重大合同备案制度 合同签订应严格执行先申请后谈判 先预算后报价 先审查后签字的程序 各类专业合同 由专业所属部门提出合同立项申请 按立项申请表的格式填写以下内容 项目名 称 项目主要内容 计划工期 计划费用等 经业务主管部门 计财部审核 分管副总经理 总经理 批准 工程类和技术服务类合同的审批是在立项 经审批通过 的基础上进行的 由合同经办部门填写 会签信息和添加附件 经立项申请部门主管 相关部门经理审核 分管副总经理 总经理批准 合同 会签信息包括合同金额 经办人 对方单位名称 部门编号 甲方供料等内容 附件包括拟签订合同 文本 招议标纪要 或关于签订合同的有关说明 合同附件 包括技术协议或施工方案 安全协议等 物资采购供应根据各需求部门提交的物资需求计划 平衡考虑情况后形成采购计划 报部门负 责人审核 分管副总经理 或授权人 总经理批准后 根据 物资管理办法 按物资采购流程选择供 应商 履行批准手续 签订合同 其他类合同的审批 由合同承办人填写会签信息和添加附件 经合同承办部门 监督部门 相关 部门审核 分管副总经理 总经理批准 合同会签信息包括合同名称 金额 申请部门 资金来源 对方单位名称 部门内部编号 经办人等内容 附件包括拟签订合同文本 招议标纪要 或关于签订 合同的有关说明 合同附件 第十九条第十九条 合同签订部门组织项目所在部门 项目主管部门 合同签订监督部门 依据技术协议 或施工方案的内容与合同对方进行合同谈判 会签合同谈判记录表 拟订合同文本 第五章第五章 合同的订立合同的订立 第二十条第二十条 合同必须具备标的 指货物 劳务 工程项目等 数量和质量 价款或者酬金 履行 的期限 地点和方式 违约责任等主要条款 第二十一条第二十一条 合同文本拟定完毕 按合同审批流程审核通过后加盖行政章或合同专用章方能生效 第二十二条第二十二条 对外订立的合同 严禁在空白文本上盖章 并且原则上先由对方签字盖章后我方才予 5 以签字盖章 第二十三条第二十三条 单份合同文本达二页以上的合同的双方签约人须在每页签名或加盖骑缝章 第二十四条第二十四条 合同盖章生效后 应及时送交合同执行部门 按要求对合同相关信息审查并登记 第二十五条第二十五条 合同的正副本由合同管理部门留存 第二十六条第二十六条 合同的完税 每月合同经办部门 管理部门对当月合同进行汇总 送至计财部进行 预提印花税 次月进行完税 第六章第六章 合同的履行合同的履行 第二十七条第二十七条 合同依法订立后 即具有法律效力 应当实际 全面地履行 通常经办部门为合同 的执行部门 负责对所经办合同的全面履行 严格执行合同约定 并保证量 质 期达到规定要求 合同执行部门负责保存合同执行的完整档案 做好合同履行中相应记录 及时以书面形式报合同管理 部门及档案室备案 第二十八条第二十八条 经办部门应明确一名兼职合同管理员 负责内部合同编号建立合同台帐 检查 总结 合同履行情况等 第二十九条第二十九条 经办部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向合同管理部门 公司领导汇 报并通知法律顾问 合同出现纠纷时 经办部门应立即通知计财部停止付款 并写出合同履行情况 纠纷原因 处理 意见的书面材料向公司领导汇报 第三十条第三十条 计财部对具有下列情形的业务 应拒绝付款 1 应当订立书面合同而未订立书面合同 2 收款单位与合同对方当事人名称不一致的 3 实际付款与合同付款约定不符的 第三十一条第三十一条 在合同签订 履行期间 合同双方当事人来往函电 签证 法人身份证明书 法 人授权委托书 以及公司内部合同审查 会签单 合同谈判纪要等是合同的组成部分 应随合同入档 保存 合同履行过程中相关人员应妥善管理合同资料 对合同有关的技术资料 图表等重要原始资料应 建立出借 领用制度 以保证合同的完整性 合同履行完毕并验收合格后 经办部门督促合同对方在一周内整理完整 清楚 真实的合同履行 资料 含编制的结算书 按程序报业务相关部门 领导审核批准后 办理结算手续 6 第七章第七章 合同的变更和解除合同的变更和解除 第三十二条第三十二条 合同的修改应办理审批 确有原因需变更合同标的 工期 质量等较大事项 由原合 同经办部门提出申请 并会同合同对方 有关部门填写合同变更审批表 见附录 E 并按该合同签订 时的审批程序进行审批 合同变更审批表为公司同对方办理合同修改协议的依据 变更或解除合同必须依照合同订立流程 经经办部门 计财部 监督部门 法律管理等相关职能 部门负责人和分管副总经理审核 经总经理批准方可执行 第三十三条第三十三条 我方变更解除合同的通知应当采用书面形式 并按规定经审核后加盖行政章或合同专 用章 第三十四条第三十四条 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须立即向合同经办部门 计财部 分 管副总经理和总经理汇报并通知公司法律顾问 第三十五条第三十五条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力 纳入本办法规定的管理范围 第三十六条第三十六条 合同变更后 合同编号不予改变 第八章第八章 合同的编号管理及保存合同的编号管理及保存 第三十七条第三十七条 合同的编号管理采用统一编号的方式 合同的编号由合同年号 公司流水号 部 门分类号和分类流水号组成 号码的位数一律使用四位数 不足四位在数字前用 0 补足四位 合同年 号 部门分类号和分类流水号由合同承办人负责填写 公司流水号由策划部登记时统一填写 部门分 类号可用汉语拼音第一位字母代替 字母要大写 部门分类号报策划部备案 合同编号示例如下 公司部门流水号 合同年号 业务类型分类号分类流水号 例 HNXNRD 业务部门编号 2011 GX 001 表示为 华能西宁热电有限责任公司 专业 2011 年度购销第 001 号合同 专业编号 管网 GW 热电 RD 安生 AS 计财 JC 综合 ZH 7 业务类型号 购销 GX 劳务 LW 工程 GC 技术咨询 JZ 其它 QT 第三十八条第三十八条 合同管理部门年终移交档案室办理移交手续 档案室按资料管理类别再统一编号 并将合同年号和公司流水号作为原合同号码进行登录 第九章第九章 合同专用章的使用及管理合同专用章的使用及管理 第三十九条第三十九条 公司对外签订的合同或协议须使用合同专用章或行政章 借款合同或协议 人员雇佣合同或协议 销售电合同或协议和电网调度合同或协议须使用行政 章 但在合同管理上仍然统一编号 统一管理 除此外的其他合同须使用合同专用章 第四十条第四十条 合同专用章壹枚 即 华能西宁热电有限责任公司合同专用章 由计财部保管 合 同管理人员负责合同专用章的保管并对使用情况严格登记 第四十一条第四十一条 经办部门持会签完整的 合同立项申请 合同会签审批表 用印申请表 合 同附件 正式合同文本 定标意见或谈判纪要等到计财部盖章 合同管理人员审查合同条款的规范性 检查合同程序文件的完整性 确认无误后加盖合同专用章或行政章 并按编号原则进行编号登记 第十章第十章 责责 任任 第四十二条第四十二条 合同会签 执行 管理过程中的责任情形 1 合同会签过程中不认真履行职责 敷衍应付 对条款审查不到位 2 履行过程中不严格按合同执行 合同执行力度差或偏离合同条款约定 3 管理过程中不按规定处理合同事宜 未及时汇报情况和遗失合同有关资料等 因发生上述情形给公司造成损失的 将追究责任人经济和行政责任 第四十三条第四十三条 因故意或重大过失而给公司造成重大损失 构成犯罪的 移送国家法律机关追究 其法律责任 第十一章第十一章 附附 则则 第四十四条第四十四条 本办法的执行情况由公司计财部负责检查落实 第四十五条第四十五条 本办法的文字解答由公司计财务部负责 第四十六条第四十六条 本办法自颁布之日起执行 附录 1 附录 A 承包单位 供方 资质 资信审查表 2 附录 B 合同立项申请表 8 3 附录 C 合同谈判审批记录 4 附录 D 合同会签审批表 5 附录 E 合同变更会签审批表 6 附录 F 合同用章申请表 7 附录 G 合同授权委托书 华能西宁热电有限责任公司 承包单位 供方 资质 资信审查表 企业名称成立时间 企业厂址联系人 法人代表及身份证明电话 传真 Email 标准体系 认证情况 联系方式 邮编 主要产品 提供服务 拟参加项目 是否有特种作业情况 审查项目基本信息结 论 营业执照 资质证书 含各类许可证 企业组织 机构代码证 法人资格证 法人委托书 及身份证明 姓名 职务 委托期限 委托范围 税务登记证 其它有效证件 开户银行及帐号 公司业绩 推荐部门审查意见 推荐部门审查意见 部门负责人 部门负责人 日期 日期 业务相关部门意见业务相关部门意见 部门负责人 部门负责人 日期 日期 计财部门意见 计财部门意见 部门负责人 部门负责人 日期 日期 监督部门意见监督部门意见 部门负责人 部门负责人 日期 日期 9 注 1 施工资质证书 生产许可证 安全生产许可证等均在资质证书栏中分别填写 2 业务相关部 门使用时可添加修改 如有不适用栏 请删除此栏 3 请附有关资质资料报审 按照职责进行审查 可追加审查内容 并签署同意意见及签字日期 4 审查合格单位由承办部门报合同管理部门纳入公司 合格供方名录后 本表原件及全部审查资料的 A4 复印件存司档案室 华能西宁热电有限责任公司 合同立项申请表 拟办合同名称西宁热电厂一期2 300MW级工程气象观测及建站合同书 申办依据根据电厂建设需要 需进行本工程厂址区域的气象观测 计划履行期限费用计划及金额 经办部门意见 签字 日期 费用归口管理 费用列支 签字 日期 计财部门意见 签字 日期 监 审意见 签字 日期 分管公司领导审批 签字 日期 10 总经理批准 签字 日期 说明 1 报审时应附已批准的技术措施 方案 及图纸等技术支持资料 2 本申请表经总经理批准后 作为办理招标及订立合同的依据 原件同合同正本一起在合同 正式签订后一周内送档案室存档 3 经办部门 费用归口管理等根据业务性质按合同管理办法的分 工确定 华能西宁热电有限责任公司 合同谈判审批记录 谈判项目名称西宁市热电联产规划报告合同书 费用列支 计划工期 谈判时间2012年5月3日谈判地点中国西安 对方单位中国电力工程顾问集团西北电力设计院洽商代表章延 朱洪 谈判记录 可加附页 谈判小组签名 分管公司领导 11 总经理 注 本表适用于经承包单位推荐表批准确定的谈判方式 本表由谈判小组负责填报审批 谈判由组长 组织 谈判小组由经办部门 业务相关部门 规划部 计财部 监督等部门及人员参加 谈判结果须 经总经理批准 本表经批准后作为合同审批的依据 原件同合同正本一起在合同正式签订后一周内送 档案室存档 华能西宁热电有限责任公司 合同会签审批表 合同名称 西宁热电厂一期 2 300MW 级工程气象观测及建站合 同书 合同编号 合同摘要 1 合同对方单位 2 合同价 3 付款条件 定金 预付款 进度付款 质保金 其它 4 合同期限 5 企业在合同中承担的其它重大责任 6 合同保证 定金 保函 保证期 担保 其它 7 生效条件 8 其它需说明的问题 经办部门负责人签字 合同经办人 计财部负责人签字 日期 监 审负责人签字 日期 分管公司领导签字 日期 总经理 签字 日期 12 文本存置记录 本合同原件一式 份