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存货管理的方法研究【摘要】存货是企业的重要资产，它管理的好坏，直接关系到企业的资金占用水平，以及资产运作，是企业管理中不可忽视的一部分。存货管理的质量是衡量企业管理制度完善度、存货储备性能、流动资金占用比例的重要标志。本文论述了存货管理在企业管理中的重要地位及存货管理存在问题、原因以及解决办法。关键词 存货管理; 内部控制; 流动资金存货是指企业在正常生产经营过程中持有的、以各销售的产成品或商品，或者为了出售仍然处于生产过程中的产品，或者在生产过程或者提供劳务过程中消耗的材料、物料等。它是反映企业流动资金运作情况的晴雨表，也往往成为少数人用来调节利润、偷逃国家税费基金的调节器。存货作为一项重要的流动资产，它的存在势必占用大量的流动资金。企业置留存货的原因一方面是为了保证生产或销售的经营需要，另一方面是出自价格的考虑，零购物资的价格往往较高，而整批购买在价格上有优惠。但是，过多的存货要占用较多的资金，并且会增加包括仓储费、保险费、维护费，管理人员工资在内的各项开支。一般情况下，存货占工业企业总资产的30%左右，商业流通企业的则更高，其管理利用情况如何，直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作效率。因此，一个企业若要保持较高的盈利能力，应当十分重视存货的管理。在不同的存货管理水平下，企业的平均资金占用水平差别是很大的，只有通过实施正确的存货管理方法，降低企业的平均资金占用水平，提高存货的流转速度和总资产周转率，才能最终提高企业的经济效益。一、存货管理概述( 一) 存货管理的含义存货管理是企业内部控制、企业实现经营目标的重要环节，是贯彻经营方针和决策，维护流动资产安全与完整，保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制体系。( 二) 存货管理的重要性存货管理对企业的发展具有非常重要的作用，存货管理是保证生产正常进行的重要物质前提。优秀的存货管理制度可以降低企业的采购、储存和销售成本，减少存货资金占用，使资金周转加快，提高企业的资金利用效率，从而降低企业的生产成本、增加利润，提高企业的经济效益。二、我国企业存货管理存在问题及原因分析 ( 一) 采购计划缺乏科学性采购计划是存货采购环节中的薄弱环节，许多企业把存货管理的重点放在原材料的采购和产品的销售上，忽视了存货的成本和资金占用，没有制定规范的采购计划，而是根据订单量的大小，临时发出采购的需要，这样做除了增加运输成本之外，若采用分批采购的方法，就不能享有大批量采购所享受的折让和折扣，同时，企业与供应商之间的订货，大多数只是口头协议，并没有订立书面合同，没有规定具体的条件和责任，如果发现货物不符合要求或是在途中有意外状况发生时，要想划清责任就比较难，而企业也可能因此不能准时交货，从而得不到客户的信赖与支持，最终导致企业自身的利益受损。( 二) 存货管理方法不科学一些企业存在着管理方法不科学的现象，致使存货摆放杂乱无章，再加上仓库环境差，甚至使一些贵重原材料由于长期杂乱堆放，而造成失效、变质、腐烂等。在货物领取方面缺乏统一管理的规章制度，更缺乏正规的管理制度文件。一些企业并没有专门的库管或是管理人员来定期对在库原材料、半成品或产成品进行清查和盘点，对发生质量问题的原材料、半成品或产成品不能做出及时有效的处理，从而令企业遭受不必要的损失，造成企业存货资源的浪费，加大了企业的运营成本。( 三) 内部控制制度不健全存货的内部控制制度是企业内控的重要环节，但大多数企业内部控制制度不健全，存货的监管效率低下。再加上机构设置的不完善，部门内部之间缺乏权限的相互制约，以及管理责任落实不到位，使得企业内部无法形成有效的监督制约机制，容易导致采购、保管、领用、发货等工作无章可依，进而造成企业内部资源的浪费，同时也增加了存货流转过程中的徇私舞弊现象发生的可能性。（四） 企业存货采购问题分析有的签订假合同套取企业货款，或以假合同骗取预付款；有的购买劣质残次商品，从中获取利益；有的内外串通，坑害企业，吃“回扣”、拿“佣金”；有的舍近求远，舍好取劣、舍廉求贵，舍企业求个人，谋求个人私利；有的接受送礼请客，以原则作交易；有的做人情买卖，订立君子协议，明知上当却不检举揭发，反与其同流合污，等等。（五） 企业存货核算问题分析1、在采购成本上营私舞弊，将有关费用和买价弄乱主要问题有搞乱采购成本，商品流通企业的采购成本只包括采购价格、进口关税和其他税金等。有的企业将一些不属于采购成本的项目，如采购时发生的运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等发生时不计入当期损益，而将其直接计入采购成本；对购货的折扣作虚假处理，折扣费用未抵扣有关物资的采购成本，而是作为个人的隐性收入或“小金库”；对购入存货的增值税进项税额销项税额计算处理作假。2、在账外设置“小金库”将账内的一定比例的材料物资移到账外，置于企业生产经营体之外，作为可供自己随时调用的物资“蓄水池”。主要的手法有：购进存货时即作为待摊费用或作为生产费用，尚未使用便计入相关的成本费用；回收的边角、废料不入账；捐赠、盘盈的物资不入账；自制材料不入账；委托加工退回材料的余料不入账；领用材料即计入生产费用，假退料和退库不记账等；积小成大，积少成多；账外物资“小金库”呈现滚雪球的状况。3、虚报多列虚报盘盈盘亏，多报盘亏、隐藏盘盈；或将盘盈盘亏不作处理、长期挂账；或者按违法乱纪行为人需要，随意作账，如计入其他业务收入、营业外收入等；或者将盘盈盘亏与物资储备中发生的溢出金额或非常损失互相冲销，不转出其相应的“进项税额”，以增加增值税的抵扣数（六） 企业存货管理部门冲突分析1、生产部门要求生产部门希望保持较高的原材料和半成品存货水平，以避免因存货短缺而造成不必要的生产延误，同时希望大批量的生产，简化生产过程的调查，降低生产成本。2、销售部门的要求销售部门往往希望持有大量的产成品存货，避免因存货短缺而造成生产和销售损失，同时还希望产成品存货品种齐全，适应客户对各种成品的种类和批量要求，以满足各种客户的要求。3、采购部门的要求采购部门希望大量的采购原材料和半成品，以减少采购费用和取得价格优惠，同时还希望尽早进货，避免因中断供应造成生产减少和停顿。4、财务部门的要求财务部门的职责是保证企业资金的有效和合理利用，使有限资金得到充分利用，因此希望在存货上的资金占用越少越好，以便减少贷款的利息费用，提高资金利用效率。因此一个优良的存货管理需要生产、销售、采购、财务等部门密切配合，达到企业总体优化，使企业获得最大利益。三、企业存货管理问题的解决对策 ( 一) 制定科学的采购计划存货过多则会占用企业资金，降低资金的使用效率;存货过少则满足不了企业日常生产的需要和周转需求，可能会给我国企业造成一定的损失。因此，应根据企业自身的特点，制定出适合企业自身的订货方式。一些有条件的企业也可以利用经济订货批量法，科学的计算出最适采购的数量，并以此数据为基础，进一步完善存货储存的环境，降低储存成本以及订货成本。另外，在保证质量和数量的基础上，选择价格最优而且距离短运输时间短的厂家进行采购，从而降低企业的采购成本，加速资金的周转，提高资金的使用效率。( 二) 建立存货内部控制制度首先，制定岗位分工制度并严格按照制度执行，做到各尽其职。企业应当通过建立健全岗位分工及责任制，明确各部门以及相关人员应该承担的责任，明确职务相互分离、制约以及相关的监督机制，尽量避免因职务便利造成的徇私舞弊现象。其次，建立并完善供应商准入制度。公司应建立完整的供应商档案，根据供应商的生产能力、资质等级、信誉及价格等情况，建立完整的供应商准入制度，从源头上制止不良存货的发生。第三，建立健全存货核对机制，对存货制度进行积极的完善。财务及相关部门应对存货进行定期的存货清查和盘点，实施盘点记录和控制，以保证数据的真实和准确性，为企业的存货管理提供可靠的存货信息。（三）加强采购程序的内部监督与控制对采购过程中的有关组织内部控制制度、结构及系统进行监督与控制，应当从企业权责划分、履行授权批准程序、建立和健全内部控制制度、并且进行追踪检查、连续纠正控制制度中的差错、建立付款人员、记账人员和审批人员的高度分离等方面进行严格监督与控制。因此，从监督方法角度分析，这些有效措施是纠错防弊的关键方法和步骤。（四） 加强企业存货库存管理入库过程是材料物资经验收合格后入库并录入入库单的过程；出库过程是物资需求部门按照原需求计划提出领料申请，经物资部门审核批准后发料并录入出库单的过程。对出入库工作的管理，关键问题是监督机制的建立。企业财务部门应当每月对所有入库单、出库单进行核查，并形成财务凭证，实现财务管理与物资管理的结合，至此完成物资在库全过程的管理。（五） 加强企业存货核算管理存货核算管理系统是企业通过应用物资管理系统实现效益目标。对存货进行管理与核算，就是要通过对各项存货的收发存业务进行会计处理，及时准确地将各类存货成本归集到各成本对象和成本项目上，并全面准确地掌握企业存货的耗用状况，实现物资在价值形态上的管理，动态地反映存货资金的增减变动，提供存货资金周转和占用情况的分析，为实现最佳储备提供依据。在管理上，企业应特别注意建立应用机制，定期对企业存货成本构成情况、存货资金占用情况、资金的使用效果情况进行控制与监督，同时，在特定条件下，不定期地对物资经营管理情况进行专项的或全面的控制与分析。（六） 引进新型库存管理模式我国企业的组织结构大都沿用了传统的基于职能部门的专业化模式，这种组织结构的特点是职能部门多、层次多、等级制度严格，这种组织适用于稳定的市场环境、大规模的生产、以产品为导向的时代，但我国企业日益面对着多变的市场环境、小批量多批次的定制性生产、以最终顾客为导向的时代，这种组织就显现出它僵化的一面，已经不能适应企业发展的需求。建立面向流程的一体化供应链从而打破组织间的壁垒，建立起高水平的、穿越职能的、能够快速响应最终顾客需求的管理体系，充分发挥供应链一体化的核心优势。此外，面向流程的管理体系不仅要穿越职能部门，还必须贯穿上下游的合作伙伴，形成面向流程的扁形组织结构。只有建立一个穿越企业职能部门、贯穿企业上下游合作伙伴的一体化供应链，才能有效地实施新型库存管理。企业必须加强存货入库、保管、出库流程内部控制，生产、销售、采购、财务部门协调一致，实施新型库存管理模式。以此加强企业存货的控制、管理，提高营运资金利用效率，最终实现企业财富最大化。三、完善企业存货管理的几个重要措施（一）严格执行财务制度规定，使账、物、卡相符存货管理要严格执行财务制度规定，对货到发票未到的存货，月末应及时办理暂估入库手续，使账、物、卡相符。（二）采用科学的管理方法ABC 控制法对存货的日常管理，根据存货的重要程度，将其分为ABC 三种类型。A 类存货品种占全部存货的10%15%，资金占存货总额的80%左右，实行重点管理，如大型备品备件等。B 类存货为一般存货，品种占全部存货的20%30%，资金占全部存货总额的15%左右，适当控制，实行日常管理，如日常生产消耗用材料等。C 类存货品种占全部存货的60%65%，资金占存货总额的5左右，进行一般管理，如办公用品、劳保用品等随时都可以采购。通过ABC 分类后，抓住重点存货，控制一般存货，制定出较为合理的存货采购计划，从而有效地控制存货库存，减少储备资金占用，加速资金周转。（三）加强存货采购管理，合理运作采购资金，控制采购成本首先，计划员要有较高的业务素质，对生产工艺流程及设备运行情况要有充分的了解，掌握设备维修、备件消耗情况及生产耗用材料情况，进而作出科学合理的存货采购计划。其次，要规范采购行为，增加采购的透明度。本着节约的原则，采购员要对供货单位的品质、价格、财务信誉动态监控；收集各种信息，同类产品货比多家，以求价格最低、质量最优；同时对大宗原燃材料、大型备品备件实行招标采购，杜绝暗箱操作，杜绝采购黑洞。这样，既确保了生产的正常进行，又有效地控制了采购成本，加速了资金周转，提高了资金的使用效率。（四）充分利用ERP 等先进的管理模式，实现存货资金信息化管理要想使存货管理达到现代化企业管理的要求，就要使企业尽快采用先进的管理模式ERP 软件。利用ERP 软件使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低库存，使存货管理更上一个新台阶。例如：为加快物流速度，海尔采取按订单生产的思路并对订单实行全信息化管理。海尔在从市场上获得订单后，通过订单信息管理系统同步到达产品部和物流，产品部同步生成生产订单，物流则同步生成采购和配送订单。这种模式保证海尔的采购和生产都是为了有价值的订单进行的，而不会出现采购或生产库存。通过上述