ACCESS报表中的求和.doc

报表中的求和 适用于适用于 Microsoft Office Access 2007 全部隐藏 在任何包含数字的报表中 可以使用总计 平均值 百分比或运行总和 以使数据更容易理解 本文将介绍如何向报表添加这些元素 您您要要做做什什么么 在布局视图中添加总计或其他聚合 在设计视图中添加总计或其他聚合 计算百分比值 计算运行总和 累计总数 在在布布局局视视图图中中添添加加总总计计或或其其他他聚聚合合 布局视图是向报表添加总计 平均值和其他聚合最快的方式 1 在导航窗格中 右键单击报表 然后单击 布局视图 2 单击要汇总的字段 例如 如果要添加一列数字的总计 请单击该列中的一个数字 3 在 格式 选项卡上的 分组和汇总 组中 单击 汇总 4 单击为字段添加的聚合类型 下表描述了 Microsoft Office Access 2007 中可以添加到报表的聚合函数的类型 计算计算说明说明函数函数 总计该列所有数字的总和 Sum 平均值该列所有数字的平均值 Avg 计数对该列的项目进行计数Count 最大值该列的最大数字或字母值 Max 最小值该列的最小数字或字母值 Min 标准偏差估算该列一组数值的标准偏差 StDev 方差估算该列一组数值的方差 Var Office Access 2007 为报表页脚 报表页脚 一种报表节 用来放置通常显示在页面底部 的信息 如页码 日期及小计 节添加文本框 并将其 控件来源 属性设置为执行所需 计算的表达式 如果报表中有任何分组级别 Access 可为每个 组页脚 组页脚 用于在 记录组的结尾放置信息 如组名称或组总计数 节添加执行相同计算的文本框 返回页首 在在设设计计视视图图中中添添加加总总计计或或其其他他聚聚合合 设计视图为您提供了对总计的位置和外观的更多控制 在分组报表中 可以将总计或其他聚合 放入每个组的页眉或页脚 报表范围的聚合可以放入报表页眉 报表页眉 一种报表节 用来放置通常显示在报表开头的信息 如标题 日期或报表简介 或 报表页脚 节 1 在设计视图中打开报表 2 在 设计 选项卡上的 控件 组中 单击 文本框 3 请执行下列操作之一 若要计算一组记录的总计或平均值 请在组页眉 或 组页脚 节中单击 若要计算报表中所有记录的总计或平均值 请在报表页眉或报表页脚节 中单击 文本框插入到您单击的节中 4 选择文本框 如果属性表未显示 请按 F4 以显示它 5 单击 数据 选项卡 在 控件来源 属性框中 键入一个使用 Sum 函数计算总计 或使用 Avg 函数计算平均值的表达式 例如 Sum Freight 或 Avg Freight 提提示示 可以使用表达式生成器来帮助生成表达式 若要打开表达式生成器 请单击 控件来源 属性框中的 注注释释 当使用 聚合函数 聚合函数 用于计算总计的函数 例如 Sum Count Avg 或 Var 例如 Sum 或使用 域聚合函数 域聚合函数 一种函数 例如 DAvg 或 DMax 这些函数用于计算记录集 域 的统计数据 例如 DSum 在设计视图中计 算总计时 可以在函数中使用计算控件 计算控件 在窗体 报表或数据访问页上用来显 示表达式结果的控件 每当表达式所基于的值发生改变 就重新计算一次结果 的名 称 您必须重复计算控件中的表达式 表达式 算术或逻辑运算符 常数 函数和字段名 称 控件和属性的任意组合 计算结果为单个值 表达式可执行计算 操作字符或测试数据 例如 Sum Quantity UnitPrice 然而 如果在基础 查询 查询 有关表中所存数据的问题 或要对数据执行操作的请求 查 询可以将多个表中的数据放在一起 以作为窗体 报表或数据访问页的数据源 中拥 有计算字段 计算字段 在查询中定义的字段 显示表达式的结果而非显示存储的数据 每 当表达式中的值改变时 就重新计算一次该值 例如 ExtendedPrice Quantity UnitPrice 则可以在 Sum 函数中使用该字段的名称 如下所示 Sum ExtendedPrice 返回页首 计计算算百百分分比比值值 1 在导航窗格中 右键单击报表 然后单击快捷菜单上的 设计视图 2 在 设计 选项卡上的 控件 组中 单击 文本框 3 执行以下一项或两项操作 如果报表不能计算组总计 请单击组页脚节来添加一个文本框 以显示 组总计 如果报表不能计算总计 请为报表页脚节添加一个文本框 以显示总计 4 执行以下一项或两项操作 若要计算组总计或每个项目的总计的百分比 请为主体节 主体节 用于包含窗体或报表的主要部分 该节通常包含绑定到记录源中字段的控件 但也 可能包含未绑定控件 如标识字段内容的标签 添加文本框 若要计算一组项目包含的总计百分比 请为组页眉或组页脚添加文本框 注注释释 如果报表包括多个 分组级别 分组级别 报表或数据访问页中的某个组嵌入到 其他组的深度 当一个记录集按照一个以上的字段 表达式或组记录源进行分组时 就 会嵌入组 请将文本框放入您希望 Access 计算其百分比的那一级页眉或页脚中 5 选择文本框 如果属性表未显示 请按 F4 以显示它 6 单击 数据 选项卡 在 控件来源 属性框中 键入一个用较小总计除以较大总计的 表达式 较小总计是较大总计的一部分 例如 DailyTotal GrandTotal 提提示示 可以单击 来使用 表达式生成器 表达式生成器 一种可用来创建表达式 的 Access 工具 它包括可从中进行选择的通用表达式列表 创建表达式 7 将文本框的 格式 属性设置为 百分比 有关创建和使用分组报表的详细信息 请参阅创建分组或汇总报表 一文 返回页首 计计算算运运行行总总和和 累累计计总总数数 可以使用 Office Access 2007 在报表中创建运行总和 运行总和是对一个组甚至整个报表 中的所有记录进行累计所得到的总和 创创建建运运行行总总和和 1 在 导航窗格 中 右键单击报表 然后单击快捷菜单上的 设计视图 2 在 设计 选项卡上的 控件 组中 单击 文本框 3 在 主体 节 组页眉 节或 组页脚 节中单击以创建文本框 如果文本框旁边出现标签 请删除该标签或将其文本更改为一个有意义的值 4 选择文本框 如果属性表未显示 请按 F4 以显示它 5 单击 数据 选项卡 在 控件来源 属性框中 键入希望为其创建运行总和的字段名 或表达式 例如 为 总价 字段键入 总总价价 或者在工作组级别键入表达式 Sum 总总价价 6 单击 运行总和 属性框 7 单击属性框中的下拉箭头 然后执行下列操作之一 如果希望在到达下一更高分组级别时将运行总和重置为 0 则请在