户外执行标准.doc

大型户外活动执行管理标准一、 保证流程接收项目信息理 解 项 目准备执行、管理资料招聘培训管理人员知会客户执行资源人 物资 店 费用确认物资选择、卖进场地招聘工作人员挑选主持人及表演人员招聘DJ、测试音响效果费用 申 请清点反馈初步卖进反馈基础培训演 练培 训效果组装确认场地卖进标准培训验 收确认 运输车确认卖进反馈强化培训进场准备彩 排物资进场搭台 保证现场效果办理退场手续数据整理及反馈工 资 结 算项 目 清 算二、 执行标准1、接收项目信息项目信息是项目组为确保项目执行而提供给执行督导的执行、管理资料，它包括：l 执行手册便于督导更好地理解并执行项目的工作指引及标准l 执行方案知会客户执行资源和户外场地的项目简介（执行手册一、二、三、四、五）（卖进用）l 合作协议书确认户外场地、主持人、演员、DJl 活动节目流程表便于督导掌握舞台节目安排（督导用）l 后台工作人员安排表便于工作人员明确节目及相应的职责安排（后台工作人员、DJ、演员用）l 费用标准保证项目执行、在费用控制下的费用清单l 物资清单活动所需的赠品及道具明细l 场地布置示意图便于督导根据实际情况布置场地l 踩点表便于掌握目标场所的人流、场地、卖进情况。分初步踩点表和确认踩点表，应及时反馈给项目经理，以便项目组及时反馈给客户（督导用）l 物资出入仓表便于督导管理赠品及道具，并在活动前、后向项目经理汇报（督导用）l 销量登记表便于各促销台管理产品和赠品（促销员用）l 活动报表便于督导收集和整理每场活动的销量及相对应的赠品量、奖品发放量（督导用）l 促销区物品领取登记表便于管理促销区的产品和赠品（促销区主管用）l 舞台区礼品登记表便于管理舞台区的赠品（礼仪小姐用）l 项目总结表便于督导对项目进行总结，也避免项目组对督导的项目评估出现片面性l 项目评分表是客户对代理商执行城市项目执行质量进行抽检的评估细则，也是督导在户外活动执行中遵循的标准2、理解项目督导仔细阅读执行手册、费用标准和物资清单，透彻理解项目，明确知道客户为什么要做这个项目，要达到什么样的目的，为什么要采取这样的方式，客户衡量项目成功的标准是什么。如有疑问，及时与公司沟通。3、准备执行、管理资料项目组提供的资料只是版本，督导应准备足够量的各类执行、管理资料，以提高项目执行、管理的规范性，保证项目的质量。4、招聘、培训管理人员现场主管（舞台区、促销区）是项目执行中督导的眼睛和手，主管的好坏直接影响项目的结果，所以在招聘、培训主管时l 看其是否能吃苦、诚实、沟通能力强、比较灵活、能配合活动时间l 进行项目培训，让主管了解项目的活动形式、要求、技巧、考核标准和产品知识l 明确主管所管理的区域、工作职责和相应待遇（工资、奖惩）l 进行执行、管理能力培训，确保现场效果5、知会客户执行资源客户执行资源是客户在项目执行城市的销售部人员，在卖进前应尽早知会客户执行资源在该城市的负责人，以E-mail或Fax的方式发送执行方案，并电话确认，取得卖进支持。6、分工协作，确保进度和质量在活动前有很多工作要做，包括户外场地的卖进、工作人员的招聘培训、主持人和演员、DJ的挑选等。如果全部由督导去做，势必会身疲力竭，也影响各方面工作的质量和进度。只有分工进行，并跟进到位，才可保证进度和质量。l 人员准备为保证工作人员招聘和培训的效果，应由督导亲自完成，现场主管协助。n 工作人员 招聘工作人员（礼仪小姐、保安、物管、催场员、促销员等）的好坏决定了户外活动的结果，在招聘工作人员时，一定要注意：1) 是否能满足项目的需求，能否达到职位描述要求2) 外型特征能否满足客户要求3) 让其做自我简介，从中了解其表达能力4) 说明工作特别辛苦，是否能吃苦耐劳5) 具体说明我们的要求，是否能够接受6) 说明待遇，是否能接受7) 说明工作时间要求，是否有时间如果能满足以上几项，则可确认并告知基础培训时间。 培训1） 基础培训 通过介绍活动概况让其听，使工作人员对项目有初步的了解 通过发放执行手册让其看，巩固工作人员对项目的了解程度 通过分项提问让其答，强化工作人员对在活动中应知、应会、应做的事情的了解 向工作人员明确其在活动中应得到的回报（工资及奖惩） 告知标准培训时间2） 标准培训 通过分项提问让其答，巩固工作人员对其在活动中应知、应会、应做事情的了解，确保无一例外 通过明确操作的标准让其听，使工作人员的操作规范化 通过让工作人员按标准模拟现场操作让其做，确保培训到位 告知强化培训时间3） 强化培训 假设活动现场，确定角色让其做，强化各类工作人员的标准操作 通过强调各项工作要求让其听，确保各类工作人员明确各自工作职责 告知彩排时间n 主持人及表演人员 招聘1） 主持人招聘主持人时，应遵循以下原则： 主持人的外貌、性别、年龄、身高、头发和主持风格是否符合客户要求 主持人是否具备良好的现场把控能力和现场气氛调节能力 主持人的语言表达能力是否优秀 主持人能否满足我方的工作要求和工作时间要求 主持人能否接受我方的工资 另准备一名备用主持人，以防万一，但不能让其相互见面若能满足以上要求，则给予主持人文稿，让其熟悉，并告知演练时间。2） 表演人员招聘表演人员时，应遵循以下原则： 表演人员的性别、外貌、身高、头发、服装及表演水平是否符合客户要求 表演人员能否满足我方的工作要求和工作时间要求 表演人员能否接受我方的工资 另准备一批表演人员，以防万一，但不能让其相互见面若能满足以上要求，则给予表演用VCD（CD），让其排练，并告知演练时间。 演练1） 主持人主持人在户外活动中具有举足轻重的地位，对主持人的演练要求为： 对主持人文稿非常熟悉，领会文稿主要内容及表达的意图 能够将舞台区各环节紧密衔接，将现场各区融为一体 脱稿主持，能顺畅地主持整个活动流程 督导与主持人一起对文稿中每个细节逐一讨论，直至达成一致 要求主持人针对讨论结果再次熟悉文告，并告知下次演练时间2） 表演人员表演人员对活动现场人流量的吸引起着至关重要的作用，表演人员的演练要求为： 表演应最大程度满足活动要求 表演人员之间配合默契，动作优美 督导与表演人员一起对表演中每个细节逐一讨论，直至达成一致 要求表演人员针对讨论结果再次排练，并告知下次演练时间 验收1） 督导在彩排前确认主持人能脱稿熟练主持，达到我方要求；表演人员能达到客户要求，配合默契，动作优美2） 分别与主持人和表演人员签定协议，并告知彩排时间n DJ 招聘DJ、测试音响效果1） 若用自备音响，则招聘具有专业水平的DJ，并让DJ测试音响质量及效果2） 若需租用音响，则音响配置须达到客户要求，并测试音响效果 培训DJ应能控制现场效果，利用音乐催场，保证节目衔接紧凑，所以DJ应达到以下要求：1） 熟悉舞台区节目的流程及时间安排2） 掌握每个表演环节应播放的音乐，及音乐播放的时间l 物资管理物资管理由督导完成，现场主管协助。n 确认物资 根据物资清单理出各区物资配置 与项目经理沟通，明确每样物资的作用 确认到货时间n 清点反馈 根据物资清单，逐一验收物资 作好签收，并保留底单 将物资到货情况反馈给项目经理，如有物资差异，追认物资，确保活动的如期进行n 效果组装为避免现场出现意外，在收到物资后应进行效果组装 与舞台区主管、工作人员组装游戏道具，以保证舞台区工作人员能熟练装卸游戏道具，并熟知其用处 由礼仪与物管根据现场活动流程和具体环节，提前分好奖品与赠品，确保现场不会出错n 确认运输车活动开始前，督导应明确物资的数量，物资运送的时间，以便确定运输货物的车辆及运送时间。l 场地的卖进场地的卖进由督导亲自完成，现场主管协助。n 选择、卖进场地 选择活动城市中基本符合活动条件的场地 逐个卖进各场地：1） 了解场地人流量2） 度量可用场地面积并绘制场地平面图3） 了解活动期间场地是否占用4） 询问场地费用n 初步卖进反馈初步卖进后，督导应立即将各场地卖进情况汇总，反馈给项目经理，征求公司意见。n 确认场地卖进在得到项目经理对场地确定的答复后 知会客户负责该商场的执行资源，以E-mail或Fax的方式发送执行方案，并电话确认，取得卖进支持，请其协同卖进 卖进准备1） 执行方案2） 场地协议书3） 场地布置示意图4） 商场支持事项明细（活动当天场地不得占用、货源保证、价格支持、店外借货销售、店内堆头、现场协调人员、POP、前期店内广播宣传、允许海报张贴、办理政府部门相关手续、搭台具体时间、电工支持） 与客户负责该商场的执行资源一同卖进3） 确认活动日期4） 洽谈卖进费用5） 明确商场支持事项6） 签定场地协议书 与客户负责该商场的执行资源协商，确保活动期间货源充足，并以特价支持。n 确认卖进反馈将最终卖进情况及时反馈给项目经理。n 进场准备在活动前一天，应落实以下事件： 按商场要求办理各类进场手续 落实商场支持事项及相关事项联系人l 费用申请n 由于户外活动的特殊性，应一次性申请完所有活动费用n 费用应在签定场地协议后立即申请7、彩排彩排是正式活动前舞台现场的预演，在户外活动中是必不可少的关键环节，督导必须要求所有人员（促销员以外）到位，模拟活动现场进行彩排l 在彩排前，应做好准备工作，以保证彩排效果：n 舞台区音响、表演和游戏道具、赠品、奖品必须运送到彩排场地n 所有彩排人员准时提前到场，做好彩排准备工作n 客户有服装要求的人员必须穿上服装l 在彩排时，督导应观察到每一个细节，发现问题、解决问题，确保彩排后达到以下效果：n 主持人不出现原则性错误，如：将“宝洁公司”说成“沙宣公司”，将“沙宣品牌”说成“沙宣深层滋润品牌”n 节目流程不出错n 主持人能够将舞台区各环节紧密衔接，将现场各区融为一体n 主持人能够充分调动观众热情及参与积极性n 演员之间配合默契，动作优美n 礼仪、工作人员与主持人配合默契n DJ与主持人配合默契，音控衔接紧凑n 礼仪准备的奖（赠）品正确l 彩排结束后，通知所有人员活动当天具体到达时间8、物资进场搭台活动前一天按照商场规定时间，将物资运输到活动场地，并根据活动现场要求及场地实际情况布置妥当，使现场达到以下效果：l 各区分布合理，给人以整体的视觉效果l 舞台位置显著，便于聚众l 促销台位置分布合理，能够最大限度接触目标受众l 活动现场的布置不阻碍正常人流l 音响运作正常9、保证现场效果l 在活动前，应做好一切准备工作，避免因准备不足而影响活动效果：n 现场所有人员准时提前到场n 各区主管安排、落实好自己区内每个人的准备工作n 督导检查各区准备工作，及时纠正不合理现象，并做好借货工作l 在活动中，存在着许多偶然因素，为了保证良好的现场效果，应做到：n 现场所有人员各尽其职，做好本职工作n 由督导担任现场总指挥，下级听从上级指挥，不受其他人干扰n 督导要有足够的现场把控能力 当舞台游戏冷场时，应安排现场人员便衣上场当“托” 当促销区冷场时，应立即开始舞台节目，吸引过往人群 当促销区因销售量超出预计，导致临时断货时，应及时与该商场客户执行资源、商场协商，调货销售或从其他商场买货销售 当政府部门干预活动时，应暂停活动，并立即与商场协调人联系，由商场出面予以解决10、办理退场手续活动结束后，及时办理退场手续，包括与促销员结算剩余货物及赠品、与商场退货结款、清点物资、拆台、运输。11、工资结算l 主持人、演员、DJ的工资在活动结束后当日发放l 工作人员工资在活动结束后七个工作日之内发放12、数据整理及反馈活动结束后，督导应及时整理各类数据，汇总在活动报表