会计电算化软件 - 系统介绍.doc

目 录第一章 系统介绍41.1 天顿管理系统V3.0版产品介绍4一、天顿软件系列4二、天顿信息管理系统V3.0教学版的功能特点41.2 Windows基本操作入门5一、认识Windows5二、鼠标基本操作6三、键盘基本操作71.3 如何安装天顿软件81.4 启动天顿软件8【小结】9第二章 系统运行环境与系统的安装102.1 系统的运行环境10一、硬件环境10二、软件环境102.2 系统的安装11一、安装步骤11二、配置数据库连接11【小结】11第三章 账套管理系统123.1 账套管理系统简介123.2 新账套的建立123.3 账套管理14一、修改账套14二、删除账套15三、新建年度账16四、结转上年数据16五、账套间数据复制173.4 账套维护19一、备份数据库20二、恢复数据库20三、升级数据库22【小结】22第四章 账务处理系统14.1 业务流程14.2 系统初始1一、基础设置1二、分级设置2三、结算方式设置2四、单位往来辅助核算设置2五、个人往来辅助核算设置3六、部门辅助核算设置3七、项目辅助核算设置3八、常用摘要（凭证）定义4九、现金流量设置4十、凭证类型设置4十一、会计科目设置5十二、期初余额录入74.3 日常账务7一、填制记账凭证7二、修改、作废记账凭证9三、记账凭证查询打印10四、凭证汇总表10五、凭证审核11六、转账设置、生成11七、记账12八、对账、结账124.4 账簿查询13一、科目余额表13二、总分类账13三、现金日记账、银行日记账14四、三栏式明细账15五、单位辅助核算账16六、个人辅助核算账16七、部门辅助核算账16八、项目辅助核算账174.5 电子报表17一、报表系统简介17二、报表中的基本概念18三、报表函数公式20四、报表使用流程21【小结】22第五章 应收应付系统235.1 基本功能及业务流程235.2 初始设置25一、往来单位设置25二、部门设置27三、人员设置28四、票据类型29五、摘要设置30六、结算方式31七、币种32八、收付类型34九、帐龄设置35十、分级设置36十一、期初余额375.3 日常业务38一、单据的录入38二、单据的审核：385.4 查询与分析39一、账簿查询39二、账龄分析40【小结】41第六章 工资管理系统16.1 业务流程26.2 基础设置3一、基础信息3二、部门信息3三、员工信息4四、工资项目设置5五、转账凭证格式设置7六、银行报盘格式76.3 日常业务8一、工资录入8二、自动转账9三、银行报盘10四、月底结转106.4 查询输出11一、工资数据查询11二、工资数据输出11【小结】11第七章 固定资产管理系统17.1 基本功能17.2 业务流程27.3 基础设置3一、固定资产分类3二、部门设置3三、部门对应折旧科目设置4四、增减方式设置5五、使用状况设置6六、初始卡片录入77.4 日常处理7一、固定资产增加7二、固定资产减少8三、固定资产卡片修改8四、计提折旧9五、批量制单10六、月末结账117.5 报表查询11【小结】15第一章 系统介绍1.1 天顿管理系统V3.0版产品介绍天顿信息管理系统V3.0是天顿科技在积累了丰富财务管理及企业管理经验的基础上，投入大量人力、物力开发起来的财务一体化软件，它是面向各型企事业单位、学校及社会机关团体财务管理的通用解决方案。天顿信息管理系统V3.0是由账套管理、账务处理、出纳管理、工资管理、固定资产管理、应收应付管理等子系统组成。软件界面友好，操作简便，功能完善。该系统目前已成为多家高等院校财务管理相关专业的电算化教学软件。 本书将以天顿信息管理系统V3.0教学版为例介绍其基本操作步骤和使用方法。一、天顿软件系列 天顿小企业财务软件 天顿信息管理系统通用版 天顿ERP企业管理套件二、天顿信息管理系统V3.0教学版的功能特点1模块化设计，操作简便整个系统采用模块化设计，按照功能划分成单独的模块，各模块之间即独立又相互 联系，很多基础设置工作在各模块间只需要操作一次便可相互调用。2多账套管理，多辅助核算系统支持多账套设置，可以对复杂的公司业务拆分成多个账套进行核算。并可以根据具体核算需要，对同一科目设置多种辅助核算。3单独的出纳管理模块系统拥有单独的出纳管理模块来处理出纳的日常工作，如现金和银行日记账、支票管理以及与银行的对账等业务都可在此模块完成。4完善的自动转账功能系统提供了完善的转账功能，月末转账时可以选择系统提供的“期间损益结转”、“对应结转”、“自定义结转”功能中的一种，选择结转条件，便可自动生成转账凭证。5一体化的多模块数据交流系统中工资、固定资产、应收应付等模块通过“子系统凭证”的概念，与总账系统发生数据交换，参与总账系统的核算，使各模块间联系成一个整体。6便捷的账簿查询功能系统提供了丰富的账簿查询格式，包括总分类账、余额表、三栏式、多栏式明细账、辅助核算明细账等，并且提供了从余额表到明细账到凭证的联查功能。6强大的自定义电子表格系统集成了天顿公司开发的IPT报表系统，它是一种类似于EXCEL风格的电子报表，报表通过功能强大的函数实现从账务数据库自动取数。除了系统提供的基本报表之外，用户可以自定义符合要求的报表格式及二次开发。7自由的打印风格系统的会计资料打印大都遵循“所见即所得”的原则，即用户对报表、账簿等根据自由条件组合查询后所呈现在计算机屏幕上的结果可以原样地打印到纸质媒介上。8会计档案的保存格式转换系统提供对一些会计档案的导出功能，如账簿、报表、工资表等都可以转化成EXCEL的形式加以保存。1.2 Windows基本操作入门一、认识Windows Microsoft Windows是美国Microsoft（微软）公司开发的一种图形界面的操作系统，Windows 有很多版本，其中目前使用比较广泛的是Windows XP版本。由于Windows具有操作简便，界面直观等特点，并且有大量的应用软件对其进行支持，在各种领域为用户的工作和生活提供便利，所以正受到越来越多用户的欢迎。 Windows的程序基本操作都是在窗口中进行，窗口的基本结构如图1-1所示图1-1 窗口基本结构图例标题栏：显示此窗口的名称。如“天顿工资管理系统（教学）”，表明此窗口的功能作用。菜单栏：显示程序的可操作的菜单。如“文件”、“编辑”等。工具栏：显示此窗口的快捷工具，如“复制”、“粘贴”、“打印”等。控制按钮：包含对此窗口大小进行控制的按钮，如“最大化”、“最小化”、“关闭”等。状态栏：显示程序窗口当前的状态。二、鼠标基本操作 “鼠标”的标准称呼应该是“鼠标器”，英文名“Mouse”，它的使用是为了使计算机的操作更加简便，来代替键盘那繁琐的指令。鼠标按接口类型分，可以分为：串行鼠标、PS/2鼠标、USB鼠标等；按工作原理分，可以分为：机械鼠标、光电鼠标等；按外形分，可以分为两键鼠标、三键鼠标等。鼠标的操作有以下几种： 单击：即按下鼠标键，然后立即放开。单击一般用于定位或选择某个功能。 双击：即快速地连续两次按动鼠标键。双击一般用于执行某个功能。 拖动：按下鼠标键保持不放开，然后移动，可将某对象拖至指定位置。 鼠标指针可以改变形状以表示可以用鼠标完成的不同任务。例如，当您把鼠标指针放在编辑栏内时，指针形状变成I形。这是因为在编辑栏内鼠标的用途是改变插入点位置和输入文本。而当您在窗口边缘上移动鼠标指针时，指针形状变成双向箭头，它表明可以改变窗口大小。 通常情况下：等待时：（用户不能进行任何操作）在文字编辑框中时：I（插入点）在窗口的上下外框线上时：（拖动鼠标指针可改变窗口高度）在窗口的左右外框线上时：（拖动鼠标指针可改变窗口宽度）在窗口的外框线的左上角和右下角时：（拖动鼠标指针可改变窗口大小）在窗口的外框线的右上角和左下角时：（拖动鼠标指针可改变窗口大小）三、键盘基本操作键盘是最常用也是最主要的输入设备，通过键盘，可以将英文字母、数字、标点符号等输入到计算机中，从而向计算机发出命令、输入数据等。随着Windows操作系统的发展，键盘也从当初的83键发展到目前主流的104键键盘，并且不断有集成了多媒体功能的新型键盘问世。不管键盘的外观、接口、工作原理的差别，其基本操作都是大致相同的，常用控制键操作如下：光标左移，一般用于向左移动至上一菜单项、命令等。光标右移，一般用于向右移动至下一菜单项、命令等。光标上移，一般用于向上移动至上一菜单项、命令、记录等。光标下移，一般用于向下移动至下一菜单项、命令、记录等。查询数据时，翻到上一屏；查询数据时，翻到下一屏；光标移动到当前的行首；光标移动到当前的行末；光标移动到下一项目；确认输入或执行一条命令；退出当前窗口；1.3 如何安装天顿软件安装步骤1 安装前准备工作清理硬盘：用户在计算机上安装天顿软件前首先要清理一下硬盘，清理硬盘即清理硬盘空间和清理硬盘病毒，用以确保软件的正常运行。如果是新计算机可不进行清理硬盘工作。校准系统标准时间：系统时间在本系统使用过程中一直被使用，所以一定要进行校准。校准方法：使用控制面板中的“日期和时间”,也可双击右下角的时间，修改日期和时间属性。2. 软件的安装 将软件安装光盘放入光驱，双击安装目录下的SETUP.EXE文件，系统自动引导安装。或者在Windows系统中点击“开始”-“运行”，在弹出的运行对话框中键入安装程序路径X：SETUP.EXE（注：X：为光驱盘符）。例如图1-2所示图1-2 软件安装图例1.4 启动天顿软件鼠标点击WINDOWS左下角【开始】按钮中的【程序】右拉菜单栏中【天顿信息管理系统】下相应模块便可打开系统，也可直接双击桌面上的【天顿信息管理系统】文件夹下相应模块的快捷方式图标来启动程序，如图1-3所示图1-3 软件启动图例【小结】本章介绍了天顿信息管理系统V3.0的功能特点，并简单介绍了一些Windows的基本操作，及天顿软件的安装方法，是系统启用前的入门章节。90第二章 系统运行环境与系统的安装2.1 系统的运行环境一、硬件环境 安装和运行天顿信息管理系统在计算机硬件上需要以下配置：最低配置建议配置服务器端CPU PIII XEON 733以上内存 512M以上硬盘 10G以上可用空间CPU PIV XEON 1.8G以上内存 1G以上硬盘 20G以上可用空间客户端CPU PIII 1G以上内存 128M以上硬盘 10G以上可用空间CPU P4 2.6G以上内存 256M以上硬盘 20G以上可用空间 支持VGA的显卡、显示器，及各类主流打印机通用。二、软件环境 安装和运行天顿信息管理系统在计算机软件上需要以下环境支持：操作系统数据库服务器端Windows 2000 Server、Windows 2003 Server等Microsoft SQL Server 2000客户端Windows 2000 Professional、Windows XP Professional等Microsoft Access 2000、 Microsoft Access 2003等 出于安全性方面的考虑，操作系统和数据库软件安装后应及时安装相应的最新补丁（Servicr Pack）。 与上述Windows系统兼容的汉字操作系统均可使用。2.2 系统的安装一、安装步骤 1启动计算机，登录Windows系统，将标记有“天顿信息管理系统安装盘”字样的光盘放入光驱中。 2双击光驱所在盘符图标，进入系统安装目录。 3双击SETUP.EXE，启动安装引导程序，按提示依次安装即可。二、配置数据库连接 当软件安装后首次启用时会弹出连接数据库的对话框，如下图2-1所示图2-1 连接数据库服务器图例 在对话框中分别填入所要连接的数据库服务器的名称，比如“Server”；数据库用户的登录名，如“sa”；以及该用户对应的密码，点击“确定”按钮，测试通过后即可完成数据库连接的配置。 如果勾选对话框左下角的“不再显示此对话框”的选项，那么以上配置的将作为默认连接保存在本地数据库中，软件下次启动时不再弹出连接数据库的对话框，而直接调用本地连接信息，以加快软件启动过程。【小结】本章介绍了天顿信息管理系统V3.0系统运行所需要的软硬件环境要求，以及系统安装和数据库初次配置的方法。第三章 账套管理系统3.1 账套管理系统简介天顿信息管理系统的任何业务操作，如账务、工资、固定资产、应收应付等都以账套为最基础的管理单位。我们把某个核算单位的一个会计年度的全部会计资料集合起来存放在一个数据库中，称之为“账套”，根据财务管理的明细及复杂程度不同，企业也可以将业务拆分成多个账套进行分别核算，如图3-1所示。图3-1 账套管理列表天顿账套管理系统是新建、修改和删除账套，对现存账套进行管理和维护的操作平台，它是整个信息管理系统应用的起点。3.2 新账套的建立运行账套管理程序，在文件菜单中选择“新增账套”或点击工具栏上“新增”按钮，弹出“核算单位账套设置”对话框，如图3-2所示。图3-2 核算单位账套设置将账套的初始信息按实际情况逐项填入后即可，各项信息分别为：1编号标识账套在管理系统中的顺序，字母和数字均可，其信息长度不超过10个字符。账套编号不能重复。鉴于天顿信息管理系统在同一台数据库服务器上最多允许建立999个账套，所以为了便于记忆，一般我们可以将账套编号用3为数字表示，如“004”等。2名称即账套的名称，可以根据账套的特征来填写，不超过32个字符，如“演示账套”等。账套名称不等于单位名称。3单位全称即填写单位的全称，不超过32个字符，如“杭州天顿信息科技有限公司”等。4行业类型不同行业类型的企业所使用的会计制度不同，相应地会计科目也不同。系统会根据新建账套时用户为核算单位选择的行业类型来预置基础信息。账套管理系统提供了“行政”、“事业”、“股份制”等18类行业模板，这里用户只需按实际情况选择即可。5账套类型系统按账套的性质将它们分为标准账套、查询账套、合并账套三类，用户根据实际情况选择，一般情况下选“标准账套”即可。6建账日期账套建立日期，一般为账套所属会计年度的第一天，天顿信息管理系统教学版将建账日期限定为“2002年1月1日”。7系统主管即负责整个账套全面管理的主管人员的登录账号。主管人员拥有对账套的所有业务操作权限，并且负责分配账套内其他一般操作账号的权限。上述七项信息填写完毕，点击确定按钮，系统会自动根据所收集的信息初始化账套数据库。建账完成后，系统账套列表中将出现新的账套记录。3.3 账套管理新账套建立后，还可以通过账套管理系统对现存的账套进行修改、删除等操作，以及建立新年度账、结转上年数据、账套间数据复制、生成合并账套等对账套进行管理。一、修改账套账套一经建立，其中很多信息已经被系统初始化，所以大多数的账套信息是不能修改的，我们所能做的修改仅仅是“账套编号”、“账套名称”和“单位全称”等有限的几项信息。在账套管理系统中点击编辑菜单下的修改按钮，或选中需要修改的账套后直接点击工具栏上的修改按钮，将弹出“核算单位账套设置”窗口，如图3-3所示。图3-3 核算单位账套设置窗口中“编号”、“名称”、“单位全称”信息修改后，点击确定按钮即可保存。其余部分为不可修改信息（显示为灰色）。二、删除账套删除账套是将账套数据库从服务器上彻底除去，是一个不可逆的过程，所以需要谨慎操作。一般建议用户在作删除操作前先备份数据库。在账套管理系统中点击编辑菜单下的删除按钮，或选中需要修改的账套后直接点击工具栏上的删除按钮，将弹出提示窗口，如图3-4所示。图3-4 删除账套前的提示确认无误后，点击“是”按钮，账套将立即被删除。点击“否”将退出删除操作程序。注意：账套被删除前应停止所有客户端程序对该账套的操作。三、新建年度账账套是以会计年度划分的。当一个会计年度结束时，为了对当前年度财务总体情况 加以统计，应及时对该账套结账，并建立新年度账套以供下个会计年度继续使用。在账套管理系统中首先选中需要新建年度账的账套，点击年度账菜单下的建立新年度账按钮，系统将根据当前选中账套的基础信息自动弹出新建账套的对话框，并提示确认，如下图3-5所示。图3-5 建立新年度账新年度账套编号仍然为“001”以示与原账套在内容上的承启关系，账套名称自动以“XXXX年度账”提示，单位全称、企业类型、系统主管等信息保持不变，而账套类型变为“年度账”，相应地建账日期变为下一会计年度的第一天。上述各项信息也可以手工修改。点击确认按钮，系统开始创建新账套的进程，点击取消按钮则退出当前窗口。四、结转上年数据由账套管理系统生成的新年度账套里面最初只包含按要求预置的会计基础信息，并没有上一会计年度的余额数据。我们可以通过“结转上年数据”这个功能使同一核算单位的上下年度数据联系起来。结转上年数据具体可以分为：总账、固定资产、工资等模块数据结转。在账套管理系统中选择需要结转的新年度数据库，然后点击年度账菜单下的结转上年数据，选择要结转的模块，如“总账数据结转”、“固定资产结转”等，即可完成相应的数据结转步骤。如果对已结转过上年数据的账套进行再次结转，则余额数据会以新结转的数据为准，前一次结转数据将被覆盖，所以“结转上年数据”功能操作时应谨慎。五、账套间数据复制系统支持结构类似的两个账套之间的数据复制，即凭证的复制，一般可在账套进行合并时使用。复制分为两种情况：一种是所有凭证复制，另一种是根据条件筛选的部分凭证复制，两者功能相似，主要的差别在于复制的范围不同，下面以后者为例介绍。在账套管理系统中首先选中凭证复制的目的账套，然后点击合并账套菜单下的复制凭证按钮，弹出复制源账套的选择窗口，如图3-6所示图3-6 凭证复制账套选择选择复制的源账套后，点击下一步按钮，在弹出的凭证筛选窗口中设置组合条件，其中日期为必选项目，其他条件用户可根据实际情况进行设置。如图3-7所示。图3-7 凭证条件筛选在筛选所得的凭证列表中选择要复制的凭证，可以按全选按钮选择所有凭证，也可在相应的凭证前打勾，光标移动到各条记录，可以在窗体的下部显示该凭证的详细分录信息。如图3-8所示。图3-8 复制凭证列表点击下一步按钮，系统将提示复制的源账套与目的账套之间的凭证类型，以及会计科目、辅助核算信息一一对应，再点击下一步按钮，系统提示确认账套复制后，我们此次所复制的凭证会以全部未保存的状态存在，如图3-9 所示。图3-9 账套凭证复制保存界面如果需要修改的话，应点击修改按钮，将凭证设置为可修改的状态；如果不需要作出修改，可以点击全存按钮保存所有复制的凭证，或者点击保存按钮和翻页按钮来对凭证单张保存。3.4 账套维护会计软件及其数据文件，作为会计电算化明确要求的会计资料的一部分，其正确性和完整性尤其需要我们重点关注。所谓账套维护工作是指运用天顿账套管理系统对各账套数据库进行备份、恢复以及升级等一系列操作，是数据维护人员经常需要操作的内容。注意：账套维护工作应在数据库服务器上完成。一、备份数据库在账套管理系统中首先选择需要备份的账套，然后点击应用菜单下备份数据库按钮，弹出数据库备份界面如下图3-10所示。图3-10 数据库备份界面系统将默认以所备份账套的“单位名称”+“账套名称”+“当前系统日期”为备份文件的全名，备份路径默认为“D:databak”。以上的备份参数可以人工修改。点击确认按钮可以将开始备份进程，点击取消将退出。二、恢复数据库点击账套管理系统中应用菜单下备份数据库按钮，弹出数据库恢复源文件选择界面如下图3-11所示。图3-11 数据库恢复源文件选择界面首先从窗口左侧选择账套数据库备份文件所在的文件夹，（系统会从默认备份路径中查找，用户可以根据实际情况更改备份文件所在的驱动器和文件夹），然后选中所要恢复的备份文件。点击下一步按钮，弹出数据库恢复目的文件夹选择界面如下图3-12所示。图3-12 数据库恢复目的文件夹选择界面系统将默认数据库文件恢复至“D:datasql”目录下，用户可以人工修改此路径。因为数据库备份时已经将一些账套基本信息写入备份文件内，所以数据库恢复后形成的账套名由系统管理，一般为“原备份账套名”+“恢复”，比如“测试账套恢复”等。 从数据安全的角度考虑，数据库恢复并不是对当前数据库的覆盖，而是用备份文件重新生成一个新的数据库。三、升级数据库天顿信息管理系统软件升级后，为了使数据库和软件在版本功能上保持一致，要将数据库进行升级更新。数据库升级分两步：第一步，将从软件供应商处取得的升级文件复制到软件安装目录下指定文件夹中，比如X:天顿信息管理系统天顿账套管理files （X 为天顿信息管理系统的安装盘符）。 第二步，在账套管理系统中选中需要升级的账套，点击应用菜单下升级数据库按钮即可。升级数据库需要花费较长的时间，并且有一定的风险，所以操作时需谨慎，建议先做数据库备份操作。【小结】本章介绍了天顿信息管理系统V3.0系统中账套管理子系统的功能和用法，包括如何新建、修改和删除账套，账套间的数据复制以及会计年度之间的数据接转，还有对账套数据库的备份、恢复和升级操作的方法。本章的重点是如何建账。第四章 账务处理系统4.1 业务流程 目前，较常见的会计电算化软件品牌很多，它们的操作大同小异。天顿账务处理系统的工作流程如图4-1所示。进入账务处理系统增加新账套系统初始化制单、审核、记账自动转账试算平衡、结账设置人员权限设置会计科目录入科目余额辅助账初始化会计档案备份打印各种账簿账簿、凭证查询老用户 图4-1财务系统工作流程图4.2 系统初始一、基础设置 在刚开始使用账务处理系统时，应先进行以下初始录入工作： （1）操作员及权限：对本单位财务人员的分工和权限进行设置 （2）分级设置：由于系统中各项目的录入都采用分级核算，因此，在系统初始时，您应对系统将要用到的一些项目的编码级次及每级位数进行定义，以便录入各类信息的目录。 （3）会计科目：会计科目采用分级录入方式，使用前用户应先将已整理好的会计科目录入到系统中。 （4）各辅助核算项目：如果您的单位有较多的往来业务、有较多的部门或需对一些特殊业务进行项目核算，那么，录入会计科目后，还应录入单位往来目录、部门目录、个人目录、项目目录等等。 （5）外币及汇率：如果您的企业有外币业务，那么，还应进行外币及汇率的设置。 （6）期初余额：在开始使用总账系统时，应先将各账户此时的余额和年初到此时的借、贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。若有辅助核算，还应输入各辅助项目的期初余额，如：某科目有部门核算，应录入各部门的期初余额。 （7）凭证类别：在开始用计算机录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别。如：收款凭证、付款凭证、转账凭证。凭证类别可根据需要进行设置。二、分级设置 分级设置用于对会计科目、往来单位、部门、项目、现金流量等基础信息的编码进行不同级次的长度控制。三、结算方式设置 结算方式设置用于设置银行结算方式，如现金支票、转账支票、汇票、电汇、委托收款单等。四、单位往来辅助核算设置 单位往来设置用于设置辅助科目往来单位的信息，该信息设置采用分级设置，编码方案遵循 分级设置 中的设置。显示界面如图4-2所示。 图4-2 辅助核算分级设置界面 本功能完成对往来单位的设置和管理，用户可根据业务的需要方便地增加、插入、修改、删除、查询等。五、个人往来辅助核算设置 与单位往来设置相似。六、部门辅助核算设置 与单位往来设置相似。七、项目辅助核算设置 一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说：在建工程、在产品成本、课研课题、技术改造项目等等，项目辅助核算就是将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类再核算多个项目。八、常用摘要（凭证）定义 在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要（凭证）完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要（凭证）存储起来，在需要时随时调用，可以大大提高业务处理的效率。九、现金流量设置 为便于编制现金流量表，要对有关现金流量的各项目进行设置，用鼠标单击系统主菜单 基本设置 下的 其他设置 下的 现金流量设置 ，显示界面如图4-3所示。图4-3 现金流量设置界面 在此界面可以进行现金流量项目的增加、修改、保存、删除和查找等功能。十、凭证类型设置 一般单位为了便于查找或记账方便，对记账凭证进行分类编制。但每个单位分类方法并不相同，一般有以下几种：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；也可以用户自定义其他类型。十一、会计科目设置 本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。会计科目设置界面如图4-4所示。图4-4 会计科目列表 在会计科目信息录入窗口各栏目中输入新增的会计科目的数据资料，录入完毕后保存就实现了会计科目的增加。增加会计科目必须由上级至下级逐级增加，即必须首先增加上级科目，只有上级科目存在才能增加下级科目。各栏目说明如下：（1）科目编码：科目编码必须唯一；科目编码必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能有数字（09）、英文字母（AZ及az）及减号（）、正斜杠（/）表示，其他符号（如& “ ; 空格等）请不要使用。图4-5 会计科目设置界面（2）科目名称：可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（）、正斜杠（），但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入32个汉字。注意：科目名称不能为空。（3）辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供几种专项核算功能供用户选用：部门核算；个人往来核算；现金流量核算；项目核算。一个科目可同时设置两种专项核算，如：管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解各项目的使用情况，那么，可以同时设置部门核算和项目核算。在设置辅助核算时请尽量慎重，因为，如果您的科目已有数据，而您又对科目的辅助核算进行修改，那么，很可能会造成总账与辅助账对账不平。（4）科目性质（余额方向）：登记在借方的科目，科目性质为借方；登记在贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，资产类科目的科目性质为借方，负债类科目的科目性质为贷方。注意：只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。（5）外币核算：用于设定该科目核算的是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。（6）数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件、吨等。注意：银行存款科目要按存款账户设，需进行数量、外币核算的科目要按不同的数量单位、外币单位建立科目。十二、期初余额录入 在开始使用总账系统时，必须使用此功能。若是年初开始使用，可直接录入各账户的年初余额；若是年中开始使用，除录入各账户的年初余额外，还应先将各账户的此时的余额和借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中；若有辅助账时，还应将各辅助项目的期初余额一并录入。只要求录入最末级科目的期初余额，中间级科目由系统自动计算。4.3 日常账务一、填制记账凭证 记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整，在实际工作中，您可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），您采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。填制记账凭证的基本步骤如下：（1）鼠标单击系统主菜单 日常账务 下的 填制记账凭证，显示界面如图4-6所示。图4-6 记账凭证输入界面（2）用鼠标单击新增按钮或快捷键 CTRL+N，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别中。（3）凭证类别：用鼠标单击凭证类别下拉框选择一个凭证类别。确定后按 Enter 键，将光标定位在制单日期上。（4）凭证编号：采用系统自动编号，编号方法为：当前制单日期所在的会计期间及所选凭证类别下的最后一张凭证的凭证号加一。该编号由计算机自动产生，不用人工输入。（5）制单日期：系统自动取进入财务系统时输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改。 （6）附单据数：在“附单据数”处输入原始单据张数。 （7）凭证内容：输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘录、会计科目、发生金额组成： 摘要：输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了，或按参照按钮选入常用摘要。 会计科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称或助记码。输入科目时可在会计科目区中单击参照按钮录入。 辅助核算信息：当在会计科目区中输入有辅助信息的科目时，屏幕显示辅助信息录入窗口，根据科目属性输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示。当您需要对所录入的辅助项进行修改时，可用鼠标单击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。 借贷方：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。 （8）当凭证全部录入完毕后，可保存按钮保存这张凭证。按放弃按钮放弃当前增加的凭证。也可用鼠标单击新增则可继续填制下一张凭证。 （9）若想放弃当前未完成的分录的输入，可按删行按钮或 Ctrl+E 键删除当前分录即可。 （10）当一批凭证填完后，用鼠标单击退出或通过菜单【文件】下的【退出】退出制单功能。二、修改、作废记账凭证 在凭证处理时出现错误有时是不可避免的，凭证处理时发现出错误一般有两种情况： （1）审核记账前发生错误 在填制凭证中，通过按首张、上张、下张、末张按钮翻页查找或按筛选按钮在筛选对话框中输入筛选条件，选出要修改的凭证，将光标移到需修改的地方可以对记账凭证进行修改，其操作方法与凭证录入时的修改相似。也可以直接将次张凭证作废。 需要注意的是，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只在凭证左上角显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。 若当前凭证已作废，用鼠标单击菜单【制单】下的【作废/恢复】，可取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。 （2）记账后发现错误 凭证记账后，凭证内容已记入总账、明细账、辅助账，凭证不允许再修改。更正方法是：先录入一张“红字”凭证冲销原错误的凭证，再输入一张正确的凭证，将这两张凭证审核、记账，或用“余额更正法”等会计制度规定的其他方法更正。三、记账凭证查询打印 在日常账务处理时，经常需要查询凭证，总账系统提供了完善的查询过滤条件功能，用鼠标单击系统主菜单 日常账务 下的 记账凭证查询打印，显示界面如图所示。查询内容：输入所查询凭证的主要信息。辅助条件：输入所查询凭证分录的辅助信息等。图4-7 记账凭证查询界面四、凭证汇总表 凭证汇总就是将记账凭证按照指定的范围和条件汇总其一级科目的借贷方发生额。按照不同条件对会计凭证进行汇总，可以提供所需的各种会计信息。 用鼠标单击系统主菜单 日常账务 下的 凭证汇总表，显示界面如图4-8所示。图4-8 凭证汇总界面五、凭证审核 复核人员根据财务制度，对制单人输入的会计凭证与原始凭证进行核对，检查其正确性和合法性，防止发生错误。只有经过审核的凭证才能登记入账，并且按照规定，制单人和审核人不能为同一人。 经审核有误的凭证应由制单人重新修改后，再审核；对于审核无误的凭证可进行凭证记账操作。六、转账设置、生成 转账定义分五个部分，包括：自定义转账设置、对应结转设置、销售成本结转设置、汇总损益结转设置、期间损益结转设置。第一次使用本系统的用户，应先进行 转账设置，在定义完转账凭证后，在以后的各月只需调用 转账生成 即可。但是当某转账凭证的格式需要变动时，则先在 转账设置 中修改转账凭证内容，然后在转账。 用鼠标单击系统主菜单 日常账务 下的 转账生成，显示界面如图4-9所示。图4-9 转账设置界面七、记账 将指定日期内已审核的凭证进行记账处理。只要凭证已经过审核，记账是一个很简单的操作，整个记账工作完全由计算机自动完成，包括登记总账、明细账、辅助账等。记账后的凭证不允许再修改。八、对账、结账 在会计期末，除了要定义转账凭证，生成自动转账凭证以外，还要进行试算平衡、期末对账、对指定月份进行结账处理。如果该月份有尚未记账的凭证，则不允许结账。 注意：结账前要进行对账和试算平衡，以符合账账相符的要求；当结账完成后，不能再录入当月的记账凭证；上月未结账，本月不能记账。4.4 账簿查询会计凭证记账后，总账系统会以此为依据，自动生成记账凭证汇总，登记各种会计账簿，为了满足对这些数据资料的查询要求、系统提供了强大的查询功能。一、科目余额表 用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。科目余额表查询界面如图4-10所示。图4-10 科目余额表查询 各项目说明： 月份：指定要查询的月份范围。 会计科目：指定查询的科目范围，如果第二个空格不填，则查询第一个空格中科目的信息。 级次：可指定所查科目的级次范围。 包括未记账：指定查询的余额包括未记账的。 指定完以上条件后，点击 确定 按钮，便会显示查询结果。二、总分类账 总分类账查询功能可用于查询总分类账的账务数据，查询总账科目的本期借方发生额、本期贷方发生额、本年借方累计，本年贷方累计、期初余额、期末余额等项目总账数据。也可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额和月末余额。在主菜单 账簿查询 下单击 总分类账，系统弹出总分类账查询条件输入界面，如图4-11所示。图4-11 总账查询界面各项目说明：会计科目：指定要查询的会计科目；制单日期：指定要查询的日期范围；记账：可指定全部、已记账及未记账三种条件；审核：可指定全部、已审核及未审核三种条件；作废：可指定全部、已作废及未作废三种条件；冲销：可指定全部、已冲销及未冲销三种条件。指定完以上条件后，点击 确定 按钮，便会显示查询结果。三、现金日记账、银行日记账 用于查询现金日记账、银行日记账。如图4-12所示。 注意：所查询的科目一定要具有“现金”或“银行”日记账属性，否则不能查得结果。图4-12 银行日记账界面四、三栏式明细账 本功能用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中中可以包含未记账凭证，使您对各级科目的数据关系一目了然，如图4-13所示。图4-13 三栏式明细账界面五、单位辅助核算账 用于查询单位往来科目各个客户的期初余额、本期借方发生额合计、本期贷方发生额合计、期末余额。它包括单位往来明细账、单位三栏式明细账、科目单位明细账、单位科目余额表、单位往来余额表、单位往来多栏账及单位往来总账等七种查询方式。六、个人辅助核算账 个人往来辅助账是企业往来辅助账的一个重要组成部分，它包括个人往来明细账（科目个人明细账、个人往来多栏账等）和个人往来余额表（个人科目余额表、个人部门余额表、个人往来余额表等）的查询和打印以及个人往来账的清理。个人往来明细账界面如图4-14所示。图4-14 个人往来明细账界面 在查询过程中，可以用鼠标点击个人参照按钮或直接输入个人编码或个人名称，选择需要查看的个人。可用鼠标点击会计科目参照按钮选择要查看的科目。七、部门辅助核算账 部门辅助核算账的管理可以使企业管理层深入了解各部门的收入和经费开支情况，也使得各部门可以随时掌握本部门的各项收支情况，为部门经费包干等管理模式提供了依据。它主要包括部门辅助总账、部门辅助明细账、部门三栏式明细账、部门辅助余额表、部门辅助多栏账等，部门明细账的界面如图4-15所示。图4-15 部门明细账界面八、项目辅助核算账 在实际会计业务处理中，有许多项目（如在建工程、在产品、课研课题等）是作为利润中心或成本费用中心来核算的，这些项目的核算工作量很大而且统计要求频繁，在手工状态下，一般是以项目开设账页，以成本费用或收入科目设多栏账进行明细核算。在计算机处理时，为减少会计科目和方便统计各种项目数据，一般是在建立会计科目时，对需进行项目核算的科目进行标识，只将项目的费用、收入等作为会计科目设置。4.5 电子报表一、报表系统简介天顿会计报表是一种类似于EXCEL的电子报表，是根据我国财务会计报表的特点,适应各领域报表数据处理的要求而研制开发的报表管理系统，用户可以调用系统预设的各种标准模板，也可根据自己的需要定义各种格式的会计报表，它除了可以完成从设计制作、数据运算、打印输出的所有功能之外，系统还提供报表审核和报表汇总等功能。天顿报表系统不仅将广大机关，企事业单位的财务人员从重复繁琐的手工制表中解放出来，而且有效提高劳动效率，成为实现办公自动化的有力工具。图4-16 报表模板-资产负