公章管理使用规定及管理套表.doc

公章管理使用规定及管理套表2009年6月15日公司印章是公司行使政令的工具，是公司权力的标志，属于公司机密物件。公司印章的保管与使用直接关系到公司的形象、信誉、效益，甚至关系到公司的成败。为切实管理使用好公司印章，特作如下规定；第一条公司印章类别。公司印章特指公司行政公章、合同专用章、财务专用章、法人名章等四类标志公司身份的印章。第二条印章的刻制与启用。公司注册完成后，持工商行政管理部门通知刻制公司各类印章。印章刻制后必须交企业法人发文启用。本公司不刻制启用部门印章。公司印章的刻制由企业法人代表授权各保管监印部门负责，更换或废止的印章应由各保管监印部门依据公司的要求处置。未经公司法人代表批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。各类印章的刻制，必须符合国务院颁布的有关印章刻制的规定。第三条印章的管理部门和人员。公司行政公章由公司行政部（无行政部机构则由兼职机要员）负责保管监印；合同专用章、财务专用章、法人名章由公司财务部门负责保管监印。公司各类印章由企业法人代表填写公司章保管委托书，授权指定专人妥善保管。第四条印章的使用权人1、公司印章的第一使用权人为企业法人代表。2、法人代表根据经营需要可书面授权总经理或副总经理使用印章，其授权程序为：填写公司法人代表印章授权书，按授权书规定的格式确定授权时间与授权范围。经企业法人代表授权后使用印章者为公司印章的第二使用权人。3、印章第二使用权人使用印章必须执行法人代表的授权时间与范围，不得超越企业法人代表授权使用印章的时间与范围使用公司印章。4、公司法人代表授权公司印章第二使用权人使用印章期满，即由印章保管员收回公司印章第二使用权人所持公司法人代表印章使用授权书存档备查。第五条 企业法人代表对总经理或副总经理使用行政公章的授权范围：1、以公司名义发出的重要公函、介绍信、报告和文件。2、以公司名义与有关单位的业务往来、公函文件和联合发文等。3、以公司名义起草的收件收据、证明或其他材料。4、就有关人员、劳资等方面业务代表公司用章。5、向公司外发出的一般性公函和其他文件、证明等。6、内部行政管理方面的使用。7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由行政部严格审批，符合要求后办理用印并执行用印登记制度。8、公司重大的事项，如资产重组、股权变更，修订合同章程、财务管理制度级关系公司全局的重要制度等项不在授权范围。第六条 企业法人代表对总经理、副总经理使用合同专用章授权范围：1、企业法人代表对总经理副总经理使用合同专用章授权范围：现阶段可按固定资产购置费用 元以下、项目合同金额 万元以下授权总经理、副总经理审批。凡超越以上范围者，须经企业法人代表审批方可用印。2、企业法人代表对总经理、副总经理或部门经理外出使用合同专用章可作单项授权。单项授权除执行项目类合同审批表流程外，还必须按借用印章外出使用申请单程序办理。第七条 印章保管人员的权力和责任1、印章保管人员对公司印章保管负责，无印章使用权。印章保管人员见印章使用权人签字并经认真核对后用印。2、印章保管人员为公司机要员，必须严格遵守公司的各项规章制度与保密制度。3、印章保管人员必须尽职尽责，认真核实用印文件和使用权人签字后方可用印。4、印章保管人员必须坚持原则，对于非印章使用权人的用印请求必须坚决拒绝并报告印章使用权人处理。5、印章保管人员对于印章第二使用权人所签审批意见，必须严格核对其所享有的授权时间与范围。与法人代表授权时间、范围相符者方可用印。凡发现超出授权时间和范围的用印请求，必须直接向企业法人代表请示处理意见。6、印章保管人员对于印章第一使用权人所签重大风险项目的审批意见，有责任咨询印章第一使用权人，在得到当面确认并再次签字后方可用印。7、凡印章保管人员违反上述规定之一者，无论是否造成不良后果，一律予以辞退。凡造成经济损失者，必须按公司相关规定追究其经济赔付责任后再予辞退。8、公司印章遗失、损毁、被盗时，应迅速向公司递交说明原因的报告书，接受公司处理。第八条 重大风险项目用印凡重大风险项目，企业法人代表亦不得单独决策，须提请董事会乃至股东大会讨论决策后方可施行。文件必须有董事会全体成员签字方可用印。第九条 印章使用程序（以表格代审批程序）1、行政公章使用程序按公司印章使用登记表的流程办理。2、合同专用章的使用程序按采购类项目合同审批表、项目类合同审批表流程执行。3、外出使用行政公章或合同专用章，按借用印章外出使用申请单程序办理。4、外出使用合同专用章，除执行项目类合同审批表流程外，还必须按借用印章外出使用申请单程序办理。5、财务专用章和法人名章的使用按财务管理有关程序执行。第十条公司行政公章使用需办理的手续1、用印申请人填写公司印章使用登记表 公司行政公章使用时，文件经办人即用印申请人需填写公司印章使用登记表，说明原由，每一类盖章材料填一份申请单。用印人必须如实填写登记表，经部门负责人签字，并与需加印文件一并报部门分管公司领导（即公司法人代表授权印章使用权人）审批后，印章管理人依据有关规定仔细核查并登记备案，方可使用。若无公司分管领导签字，且需要立即盖章的，由印章保管人电话向公司领导请示同意后予以盖章，事后分管领导在申请单上补签字。2、印章保管人须认真审核并亲自用印印章保管人须核实公司印章使用登记表、印章使用权人的签字与用印材料一致无误后，将用印材料盖章后交给用印人。印章保管人须亲自对所需用印文件资料盖章，不得将印章交于他人盖章。非印章保管人不得擅自使用印章。3、提供盖章材料复印件各类文件材料盖章后，需向行政部提供复印件一份，用印申请人须在复印件上签字留档保存。复印件可由行政部在公司复印。4、为规避风险，行政部（无行政部则为印章保管员）有权向用印申请人询问用印材料的相关信息，并有权决定是否盖章，行政部经审核不同意盖章的，须向用印申请人说明理由。行政部不说明不予盖章理由者，用印申请人可向行政部经理（无行政部则可向分管领导）投诉，由行政部经理（或分管领导）决定是否盖章。第十一条 公司印章的保管1、公司各类印章由总经理填写公司章保管委托书，授权指定专人妥善保管，印章保管者要坚持原则，严格按公司印章审批权限执行，同时，印章管理者应严格遵守有关保密制度。2、公司各类印章须妥善保存，用印人须在办公时间内申请用印，如在非工作时间、节假日使用，需电话向行政经理申请，由行政经理确定时间、地点，由印章保管人盖章。3、印章原则上不准带出公司办公区域使用，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写借用公司印章外出用印申请单，载明事项，经公司总经理批准后由指定人员共同携带使用或由公章保管人携章随同。4、印章在不使用期间，印章保管人需将印章保存在保险柜、带锁的文件橱中，并保证只有自己能控制该公章，否则有此产生的责任有保管人承担。5、印章在使用期间，印章保管人必须保证印章在保管人的控制范围之内。用完印章须立即将印章收好。第十二条 用印方法1、公司印章应盖在文件正面，骑年盖月；2、盖印多页文件必要时应盖骑缝章；3、公司行政公章须使用朱红印泥。4、盖章的材料不得用复印件或传真件。字迹须清晰、正确。用章材料必须已经填写完毕，不得有空白未填写部分。用印申请人提供的文件材料不符合本条款者不予盖章。第十三条行政公章使用后，管理人员应严格履行登记手续，填写公司公章使用登记表。凡因使用公章不当造成损失者，应追究当事人的责任。 第十四条印章管理人员如工作变动，应及时向公司印章使用权人上缴公章和公司章保管委托书，由印章使用权人按第九第1款重新确定印章管理人员，另行办理公司印章委托保管和接收印章手续，不得私自转交他人。 第十五条印章管理人员不得在当事人或委托人所持空白格式文件或文稿纸上加盖公章。 第十六条对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经行政部经理审批后，方可盖章。 第十七条印章应及时维护、确保公章清晰、端正。 第十八条 此办法于下发之日起开始执行，由公司总经理办公室负责解释、修改。如有违反，公司将视情节轻重，追究保管监印部门和申请使用人的责任，因此造成的