道德行为准则.pdf

哈挺公司道德行为准则 哈挺公司道德行为准则 1 公开信 2 准则文件内容 3 哈挺道德联系网 4 永久的 准则注意事项 5 礼品申报表 收受 每年 6 礼品申报表 赠与 每年 7 管理者声明书 每年 8 道德规范声明书 新雇员工 February 2004 给全体员工 这个是哈挺以诚信引领营业活动的准则 依我们所有营业地点所在国家的道德及 法律标准而定 营业活动所构成接口包含了客户 股东 供货商 竞争者 及合 作伙伴 哈挺总公司已订定出一套行为准则并提供给全球的哈挺公司及所属员工 这个准则的目的在于帮助我们每一个人了解我们的职责所在并做出好的决定 以 促进日常业务工作中的道德警觉性 做对事取决于优良的判断力 以及对于他人 看待我们的方式与他们可能解读我们行为的敏锐度 有任何相关问题请洽 Hardinge Inc s Corporate Ethics Officer Mr Douglas Tifft Telephone 607 378 4217 Email dtifft 哈挺员工的指导守则已使我们公司在产业中成为一个领导者 我们每一个人必须 尽本份使哈挺在诚信方面是个无庸置疑的公司 J Patrick Ervin Chairman of the Board President and CEO 哈挺公司道德行为准则 哈挺公司道德行为准则 一 前言 哈挺公司全体员工应对这份道德行为准则 以下简称 准则 熟悉并以其内 容为自身的指导原则 这个声明很重要 对此准则的轻忽或不在意将会被施 予适当的惩戒 其中包含解雇 任何时候假如对于某特定原则或关于承诺的 责任感到不确定时 你应当联络直属主管或是所在地区的道德主管 沟通 无碍原则 是我们公司的常规 我们鼓励每一个人发问 寻求指导 及表达 个人关心 我们非常期盼在此准则下这个常规依然如此 这个准则设计用来防止犯罪以及鼓励如下的行为 诚实及道德的行为 包含依行为准则来处理个人与专业之间显而易见的利 益冲突 登记者所归档或者递送给委员会及其它公开媒体的报告及文件 须为全面 公平 精确 与及时且易懂 遵守合适的政府法令 规则等 内部性的及时报告给此准则中所提及相关权限者有关于违反该准则的行 为 严守此准则的责任 二 报告违规情况 每一个员工都有责任报告其所遇见或观察到的任何显而易见的与此政策相抵 触的违规情事 诚信对哈挺而言是关键性的价值 倘若员工或者代表人行为 违反诚实 合法 及道德 他就伤害了公司的声誉及业务 错误的行为不被 允许 并且哈挺会全力调查所有有问题的行为 在符合各级政府法规下 检 举报告将严格保密 并且在事情未经查明之明 没有任何员工会受到惩处 在此政策下 检举公司的任何员工或代表人之违法行为 可联络以下单位 哈挺公司道德主管 Mr Douglas Tifft 电话 607 378 4217 Email dtifft 或者哈挺的道德专线 001 866 678 8808 这个独立的部门将与每个检举的员工面谈并且交付适当的报告给予公司的审 查委员会 三 会计记录及报表的正确性及完整性 哈挺的会计报表被公司的管理阶层 股东 债权人 政府单位等所信赖 为 了让信息能够被公平的呈现 这个公司的所有阶层必须处理精确的记录及交 易 所有的员工都有责任 而不尽止于会计及财务部门 以确保我们的报告 中的信息都是公正且正确的 任何员工均禁止制作错误或虚伪的帐目及报告 借着使用恰当的公司报告系统 在所有交易上应辅以合理细节的正确文件 一些关键交易的例子包含 所有公司的给付或其它资产配置情况必须说明清楚并附左证 完整及精确的信息必需提供给债权人及我们的合法律师 销货及订单必须记载于适当的会计期间 并附上适当的单据 所有的采购须有适当的单据 所有的支出报告必须正确完成并经由主管核可 四 利益冲突 员工应独立的为哈挺公司之最佳利益努力 而不受其它因个人或商业利害关 系所生利益的影响 员工参与外地工作或洽谈活动时应十分小心的避免他们 主要工作与哈挺公司间的利益冲突 这些活动不应侵害到在哈挺的工作时间 或者避免利用到哈挺的资源 人力 设备等 员工或其家属不得接受来自于供货商 竞争者 或者是哈挺客户等的直接或 间接有关财务或业务上的利益 包含薪资 费用 红利或其它形式的报酬 除非事先经过位于Elmira New York的哈挺公司道德主管的书面许可 针对与哈挺公司有往来关系的企业或其所属公司 员工不得为其成员 指导 者或是顾问 但慈善机构除外 任何哈挺未被公开的信息皆视为专属且机密的 员工不得为了私人利益而利 用公司的资产或资源 或任何与公司相关的专属或内部信息 法律禁止为了 私利而不当透露或使用公司的资产或信息 对于供货商或是客户因业务需要 而获取其机密信息的员工也应遵守保密原则 五 机密 机密性信息 机密信息对于公司的成功而言极为重要 其种类如商业计划 内部流程 产 品设计 生产方式 广告及行销计划 研发 供货商及客户名单 财务事务 职员及员工数据 及其它等对于公司有利并且未公开的信息 保护公司的机 密信息是每个员工的责任 不论现任或是将来任职于哈挺的员工 在未经适 当授权下不应揭露公司的机密信息或交易秘密 六 礼物 招待 款待 要客观且独立地制定所有商业决策 其基础在于品质 服务 价格 及相关 竞争因素等 商业决策不能被个人喜好 奖励或者不合适的商业优惠所影响 员工不应给予或者接受可能影响个人判断的礼品 奖金或招待 以避免因利 益冲突 偏袒或者偏见的因素而伤害到特定个人 群体或其它关系等 这些 可能包括商业用餐及小费 商业会议期间的茶点 及体育 戏剧 文学活动 的招待等 一般而言不应接受来自于供货商或者客户的礼品 除非其不具有 明显的价值 低于人民币二百元 有时候基于商业关系或特别情况下 或许可提供或收受价值超过人民币二百 元的礼品或款待 员工若在当年度收受或给与价值超过人民币二百元的礼品 或者招待 应直接呈报给其主管 并且以 礼品申报 项目列入年度报表 在提供价值超过人民币二百元的礼品或招待之前 应事先经由主管的批准以 确保该行为的适当性 该项赠与须被列入 礼品申报 项目下并记录于费用 报告 七 内部信息 内部交易 哈挺遵守政府单位及国外的内部交易法规等并且要求员工遵守 没有任何例 外 哈挺在诚信及道德行为上的声誉是一项重要的资产 所有由哈挺公开揭露的 信息将是正确且及时的 其中包含定期报表 说明书 股东交流等 所有哈 挺或者哈挺事务的非公开信息皆属于公司 而不属于任何员工 任何拥有非 公开信息的员工应保有它的机密性 另外 员工拥有相关信息者严禁交易哈 挺的股票 除非该信息已被公开 员工可能在工作过程中获取其它上市公司之市场性敏感信息 员工对于这类 信息必须保密 除非这类信息变成公开性的 否则不能揭露或者利用它来成 为买卖该公司股票的信息 员工触犯法律而使用秘密信息或未公开信息时 可能会遭到相关纪律惩戒及 可能被以民事或刑事起诉 八 FCPA 贿赂或回扣 FCPA要求公司依法在财务报表的细节上公平及精确 同时也要求有一套系统 来维护内部会计的控制 ACT条款也禁止所有美国的企业及其主管 员工 经销商及或股东对政府或官员贿赂 也因此哈挺本身及公司的主管及员工均 具备该公民义务及有义务检举相关犯罪 哈挺遵守所有FCPA的条文 为了符合会计与控管的要求 哈挺在完全遵从 FCPA的情况下 维持一贯程序 政策 及营运守则的系统 员工不能直接或间接的收受或给付贿赂 回扣等以影响商业决策或获取其它 行为 九 政府关系 哈挺及所属子公司会全力配合政府的相关机构以确保能达到其要求 并遵守 所有适用商业行为的法律及规范 十 国际间的联合抵制 贸易及进出口核准 哈挺配合美国法律反对歧视性或限制性的贸易活动 及美国法律所许可的控 管商品类之再输出 因此 对于不适当的再输出 改变商品的控制 差别待遇 促进或支持任何 限制的贸易行为 或者联合抵制与美国有外交关系的国家 哈挺将不会采取 任何的行动 其中包含信息提供 合约签署 订单承接等等 我们严格遵守产品生产或出口所在地的国家出口管理规则 出口贸易规则非 常复杂 在未具有许可或相关文件者 我们的部份设备将不会出口至特定国 家 我们所有的产品出口应由哈挺国际贸易负责单位所管理 所有的问题及 相关事项应由哈挺公司的国际部门所指导 十一 环境保护 哈挺承诺其商业行为符合相关之环保法规 并考虑到哈挺员工及社会大众的 安全及福祉 所有员工必须尽其所能的遵从环保法规的条文及其精神 十二 安全及健康 哈挺承诺在相关法规下提供给所有公司员工一个安全及健康的工作环境 员 工应注意避免其个人行为而造成本身或他人置身于危险的环境中 假若员工 对于工作环境感到不安全应立即与其主管讨论 在讨论过后若该员工仍然对 其工作环境感到不适 则应与其营运经理或者公司的道德主管联系 十三 政治捐献 员工在未得到公司总裁的特别许可前不得代表公司为政治捐献 十四 公司资产的使用 哈挺的资产限于使用在合法的商业用途上 尽能被公司及被授权的员工或他 们所指派的人员所运用 上述资产包含有形资产及无形资产 工作时间仅能 从事哈挺的商业活动 有形资产例如电话 复印机 计算机 办公设备 办 公文具用品 电子邮件及生产设备 哈挺有权可无预警的监控及检测所有电 子通讯数据 网络上流通的信息 以及哈挺所属之员工个人计算机中的档案 或是核可之公司用途私人计算机中的档案 任何时候员工需先经过地区道德主管或该主管所授权者的核可 才能把公司 资产用在个人用途上 十五 社区活动 哈挺认为社区经由居民的参与而变得坚强 我们公司鼓励并支持员工志愿为 社区付出心力 当员工参与志愿性活动时 不应自行以公司代表身份参加 假若员工被要求代表公司参加某个当地社区性的团体 该员工需事先经过营 运主管及公司道德主管的同意 并且每年应与营运主管或道德主管确认是否 适合继续参加该活动 十六 公平机会 无差别待遇 哈挺保证对所有员工一视同仁 员工禁止因以下因素而歧视他人 如种族 肤色 宗教 性别 年龄 婚姻状况 或是身心障碍等 因上述因素而使任 何人造成困扰的情况是不能被容许的 个人优点决定录用及升迁 优点关系到工作表现的能力及不依赖团体的关 系 十七 全面品质 哈挺承诺提供最高品质的产品及服务予其客户 为了达到这个目标 每一个 哈挺的员工都必须义务承担我们的全面品质精神 我们都必须致力于零缺失 的工作 达到外部与内部客户的要求 并发展让我们事前管理的系统 全面 品质精神的重点在于每一位我们的员工每天不断的进步 十八 总结 反省 做对事端赖于好的判断 以及对于他人看待我们方式与他们可能解读我们行 为的敏锐度 为了刺激我们每一个人的思考 想想以下的问题 当考量到不 知何种行为才是正确时所面临的棘手决定 我的行为能否引起信任 我的行为是否合法 假如合法 是否符合伦理 我的行为在各方面都诚实吗 有任何人会因这个行为而伤害到其生命 健康或安全 我能在上司 同事 及社会大众面前以良心道德来辩护我的行为 我能否自豪的阅读报纸所载之个人行为 假如在哈挺之外另有从事其它业务 我能否在工作时间内不从事私人业务并避 免个人的客户在工作中与我联系 假若我受到同样令人不悦的对待 我会觉得如何 重要 重要 此份道德行为准则条款 在特定情况下 可允许公司同仁做适当的修订 公司的执行长 财务长 其它重要干部或主管也一体适用 任何这类的条款修 订必须以书面提出申请并且事先经由董事会同意任何修订条款须迅速揭露给股 东了解 经由网站 填妥适当表格或其它于法有据的迅 速且有效的方式 行为准则 行为准则 哈挺公司在指导商业行为方面 提供了关于诚信的道德政策的重要原则 这 个政策的资料可在公司的每一部门及人资部门取得 并且可在以下的网站所取得 哈挺已聘请Global Compliance公司提供服务 使员工可私下报告其觉得可能 已违反哈挺道德行为准则的情况 这个服务连结至全年二十四小时无休的免付费 电话 哈挺道德专线 北方 北京 108 888 南方 上海 10 811 866 878 8808 有关道德政策的问题应直接联络 道德政策主管 Douglas Tifft 电话 607 378 4217 Email dtifft J Patrick Ervin Chairman of the Board President Chief Executive Officer 哈挺公司哈挺公司 礼品申报表 收受 礼品申报表 收受 To From Doug Tifft Date Ref 哈挺道德行为准则哈挺道德行为准则 这个哈挺道德行为准则需要我们员工遵从高的标准 有一点非常重要 就是 我们的客户 或哈挺员工 供货商 应基于品质 价格及交货等竞争因素而作成 决策 而非基于礼品或者个人偏好 我们不允许哈挺员工接受价值超过一般标准 而来自于商业关系的礼品 旅 费 招待 或者非金钱方面的恩惠 假如没有合理的可能性会影响到您的判断或 职务上的表现 少许价值 少于人民币二百元 的促销物品或其它物品可以被接 受 超过此价值的礼物应马上退还 假如不可退还 如易腐败的物品等 这些 物品应赠与给当地的慈善机构 在退回礼品同时 应同时告知供货商有关于哈挺 的道德政策 当退礼可能造成文化上的失礼 通常只在国际场合 你的主管应 连系副总经理以寻求指示 我们的目的在于确保员工免于置身在其职责表现中利益冲突的状况 请在底 下填入 年当中接受超过人民币二百元的礼品 假若都没有 则填 无 请在 月 日前完成 并且签名后交给您的主管 所有公司主管已缴交他们的 申报表 主管必需共同签署所有部属的文件并于 之前