培训二：如何建档和档案处置.ppt

一 如何建立企业档案工作 一 档案管理规章制度的建立企业应将文件材料收集 归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理制度中 作为企业管理制度的重要组成部分 企业在制定设备管理 基建工程管理等制度中应提出相应的文件材料收集 归档及档案管理要求 1 档案工作规定 企业档案管理办法 是企业档案工作的基本要求 其主要内容应包括 档案工作原则及管理体制 文件材料的形成 积累与归档要求 档案收集 整理 保管 鉴定 统计 利用要求 资产与产权变动档案的处置原则 解释权限等 规定中应明确体现 三纳入 四参加 四同步 的要求 2 具体管理制度根据档案工作各环节需要 制定相关制度 其中文件材料归档 鉴定销毁 保密 利用 移交 电子文件管理 科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施 档案保管 统计 档案管理系统操作 库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施 1 文件材料归档制度 主要包括归档范围 归档时间 归档要求以及控制归档质量的措施 2 鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责 鉴定方法 鉴定时间和销毁要求 3 保密制度应明确档案形成者 档案管理者 档案利用者承担保密的责任 鉴定 4 利用制度应明确档案提供利用的方式 方法 规定查 借 阅档案的权限和审批手续 提出接待查 借 档案的要求 5 移交制度应规定档案移交范围 移交对象 移交内容 移交程序及手续 6 电子文件管理制度应对本企业计算机应用系统中形成的电子文件 数据库提出归档 管理和利用要求 7 科技档案补充更新制度 应明确科技档案补充更新原则 补充更新程序和方式 违规处罚原则 8 档案保管制度应包括保管工作原则 各门类档案保管条件 特殊载体档案保管方式 档案进 出库房要求 对受损档案的处置原则和要求 9 档案统计制度应包括统计内容 统计要求 并提出对统计数据进行统计分析 10 库房管理制度应明确库房管理员职责 库房管理要求 进出库房要求 11 档案分类方案 12 档案保管期限表 13 三纳入 四参加 四同步制度将档案工作纳入企业领导工作议事日程 纳入企业规章制度及工作流程 纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制 四参加企业档案部门或档案人员参加产品鉴定 科研课题审定 基建项目验收 设备开箱验收或引进项目接收 负责检查归档的文件材料齐全 完整 准确 系统 四同步企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步 检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步 验收 鉴定项目成果与验收 鉴定项目文件材料归档情况同步 项目总结与项目文件材料完成归档同步 二 建立档案管理网络1 明确专 兼职档案人员 主管领导 分管领导 2 建立档案工作机构 理顺档案工作体制 3 档案管理模式的选择 1 档案模式类型集中统一管理模式 分散管理模式集中与分散相结合的管理模式 2 档案管理机构类型档案科档案信息中心企业档案馆综合档案室其它 4 档案管理机构及其职责 1 贯彻执行有关法律 法规和国家有关方针 政策 建立 健全本单位的档案工作规章制度 2 指导本单位文件 资料的形成 积累和归档工作 3 统一管理本单位的全部档案 并按照规定向有关档案馆移交档案 4 监督 指导所属单位的档案工作 三 为档案安全保管提供必要的条件 四 对各种门类档案进行规范整理 五 档案有目各查 方便利用 二 国有企业在资产与产权变动中档案处置 国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法 深圳市实施 国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法 细则 一 适应范围国有企业兼并 破产 出售 股份制改造 股份合作和与外商合资 合作经营以及实行承包 租赁等资产与产权变动过程中的档案处置工作 二 处置要求国有企业在申请资产与产权变动时 应同时申请档案处置事宜 上级产权主管部门在对国有资产与产权变动进行审批时 须一并提出档案处置要求 国有资产与产权重大变动的企业 应成立企业档案处置工作小组 由企业分管档案工作的领导 上级产权主管部门档案工作负责人 清算组有关人员和企业档案工作人员组成 负责档案处置工作 三 档案如何处置 分类处置 党群工作 行政管理档案按隶属关系移交上级产权主管部门 基建 设备仪器档案随其实体归属 产品 科研档案 其中含专利 商标 专有技术等档案 按有关政策法规办理 没有规定的由双方协商处理 生产技术管理 经营管理档案移交接收方或上级产权主管部门 会计档案按财政部 国家档案局颁发的 会计档案管理办法 执行 国有企业之间兼并的 被兼并企业的档案归属于兼并企业或新设置的企业 由兼并方统一管理 单独保存 国有企业与国有企业合并 与上条同样处置 国有企业被集体 私营或中外合资 合作等非国有企业兼并的 档案分类处置 国有企业整体出售给国有企业的 其全部档案归属于买方 国有企业整体出售给集体 私营或中外合资 合作等非国有企业的 其档案处置分类进行 国有企业实行承包 租赁的 其档案处置列入双方合同契约 承包 租赁前该企业的全部档案由发包 出租方安全保管 承包 承租方可以按有关规定查阅利用 承包 租赁期间形成的档案 由承包 承租方按国家有关规定负责收集 整理 保管 承包 租赁期满 向发包 出租方移交 并拥有使用权 国有企业以其全部资产改组为股份制企业的 改组后的档案另立全宗 由股份制企业管理 国有企业以部分资产改组为股份制企业的 进入股份制企业的部分 其档案另立全宗 由股份制企业管理 未进入股份制企业的部分 其档案由原企业自行管理 国有企业实行股份合作制 由国家控股的 其档案由改制后新设立的企业管理 非国家控股的 其档案分类处置 国有企业与外商合资 合作 由中方控股 中方管理的 合资 合作前的档案保管在新的企业 供其所用 非中方控股的企业 档案分类处置 国有企业的分厂 部门与外商合资 合作的 合资 合作前的档案属原企业 合资 合作后的档案另立全宗 合资 合作期满 终止合同 其档案由中方保存 根据外方需要 可以提供复制件 企业依法实行破产的 其档案分类处置 四 企业档案处置中的形成的档案的管理 包括 1 有关单位的批准文件 2 终止财务决算报告及编制