公文管理规定.doc

固安绿华浓生物保鲜有限公司公文管理规定一、 总则1.为使公司的公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。2.规定适用于公司所有公文管理。二、 公司常用公文的种类1.请示：请上级指示和批准，用“请示”。2.报告：向上级汇报工作、反映情况，用“报告”。3.公告、通告：向国内外宣布公司的重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。4.通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级，同级和不相隶属部门的发文，用“通知”。5.通报：传达公司重要情况、阶段性经营状况或主要经济指标等需要所属各部门知道的事项，或表扬好人好事、批评错误用“通报”。6.决定、决议：对某些问题或者重大行动或人事任免等作出安排，用“决定”；经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议” 。7.函：平行的或不相隶属的部门之间互相商洽工作，就一般事项向有关部门请示、批复、询问和答复问题时，用“函”。8.会议纪要：传达会议决议事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。三、 常用公文的格式1.常用公文格式一般包括：标题、公文字号、正文、附件、主送单位、印章、主题词、抄送（抄报）单位、发文时间、印数等。2.公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。除批转文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。3.向上级请示的公文，一般只写一个主送单位或个人，如果需要上报另一个上级单位或个人时，可以用抄报的形式。4.发文时间，以领导签发日期为准；联合行文以最后部门签发日期为准。5.发文编号由发文部门负责，其中以公司名义发文由人事行政部负责编号。6.编号设置为“绿华浓字第号文”。7.公文如有附件，应当在正文之后、落款之前注明附件的名称和件数。8.收、发文部门应写部门全称或规范化简称。联合发文，应将主办部门排列在前。9.公文纸一般用A4复印纸，“通告”等文体用纸大小，根据实际需要确定。10.向政府及政府各部、委、局的请示、报告，或与不相隶属单位协商工作等，用行政名义发文。11.内部行文，可按问题的种类和性质，用公司或部门名义行文。12.行文应根据需要确定主送、抄送、抄报单位，不得滥发。向上级请示的公文，应一文一事，主送一个部门，不要同时抄送下级部门；向下级部门的重要行文，可以抄报上级部门。13.按照逐级指挥的管理原则，公司行文原则上只发到各部门，不直接发到隔级下属部门。四、 公文处理程序1.公司外上级部门发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由人事行政部统一签收、开拆、登记，送交人事行政部经理审核。2.人事行政部经理签批拟办意见，再由人事行政部分送给有关部门或领导。3.承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。4.各部门收到急件时，应在1天或最多3天内呈报办理结果并退回文件。一般性文件，应在一周内办理并退回文件。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头作简要回复。5.加强文件催办工作。人事行政部对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要进入“督办程序”，以防积压或漏办。6.有关人员参加重要会议带回的文件，应及时交人事行政部处理。7.公文拟订:由发文部门进行公文草拟。8.公文审核:公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人核稿后送公司人事行政部经理进行规范审核及法律审核，必要时由人事行政部经理报财务部进行经济审核。9.公文签发:公司行政文件，视情况由总经理签发。用部门章在系统内发文，由系统负责人签发。10.公文拟稿、改稿和签发，一律用签字笔或钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。11.签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。12.公文签发后，其打印、盖章、装订、登记、分发工作，由各部门指定专人负责。以公司名义发文由人事行政部负责。13.公文校对一般由拟稿人负责，特殊情况时由人事行政部依原稿校对，非主办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，录入人员没有改正的，由录入人员负责。五、 文件的管理各部门要指定专人负责公文的处理与保管工作